¡ACERCA DE ESTA GUÍA!

¡Esta Guía del funcionario de One Concept ha sido preparada cuidadosamente para los
funcionarios de la Compañía! Es una guía en la que se compilan todas aquellas políticas,
prácticas y procedimientos de One en relación con sus actividades y negocios cotidianos.

Esta guía está diseñada como un recurso para los empleados One Concept, sirviendo como
código de conducta en la definición de responsabilidades y funciones generales.

Así mismo, las políticas contempladas en este documento no deben ser interpretadas para crear
ningún tipo de contrato. One Concept hará modificaciones sin previo aviso conforme las
necesidades y compromisos del negocio.

Políticas de la Compañía

Ambiente Libre de Drogas

La Compañía está en la obligación de proporcionar un ambiente sano, seguro y libre de drogas.
La política de One Concept en relación con el efecto del uso y posesión de drogas en el lugar de
trabajo, prohíbe la fabricación, distribución, dispensación, posesión o uso de sustancias
psicoactivas en las instalaciones de la Compañía o mientras se realizan negocios corporativos
fuera de las instalaciones de la misma.

Cualquier empleado que viole la prohibición de uso de drogas estará sujeto a acciones
disciplinarias contempladas en el reglamento interno de trabajo, y puede tener consecuencias
penales.

One Concept reconoce la dependencia a las drogas como una enfermedad y un potencial
problema de salud y seguridad.

Conflicto de Intereses

Para garantizar el crecimiento continuo y el éxito del One Concept, de debe contar con la plena
confianza de los clientes, de los empleados, y del público en general. Como funcionario de One
Concept es importante tener en cuenta los principales principios para evitar conflictos:

1. No usar la afiliación con One Concept para beneficio personal

2. No ser empleado o estar afiliado a la Competencia
3. No ocupar ninguna posición por fuera de la Compañía que interfiera con el desempeño o que
represente un conflicto de intereses.

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Todos los colaboradores de One Concept son llamados a conducir sus asuntos personales y de
negocios de tal manera que se eviten conflictos o incluso situaciones con apariencia de conflicto
con los intereses de One Concept y sus clientes. Aunque los siguientes principios aplican
principalmente a los empleados, cada uno de nosotros debe tener cuidado para evitar conflictos
de interés reales o potenciales que puedan surgir a causa de las actividades de nuestros
miembros familiares u otros miembros de nuestros hogares/familias.

Ejemplos de esas actividades prohibidas incluye que los empleados reciban remuneración,
regalos, entretenimiento o cualquier otro tipo de compensación de cualquier entidad que realice
trabajo o preste servicios a One Concept o de cualquier entidad que pretenda hacer negocios
con la Compañía. Los regalos que generalmente son considerados de cortesía social de
negocio, son aceptables únicamente en la medida en que sean razonables en tipo, frecuencia y
valor.

Los empleados no deberán supervisar directamente las actividades o la aprobación de salarios

de sus parientes, no-parientes que residan en su hogar, u otros empleados con quienes estén
sentimentalmente relacionados, sin la aprobación de un gerente o supervisor de hasta dos
niveles superior.

Los empleados no podrán ocupar puestos por fuera de la Compañía que interfieren con el
desempeño laboral.

Aunque One Concept no prohíbe que sus empleados desempeñen otras labores por fuera de la
Compañía, ningún empleado puede ejercer cargo alguno diferente al asignado por One Concept,
en cualquier negocio, comercio, asociación civil, gubernamental o social, que debido a las
obligaciones de tiempo impidan que el empleado ejerza sus responsabilidades laborales y
compromisos con la empresa. Además, los funcionarios no pueden trabajar o vincularse a un
competidor.

Los empleados tienen la responsabilidad permanente de revelar los conflictos reales y

potenciales.

Ningún conjunto de directrices o declaración de principios puede llegar a ser completa y

detallada, sin embargo, cabe esperar que esta política abarque todas las situaciones y
soluciones que le permitan al empleado tomar decisiones de juicio al respecto. Su sensibilidad a
las cuestiones de conflicto de interés aumenta a medida que sus responsabilidades aumentan
en relación con el cargo.

En caso de tener alguna duda acerca de sus obligaciones de divulgación de información

respecto a conflicto de intereses, le recomendamos consultar a su jefe inmediato, y /o gerente

Si usted desea obtener información adicional sobre este tema debe consultar el Código de
Conducta y Ética de la Compañía.

