‫بنتخرج مابنعرفش نخاطب الشركات أو المؤسسات بطريقة رسمية‪ ،‬سواء لو‬ ‫ّ‬ ‫ما اتعلمناش في الجامعة إزاي نكتب

نكتب إيميل صح! ولما‬

‫دربت نفسك على الكالم ده هتالقيك مع الوقت بتكتب‬
‫ّ‬ ‫لو‬ ‫وبعضها‪.‬‬ ‫شغاله‬ ‫اللي‬ ‫بندور على شغل‪ ،‬أو حتى في المراسالت بين الناس‬
‫ّ‬
‫‪.‬إيميالت احترافية ببساطة‪ ،‬ومن غير ماياخد منك وقت كبير في كتابته‬
‫" ‪ " BCC‬و بين " ‪ " CC‬و ما هو الفارق بين‬
‫‪:‬وإسلوب كتابة الرسالة اإلحترافية ) ‪ ( Formal‬أجزاء اإليميل الـ الفورمال‬
‫بيتكون من ‪ 3‬أجزاء رئيسية (تحية البداية ‪ -‬نَص الرسالة ‪ /‬الـ‬
‫ّ‬ ‫الخاتمة)‪ .‬بيتكتب باللغة ‪ Body Text -‬اإليميل الرسمي في الغالب‬
‫اإلنجليزية على األغلب‪ ،‬أو بتكتبه بلغة الشخص اللي بتراسله (طالما انت متأكد إنه "مش متمكن من اإلنجليزية")‪ ،‬أو في بعض‬
‫‪.‬الدول العربية زي دول الخليج أغلب مراسالتهم بتكون باللغة العربية‬
‫‪:‬تحية البداية ‪1.‬‬
‫بتبدأ رسالتك بتحية عامة (زي‪ :‬إزيك يا فالن‪ ،‬أو عزيزي فالن‪ ،‬أو صباح الخير) ‪ ،‬أتمنى إن كل شيء يكون على مايرام •‬
‫‪• Dear Person,‬‬
‫‪• Hope all is well.‬‬
‫‪• Good Morning Mr. Person,‬‬
‫!‪• Hope all is going great‬‬
‫‪• Greetings from "Organization's name",‬‬
‫‪• It is our pleasure to reach out you today.‬‬
‫تنوع كل مرة في‬ ‫يُفضل تكتب التحية األولى في سطر‪ ،‬والتانية في سطر‪ ..‬وطبعا ً فيه تحيات خاصة بالمناسبات واألعياد‪ ،‬فحاول ّ‬
‫‪.‬أسلوب التحية‬
‫بإسمه طبعا( >‪" Hello <person-name‬أهالً فالن( •‬
‫‪ ،‬يفضل تخاطبه بالعنوان ‪" Dear person‬لو بتخاطبه ألول مره ويعني تعرفه نص نص‪ ،‬ممكن تقول له "عزيزي فالن •‬
‫‪ Dr. - Eng. - Prof.‬الوظيفي الخاص به‬
‫في جميع ‪ Mrs‬ولو تعرف انها مدام يبقى ‪ Ms‬أو لو بنت آنسه ‪ Mr‬ولو ماتعرفش تخصصه‪ :‬لو بتكلم رجل هتسبق إسمه بـ •‬
‫‪ Ms.‬األحوال ريح نفسك و أكتب‬
‫)‪ Hope all is well‬التحية إما إنها تبقى رسمية جداً‪( ،‬زي‪ :‬آمل إن كل شيء على مايرام •‬
‫)‪ Hope all is going great with you‬أو رسمية نص نص‪( ،‬آمل إن كل أمورك تسير على نحو جيد •‬
‫‪ ،.‬ودي ممكن تستخدمها مع فريق عملك)?‪" How are you doing‬أو مش رسمية خالص‪( ،‬انت عامل إيه؟ •‬
‫‪ Body Text:‬نَص الرسالة الـ ‪1.‬‬
‫صلب الموضوع اللي بتبعت الرسالة عشانه‪ ،‬وغالبا بتبدأ بجملة خبرية‪( :‬زي‪ :‬أنا عملت كذا‪ /...‬نظرا لظروف كذا‪/....‬‬ ‫بتدخل في ُ‬
‫)‪...‬بخصوص المشروع الفالني‬
