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El programa: Microsoft Excel
Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word, Access,
PowerPoint y demás, forma parte del paquete integrado de programas que se denomina
Microsoft Office.
• Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón izquierdo del
ratón. Se despliega el menú de Todos los programas (en Windows XP) o el de
Programas (en Windows 98), y picamos sobre la opción Microsoft Excel.
Una vez ejecutado el programa se abre la pantalla de Excel 2007, en la cual aparece un
libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo (3 solapas
o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).
Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo al ser
guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una
extensión. En Excel 2007 dicha extensión es .XLSX.
LECCIÓN 1 1
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
En la versión 2007, dentro del grupo "Todos los programas" se crea otro
grupo llamado "Microsoft Office" que contiene los accesos directos para
todos los programas del paquete de Office (Ms Word, Ms Excel, Ms
PowerPoint...).
La pantalla de Excel
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos
ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento
(dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1. Ambas ventanas se podrán
minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamaño, etc. de forma independiente,
como cualquier otra ventana de Windows.
LECCIÓN 1 2
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
Barra de título
Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se encuentra el nombre
de la aplicación y del documento con el que se esta trabajando. En ella también se sitúan a
la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. También dentro de esta
barra de título aparece la barra de herramientas de acceso rápido, que pasamos a estudiar
a continuación.
Botón de Office
LECCIÓN 1 4
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
LECCIÓN 1 5
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá una pantalla en la que tenemos
varias opciones a elegir:
• En este caso tenemos la opción de crear un libro de Excel nuevo y en blanco, al que
nosotros vamos a dar formato según nuestras necesidades y deseos.
• Y también nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa
2. Plantillas instaladas.
Con esta opción el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicación que
tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas están desarrolladas con un determinado
formato de texto, márgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, gráficos, esquemas y
símbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basándose en el formato
ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de factura, con un determinado
esquema, en el sólo debemos introducir nuestros datos, y obtendremos el documento
deseado). Existen platillas de todo tipo: presupuestos, facturas, calendarios, informes de
gastos, inventarios, listas...
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CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
Todas estas opciones se analizarán de manera más detallada a lo largo del curso, ahora
es suficiente con que conozcamos su existencia y su ubicación.
Este botón de office también nos permite acceder a las opciones de Excel (que
analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen
en la esquina inferior izquierda de la ventana.
Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión del programa,
sustituyendo a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo
la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel.
En esta cinta nos muestra una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de
manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con
todos los comandos a los que da lugar.
Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo
aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será
necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.
Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:
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CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones
permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que
vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic
sobre la ficha activa.
Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar útil cuando necesitamos maximizar el
tamaño de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de
opciones durante nuestro trabajo.
1. Fichas.
Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño de
página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
2. Grupos.
Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie
de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados
dentro de rectángulos.
LECCIÓN 1 8
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
3. Comandos.
Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.
Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre
esta opción se desplegará otro menú de Excel.
Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones
aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se
desplegará otro menú de Excel . (Existen submenús).
LECCIÓN 1 9
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Opciones de botón. En este caso las opciones que están disponibles en cada momento
se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del
ratón, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del
ratón.
Las opciones que estén activas en cada momento aparecerán también sobre un fondo
anaranjado.
Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un
clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un
símbolo de verificado.
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La aplicación Excel 2007 me permite tener acceso de manera rápida a los comandos de
formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra
aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato,
si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las
opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.
El método más rápido para acceder a las opciones de Excel es hacer un clic con el ratón
sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del
teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada
uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a
través del teclado.
LECCIÓN 1 11
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Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para
acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en
este momento la ventana.
En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará
pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada uno de los casos.
Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de
función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de
movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones
pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.
Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos
de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones
del elemento sobre el que nos encontramos.
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CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
LECCIÓN 1 14
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
Barra de Estado
Ocupa la última línea de la pantalla (abajo del todo).