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Privacidad y Confidencialidad
El negocio de publicidad, como cualquier otra industria de servicios, recoge, organiza, evalúa y
preserva información sobre personas, organizaciones y del mundo en general. Para mantener la
reputación de confianza e integridad que tiene One Concept, es especialmente importante que
sus colaboradores salvaguarden y utilicen correctamente cualquier información que clientes y
empleados confían. En muchos casos es además un requisito legal.

En One Concept, existen cuatro clases de información y estándares para proteger la información
de cada clase:

1. Información Pública: La información que la Compañía entrega al público en general, tal como
información sobre el sitio Web de la Compañía. La Información Pública se puede distribuir
libremente a nivel interno y se puede compartir por fuera de la Compañía.

2. Información Interna: es información para ser usada únicamente dentro de la Compañía y que
no está dentro de las clases de Información Confidencial o Restringida. Ejemplos de este tipo de
información incluyen el Manual del Empleado, el contenido de las páginas Web Fuente, las
políticas, los cuadros organizacionales, y los directorios y las presentaciones de los
departamentos de la Compañía. Usted puede compartir información interna fuera de la
Compañía, únicamente cuando tenga autorización y sujeta a un acuerdo de confidencialidad.

3. Información Confidencial: información que se puede compartir únicamente con empleados

autorizados de One Concept que necesitan esa información para hacer su trabajo, y con no
empleados o con terceros por fuera de la Agencia que necesitan conocer la información, siempre
que su divulgación sea autorizada y que tenga las debidas salvaguardas, tales como el acuerdo
de confidencialidad. Ejemplos de información confidencial incluyen:

a. Documentos marcados como “ Secreto de la Compañía – Comercial” ó “ Personal y

Confidencial”;
b. Documentos o información que están bajo la protección de un acuerdo de no divulgación o de
confidencialidad;
c. Información personal no pública de los clientes y de los empleados, tales como el número de
seguridad social, cuenta bancaria, planes de negocios, diseños, o resultados, listas de clientes e
informes financieros.

Hojas de Vida del Personal

One Concept mantiene los registros de personal (por ejemplo: evaluaciones de desempeño,
verificación de referencias, pruebas psicotécnicas de ingreso, etc.) de todos los funcionarios en
un archivo. Nuestras directrices estipulan que la compañía deberá:

• Recolectar y mantener información personal de sus funcionarios únicamente por objetivos

laborales o razones legales

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• Limitar el acceso a dicha información con el objetivo de salvaguardar los registros de personal

• Proveerle, por medio de una solicitud directa a la Gerencia de Recursos Humanos, la

oportunidad de revisar la documentación que la Compañía tiene en su hoja de vida.

Seguridad de la Información
One Concept espera que sus colaboradores protejan la confidencialidad de la información
contenida en documentos, aplicativos y/o archivos digitales. Cualquier mal uso de estos recursos
dará lugar a una acción disciplinaria o, de ser necesario, a la terminación del contrato laboral.

Ejemplos del tipo de material que One Concept espera que sus empleados mantengan
bajo confidencialidad, son:

• Software y hardware contratados y/o desarrollados por la Compañía

• Datos de los clientes.
• Archivos, estrategias, conceptos artes finales.

Ejemplos de mal uso, son:

• Usar los recursos de información para fines personales
• Generar copias de la información sin existir una razón laboral que la sustente
• Descargar e instalar software/hardware no autorizados, incluyendo multimedia (ejemplo: MP3)
• Acceder sin autorización algún al sistema de correos electrónicos de la Compañía
• Compartir contraseñas de seguridad y acceso a los diferentes aplicativos con otras personas
• Entregar original o copia de información contenida en manuales y/o programas a personas no
autorizada para recibirla
• Divulgar información a extraños o personas no autorizadas dentro o fuera de la Compañía
• Enviar información de manejo exclusivo de One Concept a fuentes no autorizadas

Declaración de Política: Secreto Comercial

Esta política es un resumen de los procedimientos de One Concept de Secretos Comerciales.
Esta política no está destinada a cubrir todas las cuestiones relativas a la protección de la
propiedad y confidencialidad de la información del Secreto Comercial. El propósito de esta
política es familiarizar a los empleados con los procedimientos para la protección de la
información de Secreto Comercial de la Compañía.

