Web-based project management tools

Een vergelijking van drie grote project management tools

Door: Kees Romkes & Sjoerd Romkes, Social Media Communication Consultants

26 oktober 2010
Voorstelnummer: 001
 Kees Romkes Communication Consultancy

Inleiding

In dit document

Project management tools zijn er steeds meer in opmars gekomen de laatste jaren. De behoefte om naast offline
samenwerken ook een online samenwerkingsplatform te gebruiken werd steeds groter. Steeds vaker wordt er alleen nog
maar online samengewerkt. Hierdoor is een goede project management tool van groot belang. Een project management tool
moet snel te begrijpen zijn, intuïtief, veelzijdig, snel en mobiel, maar boven alles overzichtelijk. Dit kan op vele manieren en er
zijn dan ook veel project management tools te vinden. De één richt zich meer op de agenda en takenlijst functies, de ander
juist meer op het samen creëren van één document. De beste project management tool is de tool die alle functies
samenbrengt op een overzichtelijke manier en er voor zorgt dat dit toegankelijk is. “Easy to get in, extensive in any scenario”
is een goed uitgangspunt. Eenvoudige maar ook complexe projecten moeten beide kunnen. Schaalbaarheid dus.

In dit artikel worden de drie vrijwel grootste platforms waar men projectmatig samen kan werken met elkaar vergeleken. Dit
zijn Google Wave, Teambox en Basecamp. Deze drie platforms worden op een divers aantal punten bekeken en deze
punten worden per platform toegelicht. Daarnaast is er over elk platform een gedeelte algemene info, gebruiksgemak,
registratieproces en zullen de punten waarop vergeleken is per platform uitgewijd worden. Eén ding dat alle drie de platforms
met elkaar gemeen hebben is dat ze web-based zijn. Dat wil zeggen dat ze via een browser toegankelijk zijn en dus geen
programma’s zijn die je nog moet downloaden voordat je er gebruik van kunt maken. Ook mobiele ondersteuning is daarbij
relevant.

De keuze voor Google Wave is wellicht opvallend, toch mag dit wat abstracter gezien worden dan puur de keuze voor de
tool van Google Wave. Naar ons idee kent de samenwerkingsvorm die Google Wave faciliteert, enorm veel potentie, de
“schakel” aan communicatiemiddelen (lees: mail, twitter, instant messaging, maar ook telefoon en sms) wordt enorm
verkleind en alles (inclusief bestanden en conversaties) opgeslagen in 1 “wave”.

Kijk dus bij Google Wave vooral naar de “breedste zin van het woord” als het gaat om de inzet van deze tool, ondanks dat
deze wordt afgeschaft een bijzonder blik op de toekomst en zeker te gebruiken voor projectmanagement.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 1 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Inhoudsopgave

Randvoorwaarden 3
Google Wave 4
Teambox 7
Basecamp 11
Conclusies 14
Vergelijkingsmatrix 15
Conclusie 16

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 2 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Randvoorwaarden

Op de volgende punten is gelet;

Kosten - Is er een maandelijkse bijdrage nodig? Wat zijn de kosten per gebruiker ?

Gebruikerscapaciteit - Is er een limiet aan het aantal gebruikers dat kan deelnemen?

Projectencapaciteit - Is er een limiet aan het aantal projecten dat opgezet kan worden?

Mobiele applicaties - Zijn er mobiele applicaties en/of is er een mobiele versie van het platform?

Takenlijst - Is er een mogelijkheid om een todo-list aan te maken en taken af te vinken?

Agenda - Is er een agenda waarin afspraken en deadlines gemaakt kunnen worden?

Wiki-pagina - Is er een mogelijkheid om een wiki-pagina aan te maken zodat alle gebruikers binnen een

project gelijktijdig aan een document kunnen werken?

Bestandsdeling - Is er een mogelijkheid om bestanden te uploaden?

Opslagcapaciteit - Wat is de totale opslagcapaciteit binnen een project?

Brand-mogelijkheid - Is er een mogelijkheid om een eigen brand/huisstijl binnen dit platform te integreren?

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 3 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Google Wave

Algemene info
Google Wave is gratis samenwerkingsplatform gemaakt door Google. Google Wave is nog als beta beschikbaar maar
iedereen met een Gmail-adres is uit te nodigen binnen Google Wave. Wave is beschikbaar sinds begin 2010 en valt kort
samen te vatten als een ‘Chat en Wikipedia-gesprek in één’. Helaas zal de ondersteuning voor Google Wave vervallen, maar
de manier waarop in Google Wave wordt samengewerkt is naar ons idee nog steeds erg relevant.

