GCF - PR - 06 Procedimiento de Créditos Educativos Icetex

Dirección Administrativa y Financiera Gestión Contable y Financiera
PROCEDIMIENTO DE CRÉDITOS EDUCATIVOS ICETEX

Fecha de emisión:
Código: GCF – PR – 06 Versión: 1 Página 1 de 14
14/03/2019
CONTROL DE CAMBIOS
Versión N° Fecha Descripción del Cambio Responsable
1 14/03/2019 Creación de documento Jefe de Cartera

Fecha de emisión:
14/03/2019
Contenido
1 OBJETIVO ............................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ................................................................................................................................................ 3
3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ............................................................................................. 3
3.1 Del Estudiante ...................................................................................................................................... 3
3.2 Del Coordinador Icetex ..................................................................................................................... 3
4 REFERENCIAS ...................................................................................................................................... 4
5 DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 4
6 DESARROLLO ....................................................................................................................................... 4
6.1 SELECCIÓN DE LÍNEA DE CRÉDITO / RENOVACIÓN DE CRÉDITO ................................ 4
6.2 VERIFICAR REQUISITOS MINÍMOS.............................................................................................. 5
6.3 RECOPILAR Y DILIGENCIAR LOS DOCUMENTOS MINIMOS BENEFICIARIO .............. 5
6.4 RECOPILAR Y DIIGENCIAR LOS DOCUMENTOS DEL DEUDOR SOLIDARIO ................ 5
6.5 ENTREGAR DOCUMENTOS MÍNIMOS ........................................................................................ 5
6.6 DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................................................ 7
7 PARAMETROS DE CONTROL ........................................................................................................ 14
8 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA ......................................................................... 14
REVISÓ APROBÓ
Firma: Firma:
Cargo: Jefe de Cartera Cargo: Dirección Administrativa y

Financiera
Fecha: Fecha:
Fecha de emisión:
14/03/2019
1 OBJETIVO
Describir las actividades y requisitos exigidos para la financiación mediante el icetex de

matrículas de pregrado y posgrado, ofertados por la Corporación Universitario
Iberoamericana.
2 ALCANCE
Inicia con la solicitud del crédito por parte del estudiante y finalización con la aprobación
o legalización según el crédito adoptado. Aplica para los créditos educativos directos e
indirectos ofrecidos por la Corporación Universitaria Iberoamericana.
3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.1 Del Estudiante
 Seleccionar el programa académico y nivel de formación al cual desea acceder.
 Seleccionar la línea de crédito de acuerdo con el plazo requerido y nivel de

formación.
 Verificar y cumplir con los requisitos mínimos estipulados por la entidad

(Nacionalidad, estrato socioeconómico, pertenecer al Sisbén, prueba saber pro y
promedio de nota si aplica).
 Descargar y diligenciar los documentos requeridos junto con el deudor solidario
 Contar con un deudor solidario (Persona natural o jurídica) y recopilar los

documentos requeridos según el tipo de persona.
 Entregar la documentación requerida a la Institución de Educación Superior,

operador nacional (Si se encuentra fuera de Bogotá) o punto presencial del Icetex.
 Realizar la renovación del crédito dentro de los plazos establecidos en el calendario

de crédito para cada semestre.
3.2 Del Coordinador Icetex
 Recibir la documentación por parte de Operación Nacional o ASE según la

procedencia de estos, revisando que la documentación cumpla con las condiciones
mínimas de entrega.
Fecha de emisión:
14/03/2019
 Realizar la legalización del crédito mediante la plataforma del Icetex
4 REFERENCIAS
 Políticas y lineamientos de crédito Directo (Crédito Ibero)

 Políticas y lineamientos de crédito Icetex
5 DEFINICIONES
 Deudor: Es la persona que asume la obligación financiera en primera instancia.
 Deudor solidario: Es la persona que respalda la obligación financiera, en caso de

no obtener el pago oportuno por parte del deudor solidario.
 Financiación indirecta: Es el mecanismo de financiamiento para los estudiantes,

ofertado por la iberoamericana con aquellas entidades financieras con las cuales ha
suscrito un convenio.
 Financiación directa: Es el mecanismo de financiamiento interno para los

estudiantes, otorgado de acuerdo con las políticas establecidas por la institución,
las cuales será potestad y decisión de la iberoamericana, otorgar o no una
financiación institucional.
6 DESARROLLO
6.1 SELECCIÓN DE LÍNEA DE CRÉDITO / RENOVACIÓN DE CRÉDITO
El programa está sujeto a la planeación de las auditorías internas regulares para el control
interno de sus sistemas de gestión, procesos y requisitos legales que se llevan a cabo
anualmente. Se determina un cronograma de auditorías internas que involucra el proceso,
sistema o requisito legal, su tiempo de evaluación, responsable y observaciones.
En caso de ser una renovación de crédito debe hacer este proceso dentro de los plazos
establecidos en el calendario de crédito para cada semestre. Esta operación se realiza a
través del módulo de actualización de datos en la página web del ICETEX, durante el
periodo de tiempo dispuesto para realizar la renovación de crédito.
Fecha de emisión:
14/03/2019
6.2 VERIFICAR REQUISITOS MINÍMOS
Si es para pregrado dependiendo la línea de crédito verificar los requisitos mínimos.

