Matriz de Responsabilidades y Autoridades del Sistema Integrado de Gestión

RENDICIÓN DE CUENTAS
1ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Garantizar el cumplimiento de los objetivos y políticas Tomar las decisiones necesarias
institucionales a través del cumplimiento del plan de para el mantenimiento y mejora
desarrollo institucional. del SIG
Desempeño del
Toda la
Gestionar de manera efectiva del Sistema Integrado de Aprobar los actos administrativos SIG a través del 1 vez al iniciar
comunidad
Gestión NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el necesarios como compromiso de informe de la siguiente
académico
Decreto 1072 de 2015 capitulo 6 a través del la Alta Dirección Revisión por la vigencia
administrativa
ALTA DIRECCIÓN cumplimiento de los requisitos legales asociados Dirección
aplicables, reglamentarios y otros que adopte Suspender actividades cuando
voluntariamente. se visualiza un riesgo o se
Consejo Superior incumple una ley
Consejo Asegurar mediante la revisión por la dirección y la
Académico rendición de cuentas que el Sistema Integrado de Tomar decisiones sobre los
Rectoría Gestión NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el planes, programas, proyectos y Cumplimiento de 1 vez durante
Decreto 1072 de 2015 capitulo 6 sea conveniente, demás, que los objetivos el primer
Comunidad en
adecuado y eficaz para la Universidad de Pamplona. aseguren la mejora continua de institucionales a trimestre de la
general
los sistemas de gestión. través del Plan de siguiente
Garantizar la disponibilidad de recursos para diseñar, Desarrollo vigencia
implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado Aprobar el presupuesto
de Gestión NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el
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Decreto 1072 de 2015 capitulo 6 Liderar y garantizar la

implementación, mantenimiento y
Establecer canales de comunicación efectivos para el mejora de la normatividad
Sistema Integrado de Gestión NTC ISO 9001:2015, vigente
ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6
Delegar las funciones del control
Definir las funciones, responsabilidades y autoridades y seguimiento del SIG
del Sistema Integrado de Gestión NTC ISO 9001:2015,
ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6 Requerir los informes de gestión
y evaluación del SIG Cumplimiento de
Autoridades
Designar a un líder de la Alta Dirección con los requisitos
competentes y
responsabilidad específica en el Sistema Integrado de Designar a los representantes legales y Cada vez que
entes de control
Gestión. para el cumplimiento de los reglamentarios que sea requerido
internos y
programas establecidos en el adopte la
externos
Asegurar que se establecen y mantienen los procesos SGA y SG-SST, así como sus institución
necesarios para el SIG responsabilidades y funciones

Presidir los Comités relacionados con el Sistema

Integrado de Gestión (Comité de Coordinación de
Control Interno, Grupo Administrativo de Gestión
Ambiental y Sanitaria GAGAS y el Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST)
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RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Asegurar que se promueve la cultura de la calidad y la
toma de conciencia de los requisitos de los clientes

Asegurar la utilización adecuada de los recursos

asignados al SIG (NTC ISO 9001:2015, ISO Informes sobre el
1 vez al
14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6) desempeño del Rector
semestre
SIG
Verificar el cumplimiento de la conveniencia,
adecuación y eficacia del SIG (NTC ISO 9001:2015, Participar en la construcción del
ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6) Informe de Revisión por la
Dirección
REPRESENTANTE
Verificar el cumplimiento de la normatividad interna y
DE LA ALTA
externa aplicable a la institución Solicitar los informes necesarios
DIRECCIÓN
sobre la mejora del SIG
Asegurarse de que el SIG se mantiene e implementa
acorde a los lineamientos de las normas de calidad Gestionar los cambios del SIG Proyección de los
adoptadas informes de Al finalizar
Rector
Revisión por la cada vigencia
Mantener informada a la Alta Dirección sobre el Dirección
funcionamiento del SIG (NTC ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6)