Un Secreto Comercial es la información que generalmente no se conoce fuera de One Concept

que tiene un valor competitivo y que es razonablemente tratada por la Compañía como un
secreto. La definición de Secreto Comercial incluye datos técnicos y también, puede incluir
información financiera, del mercado y de negocios.

La siguiente es una lista del tipo de información que debe ser manejada como información de
Secreto Comercial de la Compañía. Esta lista es presentada como una guía y no debe ser

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considerada como una lista exclusiva de la información considerada como Información de
Secreto Comercial de la Compañía.

1. Todos los datos e información que identifica o que tiene el potencial de identificar a los
clientes de la Compañía.
2. Estructuramiento de precios
3. Estrategias de mercadeo de la compañía y de sus clientes
4. Planes anuales y estratégicos del negocio
5. Información relacionada con la propuesta de generación de clientes
6. Sistemas y programas informáticos desarrollados por o para la Compañía para el uso en sus
negocios.
11. Investigación y desarrollo de herramientas de mercadeo

La Información de Secreto Comercial de la Compañía es propiedad de la Compañía

One Concept espera que los empleados usen o revelen la Información de Secreto Comercial de
la Compañía como es requerido en el curso ordinario de la realización de sus trabajos y para
mantener la confidencialidad de la Información de Secreto Comercial de la Compañía. Los
empleados están obligados a devolver la Información de Secreto Comercial a One Concept
después de la terminación del empleo y se les prohíbe el uso o revelación de dicha información
después de la terminación del empleo.

Acceso a Internet y Correo Electrónico

El uso de Internet a través de la red de One Concept es para temas laborales, debe ser
apropiado a los propósitos del negocio y debe tener en cuenta los requisitos para la protección
de la confidencialidad e integridad de la información.

El uso personal de Internet se permite de acuerdo con límites razonables, mientras los sitios
visitados no sean ilegales o inapropiados al ambiente de trabajo (por ejemplo, pornografía,
juegos, correos externos vía web, entre otros tipos de sitios). El acceso a Internet provisto por la
compañía no debe ser utilizado para ingresar a sitios de redes sociales (como Blogs, Twitter,
Facebook, LinkedIn, MySpace, YouTube, etc) a menos que sea para fines laborales previamente
autorizados. Nunca se debe proveer algún tipo de información personal o de la compañía en
sitios de Internet.

Internet no debe ser utilizado para violar la propiedad intelectual de otras personas. La propiedad
intelectual incluye derechos de autor, marcas registradas, imágenes, fotos, videos, software,
investigaciones firmadas, patentes, secretos de mercadeo, publicidad, etc. Los empleados tienen
prohibido interferir o atentar contra las medidas de derechos de autor implementadas para
proteger la información.

Los sitios de internet visitados por los empleados son grabados y monitoreados.

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El sistema de Correo electrónico debe ser utilizado únicamente para propósitos de negocio y
para el desempeño de sus obligaciones laborales. El uso de lenguaje o imágenes inapropiadas
está prohibido. Los usuarios de los correos electrónicos deben tener precaución cuando envían
mensajes con información confidencial o restringida, se debe incluir la palabra Confidencial en el
asunto de este tipo de correos.

Desarrollo del Equipo de Trabajo

Establecimiento de Objetivos y Evaluación de Desempeño

One Concept cuenta con un sistema de evaluación de desempeño en el que se evalúan las
competencias organizacionales y los objetivos de desempeño de todos los colaboradores
contratados a término indefinido. La evaluación se realizará mensualmente bajo una
metodología de evaluación 360° en la que cada colaborador es evaluado por el jefe, los colegas,
colaboradores y la autoevaluación de acuerdo con lo que aplica para cada caso.

Evaluación de Desempeño
La responsabilidad del sistema de revisión del Desarrollo estará a cargo de la Gerencia de
Recursos Humanos y de cada uno de los funcionarios de One Concept. La Gerencia de
Recursos Humanos es el ente responsable del diseño, implementación y seguimiento del
sistema de revisión del desarrollo.

Los funcionarios de One Concept deberán basarse en los siguientes criterios para la realización
de la evaluación:

- Debe ser objetiva, imparcial y fundada en principios de equidad.

- La evaluación debe estar referida a hechos concretos y a condiciones demostradas por el
evaluado durante el lapso que cubre la revisión y dentro de las circunstancias en que fueron
desempeñadas las funciones.