Si es para posgrado revisa los requerimientos mínimos de acuerdo con las líneas de crédito
con y sin deudor solidario.
6.3 RECOPILAR Y DILIGENCIAR LOS DOCUMENTOS MINIMOS BENEFICIARIO
Realiza la recopilación de los documentos requeridos para la línea de crédito. Así mismo,
Se realiza inscripción a la página del Icetex, en la opción "Registrarse", con el fin de realizar
la descarga de los documentos requeridos. Posteriormente se realiza la impresión para
firma por parte del estudiante y deudor solidario (Si aplica, para el caso de posgrado).
En caso de ser renovación de crédito, realizada la respectiva actualización de datos, se

imprime el formulario y entrega a la IES donde se encuentra matriculado junto con los
demás documentos requeridos.
6.4 RECOPILAR Y DIIGENCIAR LOS DOCUMENTOS DEL DEUDOR SOLIDARIO
Realiza la recopilación de los formularios y documentos requeridos de acuerdo si es

personal natural o jurídica en caso de ser estudiante de pregrado. Para el caso de
estudiante de posgrado no es necesario contar con deudor solidario siempre y cuando se
demuestre historial financiero y crediticio favorable.
6.5 ENTREGAR DOCUMENTOS MÍNIMOS
Para estudiantes de pregrado, debe hacer la entrega de la documentación completa en

original a la IES o en un punto presencial de Icetex si se encuentra a nivel Bogotá; mientras
que estudiantes a nivel nacional, deberán hacerlo mediante el operador para que este los
haga llegar a la IES.
g
Para estudiantes de posgrado, debe hacer la entregar de la documentación completa en
original a la IES si se encuentra a nivel Bogotá o mediante el operador si se encuentra fuera
de Bogotá, para que este los haga llegar a la IES.
Se debe tener en cuenta que para los procesos internos de la IES todo estudiante que tiene
crédito por primera vez con Icetex debe realizar CREDITO PUENTE y radicar los siguientes
documentos:
 Formulario de solicitud de crédito firmado con huellas.
 Copia de documento de identidad.
Fecha de emisión:
14/03/2019
 Orden de Matricula Vigente "Solo se hace proceso interno con las IES si es por
matrícula".
6.6 LEGALIZAR CRÉDITO
Recibe la documentación por parte del Área de Servicio al Estudiante si es estudiante a

nivel Bogotá o por parte del Operador Nacional a nivel nacional, validando que esta
documentación este completa, organizada en una carpeta tamaño oficio con gancho
legajador plástico. Si se requiere algún tipo de corrección de documentos se le reportara
al Operación Nacional para que este solicite su corrección y al ser corregido se entregue a
la persona encargada de Icetex o directamente al estudiante si se encuentra a nivel Bogotá.
6.7 RENOVAR CRÉDITO
El estudiante presencial realiza la entrega de documentos en el ASE, mientras que los

estudiantes a nivel nacional entregan al operador quien los remitirá al área de Operación
Nacional y este los entregara relacionados al área de Icetex. No se reciben documentos
incompletos o sin orden vigente de matrícula. Se realiza proceso de Renovación y se hacen
los procesos internos respectivos solo a los estudiantes que son por MATRICULA, los que
son por Sostenimiento solo se les realiza la Renovación.
Fecha de emisión:
14/03/2019
6.8 DIAGRAMA DE FLUJO
Legalización de Crédito Pregrado

N° ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
LEGALIZACIÓN DE CRÉDITO PREGRADO
INICIO Ingresa a la página del Icetex www.icetex.gov.co, en el enlace estudiante, créditos tu

eliges, con el fin de conocer la línea de crédito a elegir dependiendo el nivel de
formación.
1 24 horas Estudiante N/A
Revisar Líneas Crédito 0% Y 25 % Líneas a largo plazo
30%, 40 % y 60% Líneas mediano plazo
100% Línea Corto plazo
Para líneas de crédito 0% Y 25 % Líneas a largo plazo, deberá Ser colombiano,