Informar de los elementos de protección personal

necesarios para el desarrollo de cada actividad
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RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Realizar las asesorías y acompañamientos a los Todos los
procesos que conforman el SIG en cuanto a acciones Planificación del procesos Al iniciar cada
de los planes de mejoramiento, auditorias, indicadores, SIG Académico vigencia
documentación, planificación de los procesos, Administrativos
estructura de nuevos procesos, entre otros. A cada uno de
Informes de
Realizar las correcciones los líderes de
desempeño de los 1 vez al
Verificar la eficacia de la evaluación de la toma de pertinentes a los documentos Proceso
procesos que semestre
conciencia en cada proceso remitidos por los procesos con
componen el SIG
solicitud de validación Alta Dirección
Difundir y comunicar las políticas de calidad,
procedimientos, programas, proyectos y demás Solicitar a los procesos los
ADMINISTRACIÓN acciones encaminadas al cumplimiento de los insumos (actas de reunión,
DEL SIG requisitos del SIG (NTC ISO 9001:2015, ISO planes de mejoramiento,
14001:2015) indicadores, planificación,
documentación) necesarios para A cada uno de
Consolidar y preparar la información como insumo para el control y seguimiento No conformidades los líderes de
Cuando se
la Revisión por la Dirección de los proceso del Proceso
presenten
Solicitar los recursos requeridos SIG
Gestionar ante la Alta Dirección y el Representante de para el SIG Alta Dirección
la Alta Dirección los recursos necesarios (Talento
Humano, financieros y tecnológicos) para el
mantenimiento del SIG (NTC ISO 9001:2015, ISO
14001:2015)
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Capacitar a los nuevos funcionarios en lo relacionado

con el SIG (NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015)

Planificar las actividades del SIG y su difusión

Realizar reuniones de grupo de mejoramiento con el fin

de identificar aspectos de mejora para el SIG (NTC ISO
9001:2015, ISO 14001:2015)

Revisar y validar los documentos aprobados por los

procesos acorde a lo establecido en el PAC-01
Elaboración y Control de Documentos del SIG (NTC
ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de
2015 capitulo 6)

Identificar los aspectos, valorar los impactos

ambientales y establecer los controles necesarios.

RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Apoyar y aportar de manera permanente en la Liderar a su grupo de Informes de Superior Por lo menos
LIDERES DE implementación y mantenimiento de los Sistemas de mejoramiento en el cumplimiento Desempeño del inmediato una vez l año
PROCESO Gestión adoptados por la Universidad de Pamplona de lo establecido en los Proceso o cuando se
NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el Decreto procedimientos Alta Dirección requiera
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1072 de 2015 capitulo 6 Informes de

Solicitar la retroalimentación de avance de planes Entes de
Promover la cultura de la calidad, la prevención y el las actividades asignadas al de mejoramiento, Control
cuidado ambiental y de la salud humana grupo de mejoramiento y el indicadores, entre
impacto de los resultados otros.
Mantener actualizada y acorde a las necesidades del obtenidos
proceso la documentación
Asignar la elaboración de los
Brindar información sobre la gestión, cumplimiento y documentos o la identificación de
control de cada uno de los procedimientos del SIG mejoras
NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el Decreto
1072 de 2015 capitulo 6 Emitir recomendaciones para la
mejora continua
Identificar los riesgo para el SIG (NTC ISO 9001:2015,
ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015 capítulo 6)
informar y aportar en el cumplimiento de las acciones
establecidas

Participar en las capacitaciones, asesorías y

seguimientos relacionadas con el SIG NTC ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 de 2015
capitulo 6

Dar cumplimiento a las políticas definidas por el SIG

NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el Decreto
1072 de 2015 capitulo 6
 Matriz de Responsabilidades y Autoridades del Sistema Integrado de Gestión

Elaborar y dar cumplimiento al FAC.23 Planificación,

Control y seguimiento al SIG

Entregar los elementos de protección personal y

verificar y asegurar su uso adecuado

Definir y ejecutar acciones correctivas y de mejora

continua de acuerdo a las necesidades del proceso

Medir el desempeño de los procesos a través de las

actividades de control y seguimiento

Dar respuesta a las PQRDS en los tiempos

establecidos y elaborar los planes de mejoramiento

Reportar los accidentes e incidentes de trabajo

Asegurar la disponibilidad de los registros para la toma

de decisiones

Atender las auditorías internas y externas

Solicitar los recursos (humanos, financieros,

tecnológicos) necesarios para el funcionamiento
efectivo de la prestación de los servicios del proceso
que lidera
 Matriz de Responsabilidades y Autoridades del Sistema Integrado de Gestión

