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  • CRUZ MUNDET CONFERENCIA 11-15.opd PDF

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    CECE WSS ‘A PROFESION DE ARCHIVERO: BALANCE Y RETOS DE FUTURO Dr. José Ramén Cruz Mundet Prot. de Archivistica de la Universidad ~ Carlos li de Madrid, Espaiia _ 1. Balance de la Situacién Durante su historia, la archivistica ha pasado por uns sere de dclos oetapas caracterizados ‘por una orientacin diferente de la actividad profesional: en el antiguo régimen fue una disciplina empirca a servicio de la gestion de! poder, durante el siglo XIX y parte del XX. a! tiempo que desarrollaba su cuerpo doctrinal, us princpios teéricos se han voleado en el senso ala investigaciony ala documentaciin hist6vca: por fin al menos durante la sequnda rmitad de este sigio, na equilbrado su actividad entree servicio ala gestion ya lainvestigacion, ampliando sv actividad en ambas vertientes3 la vez que fo hacia su base tedrica de ‘conccimienta, Asi mismo, en cada una de estas etapaslosarchiveroshan afrontado retos © preacupaciones especificos y propios, detivados de su tarea central organizar la informacién para sv uso, Pero no es mi intencién enojarles con _prolijas consideraciones acerca de la historia de ‘vest disciplin, ni elaborar una taxonomia retrospectva, sing encarar el futuro que nos ‘quarda; por ello reo innecesario que ns remontemos al pasado, pefiero tomar como punto de partda as preccupeciones actuales Y atisbat, 3 modo de conclusiones, asi su ontinuidad como la aparicién de otras, nuevas. ‘A ninguno se nos oculta que enunciar exhaustivamente los aspectos que preocupan a la profesion es una tarea cific, sobre todo Si pretende hacerse en poco espacio, como {es mi intencién; pero aun y a riesgo de ‘marginar amis de uno, me atreveria a afemar {que los principales - sin orden de prelacién - son los siguientes: la teoria 0 cuerpo de onocimiento especifico, la gestién de la Capitulo Ill “documentaddn adi stratva el expurgo de los documentos, la normalizacién, Ia descripcién, el marketing de nuestos senicios, Ja formacién y el estatuto profesional. Mas somo quiera que estamos en un mundo cambiante, dichos problemas comienzan a no entenderse - y en el futuro esto serd mas ‘agua - sn la adopcion de las tecnologias de Iainformacién, Por ello vamos. relacionar con este parémetso cada uno de los aspectos relacionados, Lagteoria Archivistica fe constantemente objeto de preecupacion profesional, Aunque los origenesse stan con N. de Weilly a mediados del siglo XX, elinterés pporestablecer un cuerpo térico, un conjunto de eyes y principios rectores diel mundo archivistico, eh intenifcado em ls Utimas décadas, Como a tantas dscplinas, en espe: Calas de a documentacin, a la archivistica tambien le falta un cuerpo doctrinal extenso similar al de otras ciencas, lo que ha levado ’ algunos autores a buscar vias de escape en mbitos de conocimiento auxiires cuando ‘no ajenos (1). £5 cierto que ls prncipios son cos ysencilos, pero clos unversalmente validos, lo que no debe ser motivo de acomplejamiento pues, como sefala FJ Stielow (2) las teovias mis importantes son on frecuencia las mas obvias. En efecto, la ‘busqueda de lo obvio domi la investigaciin actualen inteigencia artifical yen inguistica, La paradoja consiste en que a pesar de la sencilez, las tecnologias de la informacién estén generando incertdumbre en cuanto al respeto de a procedenci en los documentos Y creo que en buena medida injustamente, Por una parte no se pueden achacar responsabilidsdes indiscriminadas a informatics e ingenieres, pues en el diseno dde documentos electibnicos - quiz’ por la ‘obsesion por rebasar los requistos legales y también por conciencia de su wulnerebifdad = son ms escrupuiosos que los creadores de documentos tradicionales en todo lo 0 z a coe once Be pe se ' ® MAGISTRAL