Fundamentos de Bases de Datos en Access

GUIA DE DESARROLLO DE UN PROYECTO DE ACCESS

PROBLEMA
Se desea sistematizar una tienda de venta de zapatos, para lo cual se realizara un bases de datos
que permita almacenar el stock de productos, los proveedores, los clientes, las facturas, asi como
las entradas y salidas de productos. Lo primero que debemos hacer es determinar las entidades
que participaran en esta base, que darán origen a las respectivas tablas.

Para iniciar creemos una base de datos dándole el nombre zapateria.mdbx, como se aprecia en la
figura:

Ahora debemos crear las tablas que permitan almacenar todos los procesos de la venta de los
artículos de calzado y zapateria:

CREAR LAS TABLAS

Para crear las tablas es recomendable realizarlo en modo diseño, para lo cual iniciaremos creando
las primeras tablas.

Tabla Articulo: en esta tabla es indispensable definir reglas de validación para el stockminimo,
stockmaximo y sockactual, definiendo que las mismas no deben ser menores de 0.

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Tabla Proveedor:

Tabla Cliente:

Tabla Factura:

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Tabla Detallefactura:

RELACIONES ENTRE TABLAS

Se deben crear las relaciones entre tablas, para lo cual se debe comenzar haciendo clic en
Herramientas de bases de datos>Crear relaciones

Se deben agregar las tablas y generar las respectivas relaciones:

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Despues de agregadas las tablas debemos agregar las respectivas relaciones entre tablas, para lo
cual debemos tener en cuenta el definir la integridad referencial y los modos de actualización y
borrado.

El resultado final de las tablas con las relaciones debe ser como el que se muestra en la figura
siguiente:

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Después de creadas las tablas y relaciones debemos continuar al siguiente paso, crear los
formularios que nos permitiesen ingresar la información a las tablas.

CREAR FORMULARIOS
Procederemos a crear los formularios en un respectivo orden, iniciando por el formulario de
administración de proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y hacer clic en
Crear>Formulario:

Al hacer clic, se generara un formulario que muestra la información de los proveedores, como se
muestra en la figura:

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Como la tabla proveedor tiene relación directa con la tabla artículos, se genera un panel que
muestra todos los artículos que corresponden a ese proveedor.

Nota: no olvidemos guardar el formulario, así como todos aquellos elementos de la base de datos
que vamos haciendo.

Vamos a modificar el formulario, lo primero será ir a vista diseño, como se muestra:

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Ahora vamos a modificar el logotipo por uno mas acorde a nuestra empresa, haciendo clic
en logotipo. Tambien podemos modificar el color del fondo, asi como el titulo del encabezado.

Recordemos que tenemos un

panel de propiedades con
diversas pestañas que nos
permite modificar nuestros
elementos.Aquí podemos
cambiar valores según el
objeto, pero algunos que se
destacan son tamaño de la
fuente, color y tipo, etc.

El resultado del encabezado hasta el momento puede ser como el que se muestra a continuación,
pero falta agregar algunos botones:

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Vamos a seguir modificando el formulario en la parte del detalle, cambiando los nombres de los
label de los campos.

El siguiente paso es agregar los botones que nos permiten realizar diversas operaciones como
agregar nuevo registro, buscar registro, etc. Para agregar un botón nuevo hay que hacer clic en
para poder desplegar la ventana que permite seleccionar la operación del botón:

Cada una de las opciones permite realizar varias operaciones, por ahora para este botón
buscaremos la opción de Buscar registro, luego damos clic en siguiente. Luego deberemos
escoger si mostraremos texto en el botón o una imagen.

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Para terminar damos clic en finalizar y el resultado será el mostrado en la imagen del formulario.

Este formulario muestra el botón de buscar y las modificaciones en los label de los campos. En
este caso la funcionalidad del botón buscar permite consultar información del campo
seleccionado, para que retorne el registro basado en la condición propuesta:

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Los botones son importantes porque nos permiten manipular los formularios, en este caso la
búsqueda del registro. Pero para este caso faltan algunos botones como registrar, eliminar, etc. El
resultado final sera el siguiente:

Como se puede observar, los botones pueden ser ubicados en distintos lugares.

Ahora procederemos a crear el formulario de Articulos, y aquí conoceremos un elemento nuevo.

El proceso es el mismo, donde se podrá generar el formulario que se observa en la figura:

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Como se observa en la imagen, cada articulo tiene un proveedor asignado, y habría que digitar el
código del proveedor. En este caso es mas sencillo para el usuario el seleccionar un nombre de
proveedor de un cuadro desplegable. Un cuadro desplegable es un elemento que permite
seleccionar un campo de un conjunto de valores.