Reportar la identificación de productos o servicios no

conformes y la toma de acciones

Identificar, analizar, gestionar, implementar y comunicar

los cambios en el proceso

Implementar actividades de promoción de la salud y

prevención de accidentes de trabajo y enfermedades
laborales

Apoyar la implementación de los programas

establecidos para el SGA y SG-SST

RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
PERSONAL Solicitar informes de la ejecución Informes de las
ACADÉMICO - Ejecutar y dar cumplimiento a los lineamientos de los recursos de componentes actividades o
ADMINISTRATIVO definidos por el SIG (normas, leyes, políticas, del SIG funciones
(Carrera reglamentos e instrucciones relacionadas con la ISO asignadas Líder del
administrativa, 9001:2015, ISO 14001:2015) Acatar las modificaciones y proceso o Cada vez que
provisional, sugerencias dadas por los Condiciones y superior se requiere
docentes tiempo Ejecutar y dar cumplimiento a los lineamientos líderes de proceso y la Alta actos inseguros inmediato
completo, definidos en el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6) Dirección para el desarrollo de identificados en los
docentes sus actividades procesos
ocasionales y Asistir a las capacitaciones, inducciones y re
 Matriz de Responsabilidades y Autoridades del Sistema Integrado de Gestión

hora cátedra) inducciones programadas para el fortalecimiento del Emitir recomendaciones para la
SIG mejora continua de cada proceso

Procurar el cuidado integral de su salud Solicitar información para

alimentar los indicadores y dar
Asistir periódicamente a las actividades agendadas por respuesta a los demás
los programas establecidos para los funcionarios compromisos del proceso

Dar cumplimiento al FAC.23 Planificación, Control y Solicitar capacitación, inducción

seguimiento al SIG y/o entrenamiento

Reportar los accidentes e incidentes de trabajo y Notificar las actividades que

aportar en la investigación estén afectando la salud y
seguridad de las personas y el
Utilizar los elementos de protección personal que le ambiente en los lugares de
han sido entregados trabajo

Participar, aportar y ejecutar las acciones designadas

por el SIG

Identificar y comunicar al líder del proceso nuevos

riesgos (de gestión, corrupción, ambientales y de
seguridad y salud en el trabajo)

Ejecutar las actividades y controles definidos para

mitigar los riesgos identificados
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Cumplir lo establecido en los procedimientos y

proponer y comunicar al líder del proceso las mejoras
para su aprobación

Diligenciar, controlar y proteger los registro generados

por el cumplimiento de los procedimientos y funciones
asignadas

Ejecutar las actividades con la premisa de la cultura de

la calidad, la prevención, el cuidado del medio
ambiente y la salud humana.

Apoyar la implementación de los programas

establecidos para el SGA

RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Cumplir con las normas y/o disposiciones
Por lo menos
institucionales en materia de gestión de calidad, Informes de
una vez al
CONTRATISTAS Y ambiental y de seguridad y salud en el trabajo avance de
N/A Supervisor mes o según
PROVEEDORES cumplimiento del
las fechas
Promover la calidad del servicio en la realización de objeto contractual
acordadas
sus actividades y en la atención a los usuarios.
 Matriz de Responsabilidades y Autoridades del Sistema Integrado de Gestión

RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Realizar el diagnóstico ambiental y sanitario en la
Universidad de Pamplona

Formular el compromiso institucional sanitario y

ambiental, orientado a la minimización de riesgos para
la salud y el medio ambiente

Diseñar el plan para la gestión interna de residuos

hospitalarios y similares
Recomendar a la Alta Dirección y Informes de Alta Dirección Por lo menos
GRUPO Diseñar la estructura funcional y asignar
al equipo interdisciplinar las avance de una vez al año
ADMINISTRATIVO responsabilidades específicas para el desarrollo
acciones necesarias para la implementación del Entes de control o cuando se
GAGAS especifico del PGIRH
mejora continua PGIRH que lo requieran requiera
Definir y establecer mecanismos de coordinación para
garantizar la ejecución del PGIRH

Velar por la ejecución del PGIRH

Elaborar los informes y reportes para las autoridades

de vigilancia y control

Darse su propio reglamento

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RENDICIÓN DE CUENTAS
ROL RESPONSABILIDADES AUTORIDAD ¿QUÉ CUENTAS ¿CADA
¿A QUIEN?
RINDE? CUANTO?
Ejecutar las auditorias en los tiempos definidos

Desarrollar las actividades IN SITU con aptitud

respetuosa, imparcial y transparente verificando cada En las fechas
Líderes de los
uno de las evidencias y criterios establecidos para la establecidas
Procesos y
auditoria Evaluar los procesos que Informe de para cada una
AUDITORES Grupos de
conforman el Sistema Integrado evaluación de los de las
INTEGRALES mejoramiento
Presentar y socializar el informe de auditoría interna de Gestión procesos auditorias
integral a los líderes de los procesos y grupos de internas
Auditor líder
mejoramiento

Apoyar a los procesos en la toma de acciones

correctivas cuando se lo requieran.