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PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Revisado 1 : Jefe SSOMA
REGISTROS
Revisado 2 : CFO / CAO

FECHA DE EMISIÓN: 31/03/2012 Aprobado : Gerente General

PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Cambios en el presente documento:

 Modificación de encabezado, estructura de firmas.

 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
 4. RESPONSABILIDADES, ítems: 4.1 al 4.7
 5. DEFINICIONES, ítems: 5.1 al 5.4, 5.6 al 5.9, 5.12, 5.13, 5.15, 5.17
 6. PROCEDIMIENTO, ítems: 6.1.1 al 6.1.5, 6.2 (tabla), 6.3.2 (tabla), 6.4, 6.6,
6.8, 6.9, 6.10.3 al 6.10.7, 6.11.

Elaborado por: Revisado 1 por: Revisado 2 por: Aprobado por:

Robbie Arias María Paredes Soichiro Nomura Tatsuji Hidaka

Fecha Elaboración: Fecha Revisión 1: Fecha Revisión 2: Fecha Aprobación:

/ / / / / / / /

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS 3

4. RESPONSABILIDADES 3

5. DEFINICIONES 4

6. PROCEDIMIENTO 6

7. REGISTROS 16

8. ANEXO 16

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REGISTROS
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1. OBJETIVO

Establecer las pautas necesarias para la elaboración, revisión, identificación,

aprobación, distribución, actualización, almacenamiento y protección de los documentos
y registros del Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente (SSOMA) de Mitsui Automotriz S.A. (MASA).

2. ALCANCE

Este procedimiento involucra a todos los documentos y registros relacionados con el

Sistema Integrado de Gestión de SSOMA en MASA.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

 Ley 29783: Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo - Artículo 28.

 D.S. 005-2012-TR: Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 R.M. N° 050-2013-TR: Formatos referenciales de la información mínima que

deben contener los registros obligatorios del sistema de gestión de seguridad
y salud en el trabajo.

 Ley 30222: Ley que modifica la Ley 29783.

 D.S. 055-2010-EM: Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otras

medidas complementarias en minería.

 Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de MASA.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Gerente General:

 Aprobar la política, reglamentos, planes, programas, procedimientos,

registros y manuales del sistema de gestión de SSOMA.

 Realizar una revisión del desempeño del sistema de gestión.

4.2. CFO / CAO:

 Revisar los reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y

manuales del sistema de gestión de SSOMA, luego de la revisión de la
Jefatura de SSOMA.

4.3. Gerentes de Área:

 Aprobar los procedimientos, registros y manuales operativos.

4.4. Sub Gerentes de Área:

 Revisar los procedimientos, registros y manuales operativos.

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4.5. Jefatura de SSOMA:

 Revisar los reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y

manuales del sistema de gestión de SSOMA. Es la persona encargada de
dar el visto bueno para que el documento sea revisado por el CFO / CAO
o el Subgerente del Área, según el documento que corresponda.

 Archivar, conservar, mantener y disponer los documentos y registros del

sistema integrado de gestión de SSOMA.

4.6. Supervisor SSOMA:

 Desarrollar la documentación e información necesaria del sistema

integrado de gestión de SSOMA.

4.7. Líder, Supervisor, Jefe de Área:

 Desarrollar la documentación e información necesaria de acuerdo a las

diferentes realidades, para poder identificar todas aquellas medidas
adicionales que se requieran en busca del mejor cumplimiento del
presente procedimiento.

5. DEFINICIONES

5.1. Anexos: Son guías establecidas para ayudar a la comprensión de un

procedimiento.

5.2. Copia Controlada: Copia de documento original que al entregarse a una

persona se registra en un formato.

5.3. Copia No Controlada: Copia de documento original que al entregarse a una

persona no es necesario registrarlo.

5.4. Copia Dura: Copia física impresa.

5.5. Documento: Información y su medio de soporte, este medio puede ser papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una
combinación de estos.

5.6. Documento Externo: Documento que no es generado por MASA, pero que por
su información específica es adoptado como parte del sistema de gestión y debe
ser controlado. Puede encontrarse en copia dura o medio electrónico. Son
documentos externos las normas legales aplicables, normas técnicas,
MSDS, manuales de equipos, guías técnicas, información de clientes, entre otros.

5.7. Documento Interno: Documento generado por MASA para su uso dentro del
sistema de gestión. Son documentos internos las políticas, reglamentos,
manuales, procedimientos, instrucciones, diagramas, formatos de registros
y planos.

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5.8. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una nueva
versión actualizada o retirado porque la actividad que lo originó se ha
suspendido o es controlada por otro documento.

5.9. Fecha de Emisión: Es la fecha que se dio origen al documento.

5.10. Formato: Es un documento en el que se consignarán datos como resultado de

una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro.

5.11. Instructivo o Instrucción: Documento que detalla la forma de “como” desarrollar

una actividad específica en un proceso determinado, puede incluir gráficos,
esquemas, dibujos, fotografías, etc. para ayudar a la comprensión del usuario.

5.12. Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización. El

manual puede variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y
complejidad de cada organización en particular.

5.13. Plan: Es el documento de gestión mediante el cual se describe a grandes

rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el desarrollo de los niveles
de la planificación para el mismo. Sería el nivel estratégico, con unas metas
genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan
acciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad.

Para que un plan se lleve a cabo se requiere que se desglose en las

acciones específicas que son necesarias para lograr lo que el plan se
propone hacer. Esto se hace a través del uso del programa.

5.14. Política: Es una declaración de principios generales que la empresa u

organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y
directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus
empleados y fija las bases sobre cómo realizar las actividades de la
empresa.

5.15. Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

5.16. Programa: Documento que establece una serie de pasos en secuencia para
llevar a cabo un plan. El programa está compuesto de acciones,
responsabilidades, medios y plazos a seguir para alcanzar los objetivos y metas
de una organización.

5.17. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.

5.18. Reglamento: Es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores

y patrones en el desarrollo de los trabajos en la empresa, así como las
consecuencias al infringir las reglas establecidas.

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6. PROCEDIMIENTO

6.1. Estructura de Documento

6.1.1.Encabezado de Procedimiento:

 El logo de la empresa se ubica en la primera columna.

 El código del documento y el nombre del documento se ubica en la

segunda columna. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11.

 En la celda Revisión, debe escribirse el número de revisión del

documento con dos (2) dígitos. El tipo de letra de preferencia será
Arial, tamaño 10.

 En las celdas Elaborado, Revisado 1, Revisado 2 y Aprobado, debe

escribirse el cargo de la persona. El tipo de letra de preferencia será
Arial, tamaño 10.

 En la fecha de emisión se colocará la fecha que dio origen al

documento.

6.1.2. Carátula:

 El logo de la empresa y el nombre del documento se ubicará según la

siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 28.

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 En el cuadro de identificación de cambios, se escribe los cambios en

relación a la versión anterior. El tipo de letra de preferencia será Arial,
tamaño 11.

 Las firmas de los responsables de la elaboración, revisión y

aprobación, los nombres y apellidos y las fechas se realizan de
acuerdo a la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será
Arial, tamaño 11.

6.1.3. Pie de Página:

 Todos los documentos del Sistema de Gestión SSOMMA tendrán como pie
de página la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será
Arial, tamaño 11.

6.1.4. Encabezado de Registros y Otros documentos

 El logo de la empresa se ubica en la primera columna.

 El nombre del documento se ubica en la segunda columna. El tipo de

letra de preferencia será Arial.

 El código del documento y el número de revisión se ubica en la tercera

columna. El tipo de letra de preferencia será Arial.

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 El número de revisión debe escribirse con dos (2) dígitos.

6.1.5. Tabla de Contenido:

 La tabla de contenido de cada documento se inicia en la página 2 que

preferentemente cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de letra de
preferencia será Arial, tamaño 11.

6.1.6. Contenido del Documento:

 El contenido del cada documento se inicia en la página 3, cumpliendo con la

secuencia indicada en la tabla de contenido del documento. El tipo de letra
para toda la documentación será de preferencia Arial tamaño 11.

Todos los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA se presentan en papel

tamaño A4.

6.2. Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos del Sistema de Gestión

Los niveles de elaboración, revisión y aprobación establecidos en la organización

se detallan a continuación:

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DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Gerente de
Políticas de la Organización CFO / CAO Directorio
Área

Gerente de Gerente
Política del Sistema de Gestión CFO / CAO
Área General

Política de Seguridad, Salud

Jefe SSOMA CFO / CAO Gerente General
Ocupacional y Medio Ambiente

Gerente de
CFO / CAO Directorio
Área
Reglamentos Internos de la
CFO / CAO
Organización
Jefe de Área Gerente de Directorio
Área

Supervisor Jefe SSOMA

Comité SST
SSOMA CFO / CAO
Reglamentos Internos del
Sistema de Gestión CFO / CAO Gerente
Supervisor /
Gerente de General o
Jefe SSOMA
Área Comité SST

Gerente de Gerente
CFO / CAO
Manual del Sistema de Gestión Área General

Jefe SSOMA CFO / CAO Gerente General

Gerente de Gerente
CFO / CAO
Área General

Gerente
Jefe SSOMA CFO / CAO
Plan del Sistema de Gestión General

Jefe SSOMA
Supervisor
Sub-Gerente de Gerente de Área
SSOMA
Área

Programa del Sistema de Gerente de Gerente

CFO / CAO
Gestión Área General

Jefe SSOMA CFO / CAO Comité de SST

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Jefe SSOMA
Supervisor
Sub-Gerente de Gerente de Área
SSOMA
Área

Jefe de Área o Gerente de

Sub Gerente de Área Gerente General
Área CFO / CAO

Procedimientos del Sistema de Jefe SSOMA

Supervisor
Gerente General
Gestión SSOMA CFO / CAO

Jefe SSOMA
Supervisor
Sub-Gerente de Gerente de Área
SSOMA
Área

Líder o
Sub Gerente de
Supervisor o Jefe Gerente de Área
Área
de Área
Procedimientos Operativos del
Área Líder o Sub Gerente de
Supervisor o Jefe Área Gerente de Área
de Área Jefe SSOMA

Supervisor
Instructivo Jefe SSOMA CFO / CAO
SSOMA

Líder o
Sub Gerente de
Supervisor o Jefe Gerente de Área
Área
de Área
Instructivos Operativos del Área
Líder o Sub Gerente de
Supervisor o Jefe Área Gerente de Área
de Área Jefe SSOMA

Registros del Sistema de Gestión Jefe de Área o Gerente de

(Formatos) Área Gerente
Sub Gerente de
General
Área CFO / CAO

Supervisor Jefe SSOMA Gerente

SSOMA General
CFO / CAO

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Jefe SSOMA
Supervisor
Sub-Gerente de Gerente de Área
SSOMA
Área

Líder o
Sub Gerente de
Supervisor o Gerente de Área
Área
Jefe de Área
Registros Operativos del Área
(Formatos) Líder, Sub Gerente de
Supervisor y/o Área Gerente de Área
Jefe de Área Jefe SSOMA

6.3. Codificación del Documento del Sistema de Gestión

6.3.1 Política del Sistema de Gestión:

La Política del Sistema de Gestión no requiere codificación, ni número de

revisión, sólo se mencionará la fecha de aprobación y la firma de aprobación.

6.3.2 Documentos del Sistema de Gestión:

Los códigos de los documentos (excepto la Política) se asignaran de acuerdo a

las pautas detalladas en el siguiente cuadro:

DOCUMENTO CODIGO SIGNIFICADO DEL CODIGO

Reglamento T – P - XXXX T TIPO DE DOCUMENTOS:

Manual REG: Reglamento

Plan de Gestión M: Manual

Programa de Gestión PL: Plan de Gestión

Procedimiento PG: Programa de Gestión

P: Procedimiento
Procedimiento
Operativo PO: Procedimiento Operativo
Instructivo Operativo I: Instructivo

IO: Instructivo Operativo

IN: Informe

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PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL

DOCUMENTO:
SSM: Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente

ADM: Administración

CMP: Compras

CI: Control Interno

CON: Contabilidad

CYP: Carrocería y Pintura

FIN: Finanzas

HIN: Hino
P LEG: Legal

LEX: Lexus

MKT: Marketing

MTO: Mantenimiento

MON: Montacargas

RAC: Rent a Car y Usados

REP: Repuestos

RH: Recursos Humanos

SEG: Seguro

SERV: Servicios

TOY: Toyota

 LETRAS REFERIDAS AL TÍTULO DEL

DOCUMENTO, CON UN MÁXIMO DE 4
CARACTERES.

 NÚMEROS CORRELATIVOS CON UN

MÁXIMO DE 2 DÍGITOS.
XXXX
 COMBINACIÓN DE LETRAS Y
NUMEROS CON UN MÁXIMOS DE 6
CARACTERES

(Dependiendo del contrato).

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REGISTRO

PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL

DOCUMENTO

 LETRAS REFERIDAS AL TÍTULO DEL

R DOCUMENTO, CON UN MÁXIMO DE 4
CARACTERES.
Registro R – P - XXXX P
 NÚMEROS CORRELATIVOS CON UN
XXXX MÁXIMO DE 2 DÍGITOS.

 COMBINACIÓN DE LETRAS Y
NUMEROS CON UN MÁXIMOS DE 6
CARACTERES

(Dependiendo del contrato).

6.4 Conservación de los Documentos del Sistema de Gestión:

Todos los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA serán incluidos en la R-

SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, en la cual se describe el
código, nombre, revisión y fecha de aprobación.

En cuanto a los documentos obsoletos serán almacenados electrónicamente

teniendo acceso solamente el Área SSOMA, según corresponda. Se guardara
únicamente la ultima versión y/o revisión del documento obsoleto en un file con
descripción “documento obsoleto”, el resto de la documentación obsoleta
podrá ser eliminado.

6.5 Revisión de los Documentos

Los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA, serán revisados cada vez
que sea necesario o con una frecuencia periódica de un año, para asegurar la
adecuación óptima de las actividades, productos y servicios de la organización.

Se procederá a colocar en la R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos

Internos, la fecha de la última actualización del documento, considerando que un
documento nuevo empieza con la revisión cero. Ejemplo: Revisión: 00, Revisión:
01, Revisión: 02, etc.

Nota: La revisión del documento no implica que este se haya modificado.

6.6 Control de Cambios

Los cambios que se realicen en un documento con respecto a la revisión anterior,

serán identificados escribiendo la palabra y/o párrafo modificado con letra cursiva
y negrita en el documento.

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En el cuadro “Cambios en el presente documento desde la última revisión”

ubicado en la carátula del documento sólo se escribirá los capítulo y/o
subcapítulos con letra cursiva y negrita.

6.7 Solicitud de Elaboración y/o Modificación

Cualquier persona que forma parte del sistema de gestión puede plantear la
elaboración y/o modificación de un documento, el mismo que será solicitado a la
jefatura de SSOMA, adjuntando un borrador del documento propuesto.

La elaboración, revisión y aprobación del documento se realizara de acuerdo a lo

descrito en el ítem 6.1.2 de este procedimiento.

6.8 Distribución de Documentos Internos

6.8.1 Generación de Copias Controladas

 El área de SSOMA es responsable de generar copias controladas de los

documentos del sistema de gestión y de distribuirlos a los representantes
de las unidades de negocio o encargados de las áreas en copia dura o
copia electrónica, registrando su firma como constancia de la entrega del
documento en el R-SSM-DCC: Registro de Distribución de Copias
Controladas.