Pagina na inloggen van Google Wave, met in het midden alle Waves waar de gebruiker aan deelneemt

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 4 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Registratieproces
Voor het registreren binnen Google Wave heb je een Gmail-account nodig. Aangezien veel mensen al een Gmail-account
bezitten is registeren binnen Google Wave erg gemakkelijk.

Als je eenmaal bent ingelogd binnen Google Wave, kun je een nieuwe Wave beginnen. Als je dit hebt gedaan, kun je de
mensen die deze Wave mogen bekijken uitnodigen. Vervolgens kun je per gebruiker wijzigen of diegene alleen mag lezen of
ook de berichten binnen deze Wave mag aanpassen. Vervolgens kun je doen wat je wilt, maar bij elke nieuwe Wave zijn er
zes kant-en-klare templates om je op weg te helpen. Dit zijn; een lege Wave, Discussion, Takenlijst, Meeting, Document,
Brainstorm.

Een Wave bestaat uit één hoofdbericht met daaronder de mogelijkheid om te reageren of nieuwe berichten op te zetten. Het
mooie aan elk bericht is dat je deze op elk moment en gelijktijdig met anderen aan kunt passen - andere gebruikers zien ook
dat je bezig bent om dit bericht aan te passen.

Een Wave die gelijktijdig aangepast wordt, te zien aan de gekleurde namen.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 5 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Gebruiksgemak
Het grootste struikelblok van Google Wave is het gebruiksgemak. Als een nieuwe gebruiker voor het eerst inlogt in Google
Wave is het erg overweldigend. Dit komt doordat er ontzettend veel opties en mogelijkheden zijn op één scherm. Daarnaast
is het principe dat je gelijktijdig een bericht aan kunt passen ook erg wennen. Bij een project is het van groot belang dat er
snel een overzichtelijke takenlijsten en agenda’s opgesteld kunnen worden en dat is binnen Google Wave niet mogelijk. Het
kost ook veel moeite om een eigen opgestelde Wave overzichtelijk en netjes te houden en een Wave is niet gemakkelijk om
over te zetten tot een net document. Toch is grootste voordeel aan Google Wave dat je gelijktijdig aan één document kunt
werken. Als je samen, gelijktijdig een mooi document opstelt dan voelt dat ‘goed’. Het geeft echt het ‘trotse’
samenwerkingsgevoel, maar dan online.

Kosten - Geen, Google Wave is volledig gratis.

Gebruikerscapaciteit - Onbeperkt.

Projectencapaciteit - Onbeperkt aantal Waves.

Mobiele applicaties - Geen, website werkt ook niet op mobiel.

Takenlijst - Ja, eigen creativiteit binnen Wave zorgt daarvoor. Niet

exporteerbaar naar iCal, Outlook of Google Calender.

Agenda - Nee, ook niet in combinatie met Google Calender.

Wiki-pagina - Ja, elk bericht heeft het wiki-principe, gelijktijdig

aanpasbaar.

Bestandsdeling - Mogelijk binnen elk bericht.

Opslagcapaciteit - Onbeperkt.

Brand-mogelijkheid - Niet mogelijk.

Conclusie Google Wave

Google Wave is niet erg toegankelijk voor beginnende gebruikers. Het is bijna onmogelijk om binnen een groep nieuwe )
(internet)gebruikers Google Wave te integreren. Het kost namelijk erg veel tijd om aan het systeem van Google Wave
gewend te raken. Wave mist bovendien een aantal functies zoals agenda en takenlijst die een niet mogen missen bij een
degelijke project management tool. Ook functionaliteiten zoals Gant Charts e.d. ontbreken, toch blijft Google Wave ons
inspireren. Het dwingt je namelijk in andere kaders te denken en stelt je daarmee in staat “creatief” om te gaan met je
projectmanagement. Even wat anders dan het vaste kader gevormd uit “de gevestigde orde”.

Zoals eerder gezegd is Google Wave bijna op z’n einde, met de komst van de innovaties gevormd in Google Wave in reeds
bestaande producten van de Google Docs familie, zal een “prjoject management tool” niet lang meer op zich laten wachten.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 6 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Teambox

Algemene info
Teambox ziet er in grote lijnen hetzelfde uit als Basecamp. Teambox is een platform waarop op een Twitter/Facebook-
achtige manier men met elkaar kan communiceren, samenwerken en taken kan verdelen. De Twitter/Facebook-achtige
manier wil zeggen dat alle gebeurtenissen (nieuwe taken, reacties, berichten) onder elkaar staan als in een soort ‘livefeed’.
Eén lijst in chronologische volgorde met de laatste gebeurtenissen. Het beste aan Teambox is dat overal op gereageerd kan
worden - conversaties, nieuwe taken en nieuwe toevoegingen. Een ander groot voordeel aan Teambox is dat het open-
source is. Dat betekent dat je het hele systeem kunt downloaden en naar eigen wens kunt aanpassen. Er is ook een
community actief waar gebruikers nieuwe toevoegingen laten zien die je ook kunt gebruiken.

Registratieproces
Het registratieproces is vrij standaard. Het registreren verloopt soepel en nadat het registreren is voltooid krijg je een e-mail
met je gebruikersgegevens. Als iemand je heeft uitgenodigd en je registreert je, kom je automatisch bij dat project te staan.

Naast deze registratiemogelijkheid is er ook een mogelijkheid om in te loggen met een bestaand Facebook of Github
account. Hierdoor hoef je niet opnieuw je gegevens in te vullen en kun je gelijk aan de slag gaan.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 7 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Gebruiksgemak
Het gebruik en leren van hoe Teambox werkt is een kleine moeite. Vooral als je al enigszins ervaring hebt met Twitter of
Facebook begrijp je hoe de ‘livefeed’ van gebeurtenissen in elkaar steekt. Hierdoor is het erg overzichtelijk wat er gedaan is,
wie wat heeft aangepast en welke nieuwe taken zijn toegevoegd. Bovendien kun je je takenlijst en agenda makkelijk
exporteren naar een extern programma zoals Google Calender, Outlook of iCal.

De gebruikers binnen een project kunnen vier verschillende rollen krijgen. Beheerder, Deelnemer, Commentator en
Observeerder. Een observeerder is een functie met de minste mogelijkheden, je kunt namelijk alleen lezen en verder niet. Een
commentator kan nog reageren op berichten en een deelnemer kan ook zelf afspraken en dergelijke plaatsen. Een
beheerder kan de berichten, afspraken en takenlijsten ook nog verwijderen.

Kosten - Er is een gratis trial versie. Deze gaat tot drie projecten en
50mb opslag. De betaalde versies zijn als volgt:

Kosten p/maand: Voordelen;
Personal $12 6 projecten, 200 Mb opslag, geen limiet op gebruikers
Basic $29 20 projecten, 10 Gb opslag, zoekfunctie, 48h support
Pro $99 50 projecten, 50 Gb opslag, zoekfunctie over alle projecten, time-tracking, 24h support
Corporate $299 Onbeperkt projecten, 250 Gb opslag, zoekfunctie over projecten, time-tracking, 24 support

Gebruikerscapaciteit - Onbeperkt.

Projectencapaciteit - Zie kolom boven.

Mobiele applicaties - Aangepaste mobiele website.

Takenlijst - Ja, mogelijk om taken toe te wijzen, af te vinken, vast te

houden en af te keuren. Ook mogelijkheid tot vasthouden
en reageren per taak. Elke taak kun je ook ‘time-tracken’,
dat wil zeggen dat je een bepaalde tijd aan een taak toe
kunt voegen.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 8 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Voorbeeld van een takenlijst bij Teambox

Agenda - Ja, ook exporteerbeer naar Agenda-programma’s.

Wiki-pagina - Ja, er kunnen ‘Pagina’s’ gemaakt worden. Gelijktijdig

samenwerken is niet mogelijk. Pagina is exporteerbaar als
PDF-document en ook printvriendelijk. Veel handige en
makkelijke opties om pagina overzichtelijk te houden.

Voorbeeld van een wiki-pagina bij Teambox

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 9 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Bestandsdeling - Ja, bij elke reactie kan een bijlage toegevoegd worden.
Daarnaast staan onder ‘Bestanden’ alle bestanden binnen
een project.

Opslagcapaciteit - Zie kolom hierboven bij ‘Kosten’.

Brand-mogelijkheid - Ja, eigen logo bij elke pagina en login-pagina aanpasbaar,

mogelijkheid alleen na betaling. Ook is het mogelijk om de
link van eigen website te laten verwijzen naar project van
Teambox.