pertenecer a estratos 1, 2 o 3, estar en el Sisbén dentro de los puntos de corte
establecidos por área para acceso a crédito, y en la prueba saber 11: Para primer
semestre tener puntaje igual o superior a 300 y haber presentado la prueba a partir
del año 2012. Si ingresa a partir de tercer (3) semestre, debe contar con un promedio
de notas igual o superior a 3.4
Para líneas de crédito 30% , 40 % y 60% líneas mediano plazo, deberá ser
colombiano, pertenecer a estratos 1, 2, 3, 4, 5 o 6, estar en el Sisbén dentro de los
puntos de corte establecidos por área para acceso a crédito y en la prueba saber 11:
Verificar Requisitos Estudiante / Deudor
2 24 a 72 horas Para primer semestre tener puntaje igual o superior a 260 ( líneas 40 y 60 % puntaje N/A
mínimos Solidario
igual o superior a 240) y haber presentado la prueba a partir del año 2012. Si ingresa
a partir de tercer (3) semestre, debe contar con un promedio de notas igual o
superior a 3.4
Para líneas de crédito 100% Línea Corto plazo, deberá ser colombiano, pertenecer
a estratos 1, 2, 3, 4, 5 o 6, estar en el Sisbén dentro de los puntos de corte
establecidos por área para acceso a crédito, prueba saber 11: Para primer semestre
puntaje igual o superior a 240 y haber presentado la prueba a partir del año 2012. Si
ingresa a partir de tercer (3) semestre, debe contar con un promedio de notas igual o
superior a 3.4
Posterior a la fecha de aprobación del crédito por parte del Icetex se tienen 15 días
calendario para realizar la legalización
'Realiza la recopilación de los documentos requeridos para la línea de crédito elegida
los cuales no varían independiente de la opción elegida. Estos documentos son:
Recopilar Documentos 1. Formulario de Solicitud de Crédito.

Mínimos de Estudiante 5 días hábiles 2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad ampliada al 150%.
posterior a la 3. Una (1) copia del registro civil o sentencia judicial de custodia (en caso de que el Documentos
3 Estudiante
fecha de la estudiante sea menor de edad) legibles. Recopilados
aprobación 4. Certificado de notas para estudiantes que ingresan de segundo semestre en
adelante.
5. Fotocopia de la última factura de servicio público de energía eléctrica del lugar de
residencia del núcleo familiar del estudiante.
6. Para estudiantes de 1er y 2do semestre copia de los resultados de las pruebas
saber 11, donde se registre el código SNP y el puntaje obtenido, información que
debe coincidir con la registrada en el formulario de solicitud de crédito.
Se realiza inscripción a la página del Icetex, en la opción "Registrarse", con el fin de

realizar la descarga de los documentos requeridos. Posteriormente se realiza la
impresión para firma por parte del estudiante y deudor solidario de:
5 días hábiles
1. Pagaré.
Diligenciar Documentos posterior a la Estudiante / Deudor Documentos
4 2. Carta de Instrucciones (Debe ir autenticada en la notaria con firma biométrica).
Iniciales Requeridos fecha de la Solidario Diligenciados
3. Condiciones de Adjudicación.
aprobación
4. Formato de autenticidad de documentos por el estudiante y deudor solidario.
Si el deudor solidario es persona Natural, continua con la actividad Cinco (5).

Si el deudor solidario es personal Jurídica, continua con la actividad Seis (6)
Fecha de emisión:
14/03/2019
Para deudor solidario por persona natural se deberán diligenciar los siguientes
formularios:
1. Formularios de estudios de antecedentes crediticios (se descarga dando clic en

*descargar*).
2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad.
5 días hábiles
3. Carta de certificación laboral del deudor solidario con fecha de expedición NO
Diligenciar Documentos posterior a la Deudor Solidario Documentos
5 mayor a 30 días, que incluya sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo de contrato.
Persona Natural fecha de la (Persona Natural) Recopilados
4. Si el trabajador es independiente, certificación de ingresos expedida por la
aprobación
autoridad competente, si es expedido por contador publico se debe acompañar con
copia legible de la tarjeta profesional y del documento de identidad del contador.
5. Certificado de ingresos y retenciones, si es trabajador dependiente y/o declaración
de renta del año anterior si esta obligado a declarar.
6. Certificación de ingresos adicionales del deudor solidario según sea el caso.
7. En caso de ser pensionado, demostrar ingresos diferentes a la pensión.
Para deudor solidario por persona jurídica se deberán diligenciar los siguientes
formularios:
Formulario de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en

5 días hábiles
Diligenciar Documentos *descargar*).
posterior a la Deudor Solidario Documentos
6 Persona Jurídica 2. Fotocopia legible del documento de identidad del representante legal.
fecha de la (Persona Jurídica) Recopilados
3. Dos (2) fotocopias legibles del NIT.
aprobación
4. Certificado de existencia y representación legal.
5. Estados financieros del ultimo ejercicio contable.
6. Estar facultado para asumir esta clase de obligaciones previa certificación del
representante legal.
Estudiante debe hacer la entrega de la documentación completa en original a la IES o

5 días hábiles
en un punto presencial de Icetex, teniendo en cuenta que si se realiza así debe hacer
posterior a la Documentos
7 Entregar documentos Estudiante entrega de los siguientes documentos a la IES: 1. Copia de la legalización entregada
fecha de la Recopilados
por el estudiante a Icetex 2. Copia de documento de identidad 3. Copia de la orden
aprobación
de matricula que fue entregada en Icetex.
Si el estudiante es nacional la entrega de documentos se realiza al operador para

que este a su vez revise y direccione a el área de Operación Nacional para que sea
entregado al Coordinador de Icetex. Las condiciones de estos documentos son:
2 días hábiles
1. La documentación se recibe completa, organizada en una carpeta tamaño oficio
posterior a la Estudiante / Operador
con gancho legajador plástico.
Recibir documentos de entrega de / Operación Nacional / Entrega de
crédito 2. Si se requiere algún tipo de corrección de documentos se le reportara al
documentos ASE/ Coordinador documentos
Operación Nacional para que este solicite su corrección y al ser corregido se
por parte del Icetex
entregue a la persona encargada de Icetex.
estudiante
Si la entrega se realizar de forma presencial el estudiante radica la documentación en
No el Área de Servicio al Estudiante (ASE) para que el mismo sea remitido al
Coordinador Icetex para su legalización.
Recibe la documentación por parte del ASE y/o Operación Nacional verificando que
Legalizar Crédito
esta se encuentre completa y cumpla la condiciones declaradas en el numeral
anterior, de lo contrario retornará la información al área de Operacional Nacional para
el caso de estudiantes a nivel nacional o directamente se realizará contacto con el
2 días hábiles
estudiante, para el caso de aquellos que se encuentren en Bogotá.
posterior a la
Operación Nacional /
entrega de Entrega de
8 ¿Esta completa la Ase / Coordinador Si la documentación cumple las condiciones, se procede con la legalización del
documentos documentos
documentación? Icetex crédito en la plataforma Icetex, se tiene que tener en cuenta que si el estudiante es
por parte del
NUEVO o ANTIGUO, se realiza la misma entrega de los documentos, en el siguiente
estudiante
orden: * Naciones entrega a Operación Nacional para que este realice la respectiva
Berificación de Documentos y proceda a entregarlos al área encargada. *
Si Presenciales deben realizar la entrega al ASE para que este rebice los documentos
Completos y proceda a entregarlos al área encargada
Fin
Fecha de emisión:
14/03/2019
Legalización de Crédito Posgrado con Deudor Solidario

LEGALIZACIÓN DE CRÉDITO POSGRADO CON DEUDOR SOLIDARIO

eliges, con el fin de conocer la línea de crédito a elegir para los programas de posgrado
los cuales se encuentran definidos en:
1 24 horas Estudiante Solicitud de crédito
Revisar Líneas Crédito
1. Líneas de posgrado en el país con deudor solidario.
2. Líneas de posgrado en el país sin deudor solidario.
Para las líneas de crédito con deudor solidario se debe tener en cuenta por parte del
estudiante y deudor solidario:
Verificar Requisitos Estudiante/Deudor 1. Estar admitido en un programa que cuente con reconocimiento oficial de ministerio de
2 Mínimos
24 a 72 horas Solicitud de crédito
Solidario educación.
2. Aplica para doctorados, maestrías y especializaciones.
3. Tener deudor solidario aceptado por el Icetex que avalará y firmará con el estudiante
los documentos (carta de instrucciones y pagaré) que respaldan el crédito educativo.
Realiza la recopilación de los documentos requeridos para la línea de crédito los cuales
son:
1. Formulario solicitud de crédito.

2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad ampliada al 150.
5 días hábiles 3. Certificado de notas obtenidas en el pregrado.
Recopilar Requisitos posterior a la 4. Fotocopia del acta de grado o del diploma de titulo profesional. Documentos
3 Mínimos de Estudiante Estudiante
fecha de la 5. Si el beneficiario indico que está laborando y es trabajador dependiente: constancia Recopilados
aprobación laboral con fecha de expedición no mayor a 30 días, que incluya sueldo, cargo, fecha de
ingreso y tipo de contrato.
6. Si el beneficiario indico que está laborando y es trabajador independiente:
certificación de ingresos expedida por la autoridad competente. Si es expedido por
contador público se debe acompañar con copia legible de la tarjeta profesional y del
documento de identidad del contador.

realizar la descargar de los documentos requeridos. Posteriormente se realiza la
impresión para firma por parte del estudiante y deudor solidario de:
5 días hábiles 1. Pagaré.

Diligenciar Documentos posterior a la Estudiante / Deudor 2. Carta de instrucciones (la carta de instrucciones debe ir autenticada en la notaria con Documentos
4 Iniciales Requeridos
fecha de la Solidario firma biométrica). Recopilados
aprobación 3. Condiciones de adjudicación.

Si el deudor solidario es personal Jurídica, continua con la actividad Seis (6).
Para deudor solidario por persona natural se deberán diligenciar los siguientes
formularios:
1. Formularios de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en