‫‪Regarding to our last meeting, this is the meeting minute's notes.‬‬
‫أو زي‪،،‬‬
‫‪It was supposed to call you yesterday to confirm our next meeting, but excuse me I faced...‬‬
‫فقرات حجم مناسب جدا ً لرسالتك‪ ٤ ،‬يعني شغال‪ ،‬إنما أكتر من كده هيكون اإليميل ممل وصعب يالقي اهتمام‪( ،‬لو قلنا إن ‪• ٣‬‬
‫‪).‬الفقرة الواحدة مكونة من سطرين لـ ‪ ٣‬أسطر‬
‫مهم جدا ً إن الفقرة األولى من رسالتك تكون فاتحة للشهية ومش سلبية‪ .‬يعني إيه فاتحة للشهية ومش سلبية؟ •‬
‫فاتحة للشهية يعني تبدأ كالمك بجملة تخلي اللي بيقرأ رسالتك يحس إنه عاوز يكملها لآلخر؛ فمثالً ممكن تتكلم عن الشخص ‪-‬أو‬
‫المؤسسة‪ -‬اللي انت باعت له‪ ،‬تقول له انت تعرفه منين‪ .‬أو تعبّر عن سعادتك انك بتتواصل معاه ألول مرة‪ ،‬أو تذكر سبب انك‬
‫‪.‬بتراسله‪ ..‬كده‬
‫‪ ،‬ومش سلبية يعني حتى لو بتبعت إيميل تلوم فيه شخص إنه أهمل في تأدية مهمة‪ ..‬الزم الكالم في البداية يخلي الشخص عنده‬
‫قابلية انه يستقبله ويسمعه‪ ،‬ألن الرسائل السلبية في أول الرسالة بتقفل نفسية المتلقي من الرسالة كلها‪ ،‬وعشان "الكالم المكتوب"‬
‫صل‪ %٢٠‬بس من اللي انت عاوز توصلّه‪ ،‬فبالش كالمك يتفهم بشكل أسوأ من اللي انت تقصده! فاكتبهم بنِفس حلوة وبإسلوب‬ ‫بيو ّ‬
‫‪.‬تحترم فيه اللي بتوجه له رسالتك‬
‫لو القيت كلمة “أنا” متكررة في رسالتك كتير‪ ..‬حاول تقلل منها‪ ،‬استبدلها بكلمات وضمائر تانيه (مثالً‪" :‬كان من المفترض انه •‬
‫يكون فيه اجتماع مع فالن باألمس" – بدال من‪" :‬أنا كنت هقابل فالن أمس") عشان لغة اإليميل بتاعك تكون متزنة ومش طاغي‬
‫‪.‬فيها "األنا"‪ ،‬وده بيفرق لو عاوز كالمك يؤخذ على محمل الجد‬
‫غير رسمية بالمرة‪ ..‬ماتحاولش تكتبها في إيميل مهم‪ ،‬ممكن تكتبها بينك وبين أصحابك عادي‪: & - thnx - ur) ،‬الرموز (زي •‬
‫صل انطباع عنك إنك شخص غير جاد في شغلك‬ ‫‪.‬إنما اإليميالت الرسمية فده ممكن يو ّ‬
‫‪:‬خاتمة الرسالة ‪1.‬‬
‫صل فيها هدفك الرئيسي من الرسالة باختصار‪ ،‬أو بيتم من خاللها اإلتفاق على شيء بعينه‪ ..‬يعني‬
‫بتو ّ‬
‫‪... (Kindly check my resume in the‬لو عاوز الشخص اللي بتراسله يبعت لك ملف أو يشوف سيرتك الذاتية •‬
‫)‪attachments. Thanks‬‬
‫‪.. (Please, await your feedback by‬أو لو المفروض يبعتلك رأيه في حاجة فبتستأذنه يبعتهالك في معاد معين •‬
‫)‪today. Thanks‬‬
‫‪.. I am looking forward to meeting you soon. This is‬أو هتتقابلوا‪ ،‬فمحتاج منه يحدد معاد أو مكان للمقابلة •‬
‫‪my contacts info for further questions...‬‬