CONFERENCIA telacionado don Ta precedencie, et VaIo7 gy ls autenicidag; buena prucba de ello. su cecente aceptacion en derecho (j RD. de ullzacién de tdenicaselectdnicas, informaticas y telematicas por la ‘Adminstaion General del Es.ado). Asimismo, existe cierta tendencia en la literatura profesional a confundir bases de datas con documentos administratves. Las primeras pueden ser multimediaes, accesbles en red y de realizacién compariiéa, lo que algunos han denominado documentos virtuales,caracterizados por no poseer una procedencia determinads. En este sentica habra que diferenciar los documentos ¢ archive de as publicaciones en nuevo formata con el que adn estamos nada © poco familiarizados. Cuando se vate d2 docurnentos adminisrativos, la evidencie de la _procedencia esta siempre en los ‘metadsta(3, inherentes a los sistemas de informacin electrénica, El correo electednico, por ejemplo, recoge datos sobre el remitente y el destinatano, fecha, hora de envio y recepcion, y mado de twansmisgn (5); ios sistemas de gestion docu: ‘mental, asimismo,imitan los procedimientos lisicos de expedientacion y archivo, én definitva, esnacesaro defimitarlos problemas de las apariencias y ello debe ser tarea Prioritaria a muy corto plazo. Ademés, como seftalsra M. Cook, las tecnologias de la informaciga van a permitr expand el campo teorico planteando cuestiones archivisticas en el contexto de la teoria de la informacion (6). La Gestién de la Documentacién Administrativa ‘Admitic a estas alturas que los archivos aésrinistrativos consttuyen un rato para le profesidn seria coma admit que le ciugia vascular lo es para |3 medicina o la aeradinsmica para la aerondutica. En efecto, {sto no es asi aunque al mismo tiempo tampaco deja de seco. Es deci, 1a archivisica ——— hha desartollado respuestas adecuadas y satistactoriag para atender las necesidades planteadas por la documentacion administratva y, en este sentido posee un dominio sobre su campo de accion similar at de cualquier otra actvidad humana. Ahora bien si admitigcamos que los archivos —administeativos no__constituyen ua _ conglomerado de necesidades urgentes y mutables que es necesario afrontar con respuestas répidas y diferentes, seria como ‘admitir que la vascular no plantea exigencias tequiparables a la cirugia o la resistencia del aire 3a aerondutica. Est claro que existe un cGmulo de, cuestiones especialmente relevantes patalaarchivisticay que contiuyen. ‘en el concepto de archivos administrativos 0 de gestién de documentos, pero creo que ya 1no seta leitimo 0 al menos acertado seguir plantesndolo en términos de novedad que genera zozobra y angustia, Hasta ahora, las respuestas han ido cencaminadas sobre todo a la integracién de los subsistemas de gestion en el sistema archivstico, pero nose ha prestado la atencién suficiente a cuestiones tan perentorias como acortar los periodos de conservacién en las oficinas Joan Van Albada sugiere acortar dichos plazos, ya que a partir de un ao el $0 % de la informacion es insenvible para las oficinas 2 los cinco aftos sélo ha aumentado hasta el 99 %. Véase VAN ALBADA, Joan: “Some Reflections on Archives Manage- ment”. Janus, 1991, 1, p59. 49). 0 disehar téenicas qua faciten el servicio activo de los documentos tiagan de ellos una herramienta eficaz de appyo para la toma de deciones. El futuro se encuentra agu en buena parte y exige un esfuerzo comun en diversos Ssentidos: aprendizaje de fos mecanismos de la decisién, un servicio mas agi en el que las opciones de informacién se ofrezcan activamente y no s6lo como respuesta a ‘demandes. En este Smbito las empresas ofrecen un horizonte adn inexplotado pero muy Drometedor La calidad es uno de los pilaes de la aciividad empresarial y las normas que 1a regubn (50 9.000) reservan a la gestion

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