Conclusie Teambox
Teambox werkt erg makkelijk en snel. Aan alle functies is gedacht en de functionaliteit van alle mogelijkheden zoals de
mobiele website, takenlijsten, agenda en Pagina’s zorgen ervoor dat Teambox boven de andere tools uitsteekt. Teambox
heeft de basis van Basecamp maar met enkele verbeteringen die zorgen voor meer overzichtelijkheid met als groot verschil
de livefeed. Kleine dingen zoals het makkelijk kunnen exporteren van een samengemaakte Pagina als PDF-bestand, vlotte
mobiele website, rollen aan leden van het project kunnen toevoegen en overzichtelijke bestandenlijst zorgen ervoor dat
Teambox het overwicht heeft voor onze eigen samenwerking, t.o.v. van Basecamp en Google Wave.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 10 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Basecamp

Algemene info
Basecamp is één van de meest eenvoudige project management tools. De eenvoud is de kracht van Basecamp omdat het
voor vrijwel alle gebruikers direct te begrijpen valt. Het biedt alle benodigde functies om met elkaar te overleggen en samen
te werken, maar ook om taken en afspraken te maken.

Gebruiksgemak
Basecamp is erg eenvoudig te gebruiken. Je meld je aan en je kunt zelf een project aanmaken of accepteert een uitnodiging
voor een project die je per e-mail hebt ontvangen. Basecamp heeft alle functionaliteit die een project management tool
behoort te hebben maar daar is het ook wel mee gezegd. Het is namelijk niet ontzettend uitgebreid. Een punt van kritiek is
dat het niet altijd even overzichtelijk is en soms nog wel eens verwarrend is op welke pagina je je bevindt. Dit komt doordat
als je op een project klikt, deze op een andere pagina opent. Wat wel een pluspunt van Basecamp is, is dat het een aparte
mobiele applicatie heeft genaamd Beacon. Met Beacon kun je zelfs alles offline bekijken nadat je eenmaal online bent
geweest en Beacon werkt zoals het hoort te werken - snel, gemakkelijk en overzichtelijk.

Kosten - Er is een gratis trial versie van 30 dagen, bestanden

uitwisselen is bij de trial-versie niet mogelijk.

Kosten p/maand: Voordelen;

Basic $24 15 projecten, 5 Gb opslag, onbeperkt gebruikers
Plus $49 35 projecten, 15 Gb opslag, onbeperkt gebruikers, timetracking
Premium $99 100 projecten, 30 Gb opslag, onbeperkt gebruikers, timetracking
Max $149 Onbeperkt aantal projecten, 75 Gb opslag, onbeperkt gebruikers, timetracking

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 11 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Gebruikerscapaciteit - Onbeperkt.

Projectencapaciteit - Zie kolom bij Kosten.

Mobiele applicaties - Aangepaste mobiele website en applicatie; Beacon.

Takenlijst - Ja, mogelijk om taken toe te wijzen en af te vinken.

Voorbeeld van een takenlijst bij Basecamp

Agenda - Ja, ook exporteerbeer naar Agenda-programma’s.

Wiki-pagina - Ja, door middel van ‘writeboards’. Niet gelijktijdig.

Writeboards is een externe pagina waar je naar doorgelinkt
wordt. Het ziet er erg eenvoudig uit en dat is het helaas ook.
hierdoor zijn de mogelijkheden om het overzichtelijk te houden te beperkt.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 12 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Voorbeeld van een writeboard bij Basecamp

Bestandsdeling - Ja, maar dat is pas mogelijk na betaling.

Opslagcapaciteit - Zie kolom boven.

Brand-mogelijkheid - Ja, eigen logo bij elke pagina en verdere integratie

mogelijk.

Conclusie

Basecamp is een ideale omgeving om kleine, snelle projecten te hosten en te managen. Zodra er meer complexiteit en
grootte verwacht wordt, is basecamp niet meer de omgeving om voor te kiezen. De ondersteuning die geboden wordt door
bijvoorbeeld de mogelijkheid via mail op berichten te antwoorden is handig en ook de mobiele versie zit goed in elkaar. Er
zijn nog een aantal extra iteraties nodig om de eenvoud te bewaren en de functionaliteit te vergroten, maar de heren achter
37signals.com kunnen dat prima oplossen.