Evaluación de competencias

La evaluación de Competencias se realizará mensualmente a través de la metodología 360

grados, es decir que una persona será evaluada por todo su entorno. Se definió la siguiente
cantidad de evaluadores:

- Autoevaluación (1)
- Jefe (2)
- Pares (1)
- Subalternos (2)

Un funcionario será evaluado máximo por cuatro (4) personas. Este número puede ser menos
dependiendo del cargo y área.

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Las competencias que se medirán son:

Competencias Generales (Aplican Para Todos Los Niveles):

- Logro de Resultados
- Orientación al Servicio
- Innovación y Creatividad
- Desarrollo Humano (Liderazgo)
- Comunicación Efectiva
- Trabajo En Equipo
- Análisis De Problemas Y Toma De Decisiones

Competencias Gerenciales Aplican Para Nivel Estratégico y directivo:

Estas se mediran semestralmente

- Negociación
- Vision Corporativa
- Planeacion Y Seguimiento

Todo resultado de evaluación será el principio de estrategias y acciones acordadas entre

evaluador (jefe inmediato) y evaluado (funcionario) a fin de trabajar en las oportunidades de
mejora y reconocer las fortalezas en el trabajo del funcionario.

El establecimiento de metas será el resultado del consenso entre evaluador (jefe inmediato y
evaluado (funcionario) y deberá estar acorde con las metas generales de la Compañía.

Indicadores de Puntaje porcentaje 0-100%

Comportamientos
Logro de Resultados

Servicio

Innovación y Creatividad
Desarrollo Humano
(Liderazgo)
Comunicación Efectiva

Trabajo En Equipo
Análisis de Problemas y Toma
de decisiones

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En aquellos casos en que el funcionario sea evaluado con una calificación superior a 85%, la
Gerencia de Recursos Humanos le hará llegar al empleado un correo electrónico de
reconocimiento a fin de estimular su desempeño.

En aquellos casos en donde el funcionario sea evaluado con una calificación inferior a 60%, la
Gerencia de Recursos Humanos llevará a cabo una reunión con el jefe inmediato para estudiar y
discutir el caso con el propósito de establecer las acciones pertinentes.

Compensación

Nuestra Política de Compensación

One Concept es una Agencia comprometida con el desarrollo personal y profesional de su

equipo de trabajo. La Gerencia de Recursos Humanos tiene por objetivo identificar y retener los
talentos claves a través de programas de desarrollo, así como de Esquemas de compensación
acordes con su desempeño.

• Todo cargo existente en One Concept, se ubicará en algún grado de la Estructura Salarial, la
cual debe ser actualizada periódicamente.

• El nivel salarial de todos los empleados debe ubicarse entre el sueldo mínimo y el sueldo
máximo de la escala salarial; dependiendo del grado donde se ubique su cargo.

• En caso de que el nivel salarial de algún funcionario se ubique por debajo del sueldo mínimo
correspondiente para el grado de su cargo; se buscarán las estrategias a fin de nivelar su
salario, en un periodo no superior a dos años.

• Toda solicitud de aumento salarial, fuera de los momentos de aumento fijados por políticas de
la Agencia, debe ser aprobado conjuntamente por la Gerencia de Recursos Humanos y Junta
directiva.

• Los aumentos saláriales para todos los empleados se realizarán a partir del primero de febrero
con base en la política de incrementos saláriales definida por la Junta Directiva para el año en
curso incluyendo los resultados por la evaluación de desempeño y el IPC del año
inmediatamente anterior.

• Funcionarios nuevos que cumplan con el 100% de los requisitos del cargo, ingresarán con el
salario definido para esa posición en el respectivo año.

• Estará a cargo de Recursos Humanos la negociación salarial con los candidatos elegibles a
ingresar a One Concept. Ninguna otra área podrá comprometer niveles salariales para nuevos
ingresos.

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• Para tener derecho a un incremento por desempeño es requisito indispensable que el
funcionario haya alcanzado un resultado excelente en la evaluación del desempeño ó del
periodo de prueba con una calificación mínima de 85% dirante por lo menos 3 meses
consecutivos.

Pagos Periódicos

Salarios

One Concept efectúa los pagos de nomina a través de las cuentas individuales en las
corporaciones o bancos designados los días 1 y 15 de cada mes.

One Concept no hará descuentos cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal
convencional o la parte de salario declarada inembargable por la ley.

