Professional Documents
Culture Documents
Nota Suratrasmi PDF
Nota Suratrasmi PDF
(INTAN)
Nota
'Memo Berkualiti
'i£i
I"-
! .'
I
PUSa' Komun;kas; dan Pembangunan La';han (KOMUNIKASIJ
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Kampus Utama Jalan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur
' __
Surat merupakan salah satu daripada alat komunikasi bertulis pada hari ini. Surat dapat
dibahagikan kepada dua jenis iaitu surat rasmi dan surat tidak rasmi. Surat rasmi
merupakan salah satu alat komunikasi bertulis yang memainkan paranan yang penting
dalam kerjaya masa kini. Surat adalah dokumentasi yang mampu dijadikan bahan
rujukan apabila timbul sesuatu masalah. Selain daripada itu, surat juga boleh
memainkan peranan sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau negara.
JENISSURAT
TAKRIF
a. Surat Tidak Rasmi: Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada
individu yang lain untuk tujuan tidak rasmi.
• Pennohonan
• Rayuan
• Bantahan
• MakJuman
• Arahan
• Ucapan (tahniahltakziah)
• Penghargaan
• Perakuan
• Jemputan
• Cadangan
• . Pesanan
• Perjanjian
• Pekeliling
• lringan
8. Pengakuan kesetiaan
9. Penerima salinan
• Correct (Betul): 'Surat yang dihasilkan itu perlulah betul dari segi '
penggunaan bahasa, data, fakta, maklumat, dan
teknik penulisannya.
• Clear (Jelas): Sesuatu surat yang ditulis itu sudah tentulah ada
tujuan yang hendak disampaikan kepada pihak
sasaran.Untuk mencapai objektif tersebut,
mes~ yang hendak disampaikan itu perlulah
dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami
oleh pembaca.
• Comprehensive (Lengkap):
Segala data, fakta, dan maklumat yang
diperlukan hendaklah dinyatakan dengan
Jengkap.
* Polite (Kesopanan): Nada dan kesopanan surat sama ada surat tidak
rasmi mahupun surat rasmi memainkan peranan
penting. Surat merupakan alat komunikasi. Jika
surat yang ditulis itu boJeh· menimbulkan perkara
yang negatif maka akan berlakulah kegagalan
dalam komunikasi (Communication breakdown).
Justeru, untuk memperlihatkan kesopanan
dalam surat naka terciptalah laras bahasa surat
rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu daJam
penulisan surat rasmi.
Rumusan Prinisip Penulisan Surat Rasmi: 4 C+ P
C: • Ejaan
Correct (betul) • Tatabahasa
• laras bahasa(penggunaan ganti nama dan gelaran)
• data, fakta, dan maklumat
• wacana
• format
• teknik
C..
', • tujuan
Clear (jelas) • perkara/tajuklmesej
• prosedur penulisan/protokol
• struktur penulisan
P: Pblite • Diplomasi
(Bersopan • Wacana honnat
santun dan • Wacana rujukan
hormat) • Wacana .harapan
• Wacana antisipasi
Laras Bahasa Surat Rasmi
Dalam penulisan surat, kita sering menggunakan rujukan ganti nama orang
pertama, kedua, dan ketiga. Penggunaan ganti nama da[am penulisan
surat rasmi dan tidak rasmi adalah bebeza.
Penggunaan Kata Pemeri: Dalam bahasa Melayu hanya ada dua kata
pemeri iaitu ialah dan adalah. Kata pemeri
ialah unsur yang menjadi perangkai di antara
sUbjek dengan frasa utama dalam predikat.
Perangkaian ini boleh dilakukan dengan dua
cara iaitu dengan menggunakan kata pemeri
ialah dan adalah. Penggunaan kata pemeri
ialah digunakan apabila terdapat persamaan
(ekuatif) antara subjek dan predikat.
Contoh:
a. Contoh:
* Adalah dimakJumkan
* Tuan adalah dimaklumkan
* Adalah berjalan kaki ke sekolah
Kata pemeri tidak boleh digunakan sebagai penerang predikat yang terdiri
dariRada kata nati dan kata nama, contohnya:
Adalah saya merujuk surat tuan KP(PP) 0047/30 Jld.29 (55) bertarikh 28
November 1998 mengenai perkara tersebut di atas.
Saya merujuk surat tuan KP(PP) 0047/30 Jld.29 (55) bertarikh 28 November
1998 tentang/berkaitan perkara tersebut.
