Residencial "Los Cipreses ”

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Visión
Versión 1.0
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Visión de Negocio Fecha: 05/10/2015
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN................................................................................4
1.1 Propósito..........................................................................................4
1.2 Alcance............................................................................................4
1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones..............................................4
1.4 Referencias.......................................................................................4
1.5 Descripción General...........................................................................4
2. Posicionamiento................................................................................4
2.1 Oportunidad de Negocio.....................................................................4
2.2 Sentencia que describe el Problema.....................................................5
2.3 Sentencia que define la posición del Producto........................................5
3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios......6
3.2 Resumen de Usuarios.........................................................................6
3.3 Entorno de usuario............................................................................7
3.4 Perfiles de los Stakeholder..................................................................7
3.5 Perfil de los Clientes...........................................................................8
3.6 Alternativas y Competencia.................................................................8
4. Objetivos del Modelado de Negocio......................................................9
5. Precedencia y Prioridad......................................................................9
6. Otros Requerimientos.........................................................................9
6.1 Restricciones.....................................................................................9
6.2 Estándares Aplicables.........................................................................9
6.3 Cuantificadores (Medidas).................................................................10
6.4 Requerimientos de Infraestructura.....................................................10
6.5 Requerimientos Ambientales..............................................................10

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Visión
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Propósito

El propósito del actual documento es la de tener una visión global de la empresa, en este caso de la
Residencial “Los Cipreses”, con sus oportunidades de negocio y con la descripción de su
problemática que, con el proyecto actual, se pretende solucionar.

1.2 Alcance

Referido a los procesos de gestión de cobranza y al de servicios complementarios o servicios

comunes dentro de la gestión de la Residencial “Los Cipreses”.

1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones

Ver glosario de términos del proyecto.

1.4 Referencias
- Estatuto de la Asociación.
- Procedimientos e Instructivos.

1.5 Descripción General

El documento presenta principalmente lo que el negocio ganará con la realización del proyecto, así
como la problemática que se solucionará con la implementación y puesta en marcha de la solución
o sistema. Asimismo, se describirá a los clientes y principales stakeholders con sus necesidades,
además de otras características del negocio de la Residencial “Los Cipreses”.

2. Posicionamiento

2.1 Oportunidad de Negocio

Con el desarrollo del proyecto y sistema CIPREGESCORE enfocado a los procesos de gestión de
cobranza y servicios comunes, se obtendrán los siguientes beneficios:

- Mejora en los procesos, con la optimización y automatización de ciertas actividades.

- Reducción de gastos administrativos y tiempos de operación.
- Agilidad en los cálculos y asertividad en validaciones para la asignación de pagos por cada
propietario.
- Cuenta personal e información de pagos en línea por cada propietario.
- Registro de historial de pagos.

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- Accesibilidad a la información desde pc o dispositivo móvil (plataforma web) en cualquier

momento.
- Posibilidad de separación de áreas comunes en línea.
- Programación de alertas y avisos (tanto en el sistema como en correo electrónico).
- Obtención de reportes e informes de datos de manera rápida y confiable.

2.2 Sentencia que describe el Problema

El problema de El problema en la gestión de cobranza es la realización manual

de los cálculos de pago por propietario y la elaboración manual
de un recibo conteniendo todo lo que debe pagar el propietario en
el periodo, lo cual se puede prestar a errores originando la
incomodidad de los residentes. Asimismo, la no disponibilidad a
tiempo de la información de los pagos ya efectuados como el
historial de los mismos, así como de su seguimiento.
En cuanto a los servicios comunes (canchita deportiva, salón de
reuniones, etc.) sus registros de programación son totalmente
manuales, así como la separación de los mismos, ocasionando
algunos problemas cuando hay cruces o mencionando que se
había anticipado su separación. Además del poco control de los
invitados de los propietarios en el momento de hacer uso de
dichos ambientes o áreas comunes.
Afecta a El residente de la Residencial, así como la parte administrativa
(administrador y coordinadores).
El impacto asociado es: La disminución de la sensación de un buen servicio por parte del
(consecuencias) cliente, en este caso el residente.
Una solución satisfactoria Implementar un sistema que permita realizar los cálculos
sería automáticos para la asignación de pagos y la generación de los
recibos de cobranza a los propietarios. Así como su envío de
forma electrónica por correo electrónico y en la misma
plataforma del sistema. Además de permitir a los propietarios
realizar la separación de los ambientes comunes desde el propio
sistema con el registro de sus respectivos invitados, los cuales
sólo podrán entrar a la Residencial previa verificación de la
información por parte del personal de seguridad. Y en forma
general tener la información de pagos, cobranza y servicios
comunes disponible en cualquier momento y accesible desde
cualquier lugar.

