‫التذبير اإلداري للجمعياث المهىيت‬

‫الدكتور سعٌد خمري‬

‫أستاذ بكلٌة الحقوق المحمدٌة‬
‫جامعة الحسن الثانً الدار البٌضاء‬
 ‫تذبير الجمعيت‬
‫تسٌٌر الجمعٌة ٌعنً توحٌد‪ ،‬بشكل عقالنً وفعال‪ ،‬جمٌع جهود قدرات أعضائها صوب هدف‬
‫مشترك‪ٌ ،‬تمثل أساسا فً المهام المنوطة بها‪ ،‬أو األغراض التً تهدف إلى تحقٌقها‪.‬‬
‫وٌتطلب تدبٌر الجمعٌة تطوٌر األدوات واالستراتٌجٌات من أجل خلق جو تسوده الشفافٌة‬
‫وسهولة الولوج إلى معلومات الجمعٌة‪.‬‬
‫فالجمعٌة ٌمكن تشبٌهها بالحمامة‪ :‬أحد جناحٌها التدبٌر اإلداري والجناح الثانً التدبٌر المالً‪.‬‬
 ‫التذبير اإلداري للجمعيت‬
‫ٌتمثل التدبٌر اإلداري للجمعٌة فً مجموع العملٌات التً تهدف إلى ضمان تنظٌم محكم‬
‫للعمل وذلك بدافع تحقٌق مردودٌة قصوى لعامل الوقت وخلق جو من الشفافٌة والمصداقٌة‬
‫تجاه محٌطها‪.‬‬
‫وال ٌتأتى ذلك دون تبنً نظام تدبٌر موثوق به لنقل المعلومات‪ٌ ،‬شمل عددا من المساطر‬
‫واألدوات والوسائل من شأنها ضمان تدفق المعلومات ٌتالءم مع نشاط كل جمعٌة‪.‬‬
 ‫تسجيل الملفاث وترتيبها‬
‫ٌجب أن ٌتم ترتٌب الوثائق التً تستعملها الجمعٌة فً عملها الٌومً وفق نظام واضح‬
‫وبسٌط ٌسمح بالوصول إلى المعلومات بسهولة‪ ،‬مما من شأنه أن ٌحفظها وٌٌسر االطالع‬
‫علٌها‪.‬‬
‫ومن الملفات الموصى بها فً مجل التدبٌر اإلداري للجمعٌة‪:‬‬
‫الملف القاوىوي‬
‫• النظام األساسً‬
‫• محاضر الجموعات العامة‬
‫• الوصل المؤقت أو النهائً‬
‫• الئحة بأعضاد هٌئات الجمعٌة‬
‫ملف المشروع‬
‫• مقترحات المشارٌع‬
‫• توصٌات‬
‫• االتفاقات‬
‫• تقرٌر المشروع‬
‫ملف مجلس اإلدارة‬
‫الئحة األعضاء‬ ‫•‬
‫االستدعاءات لالجتماعات‬ ‫•‬
‫جداول أعمال االجتماعات‬ ‫•‬
‫محاضر االجتماعات‬ ‫•‬
‫ملفاث اللجان‬
‫• الئحة أعضاء اللجان‬
‫• دفتر التحمالت‬
‫• خطة عمل اللجنة‬
‫• محاضر االجتماعات‬
‫ملف المراسالث‬
‫• اإلصدارات‬
‫• الواردات‬
 ‫ملف تقارير الزياراث‬
‫• أي الزٌارات التً ٌقوم بها الفاعلون الذٌن تتعامل معهم الجمعٌة‬
‫• الئحة الحضور‬
‫• محضر عن الزٌارة‬
‫ملف الجمع العام‬
‫• استدعاءات األعضاء‬
‫• جدول األعمال‬
‫• مختلف الوثائق الموزعة‬
‫• الئحة األعضاء‬
‫• سجل مساهمات األعضاء‬
‫• محضر الجمع العالم‬
 ‫ملف تقارير مشاركاث األعضاء‬
‫في المؤتمراث والذوراث التكىيىيت‬
‫• المكان‬
‫• الزمان‬
‫• مختلف األنشطة‬
‫• الوثائق‪..‬‬
‫ملف المستخذميه‬
‫• طلب العمل‬
‫• السٌرة الذاتٌة‬
‫• نسخة من ب ت و‬
‫• صورة فوتوغرافٌة‬
‫• وصف المهام‬
‫• محضر انتقاء المستخدم‬
‫• سجل العطل‪..‬‬
‫ملف جرد المعذاث‬
‫• المكاتب‬
‫• األجهزة‬
‫• اآلالت‪...‬‬
 ‫مركز التىثيق‬
‫• ٌتعٌن أن تستجٌب مكتبة الجمعٌة الحتٌاجات األعضاء فً االطالع والمعرفة سواء على‬
‫المستوى التقنً أو على مستوى مجاالت اختصاص الجمعٌة‪ ،‬كما ٌفترض أن تستجٌب‬
‫الحتٌاجات المتعاملٌن مع الجمعٌة من محٌطها‪.‬‬
‫• هذا ٌستلزم توفٌر قاعة تشمل التجهٌزات الضرورٌة وتنظٌم الوثائق التً تتوفر علٌها‬
‫الجمعٌة‪.‬‬