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pelltadbiran Kerajaall
Surat-menyurat antara jabatan dan dengan orang ramai hendaklah dibuat dengan
jelas supaya surat itu terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan sesiapa
yang mernoacanya.
Lazimnya muka pertama surat rasmi tersebut ditaip di atas kertas yang mempunyai
nama dan alamat jabatan yang sudah sedia dicetak. Hal ini akan menyenangkan
orang ramai dan jabatan lain mengalamatkan surat balasan ataupun mengetahui letak
sebenarnya sebuah jabatan itu. Penggunaan kertas rasmi bercetak jabatan, memberikan
seb.uah surat itu kuasa dan pandangan yang sepatutnya daripada penerimanya.
Semua surat rasmi yang ditujukan kepada Jabatan Kerajaan atau orang ramai
hendaklah perlu dimulakan dengan perkaman Tuan ataupun Puan sahaja. Bentuk
pembukaan rencana surat itu selanjutnya bolehlah dirnulakan sesuai dengan
kandungannya tempi bentuk pembukaan seperti yang berikut boleh juga diguna pakai
iaitu:
Sungguhpun pembukaan surat rasmi boleh dimulakan dengan cara-cara yang difikirkan
sesuai oleh penulis tetapi setiap surat hendaklah ,diakhiri dengan perkataan Saya yang
menurut perintah sebelum ditandatangani pegawai yang berkenaan, iaitu tidak kira
pangkat pegawai yang menandatangani sesuatu surat itu.
Setiap pegawai yang menandatangani sebuah surat itu adalah berbuat sedemikian bagi
pihak Ketua Jabatan, sekiranya beliau bukanlah Ketua Jabatan sendiri dan nama
pegawai itu hendaklah ditaip dengan jelas di bawah tandatangan seperti dalam
contoh yang berikut:
Semua surat rasmi hendaklah mempunyai nombor rujukan fail. Hal ini sangatlah
mustahak bagi mengesan surat dan untuk mengambil tindakan selanjutnya. Setiap surat
juga perlu diberi tajuk supaya jawapan yang diterima kelak akan juga mempunyai tajuk
yang sama. :fajuk-tajuk ini hendaklah sebaik-baiknya membayangkan kandungan surat
yang berkenaan.
Sekiranya sesuatu surat itu ialah jawapan kepada surat yang diterima dari luar, maka
surat Jabatan hendaklah mempunyai tajuk yang serupa dengan surat yang diterima dari
luar itu (iaitu jika ada tajuk pada surat itu). Jika penulis luar itu ada memberikan rujukan
kepada suratnya, maka surat jabatan itu hendaklah juga menyebutkan rujukan surat
yang dibalas itu.
Semua perenggan dalam surat, melainkan perenggan yang pertama hendaklah diberi
nombor yang berturutan. Jika sekiranya sesuatu surat itu melebihi satu muka surat,
maka setiap muka yang lebih itu hendaklah juga diberi nombor muka surat yang
berturutan. Nombor-nombor atau huruf-huruf adalah juga perlu diberikan kepada
lampiran yang disertakan dalam sepucuk surat itu seperti Lampiran 1 ataupun Lampiran
A. Nombor atau huruf lampiran ini mestilah sama dengan yang disebutkan atau
dinyatakan di dalam surat.
Lazimnya setiap surat rasmi itu hendaklah ditulis berkenaan dengan satu perkara
sahaja. Mencampuradukkan beberapa perkara dalam sepucuk surat yang dialamatkan
kepada sebuah pejabat atau perseorangan dengan tujuan menjimatkan kertas boleh
menimbulkan masalah seperti: '
Setiap surat yang dikirimkan kepada sebuah Jabatan lain, hendaklah dialamatkan
kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan. Hanya apabila kandungan
surat itu perlu ditujukan untuk perhatian segera seseorang pegawai yang diketahui
menjalankan tugas yang berkenaan di Jabatan itu, maka surat itu bolehlah
dialamatkan untuk perhatiannya seperti bentuk di bawah:
Pengarah
50480 Kuala:Lumpur.
Surat-surat yang dialamatkan kepada orang ramai atau perseorangan .hendaklah ditulis
dengan jelas akan nama dan alamat penerima pada surat dan sampul surat seperti
yang diberi atau diketahui, dengan orang perseorangan itu mempunyai pangkat
gelaran kebesaran, seperti Tun, Tan Sri, Datuk 5eri dan Datuk maka surat berkenaan
hendaklah ditulis dengan pangkat gelarannya dan ini hendaklah didahului dengan kata
hormat yang sesuai sebelum gelaran itu iaitu mengikut'kebiasaaan umum, seperti:
Surat yang ditujukan kepada firma, badan berkanun atau badan lain ataupun
pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada nama firma, badan atau pertubuhan
atau nama rasmi jawatan pegawai yang bertanggungjawab dalam mentadbirkan
firma, badan atau pertubuhan itu seperti Pengarah Urusan atau Setiausaha.