2.3 Sentencia que define la posición del Producto

Para Área de cobranzas y servicios comunes. Así como para el

propietario.
Quien Necesita un producto ágil y en línea.
El “CIPREGESCORE" Sera un producto para la gestión de operaciones de éstas áreas y
para la interacción con el propietario.
Que Mejora las actividades y sus tiempos en la gestión de cobranza y
en la gestión de áreas comunes.
No como El proceso actual manual con cálculos manuales y registro en

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Nuestro producto
cuadernos.
Gestionará el cálculo y generación de pagos en forma
automática, así como su envío a cada propietario de forma
electrónica y permitirá la separación en línea de las áreas
comunes. Además del ingreso de cada propietario a su cuenta
personal en el sistema en cualquier lugar y desde cualquier
dispositivo (PC, tablet, smartphones).

3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios

3.1 Resumen de Stakeholders

Nombre Descripción Responsabilidades

Juan Díaz Administrador de la Residencial El stakeholder realiza:
Representa al usuario
posible del sistema.
Seguimiento del
desarrollo del proyecto.
Aprueba requisitos y
funcionalidades

3.2 Resumen de Usuarios

Nombre Descripción Stakeholder

Juan Díaz ( Responsable de: Oficina de
Administrador Administración
 Cumplir con las actividades de la
de la
administración general de la Residencial.
residencial)
 Planificación de actividades de limpieza,
mantenimiento y seguridad.
 Supervisión de actividades y asignación de
personal.
 Planificar y supervisar las actividades
relacionadas al uso de los servicios o ambientes
comunes, como la canchita deportiva y el salón
de recepciones.
Daniel Miletich Responsable de: Propietario
(Propietario)
 Vivir en armonía junto con los demás residentes
de la residencial.
 Pagar a tiempo los gastos incurridos, sin
generar morosidad.
Alexander Responsable de: Inquilino
Uriona
 Vivir en armonía junto con los demás residentes
(Inquilino)
de la residencial.
 Pagar a tiempo los gastos incurridos, sin
generar morosidad.
 Comunicar cualquier incidencia al Propietario
para su coordinación o solución.

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3.3 Entorno de usuario

Personal Administrativo:
Administrador -> 1
Tesorera -> 1
Coordinadores -> 3

Personal de Limpieza:
Mantenimiento y limpieza -> 3

Personal de Seguridad:

El ciclo de cobranza o pago se realiza de forma mensual.

3.4 Perfiles de los Stakeholder

3.4.1 JEFE DE PROYECTO

Representante abc
Descripción Jefe de proyecto.
Tipo Experto de Sistemas
Responsabilidades Encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del
sistema. Además, lleva a cabo un seguimiento del desarrollo del
proyecto y aprobación de los requisitos y funcionalidades del
sistema
Criterios de Éxito A definir por el cliente.
Grado de Participación Revisión de requerimientos, estructura del sistema
Entregables Por definir
Comentarios -

3.4.2 ADMINISTRADOR

Representante def
Descripción Administrador de la Residencial.
Tipo Personal con 7 años de experiencia en administración de centros
habitacionales.
Responsabilidades Cumplir con las actividades de la administración general de la
Residencial.
Planificación de actividades de limpieza, mantenimiento y
seguridad.
Supervisión de actividades y asignación de personal.
Planificar y supervisar las actividades relacionadas al uso de los
servicios o ambientes comunes, como la canchita deportiva y el
salón de recepciones.
Criterios de Éxito Calidad y rapidez en las actividades de servicio al residente.
Grado de Participación Facilitador de los requerimientos funcionales del proceso de
gestión de cobranzas y de servicios comunes.
Supervisor de las actividades de servicios al residente.
Revisor de los procesos de cobranza y de gestión de servicios
comunes.
Revisor de las funcionalidades del sistema.

