CALCULANDO LA TENENCIA OPTIMA DE REPUESTOS DE BAJA ROTACION Caso de Estudio Basado en Métodos Y Normas Vigentes Edgar Fuenmayor, Ing. MSc. CMRP E-mailedgarfuenmayor@gmail.com Resumen Las buenas précticas descritas en la norma BSI Asset Management PAS 55 proximamente norma ISO 55000 Asset Management establece que toda organizacién debe aprovechar el valor potencial de sus activos durante el tiempo de vida. Esto incluye en primer lugar la determinacién para incorporar nuevos activos para luego operarlos, mantenerios, mejorarlos y desincorporarlos en el momento oportuno. En este trabajo se muestra un caso de estudio que analiza la politica de tenencia de un equipo Perteneciente a un sistema de bombeo, el cual esté compuesto por un motor eléctrico acoplado a una bomba centrifuga, para ello se requiere determinar si el equipo estar en el almacén o en inventario considerando el riesgo que representa para una organizacién el no tenerio y la contraparte que seria el exceso de equipos en almacén, que tiene un costo elevado asi como su depreciacién, por tal razon es necesario establecer Ia tenencia optima de equipos en el almacén para minimizar el riesgo sin incrementar los costos de tenencia. Palabras Claves: Falla, Deterioro, Mejorabilidad, Confiabilidad, Disponibilidad, Ingenieria de Confiabilidad, Mantenibilidad, Simulacién de Montecarlo, Inventarios 4. Introduccion En la actualidad los almacenes de las industrias mantienen una gran variedad de equipos, partes, piezas, consumibles y algunos de estos criticos respecto a su consecuencia. Algunas veces el 50% del valor de inventario puede consistir en repuestos que son utilizados con valor entre el 10% y 30% del inventario pueden quedarse sobre una estanteria del depésito por la vida entera de la planta de 25 afios por ejemplo. Desde un punto de vista financiero, quizés estos repuesios jamas deberian haberse comprado; por otro lado, si no estaban disponibles cuando fueron necesarios, la empresa pudo tener severas consecuencias de parada. Generalmente se alcanzan la reduccién de costes operacionales (OPEX) sustancialmente aplicando este método a repuestos muy costosos, de baja rotacién y criticos. Los niveles de inventario de repuestos de baja rotacién no se deben basar solo en las recomendaciones del fabricante, ni en el juicio subjetivo del nivel de servicio, pero si en los verdaderos requerimientos del equipo y las operaciones de mantenimiento que el inventario respalda EI manejo de los inventarios es una de las actividades basicas de la Direccién de Operaciones de cualquier organizacion. Para realizaria, existen diversos sistemas que pueden serCalculando la Tenencia Optima de Repuestos de Baja Rotaciér empleados en funcidn de multiples factores, como la periodicidad de la toma de decisiones, la naturaleza de la demanda, los costos de inventario o el tiempo de suministro, entre otros. Uno de estos sistemas es la Gestién Clasica de Inventarios, la cual agrupa un conjunto de modelos que resultan mas adecuados cuando la demanda de los items a gestionar es continua (esto es, constante a lo largo del tiempo) e independiente (es decir, sujeta a las condiciones del mercado y no relacionada con la demanda de otros articulos). En este trabajo el autor muestra un célculo a través de un modelo matematico para determinar la tenencia Optima de repuestos de baja rotacién. No obstante se muestran algunas caracteristicas basicas de los repuestos de alta rotacién, para luego centrarse en el desarrollo de los activos fisicos de baja rotacion Basicamente los items de baja ~ rotacién son caracterizados por tener: Alto precio de compra Baja probabilidad de uso (demanda menos de 1-5 ocasiones por afio) La demanda es impredecible (por ejemplo aleatoria) Periodo de entrega muy largo Frecuentemente Impacto/costo operacional muy alto (Si no esté disponible cuando es necesitado) ‘Una politica de re-orden o caso-por-caso (cuando/si uno es necesitado) Los equipos y partes de alta - rotacién: Por otro lado, tienden a mostrar caracteristicas bastante diferentes: Ellas son: Usualmente el precio de compra es bajo (con descuentos por compras al mayor) Son requeridos mas frecuentes (generalmente en unidades por semana o mes) Son sujetos a patrones de demanda (por ejemaio no aleatoria) Son obtenidos en tiempo de entrega muy cortos (horas, dias, semanas) Menos criticidad, el impacto por su indisponibilidad es bajo ya que no genera altas consecuencias operacional + Son reordenados en lotes (basados en un min/max., EOQ 0 politicas similares) Este trabajo se enfocara en el primer grupo que corresponde a los (items de baja rotacién) los cuales generan dolores de cabeza en la toma de decision debido a una combinacién de numeros grandes (por ejemplo costos de inversién, plazo de entrega por el proveedor, impacto operacional por la indisponibilidad) y una gran incertidumbre tal como (probabilidad de la necesidad del item y el tamatio del impacto operacional). Mientras que el segundo grupo no generan el mismo nivel de complejidad ya que su impacto operacional es en la mayoria de los casos insignificante al igual que los precios de compra y los tiempos de entrega por los proveedores. Por lo tanto debemos considerar la existencia de estos dolores de cabeza y las oportunidades por emergencia para prevenirlas o mitigarlas. En la figura N°1 se muestra como el riesgo toma un valor muy alto con la indisponibilidad de un ftem como spare en el almacén, generando un alto costo por afio entendiéndose por riesgo todos los fiujos de caja generados por la indisponibilidad del item multiplicado por la probabilidad de ocurrencia del evento. ©Edgar Fuenmayor Pagina 2Calculando la Tenencia Optima de Repuestos de Baja Rotacién Cabe destacar que es precisamente el célculo del riesgo lo que mas dolor de cabeza genera al analista ya que generalmente en las instalaciones industriales no se dispone de una buena gerencia del dato para realizar calculos 0 pronésticos con data dura o confiable de un registro histérico del equipo, conllevado a la utilizacién de la data blanda como (opinion de expertos 0 data genérica comercial), es de resaltar que es sumamente importante el uso correcto de la data genérica, ya que esta informacion no corresponde al comportamiento de nuestros equipos en su contexto operacional actual por tal razon debe ser analizada antes de hacer uso de ella en los célculos, Este riesgo comienza a disminuir a medida que se aumenta el nimero de item en el almacén ya que disminuye el impacto por la indisponibilided del activo, pero comienza a incrementarse los costos de tenencia en el almacén, la depreciacién por tener un dinero retenido en el almacén y se incrementa la inversién inicial la cual pudiera ser direccionada para otro proyecto de la empresa donde se genere mayor rentabilidad para el negocio. El impacto total para el negocio es una combinacién de costos de tener y costos de riesgos o costos de no tener, la tenencia dptima es identificada cuando esta combinacién es minima o se ubica el punto de inflexién de la curva de impacto total. Los items de baja-rotacién son generalmente responsables por una gran parte de los valores de inventarios de cualquier organizacin. Ellos forman parte de la responsabilidad de la gerencia de inventario. Los beneficios de la tenencia de spares, recae en areas operacionales (produccion o mantenimiento). Por las razones ya expuestas es necesario definir el numero dptimo de item en el almacén que indique el menor riesgo expuesto y el menor costo de inversién. En este trabajo se muestran los resultados obtenidos por un modelo matemidttico que aplica el andlisis de markov y teoria de cola para la resolucion de la cadena de re-suministro ya que estas se forman en las instalaciones de reparacién, y los procesos de transporte y falla pueden modelarse como colas. Si, ademas, la cantidad de piezas en el sistema es constante, este puede representarse como una red cerrada de colas. Los modelos de colas permiten liberar las suposiciones impuestas por el teorema de Palm (amplias instalaciones para reparar y poblacién infinita) e incluir las instalaciones de reparacién como variables de decision en el modelo. Cabe destacar que no es objetivo de este trabajo mostrar al lector los cdlculos o las matematicas utilizadas para la resolucién del problema, solo se muestran las pantallas correspondientes a los datos de entrada al modelo y los datos de salida del modelo. Si el lector desea profundizar en el tema de las matrices markovianas y teoria de cola pude revisar cualquier libro de Investigacién de Operaciones. Es de resaltar que estos cdlculos solo son posibles a través del uso de un computador incluso para problemas de tamafio reducido ya que el numero de estados pueden ser muy grandes y los procedimientos de solucién laboriosos. Estos problemas pueden ser realizados a mano solo por un buen matematico. @Edgar Fuenmayor Pagina 3