Voordeel is wel de integratie met hun andere diensten, koppeling aan CRM en chatapplicaties Highrise en Campfire zijn goed
te noemen, dus zeker voor kleine project teams interessant om hun volledige online communicatie op te ontsluiten.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 13 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Conclusies

Een groot verschil tussen Google Wave en Teambox/Basecamp is dat je in Google Wave het document regelmatig samen in
elkaar zet. Met het gebruik van Teambox/Basecamp, die veel met elkaar gemeen hebben, ondervind je vaak dat je in een
extern programma zoals Microsoft Word of Pages een document opstelt en deze upload. De mogelijkheid om via Pagina’s
bij Teambox of Writeboards bij Basecamp samen een document op te stellen is er wel, maar dit werkt vaak toch niet zo
handig als bij Google Wave of gewoon in Microsoft Word. Buiten dat komt Teambox als winnaar uit de bus. Google Wave en
Basecamp missen net het gebruiksgemak en Teambox werkt erg soepel en overzichtelijk. Zeker de livefeed van
gebeurtenissen binnen een project zorgen ervoor dat Teambox er boven uitsteekt. Dit laatste biedt namelijk het overzicht wat
je bij Basecamp en Google Wave wel eens kwijt bent. De mobiele website van Teambox werkt ook vlot en de mogelijkheid
om elke persoon binnen een project een rol toe te wijzen is handig. Basecamp functioneert prima, maar Teambox is eigenlijk
de basis van Basecamp maar dan beter, overzichtelijker en uitgebreider.

Vanuit “het nieuwe werken” is de interface van Teambox daarmee ook vooral leidend in dat besluit, kennen we dat al vanuit
FaceBook en tegenwoordig ook vanuit LinkedIn, zo weet ook Teambox dat uitstekend te benutten. De notificaties die ik
daarmee ontvang in de mail zijn ook prettig en het registreren van uren bovenop taken werkt handig.

Aanbevelingen vanuit scenario’s gedacht :

Klein team kort project - Basecamp

Klein team, middellang -> lang project - Teambox

Team in opstartfase, brainstorming en basisplanning - Google Wave

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 14 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Vergelijkingsmatrix

Google Wave Teambox Basecamp

Kosten +++ ++ +
Aantal gebruikers +++ +++ +++
Aantal projecten +++ +* ++*
Mobiele applicatie - ++ +++
Conversaties + +++ ++
Takenlijst - +++ ++
Wiki-pagina +++ ++ +
Bestandsdeling ++ +++ ++*
Opslagruimte +++ ++ ++
Brand-mogelijkheid -- ++ ++
Gebruiksgemak + +++ ++
Registratieproces ++ ++ ++

* - Afhankelijk van het premium plan dat gebruikt wordt.

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 15 / 16
 Kees Romkes Communication Consultancy

Conclusie

Sociale media is “here to stay”, grijp de kansen om de dialoog aan te gaan met je doelgroep, werk met ze om samen je
“merk” sterker en groter te maken en betrek ze in nieuwe ondernemingen, laat ze reviews geven, maak ze je ambassadeur
en “durf te geven en te vragen !”

Projectmanagement tools op de 2.0 wijze zijn daarbij ondersteunend en faciliterend om dat zo gemakkelijk mogelijk te laten
verlopen. Integraal gebruik van deze tools met interne en externe stakeholders zijn daarbij ook van belang, vergeet ook niet
dat vooral de “gebruikers” en je “klanten” relevant zijn voor de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.

Welke tool je gebruikt is uiteindelijk niet belangrijk, het doel is dat echter wel. Co-creatie is 1 van de woorden die daarbij van
belang is, de mate en vorm waarin je dat doet zijn kenmerkend voor de tool die je daarbij kiest. Beschouw
projectmanagement daarom als een bouwproject, met je nieuwe huis als einddoel. De gereedschappen en materialen die je
daarbij kiest faciliteren dit proces, de een gemakkelijker dan de ander, complexer of meer solide. Google Wave faciliteert dit
modern, snel en minder schaalbaar, terwijl je bij teambox een solide oplossing kiest die online samenwerking minder hoog in
het vaandel heeft.

Wil je jouw bedrijf ook in een 2.0 omgeving laten bouwen ? Neem dan eens contact op !

Met vriendelijke groet,

Kees Romkes & Sjoerd Romkes

KRCC

T: 06 51 61 84 55
Tw: @KeesRomkes @Sjoerdromkes
M: koffie@keesromkes.nl
W: keesromkes.nl

Web based projectmanagement; overview, dinsdag 26 oktober 2010

blz. 16 / 16