Professional Documents
Culture Documents
Faedah ISO Kepada Organisasi
Faedah ISO Kepada Organisasi
64
Pengenalan
Pada tahun 1996 Kerajaan Malaysia telah mengeluarkan arahan kepada semua
Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun 1996 yang bertajuk “ Garis Panduan
salah satu program yang direncanakan oleh Kerajaan dalam usaha untuk
mana-mana agensi Kerajaan. Menurut PKPA BIl. 2 Tahun 1996 sebuah organisasi
atau perkhidmatan yang dikeluarkan oleh agensi ; dan dijadikan sebagai blueprint
bagi usaha penambahbaikan dan peningkatan sistem kualiti dalam organisasi bagi
Sebenarnya ISO 9000 bukanlah satu benda yang baru kerana ia telah mula
diperkenalkan pada tahun 1987 dan terus berkembang dan dibuat penambahbaikan
dari semasa ke semasa. ISO ialah nama panggilan bagi International Organisation
1
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
ISO 9000 adalah satu standard bertulis yang menetap dan menerangkan elemen-
elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan
(PKPA Bil.2 Tahun 1996). ISO 9000 mempunyai lima standard iaitu ISO 9000, ISO
Stephen P. Robins, Mary Coulter “organisasi terdiri dari sekumpulan orang yang
contoh organisasi seperti kolej, universiti, agensi kerajaan, TM Berhad dan TNB.
Semua ini dikatakan organisasi kerana mempunyai 3 ciri yang sama iaitu : obejektif
perlu mengamalkan satu sistem kualiti yang terancang melalui pelaksanaan sistem
2
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
lagi di dalam organisasi, memastikan staf melakukan kerja dengan sempurna dan
dan langkah-langkah yang perlu dilaksana serta mewujudkan cara bekerja yang
konsisten. Untuk memahami lebih lanjut bagaimana pelaksanaan ISO 9000 dapat
3
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Keperluan Kualiti
PELANGGAN KEPASTIAN KUALITI
Organisasi
SISTEM
ALITI
DOKUMENTASI BERASASKAN ISO 9000
4
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
apabila mempraktikkan ISO 9000. Ini kerana dari lapan prinsip pengurusan
kualiti, ada dua prinsip yang dapat membantu organisasi membuat keputusan
membuat kajian semula ke atas sistem kualiti secara berkala. Ini dapat
diambil apabila audit kualiti dalaman dan semakan pengurusan dibuat. ISO
5
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
dan/ atau menyediakan saluran bagi membolehkan pelanggan membuat aduan atau
antara lain melalui Hari Bersama Pelanggan,dialog dengan pelanggan dan borang
aduan.
semula pengurusan, pihak pentadbiran dapat membuat keputusan yang padu dan
bukan membuta tuli. Pihak pengurusan organisasi yang mempunyai kuasa eksekutif
Senario 1:
dihantar terus kepada syarikat mereka tetapi ada juga yang bertindak dengan lebih
ekstrem menghantar surat aduan kepada akhbar. Ini telah merosakkan nama baik
berpunca daripada syarikat itu yang merupakan agen tempat membuat permohonan
perkhidmatan tersebut. Oleh itu tindakan pembetulan perlu diambil supaya kehendak
pelanggan dapat dipenuhi dan pelanggan Syarikat A tidak beralih kepada syarikat
pesaing.
6
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Sumber ( Laporan Audit Dalaman Majlis Kualiti BPG-MPM Bil. 1/2008 KP (BPG)
9858/1/Jld._18(1b) )
7
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
kepada prinsip ini, ISO 9000 yang dipraktikkan oleh sesuatu organisasi
pendekatan proses amat dititikberatkan. Ini boleh dilihat dari Rajah 1 :Konsep
Pendekatan proses ialah satu prinsip yang percaya hasil yang efisien dapat
dokumenkan apa yang dibuat, buat apa yang didokumenkan dan buktikan.
