FLOW CHART PROSES

PT. GEMILANG CIPTA WAWASAN

TAHUN 2018
MARKETING (rev.2)

DIREKTUR
(Jika diwakilkan memakai Surat Kuasa) Penawaran Langsung
- Harga Penawaran
- Jaminan Penawaran
- Surat Kuasa
- Dokumen Teknik
- Dokumen Lain

Persiapan data
ENGINEERING WAREHOUSE PURCHASING HSE, HRD/Legal Data Penawaran

Notulen Pre Tender Head & Site Head & Site Head & Site Head & Site
Raw Material Kontrak Kerja
Undangan / Informasi dari klien MEETING Gambar (Notulen Tender /Sevice Order / Purchase Order / SPK)
Cek Gambar Cek Material Stock - Cek Harga Material Menyiapkan dokumen Meeting GENERAL
PRE TENDER/ GENERAL ADM. Tender/
KLIEN - Incase supplier - HIRAC Kesanggupan Nego
AANWIJZING Estimasi Material
(spec.material) - JSA
Estimasi / Data Penawaran Penawaran Tidak Langsung (kirim dokumen) Yes MANAGER
Rekap Data - Harga Penawaran
Survei Lokasi - CSMS
- Dokumen legal - Jaminan Penawaran No
Budget - Surat Kuasa
Review syarat K3L
Schedule dalam dok.kontrak - Dokumen Teknik
- Dokumen Lain
Evaluasi

Surat Tugas Pelaksanaan Proyek (STPP)

FRM.075
Informasi dokumen pre-tender
- RFQ / BOQ
- Notulen / Memo

USER
Permohonan
Pengadaan
FRM.003
WAREHOUSE
Permintaan
Pembelian
FRM.061 ADM.
Teknikal
Meeting SITE MANAGER
ENGINEERING/QC,
Head Head OPS.
PIC
Schedule
WORKSHOP & PROJECT
Kebutuhan Alat Kerja
Cek Kelengkapan PP
Cek Material PP vs BOQ
Registrasi Nomor Dokumen
ENGINEERING SITE
Kebutuhan Manpower
(rev.1)
Permintaan Pembelian Permohonan Pengadaan Barang FRM.003 Dokumen Serah Terima / Asbuilt
Revisi PP FRM.061
(Kelengkapan Dokumen) - Pembelian barang baru
No Cek No
Revisi PP - Pembelian barang dengan nilai / harga ≥ 5juta Perubahan Desain / Pengembangan PRS.025
PP Pembuatan Alat Bantu
(Kelengkapan Dokumen) - Pengajuan barang (PP) sudah dikurangi stock WH SO

Yes Scrap
Notulen Pre Tender & Tender
WAREHOUSE Perubahan Desain / Instalasi
(Informasi) Data Material (BQ)
Site lain SPK FRM.050
MOM Teknikal Meeting FRM.002
Gambar (FC)

Sisa Material
Permohonan Pengadaan Sesuai Estimasi /
(Segment) Persiapan Material
Koordinasi
WAREHOUSE FRM.003 Cutting Plan Engineering (sesuai permintaan) Progress Pekerjaan
ENGINEERING (Teknik) ENGINEERING WAREHOUSE Kordinasi Pengambilan Material
Cek
WAREHOUSE OPS.
Site Head Head Site No Stock Yes
Kordinasi Head / Site CORD.
(Stock)
Material
(Stock) Notulen Pre Tender & Tender
ECN FRM.069 Data Material (BQ)
ECN Pending FRM.070 SPK FRM.050
Material Stock Gambar revisi (FC) MOM Teknikal Meeting FRM.002
- Material dari pembelian baru Gambar (FC)
- Material sisa pembelian baru yang belum terpakai
Revisi Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian
Kordinasi FRM.061 FRM.061
ADM. (pembelian > 5juta) (pembelian < 5juta atau ≥ 5juta dengan persetujuan GM)
Material Sisa (Segment)
(jika diperlukan) - Material sisa pekerjaan yang masih bisa digunakan Pengambilan Material
OPS. (ukuran, bentuk & kondisi material) (Surat Jalan / Delivery Order) SUPV / QA/QC KLIEN
GA
Material Scrap FOREMAN
Audit Stock (Stock Opname)
- Material sisa pekerjaan yang sudah tidak bisa digunakan
Revisi PP (Material) - Audit stock dilaksanakan sesuai
- Ukuran - Jumlah PRS.021 point 5 dan dilakukan
Gambar (FC)
USER Revisi Yes No - Jenis - dll secara berkala ECN Pending FRM.070 RFI
Cek - Pelaksanaan stock opname Gambar revisi (FC) Support Inspection Report
Kelengkapan PP Penyimpanan Material dari Pengadaan disaksikan oleh divisi accounting Test Package
Dokumen - FIFO dan top management / divisi lain.
Pengadaan - Sesuai Spesifikasi Bahan, Ukuran, Bentuk
Sisa Material
Jasa Permintaan Pembelian - Input ke dalam data stock (Segment) MANPOWER
FRM.061 Completion
FRM.063 PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN Certificate
PIC KLIEN Perencanaan Kontrol & Penelusuran Produk PRS.022
QUALITY QS / PIC KLIEN
No Kordinasi (untuk PO maupun dokumen lain
perihal pembelian (PP / PPJ dari Site, Pengadaan Jasa
Perubahan Serah Terima & Pemeliharaan Produk PRS.023 Inspeksi CONTROL
Desain Desain & Pengembangan PRS.025 Pekerjaan
Yes Purchasing HO harus mengetahui) FRM.063
ADM. Cek PURCHASING PURCHASING Progress QC - Gambar
USER
OPS. PPJ
Head Site Input Material Sisa
ACCOUNTING ke dalam data Stock Pekerjaan Selesai
Head
Registrasi dokumen
Informasi
(input database)
Evaluasi Yes
Survey Supplier No No Survey Supplier
Cek (Cari supplier baru) Cek Pengelolaan Material
(Jika supplier baru) (Jika supplier baru) ADM. WAREHOUSE WAREHOUSE ENGINEERING
Supplier Top Managemen/ Cek (Sisa Pekerjaan)
OPS. & Material
Yes Yes Divisi Lain Sisa Cek & rekap surat jalan material Cek & Rekap hasil pekerjaan
ENGINEERING
No
Penawaran Supplier Penawaran Supplier