*descargar*)
Diligenciar Documentos
Persona Natural 2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad.
5 días hábiles
3. Carta de certificación laboral del deudor solidario con fecha de expedición NO mayor
posterior a la Deudor Solidario Documentos
5 a 30 días, que incluya sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo de contrato.
fecha de la (Persona Natural) Recopilados
4. Si el trabajador es independiente, certificación de ingresos expedida por la autoridad
aprobación
competente, si es expedido por contador publico se debe acompañar con copia legible
de la tarjeta profesional y del documento de identidad del contador.
5. Certificado de ingresos y retenciones, si es trabajador dependiente y/o declaración de
renta del año anterior si esta obligado a declarar.
Fecha de emisión:
14/03/2019
Para deduro solidario por persona jurídica se deberán diligenciar los siguientes
formularios:
5 días hábiles 1. Formulario de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en
Diligenciar Documentos posterior a la Deudor Solidario *descargar*). Documentos
6
Persona Jurídica fecha de la (Persona Jurídica) 2. Fotocopia legible del documento de identidad del representante legal. Recopilados
aprobación 3. Dos (2) fotocopias legibles del NIT, certificado de existencia y representación legal.
Si el estudiante es nacional la entrega de documentos se realiza al operador para que

este a su vez revise y direccione a el área de Operación Nacional para que sea
Recibir documentos de
crédito 1. La documentación se recibe completa, organizada en una carpeta tamaño oficio con
5 días hábiles Estudiante / Operador
gancho legajador plástico. Entrega de
posterior a la / Operación Nacional /
7 2. Si se requiere algún tipo de corrección de documentos se le reportara al Operación documentación para
fecha de la ASE/ Coordinador
Nacional para que este solicite su corrección y al ser corregido se entregue a la persona LEGALIZACIÓN
aprobación Icetex
No encargada de Icetex.
Si la entrega se realizar de forma presentacial el estudiante radica la documentación en

el Area de Servicio al Estudiante (ASE) para que el mismo sea remitido al Coordinador
Icetex para su legalización.
Legalizar Crédito
2 días esta se encuentre compelta y cumpla la condiciones declaradas en el numeral anterior,
hábilesposterior de lo contrario retornará la información al área de Operacional Nacional para el caso de
Operación Nacional / Entrega de
a la entrega de estudiantes a nivel nacional o directamente se realizará contacto con el estudiante, para
8 ¿Esta completa la ASE / Coordinador documentación para
documentos por el caso de aquellos que se encuentren en Bogotá.
documentación? Icetex LEGALIZACIÓN
parte del
estudiante Si la documentación cumple las condiciones, se procede con la legalización del crédito
en la plataforma Icetex.
Si
Fin
Legalización de Crédito Posgrado sin Deudor Solidario

LEGALIZACIÓN DE CRÉDITO POSGRADO SIN DEUDOR SOLIDARIO

eliges, con el fin de conocer la línea de crédito a elegir para los programas de posgrado
los cuales se encuentran definidos en:
1 24 horas Estudiante Solicitud de crédito
Revisar Líneas Crédito 1. Líneas de posgrado en el país con deudor solidario.
2. Líneas de posgrado en el país sin deudor solidario.
Para las líneas de crédito con deudor solidario se debe tener en cuenta por parte del
estudiante y deudor solidario:
Verificar Requisitos Estudiante/Deudor
2 24 a 72 horas Solicitud de crédito
Mínimos Solidario 1. Estar admitido en un programa que cuente con reconocimiento oficial de ministerio de
educación (Aplica para doctorados, maestrías y especializaciones).
3. Tener historial financiero y crediticio favorable.
Realiza la recopilación de los documentos requeridos para la línea de crédito los cuales
son:
5 días hábiles 1. Formulario solicitud de crédito.

Recopilar Requisitos posterior a la 2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad ampliada al 150. Documentos
3 Estudiante
Mínimos de Estudiante fecha de la 3. Certificado de notas obtenidas en el pregrado. Recopilados
aprobación 4. Fotocopia del acta de grado o del diploma de titulo profesional.
5. Si el beneficiario indico que está laborando y es trabajador dependiente: constancia
laboral con fecha de expedición no mayor a 30 días, que incluya sueldo, cargo, fecha de
ingreso y tipo de contrato.
Fecha de emisión:
14/03/2019

realizar la descargar de los documentos requeridos. Posteriormente se realiza la
impresión para firma por parte del estudiante de:
5 días hábiles
Diligenciar Documentos posterior a la Estudiante / Deudor Documentos
4 1. Pagaré.
Iniciales Requeridos fecha de la Solidario Recopilados
2. Carta de instrucciones (la carta de instrucciones debe ir autenticada en la notaria con
aprobación
firma biométrica).
3. Condiciones de adjudicación.
4. Formulario de antecedentes crediticios.
Si el estudiante es nacional la entrega de documentos se realiza al operador para que

este a su vez revise y direccione a el área de Operación Nacional para que sea
Recibir documentos de
crédito 1. La documentación se recibe completa, organizada en una carpeta tamaño oficio con
gancho legajador plástico.
5 días hábiles Estudiante / Operador
2. Si se requiere algún tipo de corrección de documentos se le reportara al Operación Entrega de
posterior a la / Operación Nacional /
7 Nacional para que este solicite su corrección y al ser corregido se entregue a la persona documentos para
fecha de la ASE/ Coordinador
encargada de Icetex. Legalización
No aprobación Icetex
Si la entrega se realizar de forma presentacial el estudiante radica la documentación en
el Area de Servicio al Estudiante (ASE) para que el mismo sea remitido al Coordinador
Icetex para su legalización. Estos documentos no pueden superar el tiempo establecido
por Icetex para la entrega de estos porque puede ser susceptibles para ANULACIÓN o
BLOQUEO
Legalizar Crédito
esta se encuentre compelta y cumpla la condiciones declaradas en el numeral anterior,
de lo contrario retornará la información al área de Operacional Nacional para el caso de
2 días hábiles estudiantes a nivel nacional o directamente se realizará contacto con el estudiante, para
Operación Nacional / Entrega de
¿Esta completa la posterior a la el caso de aquellos que se encuentren en Bogotá. Se realizará la rebición de la
8 Ase / Coordinador documentos para
documentación? fecha de la aprobación del crédito y se informará al área encargada si esta entrega se está
Icetex Legalización
aprobación haciendo fuera de tiempo.
Si Si la documentación cumple las condiciones, se procede con la legalización del crédito

en la plataforma Icetex.
Fin
Fecha de emisión:
14/03/2019
Renovación de Crédito
RENOVACIÓN DE CRÉDITO ICETEX
INICIO Al iniciar cada período académico el estudiante debe hacer este

proceso dentro de los plazos establecidos en el calendario de
Al inicio del Período crédito para cada semestre. Esta operación se realiza a través
1 Estudiante N/A
Realizar actualización de Académico del módulo de actualización de datos en la página web del
Datos ICETEX, durante el periodo de tiempo dispuesto para realizar la
renovación de crédito.
Realizada la respectiva actualización de datos, se imprime el

formulario y entrega a la Institución de Educación Superior donde se
encuentra matriculado, la cual se encargará de tramitar
directamente la renovación del crédito educativo con el ICETEX.
Presentar Formulario y Al inicio del Período Así mismo, se debe presentar junto con el formato actualización de
2 Documentos a la IES Estudiante N/A
Académico datos original:
1. Una (1) fotocopia de la cédula ampliada al 150%

2. Orden de matrícula.
3. Certificado de notas del ultimo semestre cursado.
4. Última factura de la energía.
El estudiante presencial realiza la entrega de documentos en el

ASE, mientras que los estudiantes a nivel nacional entregan al
operador quien los remitirá al área de Operación Nacional y este los
entregara relacionados al área de Icetex. No se reciben documentos
Recibir documentos de incompletos o sin orden vigente de matricula. Se realiza proceso de
renovación Renovación y se hacen los procesos internos respectivos solo a los
3 meses promedio
Estudiante / Ase / estudiante que son por MATRICULA, los que son por Sostenimiento
para que el estudiante Entrega de
Operador / Operación solo se les realiza la Renovación NO se les realiza procesos
3 realice la documentos de
Nacional / internos para levantamiento de retenciones ya que el giro le llega al
No RENOVACIÓN de su Renovación
Coordinador Icetex estudiatne y es este el que debe realizar el pago con recursos
crédito
propios. Los documentos que debe entregar el estudiante son: *
Formulario de de actualización de datos * Copia de cc * certificado
de notas o imagen de SHATERM * Copia de último recibo de luz *
Orden de matricula vigente "EL ESTUDIANTE TIENE QUE
ESTAR AL DÍA EN LOS PAGOS DE ICETEX SI NO ES ASI NO
PODRA RENOVAR"
Renovar crédito
Recibe la documentación por parte del ASE y/o Operación Nacional

verificando que esta se encuentre compelta y cumpla la condiciones
declaradas en el numeral anterior, de lo contrario retornará la
2 días hábiles a partir información al área de Operacional Nacional para el caso de
Entrega de
¿Esta completa la de la entrega de los estudiantes a nivel nacional o directamente se realizará contacto
4 documentación? Coordinador Icetex documentos de
documentos con el estudiante, para el caso de aquellos que se encuentren en
Renovación
completos Bogotá.
Si Si la documentación cumple las condiciones, se procede con la

renovación del crédito en la plataforma Icetex.
Fin
Fecha de emisión:
14/03/2019
Créditos Especiales
CREDITOS ESPECIALES
INICIO
Ingresa a la página del Icetex www.icetex.gov.co, en el enlace estudiante, créditos tu eliges,
con el fin de conocer la línea de crédito a elegir dependiendo el nivel de formación.
Si el estudiante pertenece a población indígena, victima, reintegrados o con discapacidad,

1 24 horas Estudiante continua la actividad dos (2). Solicitud de crédito
Revisar Líneas de Crédito
Si el estudiante se encuentra ubicado en: Amanazona, Arauca, Caquetá, Chocó, Guanía,
Guaviare, La Guajira, San Andres y Providencia, Vaupés o Vichada continua con la
actividad seis (6)
1. El estudiante deberá revisar y cumplir con los siguientes requisitos mínimos para poder
aplicar de acuerdo a la línea de crédito a la cual desee aplicar.
Para la línea de Crédito por Protección Constitucional:

