conga do uso oxclusvo para Universidade Estacual Paulista Ceparimoresea pel sistema ABNT Oxia! om 01/0872003, acoieee |NBR 12676 Métodos para analise de documentos - Determinagao de seus assuntos e selegdo de termos de indexacgao ABNT-Associagao Brasileira de Normas Técnicas rangle Nero Procedimento Origa: Projeto 14:001.01-011/91 CB-14 = Comité Brasileiro de Finangas, Bancos, Seguros, Comércio, Administragao @ Documentagao GE-14:001.01 = Comissdo de Estudo de Documentagao NBR 12676 - Documentation - Method for examining documents, determining their ‘subjects, and selecting indexing terms - Procedure Sopgre Descriptor: Documentation 2al pootodeto Valida a partir de 29/10/92 Palavra-chave: Documentago 4 paginas 1 Objetivo 1.1 Esta Norma fixa as condigbes exigives para a pratica normalzada do exame de documentos, da determinagao {de seus assuntos ¢ da selegao de termos de indexagao. Destina-se aos estagios preiminares da indexagao, ndo tratando das praticas de qualquer tipo de sistema de i exagao, pré ou pos-coordenado. E diigida para siste- ‘mas de indexagao nos quals os assuntos dos documen- tos sao expresses de forma resumida, @ 08 conceit S80 registrados avavés dos termos de uma linguagem de - ‘dexagao. Apica-se especialmente aservicos de indexarao independentes @ a servigos de indexacao em rede 1.2 sta Norma pode também orientar os resumidores du- rante a tase de preparagio de resumos e auxilar na ra ugao dos pedidos dos usudris para os termos de uma linguagem de indexagao. 1.3 Esta Norma no ¢ aplca a servigos que empregam téenicas de indexagao automatca: 05 termos que ocor rem nos textes sdo organizados em conjunios ou classes segundo criterios estabelecidos por computador (p. ox Treqbéncia de ocorréncia e/ou de co-ocorréncia no texto). 2 Documentos complomentares Na aplicagao desta Norma é necessario consular 180.2788 - Documentagdo - Drretrizes para o estabe- lecimento € desenvolvimento de tesauros mono: lingues 180 5864 - Documentagao- Diretrizes para estabe- lacimento @ desenvolvimento de tesauros mullin bes. 3 Definigoes Para os efeitos desta Norma so adoladas as detinigdes 03.136, 3.1 Documento ‘Qualquer unidade,impressa ou nao, que seja passive! de catalogagao ou indexagao, Nota: Esta defngo so rlere nfo apenas a materais escrtos ‘0 smpress08 em papel ou suas versées em microforma, {p.e4: tos, mats, agramas, mapas), mas também Suportes nao-mpressos(p ex: egistoslagiveis por ma ‘una, times, gravagoessonoras),cbetstnimenionais realausadascomo especmers. 32 Conceito Quaiquer unidade de ponsamento. O conceito pode ter 0 ‘seu contedo semantica reaxpresso pela combinagso de ‘outros conceites, que podem variar de uma lingua ou de uma cultura para out. 3.3Assunto ‘Tema representado num documento por um conceit ou combinagdo de conceitosLucena de uso exlusio para Univecsidade Estadual Paulista ‘Conia mprasta pelo sistema ABNT Dipl om 010872003. NBR 12676/1992 3.4 Indexagdo ‘Ato de identficare descrever o contouido de um documen: to com termos representativos dos seus assuntos © que constituer uma linguagem de indexacao, 2.5 Termo de indexagio Representagio de um concaito sob uma das seguintes formas: 28) termo derivado da inguagem natural, de preterén cia um nome ou uma locugao nominal, ) simbolo de classificagdo. asa emo preterido ‘Termo utlizado consistentemente na indexagao para te ptesentar um concert; algumas vezes conhecido como *descritor 35.2Termonso-preerido Sindnimo ou guase sindnimo do terme preterido (descr tor), também conhecido como “nio-descrito’. Nao é ati ‘buido aos documentos mas utiizado como remissiva no indice, para instru 0 usuario (Use ou Ver) na procura do termo preter, 3.6 indice de assuntos Listagem alfabétca ou sistematica de assuntos que ind Ca a posigao de cada essunto num documento ou numa calozao de documentos. 