Crear combo desplegable

Para crear un combo desplegable en este caso, debemos seleccionar el campo de codproveedor y
cambiar el tipo a Cuadro combinado:

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Despues de cambiar el tipo debemos seleccionar la propiedad de Origen de la fila, donde se podrá
seleccionar la tabla o realizar un consulta
haciendo clic en el botón de , que me
permitirá realizar una consulta con los datos
necesarios para cargar el combo desplegable.

Alli se encuentra una columna dependiente

que definirá el campo que se desea
almacenar al momento de seleccionar.

Si por alguna razón se desea seleccionar la información de una consulta se puede generar
haciendo clic en el botón . Esto inicia el generador de consulta, donde podremos realizar una
consulta seleccionando los
campos que vamos a utilizar en
un orden especifico, primero lo
que deseamos mostrar y luego el
codigo que guardaremos.

En este caso primero sera el

nombre del proveedor y luego el
codigo del proveedor, luego
damos clic en Cerrar, lo que nos
muestra un cuadro de dialogo
preguntando si deseamos guardar
la consulta.

Despues de guardar la consulta

seleccionamos el campo
dependiente, que en este caso sera la columna 2, lo cual me muestra el nombre del proveedor,
pero me almacena el codigo del mismo.

La figura muestra el resultado anterior, donde se puede seleccionar el proveedor. Ahora vamos a
seguir editando el formulario. El resultado final será el siguiente:

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Aca colocamos el panel izquierdo en facturación, cuando no se puedan mover, se debe hacer
botón derecho y hacer clic en diseño >quitar diseño.

Podemos crear el formulario para la facturación:

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Como se puede ver en esta imagen, los clientes deben ser seleccionados y se presentan ocasiones
en las que no se encuentra registrado el mismo, por lo tanto podemos asociar el formulario de
registro de clientes, para eso seleccionamos el combo y en la propiedad Formulario de Edicion de
Elementos de Lista seleccionamos el formulario cliente, eso me genera un botón nuevo en el
combo que al ser presionado abre el formulario:

Después de tener todos los formatos es recomendable crear un formulario principal, que permita
vincular a todos los formularios, para lo cual creamos un formulario en Formulario en Blanco.

En este formulario se deben agregar los botones para poder abrir los formularios de Clientes,
Proveedores, Artículos y Facturación, así como el de cerrar la aplicación.

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A partir de aca se debe comenzar a trabajar en los reportes y las consultas.

CREAR INFORMES
Procederemos a crear los informes en un respectivo orden, iniciando por el informe de todos los
proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y hacer clic en Crear>Informes:

Este es un formulario genérico que podremos ir modificando, accediendo al mismo en vista

diseño, para lo cual podremos seguir modificando el reporte, cambiando el valor de las etiquetas y
demás elementos.

El resultado final del reporte debe ser el que se muestra en la imagen:

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Lo mismo se puede hacer con las otras tablas para poder generar los reportes:

Para poder realizar el informe de artículos es necesario incluir no solo la tabla artículos, sino
además la tabla proveedores, ya que nos interesa colocar el nombre del proveedor en frente del
articulo. Para esto utilizaremos el Asistente de Informes:

Esto nos desplegara el asistente, el cual lo primero que pide son los campos que deseo mostrar:

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De allí debo seleccionar las tablas artículos y proveedor, para seguir agregando los respectivos
campos, el resultado debe ser el que se muestra en la figura:

Luego de hacer clic en siguiente, se muestra la parte del asistente que permite seleccionar la
forma de agrupación de los registros, en este caso puede ser por articulo o por proveedor:

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En esta ocasión recomiendo seleccionar por artículo, para que no se realice ninguna agrupación,
luego hacemos clic en siguiente. Seguido de esto se debe seleccionar un campo para el orden:

Luego debe seleccionar la distribución y el estilo dando clic en siguiente hasta llegar a la ventana
final:

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Averiguar que es la distribución y que son los estilos en el asistente de informes, que diferencias
hay y cómo influyen en el informe.

Al hacer clic en Finalizar le dará la vista previa del informe, el resultado del informe es el mostrado
a continuación:

Este reporte puede ser modificado en vista diseño, para mejorarlo, cambiando el orden de los
campos, los tamaños, etc. Para eso deben cerrar la vista preliminar y hacer clic en vista diseño, el
resultado final podría ser el visto en la figura:

Este informe es algo sencillo, pero ahora vamos a crear un informe que represente una factura de
venta, para lo cual deberíamos realizar primero una consulta.