Verificar Requisitos
Mínimos 1. Estar registrado en las bases de datos oficiales de población victima y red unidos.
2. Si corresponde a población indígena, deberá presentar certificación original del cabildo al
que corresponda.
Según la
3. Haber obtenido puntaje en las pruebas saber 11 igual o superior a 200.
fecha de
aprobación y
Para la línea de Crédito por Soy Colombia:
2 corte en la Estudiante N/A
que fue
1. Ser colombiano,
aprobado el
2. pertenecer a los estratos 1,2 o 3.
crédito
3. Estar en el Sisbén dentro de los puntos de corte establecidos por área para acceso a
crédito.
4. Que el departamento núcleo sea uno de los siguientes: Amazonas, Arauca, Caquetá,
Chocó, Guainía, Guaviare, La Guajira, Putumayo, San Andrés y Providencia, Vaupés y
Vichada.
5. Se tiene que tener en cuenta la corte en la que se le hace la aprobación del crédito ya que a
todos los estudiantes no se les realiza el proceso al mismo tiempo y dividen la aprobación por
cortes.
Realiza la recopilación de los documentos requeridos para línea de crédito son:
1. Formulario solicitud de crédito.

2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad ampliada al 150%.
Según la
3. Una (1) copia del registro civil o sentencia judicial de custodia (en caso de que el estudiante
fecha de
Recopilar Documentos sea menor de edad), y que sea legibles en su integridad.
aprobación y
Mínimos de Estudiante 4. Certificado de notas para estudiantes que ingresan de segundo semestre en adelante. Documentos
3 corte en la Estudiante
5. Fotocopia de la última factura de servicio público de energía eléctrica del lugar de Recopilados
que fue
residencia del núcleo familiar del estudiante.
aprobado el
6. Certificado original del cabildo indígena, en el caso de haber registrado pertenecer a dicha
crédito
población.
7. Para estudiantes de 1er y 2do semestre, copia de los resultados de las pruebas Saber 11,
donde se registre el código SNP y el puntaje obtenido, información que debe coincidir con la
registrada en el formulario de solicitud de crédito.
Se realiza inscripción a la página del Icetex, en la opción "Registrarse", con el fin de realizar la
descargar de los documentos requeridos. Posteriormente se realiza la impresión para firma
por parte del estudiante y deudor solidario de:
Según la corte
1. Pagaré.
Diligenciar Documentos en la que fue Estudiante / Documentos
4 2. Carta de Instrucciones (Debe ir autenticada en la notaria con firma biométrica).
Iniciales Requeridos aprobado el Deudor Solidario Diligenciados
3. Condiciones de Adjudicación.
crédito

Si el deudor solidario es personal Jurídica, continua con la actividad Seis (6)
Para deudor solidario por persona natural se deberán diligenciar los siguientes formularios:
1. Formularios de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en

*descargar*),
2. Dos (2) fotocopias legibles del documento de identidad
Según la corte 3. Carta de certificación laboral del deudor solidario con fecha de expedición NO mayor a 30
Diligenciar Documentos en la que fue Estudiante / días, que incluya sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo de contrato. Documentos
5
Persona Natural aprobado el Deudor Solidario 4. Si el trabajador es independiente, certificación de ingresos expedida por la autoridad Diligenciados
crédito competente, si es expedido por contador publico se debe acompañar con copia legible de la
tarjeta profesional y del documento de identidad del contador.
5. Certificado de ingresos y retenciones, si es trabajador dependiente y/o declaración de
renta del año anterior si esta obligado a declarar.
Fecha de emisión:
14/03/2019
Para deudor solidario por persona jurídica se deberán diligenciar los siguientes formularios:
1. Formulario de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en

Según la corte *descargar*).
Diligenciar Documentos en la que fue Estudiante / 2. Fotocopia legible del documento de identidad del representante legal. Documentos
6
Persona Jurídica aprobado el Deudor Solidario 3. Dos (2) fotocopias legibles del NIT. Diligenciados
crédito 4. Certificado de existencia y representación legal.
El estudiante presencial realiza la entrega de documentos en el ASE, mientras que los

Estudiante / Ase /
estudiantes a nivel nacional entregan al operador quien los remitirá al área de Operación
Según la corte Operador /
Nacional y este los entregara relacionados al área de Icetex. No se reciben documentos Entrega de
Recibir documentos de en la que fue Operación
7 incompletos o sin orden vigente de matricula. Se realiza proceso de Renovación y se hacen dcumentos de
renovación aprobado el Nacional /
los procesos internos respectivos solo a los estudiante que son por MATRICULA, los que son Renovación
crédito Coordinador
por Sostenimiento solo se les realiza la Renovación pero ellos pueden realizar entrega de los
Icetex
documentos en un punto presencial de ICETEX.
No
Renovar crédito
Recibe la documentación por parte del ASE y/o Operación Nacional verificando que esta se
1 día hábil ya encuentre completa y cumpla la condiciones declaradas en el numeral anterior, de lo contrario
que se está retornará la información al área de Operacional Nacional para el caso de estudiantes a nivel
Entrega de
sujeto a las Coordinador nacional o directamente se realizará contacto con el estudiante, para el caso de aquellos que
8 ¿Esta completa la dcumentos de
documentación? cortes y Icetex se encuentren en Bogotá.
Renovación
fechas de
aprobación Si la documentación cumple las condiciones, se procede con la renovación del crédito en la
plataforma Icetex.
Si
Fin
7 PARAMETROS DE CONTROL
 N/A
8 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA
 N/A