 Al distribuirse una nueva versión del documento y registrarlo, el usuario

deberá devolver la copia de la versión anterior.

 La identificación de Copia Controlada en el documento se realiza mediante el

sello de agua que dice:

Copia Controlada
6.8.2 Generación de Copias No Controladas

 El área de SSOMA pueden distribuir los documentos del sistema de

gestión a cualquier persona solicitante en copia dura o copia
electrónica.

 La identificación de Copia No Controlada en el documento se realiza

mediante el sello de agua que dice:

Copia No Controlada
6.8.3 Documento en la Intranet

 El documento del sistema de gestión que se requiere dar a conocer a

todo el personal se entregará en archivo electrónico con extensión pdf
al responsable del área del Control & Sistemas.

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 El encargado de Sistemas publicará el documento a través de la red

interna de MASA – intranet.

 Todos los usuarios de MASA con acceso a la intranet tendrán acceso a

la lectura de los documentos del sistema de gestión.

6.9 Documento Externo

Todos los documentos de origen externo serán remitidos a la Jefatura de SSOMA

para su registro en el R-SSM-LMDE: Lista Maestra de Documentos Externos.

El responsable del área que emplea los documentos de origen externo es el

encargado de asegurarse que los documentos que se emplean sean los vigentes.

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6.10 Control de Registros

6.10.1 Identificación del Formato de Registro

Los registros se mantendrán legibles, identificables y recuperables y serán

controlados también mediante la R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos
Internos, en la cual se considera el código del documento, nombre del registro,
número de revisión, fecha de actualización, ubicación física o ruta electrónica y
disposición final.

Los registros se identifican mediante el título del formato y la codificación, en

aquellos casos en los que no exista código se identificara sólo por el título.

6.10.2 Almacenamiento del Registro

Los responsables de las diferentes áreas archivarán y mantendrán los registros

actualizados, deberán garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y
seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.10.3 Protección del Registro

Cada responsable de las diferentes áreas define las medidas de control

apropiados para proteger los registros a fin de evitar daño, pérdida o
deterioro.

Los registros electrónicos, serán protegidos mediante tecnologías de la

información (antivirus, password, etc.).

6.10.4 Recuperación del Registro

Los registros deben ser almacenados en forma ordenada para facilitar el

acceso a ellos durante su tiempo de retención.

Los registros podrán ser almacenados en dispositivos electrónicos (CD, USB,

etc.).

6.10.5 Tiempo de Conservación del Registro

El tiempo de conservación del registro se indicará en el procedimiento

donde se les haga referencia, a excepción del registro R-SSM-DCC:
Distribución de Copia Controlada que se archiva el tiempo de vigencia del
documento distribuido.

6.10.6 Disposición del Registro

MASA define la forma en que se disponen los registros tomando en

consideración que los registros confidenciales deben ser destruidos, los
registros en papel no confidenciales podrán ser destinados para
reutilización y los registros en medio electrónico deben ser borrados o
eliminados.

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6.10.7 Retiro del Registro Obsoleto

El registro obsoleto es retirado al momento de distribuir el documento

vigente.

6.11 Control de Documentos y Registros del cliente externo

Cuando el cliente requiera que MASA desarrolle documentos y registros de

acuerdo al sistema de gestión del cliente, MASA elaborará los documentos y
registros solicitados. Los cuales serán registrados en la lista maestra de
documentos externos.
7. REGISTROS
Responsable Tiempo de Disposición
Nombre del Registro
del Control Conservación Final

1 año o
R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Jefatura
cuando se Eliminación
Documentos Internos SSOMA
actualice.

1 año o
R-SSM-LMDE: Lista Maestra de Jefatura
cuando se Eliminación
Documentos Externos SSOMA
actualice.

1 año o
R-SSM-DCC: Distribución de Copias Jefatura
cuando se Eliminación
Controladas SSOMA
actualice.
8. ANEXO
Ninguno

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