CREAR CONSULTAS
Procederemos a crear una consulta que nos permita mostrar la información necesaria para poder
mostrar los datos de la factura, aunque hay varias formas de crear consultas, en esta ocasión
usaremos la vista de diseño, para lo cual haremos clic en Crear>Diseño de consulta:

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Esto despliega una ventana que permite adicionar las tablas, así como mostrar propiedades de
campos y demás:

Lo primero en esta ventana es adicionar las tablas haciendo clic sobre cada una de ellas, en este
mismo espacio se pueden adicionar consultas, para este caso adicionaremos las tablas artículo,
cliente, detallefactura y proveedor.

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El resultado final de la consulta es el mostrado en la figura, donde se pueden encontrar las tablas y
en la parte inferior los campos que fueron seleccionados para la consulta.

Debajo de numfactura, en la parte de criterio aparece [nfactura], esto indica que se pedirá un
parámetro, es decir que al momento de ejecutar la consulta saldrá un cuadro desplegable
solicitando un valor o que se debe pasar un valor desde el formulario que llame la consulta.

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No olvidemos guardar la consulta, porque esta será usada para crear la factura, en esta ocasión la
llamaremos consultafactura.

CREAR INFORME A PARTIR DE CONSULTAS - FACTURA

Ahora procedemos a crear un nuevo informe usando el asistente, pero en esta ocasión
utilizaremos la consulta, después de pasar por el asistente nos queda el siguiente resultado:

No se ve realmente como una factura, asi que procedemos a modificarla en vista diseño. Estando
en vista diseño, si queremos modificar libremente el informe, debemos quitar el diseño como se
muestra en la figura:

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Despues de haber quitado el diseño, procedemos a modificar el informe para convertirlo a un

diseño parecido al siguiente:

Como se puede observar se ha reacomodado los diversos campos, se adicionaron elementos y

nuevas etiquetas. Hay un proceso importante y es el de obtener el valor de la cantidad por el
precio unitario.

Opción 1 – Editando la consulta

Para esto seleccionamos la consulta y le damos ver vista diseño, y luego seleccionamos para ver
vista SQL.

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Como se observa en la figura, el resultado final es mostrar la consulta en SQL, la cual debe ser
modificada agregando una sentencia de multiplicación al final, como se observa en la línea
resaltada:

SELECT factura.numfactura, factura.fecha, cliente.nombre, cliente.direccion,

detallefactura.codarticulo, articulo.descripcion, detallefactura.valor, detallefactura.cantidad
, detallefactura.valor*detallefactura.cantidad AS total
FROM (cliente INNER JOIN factura ON cliente.idcliente=factura.idcliente) INNER JOIN (articulo
INNER JOIN detallefactura ON articulo.codarticulo=detallefactura.codarticulo) ON
factura.numfactura=detallefactura.numfactura WHERE (((factura.numfactura)=[nfactura]));

Esto adiciona un campo que lleva la multiplicación de las unidades por el valor individual, de igual
forma si quisiéramos trabajar con el IVA lo podríamos hacer acá. Luego ese campo es llevado al
formulario.

Para finalizar vamos al formulario y agregamos un nuevo campo de texto y le damos en

propiedades como origen el campo total de la consulta:

Opción 2 – Multiplicando campos en el formulario

Como se observa en la siguiente figura, cada campo tiene un nombre, en este caso el campo
seleccionado se llama valorunit. Este campo sirve para hacer referencia al objeto y puede ser
utilizado para realizar operaciones. En este caso se tomo el campo valor y el campo cantidad para
multiplicarlo. Para eso se deben buscar los nombres de los campos.

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Se agrega un nuevo campo como se observa en la figura:

A este nuevo campo se le agrega en origen de control el valor [valorunit]*[Texto21], porque esos
son los nombres de los campos que tienen el precio unitario y las unidades, de esta forma se
obtiene el total al frente de cada fila.

Cualquiera de las dos es una forma para poder agregar el campo de multiplicación.

Agregar campos de totalizar factura

Para agregar un campo totalizador de la factura se deben hacer dos cosas, primero agregar
nuevamente un campo y
asignarle como origen de datos
el campo total:

Pero esta vez en la propiedades

debemos adicionar en Suma
continua= Sobre todo.
Adicional a esto debemos
marcar en visible el valor No.
De esta forma obtendremos un acumulador de todos los valores.

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Ahora para finalizar la factura agregamos un nuevo campo en la sección de pie de página y le
damos un formato distinto. Acá seleccionamos la opción de origen de control y ponemos el
nombre del acumulador.

El resultado final de la factura es el que se muestra en la siguiente figura:

En la siguiente sección aprenderemos a vincular los informes a los respectivos formularios.

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