Wi comptalia Eerie communicaton Efficacité professionnelle CHAPITRE 1 - OPTIMISEZ VOTRE TEMPS POUR EN GAGNER ~ Section 1 - La gestion du temps 1. Les différents aspects de la gestion du temps~ 5 5 A) Temps de présence, temps dactiv 5 8) Bien gérer son temps, cest effectuer activité qui convient, au moment vaulu 5 ©) Au plan national, les temps Ge travail sont réglementés ~ 6 D) Dans les relations internationales, diverses contraintes doivent étre prises en compte 6 7 7 7 8 8 2+ organisation des temps. A) La méthode NERAC 8) Le principe d'EISENHOWER. 3 - Outils de gestion du temps A) Le pendulage 8) Ltauto-analyse continue ~ A= Méthodologie de la planification AA) Les trois étapes d'une planifcation 8) La flexibiité ©) Avantages de la planification D) Quelques critiques 5 = Les agendas et échéanciers ~ A) Généraltes 12 8) Conseils pour utilisation d'un agenda ©) Consells pour utilisation d'un semainier D) Consells pour la prise de rendez-vous 6 Agenda électronique |A) Lagenda en version manoposte 8) agenda multi-utlisateurs 7 = Les listes de contréle- A) Principe: 8) Les trois modes de présentation 1) Présentation classique 2) Présentation adaptée & une activité assortie d'un délai & respecte: 3) Présentation convenant a des travaux ce réflexion ) Liste de contréle et modes opératolres D) Utilisation de listes de contréle- 8 - Quiest-ce qu'un planning 7 1A) Quelle est s@ conception ?~ 8) Comment est-Il organisé ?~ 9 - Les différentes présentations de plannings~ |A) Les plannings pour fiches en T 1) Principe 2) Utilisation: 3) Avantages et inconvénients ~ 8) Les plannings & gouttiare ou & glissiéres ou & bandelettes-~ 1) Principe: 2) Utilisation: 3) Avantages et inconvénients ~ ©) Les plannings & fil et rubans 1) Plannings & fils ECRITS ET COMMUNICATION Communication Interne - La note de service 1/56Wi comptalia Ecrt t communication 2) Plannings & rubans ~ 3) Utlsation (our le 2 systémes). 4) avantages et inconvenients- 10 - Tests - AA) Test 1 - Gestion du temps: 8) Test 2 - Test d'efficacité 11 - Exercices A) Exercice 1 - Planning des travaux~ 8) Exercice 2 - Liste de contréle d'une action ce formation ) Exercice 3 - Planning des congés ~ 12 - Organiser un déplacement~ AA) Prépater un voyage d'affaires ~ 1) Siinformer sur les grandes lignes du voyage ~ 2) Prévoir le déplacement et Iniébergement~ 8) Réaliser ~ 1) Le plan du voyage (sur une fiche). 2) Dossier de voyage 4) Contraintes supplémentaires pour les voyages a I'étranger Section 2 - La gestion des moyens-- 1 - Définir les objectifs a atteindre~ A) A court terme-- 8) A long terme ~ 2- Recenser les moyens A) Les moyens matérils-~ 8) Les moyens humains ~ ) Les moyens financiers 3 - Répartir les taches ~ A) Comment sont-elies réparties ?~ 8) Comment contréler leur répartition ?~ 4- Mettre en ceuvre et contréler ~ A) La fiche diinstructions- 8) Le mode opératoire ~ ) La note de service- 0} Les outils de gestion du temps ©) Le tableau de bord 1) Queest ce qu'un tableau de bord: 2) Quels renseignements 7. 3) Pour qui? 4) Quand ? 5) Comment ?- 6) Le tableau de bord, exemple d'indicateurs d'origine interne: 30 7) Clignotants ~ F) Questionnaire~ 5 = Application - A chacun ses moyens CHAPITRE 2 - CLASSER VITE ET BIEN - Section 1 - COLLECTE de l'information -- 1-Lanature de ‘information A) Quest ce qu'une information: 8) Exemple 2+ Les divers types d'informations ECRITS ET COMMUNICATION Communication interne - La note de service - 2/56Wi comptalia Eerie communicaton AA) Selon leur source 8) Selon leur nature: ©) Selon leur domaine D) Selon le niveau diutilistion ~ ) Selon le sens de communication ‘information 3 Les qualités de 4- Les sources externes ~ 5 - Les sources internes ~ A) Application 1 - Repérer les informations: 38 8) Application 2 - ouverture d'une salle de culturisme: ©) Application 3 - Courrier D) Application 4 ~ Organiser un diner débat Section 2 - le Classement 1- Les différents types de classement 2- Le matériel A) Les qualités d'un bon classement 8) Les procédés de classement ~ 3 La norme AFNOR NF 244-001 ~ A) Historique 8) Extrait 4. Particules rejetées apras le nom (article 4.1.5.2) 5 - La préparation de dossiers A) Généralités 8) Création d'un dossier 1) Dossier de classement~ a) Facilter a consultation ~ ») Pratiquer une mise & jour systématique 2) Dossier de travail 2) Définir les conditions générales ~ b) Etudier le contenu ©) Présenter le dossier ~ ©) Indexage: D) Le mise & jour~ 6-Larchivage A) Les 3 catégories e'archives: 8) Durée légale de conservation des documents: ©) Les lleux d'archivages: 1) Principe. 2) Larchivage a Vintérieur de lentreprise (ou archivage interne) 3) Larchivage & extérieur de l'entreprise (0U archivege externe) 2) Llarchivage statique~ b) Carchivage dynamique ~ D) Les supports d'archivage 1) Le papier 2) La micrographie~- 3) Les supports magnétiques 4) Les supports optiques ~ 7 = La GED (Gestion Electronique de Documents): AA) Principe: 8) Principales utlisations ~ 1) Communication ~ 2) Domaine commercial ECRITS ET COMMUNICATION Communication Interne - La note de service - 3/56