Apabila penulisan minit diperlukan, maka perkara yang berikut adalah wajar diberi
perhatian:
(a) Semua perenggan dalam satu minit itu melainkan yang pertamai hendaklah
diberi nombor;
(b) Minit dalam tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas dan terang supaya
pegawai yang menerima minit itu tidak perlu menghabiskan masanya cuba
membacanya;
(c) Minit yang panjang hendaklah ditaip. Apabila dijangkakan sebuah minit yang
ditaip itu melebihi satu muka surat kertas minit, hendaklah dimasukkan
?ebagai satu kandungan dalam fail. Pegawai yang menulis minit hanya perlu
merujuk pegawai yang diminitkan itu kepada kandungan terse but; dan
(d) Dalam memulakan minit, sesorang pegawai hanya perlu menulis ringkasan
jawatan pegawai yang diminit seperti yang dipakai dalam Jabatan dan
mengkahirinya dengan tandatangan penuh dan ringkasan jawatannya tanpa
perkataan 'Saya yang menurut perintah'.
(a) Minit itu hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungnya;
(b) Surat dan fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan dalam minit dan disertakan
sekali;
(c) Pandangan-pandangan Jabatan lain Uika ada) hendaklah disebut; dan
(d) Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan yang diperlukan,
hendaklah juga diberi.
Salah satu daripada tugas penting Ketua Jabatan dan pegawai lain yang
bertanggungjawab dalam sesebuah jabatan iaitu menentukan bahawa semua surat
yang diterima diberi perhatian yang segera dan sekiranya surat itu memerlukan
jawapan hendaklah diberi balasan dengan kadar yang singkat. Kelewatan menjawab
atau mengambil tindakan ke atas sepucuk surat itu, tidak dapat tidak akan
membayangkan ketidakcekapan sesebuah Jabatan itu.
Sekiranya jawapan surat itu tidak dapat diberikan, Jabatan terse but hendaklah memberi
tahu kepada penulis surat, bahawa jawapan yang tegas akan diberikan kemudian
dalam satu tempoh jangka masa yang ditetapkan. Apabila suatu masa itu sudah
sampai dan jawapan tegas masih belum lagi diberikan, maka penulis surat itu hendaklah
diberi tahu dengan sewajarnya dan satu tempoh jangka masa lagi diberi untuk
memberikan jawapan.
Semua surat yang diterima dari luar sepatutnya diberikan kepada pegawai yang
bertanggungjawab tentang perkara dalam surat tersebut, sebaik-baiknya pada hari
surat itu diterima. Ketua-ketua Jabatan hendaklah menyediakan peraturan supaya
pegawai yal')g ditugaskan menerima surat -surat masuk dapat melaksanakan 5istem ini.
Setiap surat yang dialamatkan untuk perhatian seseorang pegawai dalam Jabatan itu,
maka surat tersebut hendaklah dihantar terus kepada pegawai berkenaan tanpa dibuka.
Setiap surat yang diterima hendaklah terlebih dahulu dicop atau ditulis di atasnya
tarikh yang diterima oleh sebuah Jabatan atau oleh seorang pegawai itu.
Semua Bahagian Pendaftaran fail Jabatan, sama ada perdaftaran fail terbuka atau fail
sulit, hendaklah mengambil tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima
ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum mengedarkan fail-fail itu kepada pegawai
yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya.
Fail-fail yang berkenaan tidak dapat dikesan dengan serta-merta dan kandungan surat
yang diterima memerlukan tindakan yang segera, bahagiaan pendaftaran fail hendaklah
membuka sampul kecil sebagai langkah sementara. Apabila fail yang berkenaan
dijumpai, maka sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.
5emua SUlot yang diterima yang mengandungi wang atau barang berharga hendaklah
didaftarkan mengikut peraturan dalam Perbendaharaan 71. Peraturan ini meliputi
semua surat yang diterima, iaitu tidak kira sarna ada 'Surat Terbuka, 'Surat Berdaftar'
ataupun yang diterima melalui 'Serahan Tangan'.
Rujukan: