Procedimiento de compras según ISO 9001:2015

Publicado por Adriana Gómez

¿Cómo redactamos el Manual y el procedimiento de compras para cumplir con los requisitos de la
norma ISO 9001:2015? ¿hay diferencias respecto a ISO 9001:2008? ¿Por dónde empiezo?

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001, es la gestión y control de las compras y
subcontrataciones de la empresa. No observamos cambios en la nueva actualización de la norma;
por lo tanto, para aquellos que tenéis que actualizar vuestro sistema de gestión, podréis mantener
la misma metodología y sistemática que teníais establecida. Como en todo el proceso de
adaptación de la documentación, deberéis sustituir algunas palabras por las actualizadas en la ISO
9001:2015 para nombrar algunos conceptos.

Para aquellas personas que están implantando por primera vez el sistema de gestión de calidad en
vuestra empresa, os pondré un ejemplo, de cómo podéis redactar tanto el Manual como el
procedimiento. Como siempre os digo, en el procedimiento debéis explicar vuestra propia
sistemática e incluir la información documentada (registros) que generáis. Muchas empresas,
disponen de un programa informático específico, para gestionar y controlar las compras y
subcontrataciones de la empresa. En este caso, deberéis explicar sencillamente, la metodología a
seguir en vuestro programa informático, y los controles que se realizan.

NOTA: Podéis juntar en un mismo apartado del Manual, tanto las compras como las
subcontrataciones, de igual forma en el procedimiento, aunque deberéis explicar y describir los
requisitos de cada concepto de forma individualizada. En el caso de esta publicación, debido a la
cantidad de información realizaré de forma separada las compras y subcontrataciones.

¿QUÉ NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN LE DAMOS TANTO EN EL MANUAL COMO EN EL

PROCEDIMIENTO?

Como siempre, la nomenclatura, la codificación y el diseño de la documentación es a criterio de

quién elabora la documentación del sistema. En los siguientes enlaces os propongo un ejemplo
que funciona bien, ya que es muy sencillo e intuitivo:

Índice del manual de calidad según ISO 9001:2015 (con enlaces en cada apartado)

Índice del Manual de calidad según ISO 9001:2015 (ordenado por bloques departamentales)

Índice de los procedimientos de calidad según la ISO 9001:2008

Índice de procedimientos de calidad según ISO 9001:2015

¿QUÉ PONER EN EL MANUAL?

La empresa XYZ efectuará sus compras aquellos proveedores que estén previamente evaluados y
aceptados por el comité de calidad y la Dirección. Las excepciones a estos criterios deberán ser
juzgados por la Dirección de la empresa.

El proceso de compra de la empresa XYZ debe estar documentado, recogiendo de forma

inequívoca los datos y los requisitos que se describen claramente, tanto el producto como el plazo
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características del
producto…). Así mismo, se tendrá que incluir, cuando sea apropiado los requisitos de aprobación
del producto, para la cualificación del personal y del sistema de gestión de Calidad,
asegurándonos, antes de comunicar al proveedor, que los requisitos de la compra se ajustan al
producto solicitado.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos
especificados en el pedido, se tendrá que realizar la verificación del cumplimiento de todos ellos
en la recepción de los mismos, se tendrá que comunicar al proveedor cualquier incidencia o
desviación que se detecte en este proceso.

¿QUÉ PONER EN EL PROCEDIMIENTO?

OBSERVACIÓN: se puede realizar un procedimiento específico para compras y otro para

subcontrataciones o bien, como lo he propuesto en este post conjuntamente. Es muy importante
desarrollar cada concepto por separado ya que son conceptos diferentes. Compras es para
producto y subcontratación es para servicio.

Como ya comentamos la información que debe tener el procedimiento es:

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Full 1 de 1
P-5-01
PROCEDIMIENTO PARA LA
Logo de la GESTIÓN DE COMPRAS Y Edición: 0
empresa SUBCONTRATACIONES Data: 25/07/13

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las páginas del
documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página la
edición y la fecha, para no confundirnos con alguna edición anterior u obsoleta.

OBSERVACIÓN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las
firmas y la fecha de quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y
quien lo ha aprobado según lo hemos especificado en el sistema documental.

Además siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su
fecha y el motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondría en la segunda página del
documento, ya que la primera con la carátula, las firmas (al pie de página) y el índice (cuerpo de la
página) ya es suficiente.

Se podría realizar algo como la siguiente tabla:

MODIFICACIONES

Descripción del motivo de la

Edición Fecha modificación

0 01/01/0001 Por ejemplo: se ha modificado el sistema de

pedidos

Por ejemplo: Se ha modificado el criterio de

1 01/01/0002 selección de proveedores
El índice del procedimiento podría ser algo así:

1. Objeto del procedimiento:

2. Alcance
3. Responsabilidades
4. Desarrollo del procedimiento:
4.1. Pedidos:
4.2. Compras
4.3. Subcontrataciones
4.4. Registro de compras y subcontrataciones
4.5. Evaluación de proveedores:
4.5.1. Evaluación inicial
4.5.2. Evaluación continuada
4.5.3. Listado de proveedores aprobados
5. GESTIÓN DE PROVEEDORES 25
5.1. Selección y evaluación de proveedores 25
5.2. Contrato de Compra Venta 27
5.3. Negociación con Proveedores 29
6. IV.- GESTIÓN DE COMPRAS 31
6.1. Planeación y presupuesto de compras 31
6.2. Gestión de Inventarios 32
6.3. Organización administrativa del departamento de comrpas 40
6.4. Costo del aprovisonamiento

5. Documentos relacionados

A partir de tener la estructura del procedimiento ya podéis desarrollar cada uno de los puntos de
este.

NOTA IMPORTANTE: Tenéis que tener coherencia con lo que dejáis por escrito. Por ejemplo, si en
funciones del personal ponéis que la responsabilidad de las compras de un determinado producto
es de un puesto de trabajo, en este procedimiento en el apartado de responsabilidades tenéis que
poner lo mismo. Esta coherencia es la que mira el Auditor y de ahí derivan muchas no
conformidades.

OBJETO

En este procedimiento pretende (Objeto):

Establecer la sistemática de la realización de los pedidos, así como todo el proceso desde la
aprobación del pedido hasta conformarlo para que el departamento de contabilidad de la empresa
lo tenga en cuenta para su posterior pago.
También hay que establecer la sistemática para la evaluación y aprobación de proveedores y
subcontratistas. La complementación y la revisión de las órdenes de compra/subcontratación con
la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados.

NOTA: Se pueden establecer varios mecanismos dependiendo qué productos comprar o qué
servicios subcontratar y especificar en este procedimiento los diferentes tratos. No es lo mismo
comprar una bombilla simple que un equipo de subcontratación. No es lo mismo subcontratar la
limpieza de unas oficinas que una calibración de un equipo. Los requisitos son diferentes y hay que
especificarlos.

DESARROLLO

La empresa xyz realiza sus compras a aquellos proveedores que estén previamente evaluados y
seleccionados por la organización.

NOTA: En este punto hay que definir quién tiene la responsabilidad de evaluar y seleccionar. Por
ejemplo si es el Comité de calidad o un puesto en concreto, se puede especificar en este punto del
manual, a parte del procedimiento de funciones del personal. De una manera genérica he puesto
por la organización.

La información de las compras tiene que ser un proceso documentado de forma inequívoca con el
registro definido en el Sistema:

Los datos del pedido

Los requisitos que describen claramente el producto

Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipo.

Los requisitos para la cualificación del personal

Los requisitos del sistema de calidad

El plazo solicitado

Otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del
producto.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos
específicos en el pedido, se tendrá que efectuar la verificación del cumplimiento de todos ellos en
la recepción de los mismos. Se tiene que comunicar al proveedor (con evidencia documental)
cualquier incidencia o desviación que se detecte en el proceso.

EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE COMPRAS

La empresa XYZ mantiene relaciones comerciales con las empresas que ofrezcan sus productos
con estándares de calidad adecuados a los requisitos que sean de consideración, de forma que se
evite una influencia negativa de estos en el resultado final de las actuaciones.

Como consecuencia, la empresa XYZ adquirirá sus productos a empresas seleccionadas según la
metodología establecida en el procedimiento con la finalidad de evaluar su capacidad para cumplir
los requisitos que se especifican. Además se tendrá que hacer una reevaluación continua en el
tiempo del resultado del producto, guardando registros de las evaluaciones y cualquier acción
necesaria derivada de la misma.

NOTA: quedará definido en el procedimiento tanto de compras como el de no conformidades de

producto, cuándo y cómo hay que poner estas incidencias y documentarlas.

Por lo tanto, únicamente se podrán comprar productos aquellos proveedores recogidos en el

listado de proveedores aceptados.

OBSERVACIÓN: es en el procedimiento de Compras donde se tiene que especificar la metodología

a seguir tanto en la evaluación, como el proceso y los registros que se generan. Cada actividad
tendrá unos requisitos específicos que tienen que definirse y tienen que quedar documentados.
Por ejemplo los requisitos que se necesitan para comprar un equipo de precisión para realizar un
ensayo concreto no es lo mismo que los requisitos para comprar una bombilla. Y por lo tanto, la
exigencia que le pediremos al proveedor no será la misma.

Tanto en el apartado de compras como en el de subcontrataciones tenéis que explicar qué

codificación utilizáis para identificar estos pedidos y poner en el apartado de documentos
relacionados cómo mínimo el modelo de la siguiente información documentada:

Registro de órdenes de Compra y subcontratación (puede ser el mismo registro o no).