proses atau carta aliran kerja. Contoh proses utama ialah proses membuat
bayaran gaji kepada staff tetap. Rujuk Rajah 4. Melalui rajah ini prosedur atau
arahan kerja boleh disediakan. Dengan adanya carta alir tersebut, pegawai
8
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
yang terlibat dalam proses pembayaran gaji tahu tugas dan tanggungjawab
mengesan unit atau pegawai yang mana melakukan kesilapan. Risiko untuk
melakukan kesilapan juga kurang kerana carta alir ini menunjukkan dengan
jelas perjalanan proses tersebut contohnya apa yang perlu dibuat selepas
9
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Yak
Selesai
10
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Dengan mempraktikkan ISO 9000 semua staff dapat mengetahui kerja dan
Melalui senarai tugas ini, setiap personel arif mengenai skop tugas masing-
tangan. Sekiranya ada pegawai yang tidak melaksanakan tugas, mudah bagi
tugas yang dijalankan dan apakah kaitan tugas mereka terhadap aktiviti
Buntat, Razali Omar, Syed Mohamad Syafeq Syed Mansor (2003) yang
menghasilkan kerja yang berkualiti. Berkat usaha mereka yang gigih dan
11
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
turut. Berikut ialah contoh senarai tugas ketua panitia SMK Teknik Grik pada
Rajah 5.
terbabit dapat melaksanakan amanah yang telah diberi dan juga memahami
bidang kuasa tugas seorang ketua panitia.Pertindihan kerja juga tidak berlaku
tanggungjawab masing-masing.
personel itu masih relevan dan tidak menggajikan dua orang pekerja yang
melakukan kerja yang sama walaupun tidak perlu. Ini dapat menjimatkan kos
operasi syarikat.
needs : growth, achieving one’s potential, and self fulfillment, the drive to
12
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
13
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
:
Senarai tugas
pembelajaran terkini.
14
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
dilaksananakan. Jadi tidak ada sebarang langkah yang tertinggal yang boleh
syarikat. Ini kerana staff ialah sebenarnya orang yang mempraktikkan kerja
opinion) dari borang tersebut. Maka mereka boleh menilai proses dan
15
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Rajah 6
Proses Utama Serahan Mel yang boleh dipamerkan untuk panduan anggota pejabat
pos penghantaran
Pengasingan
Susunan Hadap
Pembatalan
Setem
Pengisehan Pengisehan
Utama Keluar keluar
Mengkarungkan
Ikatan surat
Penutupan surat
Penghantaran
16
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Rajah 7
NAMA PEGAWAI/STAF:
JAWATAN :
NAMA BAHAGIAN :
KEADAAN SEKARANG:
FAEDAH:
17
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Contohnya dengan pembinaan carta alir proses pembayaran gaji. Rujuk rajah
pembayaran. Oleh itu, personel akan bekerja secara konsisten setiap bulan
dan mendapat hasil yang sama. Misalnya gaji pensyarah L perlu dibayar
pada setiap 8 haribulan. Jadi dengan adanya carta alir tersebut dan personel
Contoh yang kedua, dengan adanya senarai semak maka hasil sesuatu kerja
itu seragam dan seperti yang diinginkan. Rujuk rajah 8. Apabila adanya
diperlukan oleh murid yang hendak bertukar sekolah lengkap. Apabila murid
iaitu ingin memenuhi impian semua orang. Menurut Stephen P. Robins et al,
2002 “if a job is highly formalized, then the person doing that job has no
and how he or she could do it. Employees can be expected to handle the
18
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
same input in exactly the same way, resulting in consistent and uniform
output”.
menghasilkan sabun yang sama kualiti dan bilangan yang sama pada setiap
kali pengeluaran. Pembeli sabun kilang Z pasti berpuas hati kerana sabun
yang dibeli sama seperti yang dibeli pada keluaran yang lepas. Ini kerana
dan sabun yang tahan lama. Oleh itu jika output tidak berubah (sabun)
19
Faedah ISO kepada Organisasi No. 64
Rajah 8
20