MESYUARAT

Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal
di antara dua pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.

Mesyuarat berbeza di antara satu dengan

yang lain mengikut keahlian, organisasi
dan objektifnya.
© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH
2012 2
Jenis-jenis Mesyuarat

Nyatakan jenis mesyuarat

yang pernah anda hadiri
sebelum ini?

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 3
Jenis-Jenis Mesyuarat
 Mesyuarat Agung
 Mesyuarat Tergempar
 Mesyuarat Luar Biasa
 Mesyuarat Jawatankuasa

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 4
Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun sekali
dalam dua tahun mengikut perlembagaan.

Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.

Laporan aktiviti, laporan kewangan akan dibentangkan

dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum
dihantar kepada Pendaftar Persatuan.

Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa baru

akan diadakan.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 5
Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat yang diadakan secara tergempar
yang membincangkan hanya satu agenda
sahaja di mana sesuatu keputusan perlu
dibuat dengan segera.

Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah

berdasarkan kepada perlembagaan.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 6
Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam
sesuatu perkara.

atau

Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk

mesyuarat ini adalah mengikut
perlembagaan.
© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH
2012 7
Mesyuarat AJK
Mesyuarat biasa yang diadakan oleh
persatuan untuk menggerakkan aktiviti
persatuan.

Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa

Pengelola diadakan untuk membincang,
merancang dan mengendalikan sesuatu
projek.
© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH
2012 8
Format Agenda Mesyuarat
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyurat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan
5. Pembentangan kertas-kertas kerja
6. Hal-hal lain
7. Penutup.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 9
Kump. 1 :
Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh pengerusi mesyuarat
untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.

Kump. 2 :
Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh setiausaha mesyuarat
untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.

Kump. 3 :
Sila senaraikan sekurang-kurangnya 5 tatasusila yang perlu diambil oleh
ahli mesyuarat sepanjang masa mesyuarat dijalankan.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 10
Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 11
Tindakan Pra-mesyuarat
 Menentukan tarikh, masa, tempat
dan agenda bersama pengerusi
 Membincangkan tujuan / objektif
 Membuat tempahan bilik mesyuarat
 Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
 Menghantar surat jemputan (10 hari)
…..tindakan pra-mesyuarat
 Menyediakan kemudahan bilik
 Menentukan kehadiran ( 1 jam )
 Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)
 Makluman mengenai etika mesyuarat
kepada ahli
 Tindakan semasa mesyuarat
 Memulakan mesyuarat
 Mengawal perbincangan
 Berikan penjelasan jika perlu
 Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /
atau tindakan
 Merumus mesyuarat
 Tindakan selepas mesyuarat
 Menyediakan draf minit ( 3 hari )
 Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )
 Susunan nama kehadiran ahli
 Pelaksanaan keputusan mesyuarat /
pengesanan maklumbalas
 Laporan maklumbalas oleh urusetia
 Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit
 Mesyuarat ‘post mortem’
 Membentuk dan menyusun agenda
Perkara – perkara utama dalam agenda:
- perutusan pengerusi
- pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika ada
- hal-hal lain
- penutup mesyuarat
Susun Atur Tempat Mesyuarat
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Susun Atur Tempat Mesyuarat

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH 2012

20
Senarai semak tugas – bilik
mesyuarat

 Bilik mesyuarat
 Kerusi , meja mencukupi
 Lampu boleh digunakan
 Kipas , alat pendingin
 Papan putih,pen,pemadam,
 Alat OHP, layar perak
 Alat pembesar suara,perakam

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 21
…senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
 Gelas, minuman, air, jag,
gula–gula, kertas kosong.
 Pensel, ball pen, kertas tulis,
fail dan bahan–bahan jika ada.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 22
Persediaan semasa mesyuarat
 Minit mesyuarat lalu
 Peraturan – peraturan mesyuarat
 Dokumen – dokumen yang diperlukan
 Alatan – alatan lain yang diperlukan

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 23
Tatasusila Mesyuarat

1. Jangan tiba lewat

2. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting
3. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
4. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan
dan menunjukkan kurang minat

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 24
Tatasusila Mesyuarat

5. Mendengar dengan aktif dan memberi

perhatian
6. Memberi sumbangan
7. Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai
8. Mencari perkara-perkara yang positif
9. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 25
Minit Mesyuarat
Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti
ada minitnya.

Minit mesyuarat dicatat dan disediakan oleh

setiausaha mesyuarat serta diedarkan
kepada semua ahli sebelum mesyuarat
seterusnya agar tindakan-tindakan yang
perlu, dapat diambil.

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 26
Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut:
 Nama mesyuarat, bilangan dan tahun
 Tarikh, masa dan tempat
 Senarai kehadiran
 Senarai hadir bersama
 Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi
urus setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan
 Perutusan Pengerusi
 Pengesahan Minit Mesyuarat
 Perkara-perkara Berbangkit
 Perbincangan perkara baru – susunan tajuk adalah
mengikut agenda mesyuarat.
 Perbincangan kertas kerja
 Hal-hal lain
 Penutup
 Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit
 Tarikh
© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH
2012 27
Mesyuarat Berkesan
 Objektif tercapai
 Agenda yang jelas
 Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesan
 Pengurusan masa yang baik
 Kemudahan fizikal yang selesa
 Ahli yang mempunyai kepakaran
 Perbincangan secara positif
 Minit Mesyuarat yang tepat
 Tindakan susulan
© Hj Ruslan dilaksanakan
bin Saad - IPG KSAH
2012 28
Rumusan
 Pengurusan mesyuarat yang berkesan
membantu pelaksanaan aktiviti yang
lebih teratur
 Setiap ahli perlu memahami tanggung
jawab masing-masing
 Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi
kekeluargaan

© Hj Ruslan bin Saad - IPG KSAH

2012 29