Pembayaran
Waiver Request Waiver Request
ENGINEERING FRM.071 Yes Jika ada penggantian material Yes FRM.071 ENGINEERING
Cek sesuai PRS.025 point.6 ( info supplier ) Cek
Head Site
FINANCE Data rekapitulasi ENG & WH
No No
Head
(Kasir) Final Progress Pekerjaan
ADM. SITE /
Evaluasi PROJECT
Inspeksi Material No Ganti material baru No Inspeksi Material
Cek Cek Scrap
(Jika diperlukan) sesuai spec. (Jika diperlukan)
ACCOUNTING permohonan
Yes Yes Yes
Head Data Penagihan
Verifikasi & Validasi Pembayaran Cek permohonan dengan RAB
Cek & No
- General Manager
Apprv.
- Finance Manager Revisi
Kelengkapan Evaluasi
Dokumen FINANCE Cek
No No
Cek FINANCE Cek permohonan dengan RAB Surat Pemberitahuan Penyelesaian Pekerjaan (SPPP)
Output FRM.???
(Laporan Keuangan)
Head Revisi RAB Site Cek Data Penagihan
SITE GENERAL
Yes Yes
MANAGER MANAGER
Sertifikat Material
Copy PO (tidak ada nominal harga)
Yes

Input Hutang PROGRAM Input Pembelian (PO) Data Penagihan

Cek FINANCE ACCOUNTING Sertifikat Copy PO
Head Head ZAHIR Material (tidak ada nominal harga)

PCH WH
No HO HO & SO
Pengiriman langsung Revisi
supplier area Jakarta Dokumen Penagihan
Yes Monitoring No
Schedule PO Head PO Site (supplier - site/project) Monitoring
WAREHOUSE QUALITY WAREHOUSE Cek KLIEN
Pembayaran FRM.004 FRM.004
FINANCE Head CONTROL Site
Cek Cek
Yes No Yes
Head
- Surat Jalan/DO PT.GCW Cek kualitas/ Cek kuantitas/
No Cek kelengkapan Monitoring - Surat Jalan Supplier mutu jumlah - BAST / WAC
dokumen supplier - ESS / WVC
PCH WH Invoice
- Ceklist
HO / SO HO & SO
Pengiriman langsung
supplier area site PO Head
(supplier - site/project) Monitoring
PURCHASING Cek Yes WAREHOUSE
Tagihan masuk
SUPPLIER Material Site
Head - Surat Jalan Supplier FINANCE
dari Supplier PO Site Inspeksi Barang Datang
No - Material sesuai PO Head
- Sertifikat Material

PCH WH
ACCOUNTING HO HO

Head Pengiriman transit

Monitoring
(supplier - head - site/project) Monitoring
WAREHOUSE
PURCHASING Mencatat transaksi PO & PTPO Head
Head Tagihan masuk
- Material < 3 hari harus cek QC, tapi tidak dibuatkan IBD (stock)
dari Supplier
- Material > 3 hari harus cek QC dibuatkan IBD (stock)

Komplain
(Hasil cek QC) NCR
PURCHASING
Head / Site

FINANCE & ACCOUNTING (rev.1) PURCHASING (rev.3) WAREHOUSE (rev.2) ADMINISTRASI (rev.1)