ANALISIS DOCUMENTAL

Luego de analizar la entrevista se han observado una serie de falencias en la

parte documental de la empresa las cuales son de gran importancia, una de las
principales falencia y tal vez la más grave es que el archivo de la unidad no
cumple con la normatividad básica de la ley 594 de 2000 se toma esta falencia
como una de las más graves debido a que en el momento que el archivo no
cumple la normatividad de la ley 594 de 2000, se empiezan a desglosar diferentes
dificultades y falencias con respecto a la documentación en la empresa y su
archivo . Como lo son la falta de creación de documentos oficiales por parte de la
empresa esto conlleva a que la mayoría de los documentos de la empresa sean
informales por tal motivo no cuentan con técnicas o al menos una técnica o
medios de recolección esto quiere decir que no cuenta con soportes documentales
(CDS, cintas magnéticas, videos, etc.) Que son soportes de gran utilidad en la
empresa, que servirían para lograr una buena documentación más eficaz y
ordenada; además en la empresa no se cuentan con los recursos necesarios para
la producción documental como lo son las tintas; se evidencia que para la
empresa no es importante los tamaños, la calidad y los tipos de soportes de igual
manera no tienen claro el uso y la finalidad de los diferentes documentos de la
empresa , además otra de las falencias de suma importancia encontradas luego
de la entrevista es que no cuentan con normas adecuadas en cuanto a la
formalidad, la imagen corporativa ni el tipo de letra que se debe utilizar en esta .
La empresa no cuenta con una recepción pero a pesar de esto cuentan con
diferentes páginas web y correos electrónicos como medios de información, el
problema es que hace falta una recepción para que así esta empiece a contar con
un fax , mensajería y otros medios de información que sería de gran ayuda para
que los documentos empiecen a ser oficiales , recepción también sería de gran
ayuda para la parte documental de la empresa ya que esta se encargaría de
diferentes falencia que hay en la empresa como la verificación y control de folios,
anexos, copias, firmas, etc. Así mismo esta recepción se encargaría de el manejo
de constancias de recibos y el sello de la empresa que es de suma importancia
para tener cualquier documentos certificado y tener claro que este documento si
salió o ingreso a la empresa. Respecto a los documentos externos de la empresa
se puede evidenciar que la empresa no identifica las dependencias destinatarias
de las competencias a pesar de que cuentan con un análisis de la competencia
claro, tampoco cuenta con un buzón o casilleros específicos para la clasificación
de los documentos ya que la única manera de clasificación de documentos es en
carpetas , debido a esto es imposible que la empresa reasigne el destino de algún
documento cuando sea mal direccionado esto conlleva a un grave problema ya
que si algún documento de suma importancia es mal direccionado será imposible
su recuperación de igual manera no se cuenta con un control de entrega de
documentos y no se es posible saber si el documento fue entregado o no y en qué
momento esto solo se hace a través de los diferentes medios de comunicación
entre el gerente y el destinatario pero sería mucho más eficaz poder tener un
registro claro de la entrega de los diferentes documentos externos. Gracias a la
entrevista se pudo observar que la empresa tiene una gran dificultad a nivel de la
organización documental ya que no cuenta con unidades administrativas y
funcionales y no tienen tabla de retención documental, no controlan el tratamiento
y organización de los documentos ni se determinan los sistemas de organización,
a pesar de que en la unidad existe una ubicación de documentos exacta no se
cuenta con ningún tipo de sistema o proceso para las diferentes consultas de los
documentos pero si cuenta con un sistema de registro y control de préstamos ya
que para el gerente es de vital importancia tener un buen registro de los activos en
la empresa y más cuando son préstamos o cuentas por pagar ; es necesario que
la empresa haga algún tipo de evento para una sensibilización y toma de
conciencia ya que nunca se ha hecho una, otra falencia de suma importancia es
que no cuentan con un plan de prevención y acciones en caso de desastres, en la
empresa las instalaciones son de suma importancia por lo cual frecuentemente se
hacen inspecciones y diariamente se hacen mantenimientos en los diferentes