LECCIÓN 1 15
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La barra de estado aparece dividida en varias zonas:
La cinta de opciones
• Las opciones que Excel 2007 pone a mi disposición, se estructuran en forma de
fichas, en las que aparecen clasificadas la mayoría de las opciones con las que
vamos a poder trabajar.
• De manera inicial siempre aparecen siete fichas, divididas en grupos de
opciones, que recogen aquellas relacionadas entre si, también aparecen en ella
iniciadores de cuadros de diálogo que amplían las opciones disponibles en la
cinta.
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CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
•
• Las alternativas que me presenta Excel 2007 para personalizar el aspecto de la
cinta de opciones son limitadas, pasamos ahora a describir las opciones de
personalización más importantes que nos plantea.
• Inicio
• Insertar
• Diseño de página
• Formulas
• Datos
• Revisar
• Vista
Sin embargo estas no son todas las fichas que nos ofrece Excel 2007, existen otro tipo de
fichas que se activan únicamente cuando trabajamos con algunos elementos especiales,
que necesitan tener disponibles opciones particulares. Estas fichas sólo aparecerán
visibles cuando dichos objetos estén seleccionados en el documento, e incluyen a su vez
una o varias sub-fichas, para organizar mejor las opciones que recogen.
Aunque inicialmente partimos de siete fichas de opciones, Excel 2007 nos permite añadir
alguna más, se trata de una ficha que suponen el uso opciones avanzadas dentro de la
aplicación, y que por lo tanto son superfluas para la mayor parte de los usuarios del
programa. Se trata de la ficha de Programador.
LECCIÓN 1 17
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
Para incluir esa ficha dentro de la cinta de opciones, accederemos a las Opciones de
Excel, desde el Botón de Office, eligiendo el bloque de opciones Más frecuentes,
marcaremos Mostrar ficha de Programador en la cinta de opciones, y pulsamos el
botón Aceptar.
LECCIÓN 1 18
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
1. Método 1. Haciendo doble clic sobre la ficha de opciones activa en ese momento
pasamos de un modo a otro, es decir, de minimizada a desplegada y viceversa,
en función del estado actual de la misma.
Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el triángulo que aparece
junto a la misma, y de la lista que se despliega elegimos aquellos comandos que
deseemos que aparezcan en la barra de herramientas. En el caso de que no tengamos
disponible en este listado inicial la opción deseada, pulsaremos sobre la opción Más
comandos.
LECCIÓN 1 19
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
En el caso de que desee eliminar algún icono que aparece en la Barra de herramientas de
acceso rápido y que no deseo que aparezca, lo seleccionaré del panel de la derecha y
pulso el botón Quitar.
Una vez que los iconos seleccionados sean aquellos que quiero visualizar en esta barra de
accesos rápidos, pulsaré sobre Aceptar.
LECCIÓN 1 20
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
También podemos modificar la posición en la que queremos que aparezca esta barra
de herramientas, pudiendo colocarla sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para poder
desplazarla, pulsaremos de nuevo sobre el triángulo que aparece junto a la misma y
seleccionaremos la opción que corresponda, Mostrar bajo la cinta de opciones o
Mostrar encima de la cinta de opciones. La opción disponible será la opuesta a la
establecida en ese momento.
Barra de estado
La barra de estado es la zona inferior de la ventana de Excel 2007. Esta barra podemos
personalizarla haciendo que aparezca en ella la información que consideremos necesaria.
Colocando el puntero del ratón sobre ella y pulsado el botón derecho del mismo, aparecerá
un panel como el de la siguiente imagen:
LECCIÓN 1 21
CURSO BÁSICO DE EXCEL 2007
Desde aquí podremos marcar aquella información que consideremos necesario que
aparezca en ella. Se trata en todo caso de establecer la información que nos resulte útil en
nuestro trabajo, sin colocar elementos superfluos que puedan molestarnos o
entorpecernos.
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