‫‪.‬المهم تكون المهمة اللي هيعملها الشخص اللي بتبعت له‪ ،‬واضحة‬
‫‪ ،‬ويفضل تقول الطلب في إسلوب أدبي ‪-‬غير ‪ ، kindly‬ورجاءا ً ‪ please‬ضروري في الطلب تستخدام كلمات زي‪ :‬من فضلك •‬
‫‪.‬مباشر‪ -‬ومختصر‬
‫‪) (Have a nice day - See you there -‬في آخر رسالتك خالص بتشكره وتقدمله تحية الختام (زي‪ :‬تحياتي أو بالتوفيق •‬
‫وتمضي بإسمك في السطر اللي تحتها‪ ،‬مع معلومات التواصل معاك (التليفون ‪ -‬البريد )‪All the Best - Best Regards‬‬
‫‪:‬اإللكتروني‬
‫‪Kindly check my resume in the attachments. Thanks.‬‬
‫‪Best Regards,‬‬
‫‪Ahmed Ali‬‬
‫‪Freelance Product Designer‬‬
‫‪+2043089784 - a.ali@example.com‬‬
‫‪.‬الشكر والتحية واإلمضاء مهمين جدا ً في آخر رسالتك‬
‫‪:‬قبل ما تبعت اإليميل‬
‫"وتبعت رسالتك "اإلحترافية ‪ Send‬شوية أمور الزم تاخد بالك منها قبل ماتدوس على زراإلرسال‬
‫‪ ،‬اختاره بعناية شديدة‪ ،‬ماتكتبش فيه أي كلمتين والسالم أو ‪ subject‬اتأكد كويس جدا ً من عنوان رسالتك اللي بتكتبه في خانة الـ •‬
‫‪.‬تسيبه فاضي! "العنوان" ممكن يخلي الشخص يقرر يفتح رسالتك‪ ،‬أو يأجلها لوقت غير مسمى‪ ،‬أو إنه مايفتحهاش خالص‬
‫‪ person's name cv‬أو ‪ my resume‬فمثالً‪ ،‬لو بتبعت السيرة الذاتية بتاعتك لشركة أو شخص‪ ..‬ما تكتفيش بس بكلمات زي‬
‫‪ ،:‬إنما ممكن تكتب عنوان رشيق زي‬
‫‪Hello Mr. Folan, I am interested to join your team‬‬
‫‪:‬أو بأسلوب جاد أكتر‪ ،‬بس واضح فيه االهتمام بالوظيفة دي بالتحديد‬
‫‪Business Developer for netknowlogy | Person's Name Resume‬‬
‫‪ Fw: ،‬المرة دي لحد تاني‪ ..‬احذف من عنوان الرسالة كلمة ‪ forward‬لو كنت بعتت إيميل لحد قبل كده‪ ،‬وبتعمل له تمرير •‬
‫اعمل إعادة تسمية لرسالتك لو هتبعتها من جديد)‪ ،‬واحذف من نَص الرسالة التفاصيل الزيادة (واللي بتظهر لما بتيجي تبعته تاني) (‬
‫زي تاريخ الرسالة اللي فاتت وإيميالت األشخاص اللي بعتت لهم قبل كده‪ ..‬يعني خلي رسالتك "جديدة" كأنها مبعوته ألول مرة‬
‫‪.‬للشخص اللي بتراسله‬
‫تحول الكلمة ‪ Copy-Paste‬في رسالتك‪ ،‬ال يستحسن انك تاخدها نسخ ولصق ‪ URLs‬لو فيه روابط خارجية •‬ ‫‪ ،‬لكن األفضل إنك ّ‬
‫المكتوبة لرابط‪ ..‬طب تعمل ده إزاي؟‬
‫هتطلع ‪ ، ctrl+L‬واضغط‪ select-‬مثالً‪ ..‬ظللها ‪-‬بالـ ‪ Click here‬بعد ما تكتب في رسالتك الكلمة اللي عاوز تحولها لرابط‪ ،‬زي‬
‫بتاعك‪ .‬بس كده‪ ،‬الكلمة دي بقت رابط لما الشخص هيدوس عليه هيتفتح له الرابط في نافذة ‪ URL‬لك نافذة‪ ،‬تضع فيها الرابط‬
‫‪.‬مستقلة‬
‫؟‪ To – CC – BCC‬عشان تبقى فاهم‪ ،‬إيه الفرق في اإليميل بين الخانات التالتة •‬
‫بتكتب فيها إيميل أكتر شخص انت بتقصده برسالتك‪ ،‬وممكن تكتب أكتر من إيميل لكذا شخص‪ ،‬بتكتب عنوان اإليميل ‪• To:‬‬
‫‪ ،‬وبالطريقة دي تقدر تبعت ‪ info@example.com, info2@example.com‬وبعديه فاصلة ومسافة ‪Email Address‬‬
‫لعدد من اإليميالت حسب العدد اللي بيسمح بيه مزود خدمة اإليميل اللي بتستخدمه‪ ..‬بيوصل في الغالب لحد ‪ 100‬إيميل في الرسالة‬
‫‪.‬الواحدة‬
‫نسخة طبق األصل"‪ ..‬بتكتب فيها إيميالت األشخاص "وليكن زمايلك في الشغل" اللي عايزهم " ‪ Carbon Copy‬يعني ‪• CC:‬‬
‫‪ ،‬وليكن المدير"‪ ،‬ونفس الشخص ده ‪-‬المدير‪ -‬يقدر ‪ To‬يعرفوا انك بعتت اإليميل بتاعك لشخص معين "اللي موجود إيميله في خانة‬
‫‪.‬يشوفهم ‪-‬زمايلك‪ ،-‬ويقدروا كلهم يردوا على نفس الرسالة ويفتحوا محادثة مابينهم‬
‫نسخة طبق األصل عمياء"‪ .‬في الخانة دي بتكتب ايميالت األشخاص اللي عاوزهم " ‪ Blind Carbon Copy‬يعني ‪• BCC:‬‬
‫مش هيشوفوا الناس اللي اتكتبت )‪ CC‬و ‪ To‬يشوفوا الرسالة "وهيعرفوا انت باعتها لمين تاني"‪ ،‬لكن بقية الناس (اللي في خانة‬
‫‪ BCC.‬إيمالتهم في خانة الـ‬
 ‫بالنسبة للملفات المرفقة‪ ،‬خليها منظمة وليها أسماء واضحة‪ .‬منظمة يعني ماترفعش صور كتير مثالً‪ ،‬األحسن انك تجمعهم الصور •‬
‫كلها في ملف واحد مضغوط وترفعه‬
‫‪ ،‬ولها أسماء واضحة يعني تختار أسامي فيها تفاصيل عن الملف نفسه‪ ،‬بحيث لو أنا بعمل بحث في اإليميل بتاعي‪ ..‬أوصل بسهولة‬
‫للملف المقصود اللي انت بعتهولي‬
‫وبس تسيبها على كده! أل‪ ،‬اكتب اسمك فيها واسم الوظيفة أو ‪ my resume‬؛ فمثالً لو بتبعت سيرتك الذاتية ماتكتبش عنوانها‬
‫‪:‬الدور اللي هتؤديه‪ ،‬زي‬
‫‪Your Name's Resume – Role's Name-Jan2015‬‬
‫عشان يبقى واضح عنوانها للشخص لما ييجي يحملها ويخزنها على جهازه‪ ،‬يعرف يرجعلها بسهولة ويعرف من اسمها دي بتاعت‬
‫‪.‬مين‪ ،‬ويتواصل معاك‬
‫نفسه‪ ،‬بدل ما تسيبه فاضى! أو ‪ Body Text‬يفضل تكتبه في نَص الرسالة "‪ "cover letter‬لو بتبعت ملف تعريفي عن نفسك •‬
‫‪! (Hi folan, Please check my resume and cover‬تبقى رسالتك عبارة عن سطر واحد وال سطرين زي كده‬
‫)‪letter in the attachments. Thanks‬‬
‫في المرفقات مع السيرة الذاتية‪ ،‬بس المهم ماتسيبش نَص الرسالة فاضي أو ‪ ، cover letter‬مفيش مانع انك تخلي نسخة من الـ‬