Auxilio de transporte legal

Este auxilio lo reciben los empleados que devenguen menos de dos salarios mínimos legales y
se paga por nómina teniendo en cuenta que el valor mensual se divide en dos quincenas. Este
valor es decretado anualmente por el Gobierno nacional y para el año 2014 el monto es de
$72.000.

Descuentos

Seguridad Social

Al ingresar a One Copncept el empleado es afiliado al fondo de pensiones que escoge

voluntariamente y a la respectiva E.P.S. razón por la cual, se le deduce de su salario
mensualmente el 4% como aporte para pensión y el 4% para salud, estos aportes al final del
mes se remitirán junto con los aportes realizados por el empleador en la autoliquidación y serán
girados a las entidades correspondientes.

Adicionalmente, para todos aquellos funcionarios que devenguen más de 4 salarios

mínimos mensuales legales vigentes se les descontara el 1% como aporte al fondo de
solidaridad pensional.

El monto máximo para cotización de pensiones será un IBC hasta 25 salarios mínimos legales
vigentes, siempre y cuando el 70% de su salario integral sobrepase ese monto.

Retención en la fuente
La compañía tiene la obligación de deducir y retener a los funcionarios las sumas que el
gobierno nacional anualmente fija las cuales consignará en la administración de impuestos
nacionales, para cancelar anticipadamente el impuesto de renta y complementarios. Este

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mecanismo permite a las personas no obligadas a declarar renta, cancelar en su totalidad los
impuestos a su cargo. La deducción por retención en la fuente se efectúa quincenalmente por
nomina. Para establecer el monto mensual a deducir se tienen en cuenta el promedio de lo
devengado por el trabajador durante el año anterior.

Beneficios Extralegales

Primas
Prima por Antigüedad (no salarial):
2 años el 30% del sueldo mensual
5 años el 50% del sueldo mensual
10 años el 75% del sueldo mensual
15 años el 100% del sueldo mensual
20 años el 100% y así sucesivamente cada 5 años

Emermédica
One Concept afilia a sus funcionarios a Ememrmédica una vez se firme el contrato laboral.

Comisiones
Los funcionarios que traigan clientes regulares nuevos a la agencia recibirán un % adicional de
su sueldo de acuerdo con el plan diseñado anualmente por la Junta Directiva, cuyo valor se
constituirá en comisiones y se considerara 100% base salarial para liquidación y efectos
prestacionales.

Políticas de Regalos
El área responsable de la administración de los regalos recibidos es la Gerencia de Recursos
Humanos. Ningún empleado deberá efectuar regalos en nombre de One Concept a clientes o
proveedores que mantengan relaciones con One Concept, distintos a los promocionales.

Nuestros empleados no podrán recibir regalos de cortesía, promocionales o no promocionales

que superen en costo 1 S.M.M.L.V. En caso de superar esta cifra, deberán ser entregados a
Recursos Humanos

Día Libre por resultados de evaluación

Un día al mes cada empleado puede tomarse un día libre, si este logró una calificación superior
al 85% en su evaluación mensual con este beneficio el funcionario tendrá tiempo para su vida,
diligencias personales y lograr un mejor balance trabajo – familia.

Dada la naturaleza de sus funciones se deberá negociar con el jefe inmediato qué día del mes
se accederá al beneficio.

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Tarde de cumpleaños
One Concept les dará medio día libre que será negociado directamente con su Jefe inmediato.
Las asignaciones se realizarán de tal manera que se garantice la continuidad y el mantenimiento
de los niveles de servicio, así como el cumplimiento de los objetivos del área.

Viernes Flexible
En caso de fin de semana con puente el funcionario que tenga una calificación mensual de 85%
en su evaluación durante al menos 2 meses podrá tener la tarde del vierdes de ese puente libre
si tiene todas sus obligacionres al día, este lo coordinará con su jefe inmediato.

Tiempo Libre

Vacaciones
Con esta política se pretende que el empleado descanse y se encuentre en condiciones óptimas
que le permitan continuar desempeñando sus labores en forma adecuada. Así mismo se busca
que en lo referente a Riesgos profesionales, proteger al colaborador, dado que cuando este se
encuentra en vacaciones está desprotegido por concepto de Riesgos Profesionales y en el
evento de sufrir un accidente de trabajo estando en “vacaciones” la compañía no se
responsabilizaría por este suceso ni por los gastos que se generen.