Formato de la hoja de pedido de compra

Formato de la hoja de pedido de subcontratación

Formato de la hoja de evaluación de proveedor

Registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación

Formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras)

Formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones)
Objetivos y funciones especificas del área de compras.

Principales funciones típicas de compras

1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para
el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos:
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último
aceptarlas.

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las

mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos
los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase.
Cantidad y dimensiones de las mismas.

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales

como:

1. Recepción
2. Crédito y Cobranzas
3. Caja-Pagaduría
4. Contabilidad
5. Financiero
6. Contraloría
7. Compras

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

1. Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la
empresa.
2. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el
producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad
adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
3. Desarrollar y administrar las compras.
4. Establecer proveedores bien evaluados.
5. Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos
materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o
artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
Los objetivos específicos de un departamento de compras son:
1. Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de producción.
2. Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
3. Localizar nuevos materiales y productos.
4. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada
de los artículos.
5. Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
6. Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
7. Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará
equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
8. Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que
pudiesen afectar a la organización.
9. Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
10. Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que
directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para
conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.
11. Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos,
producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
12. Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.
13. Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que
requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los
proveedores potenciales.
14. Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.
15. Puntualizar normas de conducta moral.
16. Obtener utilidades para la empresa.
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior

DIAGRAMA RESUMIDO DEL FLUJO DE COMPRAS

Elementos del contrato de compraventa
• Cosa: objeto material, en oposición a los derechos creados sobre él y a las prestaciones
personales. Son bienes o derechos que estén dentro del comercio.
• Precio: significa valor pecuniario en que se estima algo, valor que se pide por una cosa
o servicio. Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario y justo.
• Personas o partes - el vendedor, que es la persona física o jurídica que transfiere la
propiedad, y el comprador, que es quien la adquiere.
• Formales: regularmente los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya
que la ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que el
consentimiento se plasme en un documento privado que sirva de prueba. Hay
excepciones en diferentes ordenamientos jurídicos, por ejemplo para el caso de bienes
 inmuebles, o ciertos otros contratos que se obligan a realizar por escrito, expresa o
tácitamente.
• De validez: la capacidad, en donde el principio general dice que toda persona capaz de
disponer de sus bienes puede vender y toda persona capaz de obligarse puede comprar;
y el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las partes que recaiga sobre
el precio y la cosa.
Obligaciones del vendedor
• Transmitir la propiedad o título de derecho.
• Conservar en buen estado el objeto de la compraventa hasta su entrega.
• Entregar el Objeto o Artículo.
• Garantizar al adquiriente una posesión útil.
• Garantizar al comprador una posesión pacífica.
• Responder a la evicción.
Obligaciones del comprador

• Pagar el valor monetario (precio) del artículo o producto.

• Pagar intereses en caso de demora o de compraventa con precio aplazado.
• Recibir el artículo o producto comprado.
Negociación con Proveedores
El negociar con proveedores, es cosa de:
• Tener claridad en nuestras necesidades.
• Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.
• Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros, y que
si nosotros perdemos el también pierde.
• No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista y saber cuándo contactarse con
cual.
• Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión.
Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra empresa y
conozcan el área de trabajo, y así nosotros conocer su forma de trabajo y a
su empresa.
• Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a los otros
proveedores.
• Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y novedades, de
esta forma, él se puede adelantar a nuestras necesidades y nosotros
sabremos que está interesado en negociar.

IV.-GESTIÓN DE COMPRAS

La gestión del inventario es una medida crítica utilizados por cada empresa. Si existe una
mala gestión de inventario, se pueden dar lugar a importantes pérdidas financieras. Hay
una serie de innovadoras soluciones de gestión de inventario de negocios que puede
utilizar el propietario para mantener su inventario bajo control.
Planeación
 Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender
forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr
los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.
Programas.
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos
que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al
almacén para la producción de la que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de
cada parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final.
Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo,
representando el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo
medio y el 5% restante a los de costo más bajo.
A esta clasificación se le denomina “ABC”.

Presupuestos.

Se dice que un presupuesto es la expresión numérica en dinero de un plan. Un plan es la

selección de un camino para lograr un objetivo en un lapso determinado.
Alcanzar un objetivo implica la reunión de recursos disponibles y ésta reunión de recursos
presupone una organización.
Los ingredientes para hacer un presupuesto son:

Tener plena organización.

Mantener un estricto conocimiento de los recursos.
Contar con objetivos perfectamente determinados.
Poseer una larga experiencia en la operación.
Establecer un período de tiempo definido.
Ser previsible.
Lograr imaginación.
Poseer buena habilidad.

Presupuesto de Requerimiento de Materiales (PRM)

Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras

no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar
sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad
presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el
departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto
de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad
del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de
producción.