‫صل عنك إنك مش مهتم تنضم للمؤسسة اللي‬ ‫فيه كلمتين بس‪ ،‬ألن ده غير محفز للشخص إنه يهتم بالملف اللي انت باعته‪ ،‬ألنه بيو ّ‬
‫!بتبعت لها‪ ،‬انت عمال تبعت ألي مكان وخالص‬
‫في أول ال ُج َمل‪ ،‬الفاصلة في ‪ Capital‬تجنب األخطاء اإلمالئية‪ ،‬والخطأ في قواعد اللغة‪ ،‬أو إهمال عالمات الترقيم (الحروف الـ •‬
‫‪:‬وسطها‪ ،‬والنقطة في آخرها‪ ...‬إلخ)‪ .‬مثالً من األخطاء الشائعة في قواعد اللغة اإلنجليزية وفي الكتابة‬
‫‪:‬ألن الصح بتاعها هو ‪ I look forward to hear from you‬إنك تكتب •‬
‫‪I look forward to hearing from you‬‬
‫بالشكل ده‪ ..‬ده معناه انك إما بتقول كالم بصوت عالي أو بتزعّق‪ ،‬فبالش طبعا ‪ CAPITAL‬إنك تكتب كالم كل حروفه كبيرة •‬
‫علَم‬
‫‪.‬تستخدم اإلسلوب ده في الكتابة‪ ،‬إال إذا كان فيه كلمة هي "اختصار" السم أو اسم َ‬
‫تقدر تستعين بكتاب بسيط زي‬
‫"‪"The Elements of Style‬‬
‫‪..‬عشان تعرف منه األخطاء الشائعة في الكتابة باإلنجليزية‪ ،‬وإيه الصح بتاعها‬
‫لحد ما توصل ‪ Google / Bing translate‬ولو اإلنجليزي بتاعك مش قوي مفيش مانع انك تاخده تترجمه وتعدّل فيه على‬
‫ألفضل صياغة‪ ،‬أو تستخدم أداة لمراجعة القواعد‪ ،‬زي جرامر تشيك ‪ ..‬هي مش أدوات قوية أوي لكن مع الوقت ممكن تُك ِسبَك‬
‫‪.‬حصيلة لُغوية ومجموعة مالحظات في القواعد‬
‫‪..‬آخر وأهم حاجة‬
‫وروح اعمل المشروب بتاعك‪ ،‬أو اتحرك مدة ‪ 5‬لـ ‪ 10‬دقايق‪ draft ،‬راجع إيميلك مرة واتنين وتالته‪ ،‬سيب نسخة محفوظة •‬
‫وبعدين تعال شوف الرسالة بتاعتك بعين جديدة ودماغ أنشط‪ ،‬هتالقي نفسك بتضيف وتعدّل عليها لألحسن‪ ،‬وده بالتأكيد هيخدم‬
‫‪.‬تحقيق الهدف من رسالتك‬
‫واتمرن عليه‪ ،‬ألن المراسالت باإليميل دلوقتي مهمة جدا ً وبتستخدم بقوة‪ ،‬ولو كتابتك‬
‫ّ‬ ‫نصيحــة‪ :‬اتعب في كتابة اإليميل في األول‬
‫‪ Reports‬احترافية دي بيفرق معاك جداً‪ ،‬وكمان ألن ده هيعلمك تكتب حاجات أعقد من كده في المستقبل (زي كتابة التقارير‬
‫‪).‬ألي مشروع هتشتغل عليه في المستقبل ‪ Proposals‬والملفات التعريفية‬
‫هو نسخة كربونية‪ ،‬أي داخل هذا الحقل يمكن كتابة عناوين بريدية لكي يتم ارسال نفس الرسالة إليهم‪ ،‬أما ”‪ “CC‬المقصود بكلمة‬
‫فالمقصود بها هو “نسخة كربونية عمياء” ومعنى كلمة عمياء أنه يتم إضافة عناوين بريدية أيضا ً من أجل ارسال نفس ”‪“BCC‬‬
‫التي يمكن للمستخدمين اآلخرين معرفة العناوين اإللكترونية ”‪ “CC‬الرسالة لهم ولكن هذه العناوين التظهر لآلخرين على عكس‬
‫‪.‬التي تم ارسال هذه الرسالة إليها أيضا ً‬
‫•‬