4 Condigées especificas 4.1 Estagios da indexacio 4.1.1 Aindoxagao consiste basicaente nos trés estagios ‘seguintes que, na realidade, tendem a se sobrepor: a}exame do documento ¢ estabelecimento do as: sunto de seu conteide, ’) identticagao dos conceitos presentes no assunto; ©) tadugdo desses conceltos nos teimos de uma in quagem de indexagao 4.1.2 Em cada um destes estigios deve-se contar com a ‘ajuda de instrumentos de indexacao, tals como: tesauros, ‘codigos de classiicagao, cabegalnos de assunto, etc 42 Andlige do documento 42.1.0 moto pelo qual um documento pode ser exami: ‘nado depence em grande parte de sua forma fisica. Po- dern-se distinguir dois casos: documentos impressos documentos no-impressos, 421.4 Os documentos impressos representa 0 caso ‘comum nas biblotecas e centras de informagao onde 0 ‘acervo consiste principalmente em monografias, peié ddcos,relatonos, anais de congressos, etc 4.2.1.1.1 A compreonsio destes documentos depende de uma leitura que garanta que nenhuma informagao foi negigenciada. Para isso, deve-se considerar especial mente: 2) hu esubttuo ») resume, se hower ¢) suai 6) inrodugto @) lustragbes, diagramas, tabelas © seus luis expt £) palavras ou grupos de palavras em destaque (su Dinnadas, impressas om tipo dierente, et) 9) reteréncias bbliograticas. Nola: Nao 0 tecomenda indexar apenas por qualquer um des {es elementos iscladamento, pois em muitos casos oes ‘ho rpresentam fone conaveleotip dewtormarao ne cesséra ao indexador, exigndo uma lotura mats apro fundada do document, 42:12 0s documentos nao impressos, tais como os mul timeios, realia, otc... pedem procadimentos diferentes. Nem sempre 6 possivel, na pratic, examing-os integra Imente(p.ex: projetarum fime, etc). Aindexacao, ents, 6 geralmente feita a partir do titulo elou da sinopse. En trelanto, 0 indexador deve ter acesso dota ao documen: to se o titulo e/ou a sinopee lhe parecem inadequados ov imprecisos. 4.3 Identiicagao dos conceltos 44311 Apds examinar o documento, 0 indexador deve ado- tar uma abordagem sistematica para identiicar aqueles cconceltos que sAo os elementos essenciais na descrigao {o assunto, Os servigos de indexacao dever elaborar is tas dos aspecios que forem identicados como impor tantes na drea coberta pelo inaice. As perguntas seguin- tes ilustram 08 aspectos gerais que devem ser inciuidos numa listagem desse tipo: 8) qual 0 assunto de que wata o documento? como se define o assunto om terms de teoras, hi: péteses, ete? }0 ascunto contém uma ago, uma operag, um processo? 6) 0 documento trata do agente dessa ago, opera- G4, processo, etc.” @)0 documento se refere a métodos,téenicas ins ttumentos especiais? {) ess22 aspectos foram considerados no contexto de Um local ou ambiente especial? 49) foram identiicadas variéveis dependentes ouinde- pendentes? h) 0 assunto fo considerado sob um ponto de vata in terdieipinar? (p.ex. um estudo sociologica de re Tigi)LUcenga de uso exclusiva para Universidade Esta Pauista NBR 12676/1992 14.1.1 Na lista anterior estao indicados alguns exempos {dos aspectes Sob os quais qualquer assunto pode ser analisado. Outras perguntas godem ser formuladas para discipinas espectcas, 443.2 Na selagao de conceltoso principal ertério deve sor ‘sempre 0 valor de um conceito para a expressao e recu pperagao de assuntodd documento. Ao fazer escolha dos conceit, 0 indexador deve ter em mente as consuitas ‘que podem ser feitas ao sistema de informagao. Neste contest, 0 ndexador dove: 4) escolher os conceitos aue forem considerados os ‘mais apropriados para uma determinada commu nidade de usuérios ») adaptar tanto os instrumentos de indexagio como (8 propris procedimentos em funcao da retroa- limentaga0 obida através dos pedidos de infor rmago. Esta adaptagao, entretanto, nao deve al- terar a estutura ou a Idgica da inguagem de in- doxacdo. 