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DOCUMENTACIÓN Y MANEJO DE INFIRMACIÓN

LYDA KATHERINE TOLOZA ACOSTA

UNIPANAMERICANA – FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA

TECNICA PROFESIONAL EN PROCESOS EMPRESARIALES

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

ACACIAS-META

2019
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INTRODUCCIÓN

Las normas son parte fundamental en una sociedad ya que permiten regular desde

comportamientos humanos hasta definir estándares técnicos de distintas áreas profesionales.

Es así como entonces vemos las normas sobre la Gestión Documental, como regulaciones que

se definen con el fin de establecer criterios que se deben de poner en marcha para alcanzar un

fin determinado. Y la Gestión Documental no ha sido ajena a esta realidad, lo cual no está

mal. Es importante que haya normas sobre la Gestión Documental porque así se obliga al

cumplimiento de ciertas prácticas que por sus resultados y valor son indispensables. Lo que

no deberías hacer es llegar hasta el extremo de considerar que todas las prácticas se

encuentran en normas sobre la Gestión Documental.

Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión documental

y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que

contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de

planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio

documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que

estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y

determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión

documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos.

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3: Normatividad asociada a la gestión documental

Marco Legal Sobre Archivos En Colombia

Usted es Juan, padre de una niña de cinco (5) años llamada Juanita, el día 22 de abril llevó

a su hija a la clínica del Divino Niño, debido a que se sentía muy mal físicamente y no podía

respirar, el profesional de la salud (en formación) que los atendió le hizo una serie de

preguntas, diligenció algunos formatos y posteriormente los pasó para que Juanita fuera

atendida por el medico (pediatra) de turno, después de varios análisis este último diagnosticó

que la niña tenía una Virosis Crónica y que por esta razón se sentía indispuesta, le recetó unos

medicamentos y le dio diferentes recomendaciones para su cuidado. Después de seis (6)

meses Juanita volvió a enfermarse presentando los mismos síntomas (del pasado mes de

abril), está vez el turno de llevarla al médico le correspondió a la mamá puesto que usted se

encontraba trabajando, cuando se reunió con ellas en la clínica del Divino Niño (una hora

después) se encontró con la sorpresa de que no habían atendido a Juanita aún, debido a que su

historia clínica no aparecía. Esta demora en la atención de Juanita influenció que tuviera que

ser trasladada de urgencia a otro hospital atravesando la ciudad, lo que trajo como

consecuencia un incremento en su malestar. Indignado con esta situación usted decide

interponer una demanda a la clínica del Divino Niño.

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PREGUNTAS DEL TUTOR

Con los datos facilitados en la lectura y los que necesite, presentar un informe escrito

donde se dé respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son las leyes, decretos, normas o circulares que debe citar en su memorial de

demanda?

Principalmente se debe citar en su memorial de demanda a la Ley 23 de 1981 por la cual

se citan normas en materia de ética médica, la ley 80/89 donde se dictan normas para la

conservación, custodia y confidencialidad de las Historias clínicas. También decretos 2174 el

cual le da una organización al sistema obligatorio de salud y el cual defiende los soportes

documentales, la resolución 1995 donde se indica como diligenciar, como organizar y

archivar las historias clínicas y los comités de las mismas.

Encontramos lo siguiente Ley 23 de 1981:

 CAPITULO III. De la prescripción médica, la historia clínica, el secreto

profesional y algunas conductas.

 Artículo 33. Las prescripciones médicas se harán por escrito, de conformidad con

las normas vigentes sobre la materia.

 Artículo 34. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de

salud del paciente. Es un documento privado, sometido a reserva, que únicamente

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puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos

previstos por la ley.

 Artículo 35. En las entidades del Sistema Nacional de Salud la Historia Clínica

estará ceñida a los modelos implantados por el Ministerio de Salud.

 Artículo 36. En todos los casos la Historia Clínica deberá diligenciarse con

claridad. Cuando quiera que haya cambio de médico, el reemplazado está obligado

a entregarla, conjuntamente con sus anexos, a su reemplazante.

 Artículo 37. Entiéndase por secreto profesional médico aquello que no es ético o

lícito revelar sin justa causa. El médico está obligado a guardar el secreto

profesional en todo aquello que por razón del ejercicio de su profesión haya visto,

oído o comprendido, salvo en los casos contemplados por disposiciones legales.

 Artículo 38. Teniendo en cuenta los consejos que dicte la prudencia, la revelación

del secreto profesional se podrá hacer:

a) Al enfermo, en aquello que estrictamente le concierne y convenga;

b) A los familiares del enfermo, si la revelación es útil al tratamiento;

c) A los responsables del paciente, cuando se trate de menores de edad o de personas

mentalmente incapaces.

d) A las autoridades judiciales o de higiene y salud, en los casos previstos por la ley;

e) A los interesados, cuando por defectos físicos irremediables o enfermedades graves

infecto-contagiosas o hereditarias, se pongan en peligro la vida del cónyuge o de su

descendencia.