GCF - PR - 06 Procedimiento de Créditos Educativos Icetex

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Dirección Administrativa y Financiera Gestión Contable y Financiera

PROCEDIMIENTO DE CRÉDITOS EDUCATIVOS ICETEX

PROCEDIMIENTO DE CRÉDITOS EDUCATIVOS ICETEX

Versión N° Fecha Descripción del Cambio Responsable

1 14/03/2019 Creación de documento Jefe de Cartera

Cargo: Jefe de Cartera Cargo: Dirección Administrativa y

Describir las actividades y requisitos exigidos para la financiación mediante el icetex de

3.1 Del Estudiante

 Seleccionar el programa académico y nivel de formación al cual desea acceder.

 Seleccionar la línea de crédito de acuerdo con el plazo requerido y nivel de

 Verificar y cumplir con los requisitos mínimos estipulados por la entidad

 Descargar y diligenciar los documentos requeridos junto con el deudor solidario

 Contar con un deudor solidario (Persona natural o jurídica) y recopilar los

 Entregar la documentación requerida a la Institución de Educación Superior,

 Realizar la renovación del crédito dentro de los plazos establecidos en el calendario

3.2 Del Coordinador Icetex

 Recibir la documentación por parte de Operación Nacional o ASE según la

 Realizar la legalización del crédito mediante la plataforma del Icetex

 Políticas y lineamientos de crédito Directo (Crédito Ibero)

 Deudor: Es la persona que asume la obligación financiera en primera instancia.

 Deudor solidario: Es la persona que respalda la obligación financiera, en caso de

 Financiación indirecta: Es el mecanismo de financiamiento para los estudiantes,

 Financiación directa: Es el mecanismo de financiamiento interno para los

6.1 SELECCIÓN DE LÍNEA DE CRÉDITO / RENOVACIÓN DE CRÉDITO

6.2 VERIFICAR REQUISITOS MINÍMOS

Si es para pregrado dependiendo la línea de crédito verificar los requisitos mínimos.

6.3 RECOPILAR Y DILIGENCIAR LOS DOCUMENTOS MINIMOS BENEFICIARIO

En caso de ser renovación de crédito, realizada la respectiva actualización de datos, se

6.4 RECOPILAR Y DIIGENCIAR LOS DOCUMENTOS DEL DEUDOR SOLIDARIO

Realiza la recopilación de los formularios y documentos requeridos de acuerdo si es

6.5 ENTREGAR DOCUMENTOS MÍNIMOS

Para estudiantes de pregrado, debe hacer la entrega de la documentación completa en

6.6 LEGALIZAR CRÉDITO

Recibe la documentación por parte del Área de Servicio al Estudiante si es estudiante a

6.7 RENOVAR CRÉDITO

El estudiante presencial realiza la entrega de documentos en el ASE, mientras que los

6.8 DIAGRAMA DE FLUJO

Legalización de Crédito Pregrado

INICIO Ingresa a la página del Icetex www.icetex.gov.co, en el enlace estudiante, créditos tu

Para líneas de crédito 0% Y 25 % Líneas a largo plazo, deberá Ser colombiano,

Recopilar Documentos 1. Formulario de Solicitud de Crédito.

Se realiza inscripción a la página del Icetex, en la opción "Registrarse", con el fin de

Si el deudor solidario es persona Natural, continua con la actividad Cinco (5).

1. Formularios de estudios de antecedentes crediticios (se descarga dando clic en

Formulario de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en

Estudiante debe hacer la entrega de la documentación completa en original a la IES o

Si el estudiante es nacional la entrega de documentos se realiza al operador para

Legalización de Crédito Posgrado con Deudor Solidario

INICIO Ingresa a la página del Icetex www.icetex.gov.co, en el enlace estudiante, créditos tu

1. Formulario solicitud de crédito.

Se realiza inscripción a la página del Icetex, en la opción "Registrarse", con el fin de

5 días hábiles 1. Pagaré.

Si el deudor solidario es persona Natural, continua con la actividad Cinco (5).

1. Formularios de estudios de antecedentes crediticios (Se descarga dando clic en

Si el estudiante es nacional la entrega de documentos se realiza al operador para que

Si la entrega se realizar de forma presentacial el estudiante radica la documentación en

Legalización de Crédito Posgrado sin Deudor Solidario

INICIO Ingresa a la página del Icetex www.icetex.gov.co, en el enlace estudiante, créditos tu

5 días hábiles 1. Formulario solicitud de crédito.

Se realiza inscripción a la página del Icetex, en la opción "Registrarse", con el fin de

Si el estudiante es nacional la entrega de documentos se realiza al operador para que

Si Si la documentación cumple las condiciones, se procede con la legalización del crédito

INICIO Al iniciar cada período académico el estudiante debe hacer este