Todo el personal de la empresa tiene el derecho y el deber de disfrutar de sus vacaciones en

forma efectiva (Arts. 186-192 del CST).

Al momento de solicitar su periodo de vacaciones tenga en cuenta los siguientes aspectos:

• El derecho a vacaciones nace el día que se cumple el año calendario de antigüedad en la

Empresa.

• De acuerdo con lo estipulado en la ley 789 de diciembre de 2002 la persona al momento de

desvincularse tendrá derecho al pago proporcional de las vacaciones, sin importar el tiempo
laborado.

• La solicitud de vacaciones deberá ser enviada a la Gerencia de Recursos Humanos quince

(15) días calendario antes de la fecha efectiva de salida. Las vacaciones se deben reportar
siempre a Recursos Humanos sin importar el número de días que se vayan a tomar, ya que esta
información se debe enviar al área de sistemas.

• A partir del 01 de Agosto de 2014, cada vez que un funcionario solicite días de vacaciones de
períodos que no están liquidados, se efectuará la respectiva liquidación en la nómina, así sea
UN solo día el que se vaya a disfrutar.

• El funcionario que solicite sus vacaciones no será reemplazado (salvo cargos autorizados) por

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lo que el Jefe Inmediato deberá tomar las previsiones necesarias en su área de trabajo.

• La cancelación de la Prima Vacacional se hará efectiva el mes en que se cumpla el año de

antigüedad y corresponde al 50% de la asignación mensual y se paga siempre y cuando el
funcionario esté laborando en One Concept y aplica sólo para salarios ordinarios.

• Las vacaciones se pagarán en la quincena en que se vayan a disfrutar los días solicitados.

• Se recomienda que el empleado disfrute los días de vacaciones durante el año siguiente a
la causación

Permisos
Días por Luto
El artículo primero de la Ley 1280 de 2009, el cual adiciona un numeral al artículo 57 del
Código Sustantivo del Trabajo, en los siguientes términos:

Conceder al trabajador en Caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera

permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y
primero civil, una licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles, cualquiera sea su
modalidad de contratación o de vinculación laboral. La grave calamidad doméstica no incluye la
Licencia por Luto que trata este numeral. Estos días deberán ser tomados en un plazo no
superior a los 30 días siguientes a la defunción del familiar.

Este hecho deberá demostrarse mediante documento expedido por la autoridad competente,
dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia.

Las EPS tendrán la obligación de prestar la asesoría psicológica a la familia. En efecto, para dar
aplicación a la disposición expedida en la Ley 1280 del 5 de enero de 2009, tenemos en cuenta
los siguientes grados con relación a la familia:

Trabajador: Cónyuge, compañero o compañera.

Primero de Consanguinidad: Hijos o padres.
Segundo grado de consanguinidad: Abuelos, nietos y hermanos.
Primero de anidad: Suegros, hijos habidos de hombre o mujer del trabajador en matrimonio
anterior.
Primero civil: Padres adoptantes o hijos adoptivos.

Otro Tipo De Permisos:

One Concept otorgará los siguientes permisos a criterio del jefe inmediato y conforme lo
establecido por la ley:

• Matrimonio: tres días remunerados

• Calamidad doméstica

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• Graduación
• Asistencia a citas médicas propias y/o de hijos
• Licencia de Paternidad - LEY 755 DE 2002: El esposo o compañero permanente tendrá
derecho a ocho (08) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. Esta licencia
remunerada es incompatible con la licencia de calamidad doméstica y en caso de haberse
solicitado esta última por el nacimiento del hijo, estos días serán descontados de la licencia
remunerada de paternidad. La licencia remunerada de paternidad sólo opera para los hijos
nacidos de la cónyuge o de la compañera permanente. Este último caso requerirá dos (02) años
de convivencia. Para el reconocimiento de esta licencia de paternidad deberá presentar el
Registro Civil de Nacimiento del hijo dentro de los 30 días siguientes a la fecha de nacimiento, la
licencia remunerada de paternidad será a cargo de la EPS, para lo cual requerirá que el padre
haya estado cotizando efectivamente durante las treinta y seis (36) semanas o sea nueve (09)
meses previos al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad

• Durante el período de incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad no se

podrán hacer traslados porque automáticamente se pierde el auxilio de la incapacidad.