entornos de la empresa, en los cuales estos mismos mantenimientos los ayudan
hacer los trabajadores ya que ellos tienen clara la importancia de las instalaciones
y de su buen funcionamiento de igual forma la empresa cuenta con personal
específico para el aseo y el orden de las diferentes instalaciones pero cuando no
se cuenta con personal de limpieza son los mismos trabajadores quienes se
encargan de contribuir con el aseo de sus respectivas áreas, lo que no se
evidencia es un personal específico para la limpieza de los documentos pero
según el entrevistado el mismo gerente se encarga de mantener los documentos
limpio y en buen estado analizando esto una ventaja seria que otra persona se
encargara de este orden y aseo con los documentos para que estén a salvo y para
una mayor eficacia en la documentación, también se puede notar que la empresa
cuenta con diferentes días de fumigación para controlar plagas o cualquier tipo de
insectos que se estén propagando. El gerente general de la empresa se encarga
de conservar el archivo de mayor importancia para la empresa y de igual forma
eliminar el archivo que ya no sea necesario ya que es el quien digitaliza los
documentos que sean necesarios para la empresa, pero se evidencia que el
gerente solo hace conservación de los documentos más importantes dejando de
lado los demás y la conservación es informal ya que conserva los documentos en
su casa o en carpetas especificas pero no está cumpliendo con una conservación
adecuada.
ANALISIS DE ARCHIVO
En el archivo de la empresa es en el área donde más falencias importantes e
encuentran ya que la empresa no cuenta con un archivo eficaz y además no
cuenta con los diferentes soportes necesarios; no manejan cartas empresariales,
no cuentan con memorandos, circulares NTC, certificados y constancias, actas
NTC; a pesar de que la empresa cuenta con un equipo de cómputo este solo lo
maneja el gerente general.
ANALISIS SERVICIO AL CLIENTE
Luego de la entrevista se pudo observar que tanto el gerente general como los
empleados tiene claro la gran importancia de tener un excelente servicio al cliente
por lo tanto cuentan con diferentes estrategias para lograr un buen servicio al
cliente, a pesar de que estas estrategias son informales y no están patentadas el
gerente da instrucciones sobre cómo tratar a los clientes para que se sientan
satisfechos, además el gerente es la persona que más contacto tiene con los
clientes, también cuentan con ciertas estrategias para vender los productos
dependiendo la época del año se practican las estrategias que el gerente estipula
que pongan en práctica aunque es el quien más tiene contacto con esta parte de
las estrategias para vender los productos ya que es el quien se encarga de las
ventas y del comercio de los productos además de encargarse de la comunicación
con los clientes y de atenderlos. En esta empresa no cuentan con personal
específico para las ventas ya que los clientes se comunican directamente con el
gerente y es con él con quien hacen las compras además no es necesario ya que
los clientes vienen ciertos días sin tener cruces de tiempo en algún momento en la
semana y siempre es el gerente quien se encarga de atenderlos, debido a que en
la empresa la mayoría de los clientes son frecuentes el mismo gerente se encarga
de dialogar con los clientes y saber si sus necesidades están siendo satisfechas o
por el contrario tienen alguna necesidad sin cumplir además los clientes se sienten
a gusto en el momento de comprar ya que los clientes son personas con mucha
confianza en la empresa y cuando vienen son muy bien atendidos por el gerente y
es notorio que se sienten a gusto en la unidad productiva, para el gerente general
es de suma importancia el trato a los clientes y satisfacer sus necesidades, por lo
tanto el mismo cuenta con diferentes estrategias para satisfacer al cliente debido a
estas estrategias estipuladas por el gerente para que los clientes se sientan a
gusto desde el primer día que entran en contacto con la empresa los nuevos
clientes la mayoría de las veces se vuelven clientes frecuentes a pesar de que la
mayoría de la publicidad es informal el gerente se hace cargo de lanzar diferentes
publicidades en las diferentes épocas del año cuando son de mayor frecuencia las
compras de Jean, ya que la mayoría de los clientes son frecuentes el gerente tiene
sus diferentes objetivos estipulados sobre las ventas mensuales.