O Blog de Status do Projeto 

Das  muitas  contribuições  para  o  sucesso  de  um  projeto,  poucas  são  relevantes  para  a  comunicação.  Aqueles  de  nós  que  atuam  na 
gerência de projetos estão sempre procurando por melhores formas de se comunicar, incluindo a distribuição rápida de relatórios de 
status  do  projeto.  Os  grandes  projetos,  particularmente,  nos  desafiam  na  forma  de  se  criar  e  compartilhar  informação  de  status. 
Algumas  ferramentas  de  comunicação,  tais  como  os  relatórios  de  status  do  projeto,  podem  ser  vistas  e  revistas  por  várias  pessoas 
algumas vezes antes de serem publicadas, resultando num atraso em sua distribuição e utilidade. Métodos informais de transferência, 
possibilitados  e  facilitados  pela  velocidade  das  redes  de  computadores,  oferecem  meios  de  troca  de  informação  mais  rápidos, 
promovem interação e provêem um repositório com histórico para o trabalho no projeto. 

Um desses métodos de comunicação originou‐se primeiramente como uma forma de gravação de log de artigos escritos sobre assuntos 
específicos na web. O blog (abreviação de “web log”) é tipicamente escrito por uma pessoa, freqüentemente contendo comentários 
sobre tópicos e temas específicos. Enquanto nós geralmente pensamos num blog como uma ferramenta web para alcançar milhares de 
leitores que, de outra forma, estariam desconectados, ele também pode ser vantajoso se aplicado para promover maior velocidade de 
comunicação para uma audiência específica de membros da equipe de um projeto. 

Este artigo se foca no uso de um blog utilizado como a forma principal de disseminação ágil do status do projeto. Portanto, o termo 
“blog” será usado aqui para referir‐se a esta aplicação específica de “blog de status do projeto”. Diferente de sua contraparte, o blog de 
status do projeto deve ter muitos autores, cada um reportando o status de uma porção específica do projeto. A habilidade do blog para 
categorizar  e  arquivar  as  entradas  do  status  permite  que  ele  sirva  como  um  repositório  com  histórico  do  projeto  construído  com 
atividades diárias atribuídas em categorias para prover acesso rápido ao histórico do projeto. 

Como  qualquer  forma  de  comunicação,  o  blog  de  status  do  projeto  é  mais  eficiente  quando  aplicado  dentro  de  um  conjunto  de 
circunstâncias. As comunicações de status que consistem em atualizações simples e rápidas são facilmente adaptadas ao formato do 
blog. Outros fatores para manter em mente ao decidir se o blog é o melhor método de comunicação são: 

A informação a ser distribuída é sensível ao tempo? Quanto mais tarde a comunicação, menos valor ela perde. Comunicações sensíveis 
ao  tempo  são  perfeitas  para  o  blog  no  qual  as  postagens  são  instantaneamente  distribuídas  para  os  leitores.  Embora  possamos 
argumentar  que  o  e‐mail  serve  ao  mesmo  propósito,  o  blog  tem  algumas  distinções  importantes.  O  e‐mail  requer  o  uso  de  listas 
distribuídas  para  alcançar  o  público  pretendido.  O  autor  pode  não  ter  acesso  ou  mesmo  não  usar  a  lista  apropriada,  de  forma  que 
exclua inadvertidamente alguns membros da equipe que, na verdade, precisam saber das informações que estão sendo enviadas no e‐
mail. Postar no blog garante a distribuição para todos os usuários desse blog. O e‐mail também não oferece as funções completas de 
arquivamento e categorização de um blog e não tem suporte a comentários, perguntas e respostas que possam ser visualizadas por 
todos. Finalmente, para melhor harmonizar as vantagens dos formatos do blog e do e‐mail, considere o uso de alertas de e‐mail que 
podem notificar os usuários quando novas entradas tiverem sido criadas no blog, podendo até conter as próprias entradas. 