Incapacidades
Toda incapacidad debe reportarse dentro de los cinco días siguientes de su expedición a la
Gerencia de Recursos Humanos.

Las incapacidades de 1 a 3 días son asumidas por la empresa y las mayores a 3 días las asume
la E.P.S., quien autoriza descontar los valores de la autoliquidación mensual correspondiente

La Gerencia de Recursos Humanos recibirá incapacidades expedidas en papelería de la E.P.S.

correspondiente, debe figurar el número de cédula del médico al pie de la firma, la firma del
trabajador en la parte posterior de la incapacidad, de igual forma deberá anexar la fotocopia del
documento de identidad y del carné de la EPS.

Para todas las incapacidades expedidas por médico particular, el funcionario debe solicitar la
trascripción ante la E.P.S. correspondiente.

Algunas E.P.S. aprueban el descuento de las incapacidades, el funcionario debe solicitarlo y

enviarlo con el sello de autorización a la Gerencia de Recursos Humanos.

El reembolso de Todas las incapacidades debe ser tramitado por la Gerencia de Recursos
Humanos y se hará por descuento en la autoliquidación.

Algunas E.P.S. giran el valor de las incapacidades y debe reclamarse cheque con autorización,
la Gerencia de Recursos Humanos avisará en su oportunidad.

La Gerencia de Recursos Humanos es responsable del Reembolso de todas las incapacidades.

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Es importante tener en cuenta que la E.P.S. Reconocerá las licencias de maternidad solamente
a aquellas personas que hayan cotizado treinta y seis (36) semanas consecutivas al Sistema
durante el período de gestación.

La trabajadora que se encuentre embarazada, tendrá una licencia remunerada de 84 días

calendario a partir de la fecha de nacimiento del bebé.

Procedimientos de Oficina

Horario de Trabajo
Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son las que a continuación se expresan así:
DÍAS LABORABLES: Los días laborales para los trabajadores, solamente de lunes a viernes,
salvo que por necesidades del servicio, algún área deba trabajar en días diferentes. Los días
festivos no serán laborales, así como tampoco los días sábados y domingos. Pese a lo anterior,
las partes podrán acordar bajo condiciones especiales, los días laborables.

Hora de entrada, salida y periodos de descanso (almuerzo):

Hora de entrada: 8:00 am
Hora de almuerzo: 12:00 m a 1:00 pm / 1:00 pm a 2:00 pm
Hora de salida: 6:00 pm

Por cada domingo o festivo trabajado se reconocerá un día compensatorio remunerado a la

semana siguiente.

Espacios Libres de Humo

One Concept está comprometida en proveer un ambiente de trabajo sano, libre de humo. Por lo
tanto, está prohibido fumar dentro de las instalaciones de la Compañía. Si usted llega a incurrir
en alguna falta de este tipo, será sancionado.

Medidas Disciplinarias

Procedimiento disciplinario
La violación por parte del trabajador a las obligaciones contractuales o reglamentarias constituye
un acto de indisciplina, que dependiendo de la gravedad de la falta ameritará, un llamado de
atención verbal, una amonestación escrita, una suspensión del trabajo, o en última instancia la
terminación del contrato de trabajo con justa causa. La gravedad de la falta será evaluada en
primera instancia, por el jefe inmediato y en segunda instancia por la Gerencia de Recursos
Humanos, quien prestará asesoría en la acción a seguir. El empleador dará la oportunidad al
empleado de ser escuchado, de ser necesario comparecerá en compañía de un testigo, la cual
quedará registrado en un acta de descargos que reposará en la hoja de vida con la respectiva
carta de sanción que amerite la situación. Es indispensable realizar este procedimiento porque
de lo contrario no serán validas las sanciones que se realicen.

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Retiro
Todo funcionario que se retire de la compañía deberá hacer entrega formal de su cargo y quedar
a Paz y Salvo o aclarar las diferencias de los faltantes encontrados, para así proceder a pagar la
liquidación de prestaciones sociales. La carta de aceptación de renuncia deberá tener el visto
bueno del jefe inmediato y deberá ser entregada a la Gerencia de Recursos Humanos el mismo
día en el que se presenta la renuncia. El departamento contable realizará la liquidación de
prestaciones sociales y reportará al de Recursos Humanos sobre el retiro para la cancelación de
usuarios al finalizar la jornada laboral del día en que se retira el funcionario.

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