43.30 indexador nfo precisa necessariamente represen- tar com termos de indexagao todos os conceits ident- ‘icados durante 0 exame do documento. A escola dos Concaites que dever ser selecionados depende da fin lidade para a qual so usados os termos de indexacao Neste caso, as caracteristicas da indexagao mais afeta- das so: seu grau de exausividade € a especiicidade das termos selecionsdos 4.2.3.1 A exaustividade se refere a0 nimero de conceitos (como os associados as perguntas de 4.3.1) representa- ds pelos termos atrouidos a um documento pelo inde- vader. 43.3.1. Os limites da abrangéncia do assunto nfo devern ‘er interpretados de modo muito reetito. Com o cresci mento das redes de inforragao, 6 preciso ter em mente ue 08 termos de indexagao, inicialmente criados. para tm grupo de usuarios (p.ex: cientistas ou técricos), po ‘dom 0 utllzados por outros grupos de usuarios (p.ex. economists). 43.3:1.2Nao se deve estabelecer nenhum limite arbitario ‘ao nimero de termos ou descrtores que possam ser atr- buidos @ um documento. Iso deveria ser determinadoin- teiramente pelo volume de informagbes contido no docu- ‘mento e relacionado com as necessidades esperadas dos Usuarios. A mmposigao deste tipo de limite pode levar a al ‘uma perda de objetvidade na indexagao © a distorga0 {a informagao que poderia vir a ser de valor na recupera- Gao. Se um servgo de indexagao necesita de lmitar 0 ‘himero de termos, a selegao dos conceitos deve ser ‘onentada pelo juigamento do indexadorrelaivamente a0 papel que cada conceito desempenha na expresso do ‘assunto global do documento, 42.32 A especiicidade se retere ao grau de precisdo ‘com que um termo define determinado conceto no do- Ccumento, Ooorre perda de especifcidade quando um Conceito ¢ representado por um termo com signiicado mais generico, Os conceitos devem ser identiicados 0 ‘mais especiicamente possivel. Em certas ocasides, po- ‘dm, preterem-s0 txmos que detinem concsitos mais ge- néricas, dependendo dos seguintes fatores: Cépa mpretee polo stom AGNT Oogial em 01092003 3 a} rau com que 0 indexador considera que a ‘maior especiicdade pode afetar negativamente o ddesempenno do sistema de indexagdo. Um indo xador pode decdir, por exempio, que modelos muito especticas de equipamento podem ser r presentados por termos mais genéticos, como 0 nome do fabrcante ¢taivez da familia de modelos, ‘especialmente nos casos em que esses concetos ‘ccorrem apenas em areas marginals do assunto coberto pelo indice; ) 0 peso atribuido a0 conceito: se 0 indexador con ‘sidera que uma idéia no esta completamente desenvolvida, 6 jusiicavel fazer-se a indexacio hum nivel mais genéric. 43.4 A ientificagdo dos conceitos pode também ser ate tada pelo tipo © documento que esté sendo indexado. Por exemple, a indexacéo resultante de textos de livos, artigos de perddicos, etc. provavelmente dienré da de resumas ou sinopses. 4.4 Selegdo de termos de Indexagao 4.4.1 Ao expressar 08 conceitos por termos de indexapao, © indexador deve observar as seguintes paticas 4) usar os descritores cabivels fa existontes na lin quagem de indexacao utiizada; ') para os termos que representam novos conceitos, eve-se vertcar sua precisdo e acettabidade em inetrumantos de reteréncia, tas como: = dcionérios @ enciclopédlas de autordade reco- nnecida nas suas especialdades tesauros, especialmente os elaborados de acor ‘00 com as ISO 2788 ou ISO 5964; tabelas de classiicagao. 441.4 Pode-se também consuitar especialistas 110 as- sunto, prncipalmente os que lenham conhecimento de indexagao ou documentapao. 2.0 indexador deve estar tamilarizado com estes t os de instrumentas bem como com suas regras, raced: mentos de trabalho e limitagoes, 4.4.30 indexador requentemente encontra conceit que a0 estao presentes nos tesauros ou nas tabelas de cas- sificagao exstentes. Dependendo do sistema em uso, es: tes conceltos podem ser trabahnados de varios modos, por exemplo 4) expressos por termos ou desoritores que sao ime. iatamente admitidos na inguagem de indexaca0; b) representados proviseriamente por termos mals (genériens, deixando o8 novos conceitos para in Clusdo ulterior na inguagem de indexagao 5 Controle de qualidade 5.1 A qualidade de indexagao depende de fatores relat