 Artículo 39. El médico velará porque sus auxiliares guarden el secreto profesional.
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2. Ordene la reglamentación aplicable a su demanda de acuerdo a su jerarquía con base en la

información suministrada y preséntela en una tabla.

LEY, DECRETO O
ITEM DETALLE DESCRIPCION
NORMA
Donde categorizan los
archivos, la administración, la
gestión del doctor y el acceso y
1 Ley 594 de 2000 Ley general de archivos
consulta de los mismos.
También la conservación y el
control y vigilancia
Modelos relacionados con el
diligenciamiento de las
Ley 23 de 1981 art 33 al Normas en materia ética
2 prescripciones médicas,
45 medica
historia clínica y el secreto
profesional
Normas para conservación y Por el cual se crea el archivo
3 Ley 80 de 1989 custodia de las historia general de la nación y se dictan
clínicas otras disposiciones
Se dictan disposiciones de
Responsabilidad del personal responsabilidad para el
4 Ley 911 de 2004
de enfermería ejercicio de la profesión de
enfermería en Colombia
Se establece que el sistema
Auditoria para el
general de prestación de salud
5 Decreto 1011 de 2006 mejoramiento de la calidad
preste su mejor servicio al
de la atención
usuario
Por el cual se organiza el
Soporte Documental básico
6 Decreto 2174 de 1996 sistema obligatorio de salud y
de entidades de salud
su calidad.
Definición general, el
Resolución 1995 Normas para el manejo de la diligenciamiento, la
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de 1999 historia clínica organización y archivo de la
historia clínica y los comités
Se reglamentan los datos
Resolución 3374 de Implementa los Registros básicos que deben reportar los
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2000 individuales prestadores de servicios de
salud

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Normas para el manejo Se dictan nuevas disposiciones

Resolución 0058 de
9 custodia y tiempo de para el tiempo de conservación
2007
conservación de los diagnósticos.

3. Con base en los enlaces de vídeos presentados en la bibliografía, cite las ventajas que

podría traer para la clínica del Divino Niño el tratamiento de las Historias Clínicas de sus

pacientes como se está proponiendo.

 Atención puntual y acertada.

 Accesibilidad de la información.

 Eficiencia en los procesos y reducción de costos.

 Servicio de calidad.

 Compatibilidad de información e innovación del servicio.

La estandarización de los flujos de información, evitando la duplicidad de requerimientos

por parte de las Entidades Territoriales u organismos de control. En este sentido el Sistema

permite la optimización del uso de la información que existe en el país sobre la salud,

mejorando así su calidad desde la fuente primaria.

4. Consulte los antecedentes del archivo general de la nación y describa su principal función.

Propósito y alcance

La gestión eficiente de la información en las entidades resulta imprescindible para la

toma de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido en un apoyo

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fundamental y estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un Programa de

Gestión Documental, que permitan disponer de manera ordenada de toda la Gestión

Documental del Ministerio considerándola como un recurso o activo institucional decisivo

en el desempeño de la entidad.

El Programa de Gestión Documental inicia desde la planeación y valoración

documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos,

distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; estos últimos tres

subprocesos según lo establecido previamente en las tablas de retención y valoración

documental. En cumplimiento del Proceso de Gestión documental, que se encuentra

inmerso dentro del mapa de Macroprocesos del Modelo integrado de Gestión (MIG), está

establecido el Programa de Gestión Documental como una de las salidas de la cadena de

valor, proveedor principal de los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para el

desarrollo de la Gestión Documental.

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-077_Programa_Gestion_Documental.pdf

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CONCLUSIONES

La gestión documental es una serie de tecnologías, técnicas y normas, orientadas a

facilitar a las empresas, la administración y el flujo de documentos durante todo su periodo

de vida. Esto puede hacerse a través de técnicas manuales o mediante el uso de tecnologías

diseñadas para alcanzar tasas más altas en cuanto a eficiencia y rendimiento, así como

funcionalidad. Una de las principales características de un sistema de gestión documental

optimo es su capacidad para vincular toda la información almacenada en bases de datos de

otros sistemas.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

https://cursos.unipanamericana.edu.co/course/view.php?id=22903#section-3

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf

https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/ley_0023_1981.htm

http://www.urnadecristal.gov.co/gestion-gobierno/sab-as-que-entr-en-marcha-sistema-

nico-de-informaci-n-en-salud-de-colombia

https://www.minsalud.gov.co/salud/PServicios/Paginas/sistemade-informacion-para-

calidad.aspx

https://netmedik.com/en_US/blog/our-blog-1/post/beneficios-de-contar-con-sistemas-de-

informacion-interoperables-para-el-sector-salud-4

http://reader.digitalbooks.pro/book/preview/28667/chap1.xhtml/-?1550963549472

http://www.docshare.es/blog/80-que-es-la-gestion-documental

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