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Entregables Necesita:
Registro o listado de residentes de la Residencial.
Lecturas de los medidores.
Listado de servicios utilizados en el periodo.

Genera:
Recibos de pagos.
Reportes de pagos y, morosidad.
Comentarios -

3.4.3 COORDINADOR DE VIGILANCIA

Representante gxy
Descripción Coordinador de Vigilancia
Tipo Personal de fuerzas armadas con experiencia en seguridad de
instalaciones.
Responsabilidades Planificar y supervisar las actividades de seguridad del recinto
habitacional.
Criterios de Éxito Ejecución eficiente de actividades de seguridad.
Grado de Participación Facilitador de los requerimientos en su ámbito de acción.
Revisor del proceso de gestión de seguridad.
Revisor de funcionalidades del sistema relacionadas a su ámbito
de acción.
Entregables Necesita:
Registro de separación de áreas comunes.

Genera:
Informe diario de sucesos.

Comentarios -

3.5 Perfil de los Clientes

3.5.1 PROPIETARIO /INQUILINO (RESIDENTE)

Representante zzz
Descripción Propietario/Inquilino de un departamento
Tipo Habitante de la Residencial ‘Los Cipreses’
Responsabilidades Vivir en armonía junto con los demás residentes de la
residencial.
Pagar a tiempo los gastos incurridos, sin generar morosidad.
Criterios de Éxito Seguir lo estipulado en el Reglamento Interno de la Residencial.
Grado de Participación Facilitador de requerimientos.
Entregables Necesita:
Recibo de pago.

Genera:
Voucher de pago.
3.6 Alternativas y Competencia

En cuanto a la cobranza, se propone mejorar o rediseñar el proceso con la inclusión de actividades

automatizadas que permitan mayor rapidez y agilidad en la gestión.

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El uso de la plataforma web para el uso del sistema, por su disponibilidad en cualquier momento
del día (disponibilidad 24x7) y por su accesibilidad desde cualquier dispositivo (PC, tablet, etc.).

Desarrollo del sistema con características de buena usabilidad y adaptación a cualquier dispositivo
desde el cual se quiera ingresar. Para esto, aplicando los últimos estándares web en cuanto a
desarrollo.

Implementación del sistema web en un hosting de tercero o servicios cloud, para el ahorro de
costos en cuanto a infraestructura tecnológica.

4. Objetivos del Modelado de Negocio

 Conocimiento de la operativa del negocio.
 Identificación del personal y roles asignados.
 Restricciones y/o reglas del negocio.
 Definición de los servicios proporcionados.

5. Precedencia y Prioridad
 Mejorar el proceso del control de cobranzas a los propietarios.
 Reducir gastos administrativos y tiempos de operación.
 Disponer de la información de forma oportuna y segura.

6. Otros Requerimientos

6.1 Restricciones
- Estatuto, normativas, reglamentos y procedimientos internos.
- Normativa regulatoria.
- Los pagos a realizar por parte de los propietarios deberán hacerse en la respectiva cuenta y
banco de la Residencial.
- Sólo el personal invitado y registrado en el respectivo horario y fecha podrá ingresar para hacer
uso de las respectivas áreas comunes en compañía del propietario que lo registró.

6.2 Estándares Aplicables

- Ley Nº 27157, Ley de Regularización de Edificaciones.
- Estándares de calidad y seguridad.
- En cuanto a elementos de imagen seguir los patrones o guías visuales referentes a colores,
símbolos o íconos establecidos por de la Residencial.

6.3 Cuantificadores (Medidas)

El proyecto para la Residencial no debería excederse en cuanto al tiempo planificado y

presupuesto asignado.

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6.4 Requerimientos de Infraestructura

- Contar con las instalaciones de red inalámbrica para acceso a internet desde las áreas de
administración y la de separación de ambientes comunes.
- Contar con un módulo (pc) para consulta interna pública, para el caso de que algunos
residentes no cuenten con pc.
- En lo posible evitar el uso desmedido de papel (impresiones).

6.5 Requerimientos Ambientales

No aplica.

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