A mensagem pode ser transmitida de forma simples? Blogs são bastante capazes para armazenar entradas detalhadas. Contudo, se o 
propósito  do  blog  é  comunicar  o  status  do  projeto  pronta  e  rapidamente,  simples  entradas  capturando  a  essência  do  que  tem 
acontecido  são  a  coisa  mais  eficiente.  Documentação  detalhada  pode  ser  capturada  e  armazenada  de  forma  mais  tradicional,  por 
exemplo, bibliotecas de documentos. 

São esperados um número grande de perguntas e respostas para as publicações? Comentários e perguntas podem ser postados em 
resposta  para  uma  entrada  do  blog.  Categorias  podem  ser  configuradas  para  permitir  aos  leitores  facilmente  navegar  o  histórico  de 
comentários, perguntas e respostas sem ter que ver outras postagens não relacionadas ao assunto original. 

As ferramentas tradicionais são difíceis para o tamanho e complexidade do projeto? Relatórios, e‐mails, teleconferências e reuniões, 
tudo tem o seu lugar para facilitar as comunicações do projeto. Dependendo do tamanho do projeto, elas podem ser suficientes para 
comunicar  o  status  do  projeto.  Contudo,  a  maioria  dos  projetos  sofre  com  a  dificuldade  de  manter  sem  membros  da  equipe  e  os 
stakeholders informados sobre o status do projeto em tempo hábil. O blog pode preencher essa necessidade. Olhe para o blog como 
algo que veio para melhorar, mas não substituir, os meios tradicionais de comunicação. 

Grandes publicações de status do projeto são freqüentes (conclusão de marcos ‐ milestones, mudanças de cronograma e resoluções, 
etc.)?  Blogs  podem  conter  uma  seção  para  publicações  importantes  e  urgentes  do  projeto.  Essa  seção  deve  ser  coloca  em  local  de 
destaque para garantir que todos a verão em primeiro lugar. 

O blog de status do projeto tem vêm com algumas desvantagens. Para facilitar a rapidez de comunicação, é melhor conceder acesso a 
todos os membros do projeto à publicação de novas entradas. Isso aumenta a possibilidade de publicação de postagens controversas 
ou sigilosas que podem servir para distrair ao invés de informar. Considere atribuir a responsabilidade para dois ou três membros da 
equipe monitorarem postagens no blog e trabalharem com o autor para remover ou revisar trechos sigilosos. (Freqüentemente o autor 
pode estar desatento ao sigilo da informação publicada). A lista de distribuição do blog deve também ser cuidadosamente considerada. 
Por exemplo, permitir que clientes acessem o blog nem sempre é apropriado e pode gerar reações antes que a gerência tenha tempo 
de endereçar e resolver os problemas. 

Dicas para criar uma entrada no blog 

Depois de pesar os prós e os contras e decidir lançar um blog, siga essas dicas para usá‐lo como uma ferramenta de comunicação do 
status do projeto de forma positiva: 

1.  Resuma  o  que  tem  sido  alcançado.  O  Blog  serve  como  um  histórico  do  progresso  do  trabalho.  Por  ser  designado  como  tal,  é 
importante capturar de forma resumida tudo o que tem sido feito. Defina pelo menos uma categoria para arquivar postagens antigas.  
Em projetos mais complexos, várias categorias de arquivamento podem ser criadas para assuntos específicos. 

2. Mantenha‐o pequeno e simples. Os leitores querem um resumo rápido do que tem sido feito, o que vem adiante, quais problemas 
foram  encontrados  e  as  soluções  propostas.  Deixe  narrativas  compridas  e  detalhadas  para  fontes  de  comunicação  não  focadas  em 
leitura  rápida.  Tenha  em  mente  que  narrativas  detalhadas  complementares  podem  ser  geradas  em  formatos  tradicionais  de  texto  e 
armazenados em bibliotecas de documentos de projeto. 

3.  Publique  rapidamente.  O  trabalho  é  mais  relevante  no  minuto  em  que  foi  completado  e  perde  a  relevância  à  medida  que  outras 
tarefas  tomam  o  palco  central.  Ao  publicar  entradas  no  blog  imediatamente  após  uma  tarefa  ter  sido  concluído,  o  autor  comunica 
rapidamente a essência do que tem sido feito. 

4.  Escreva  informalmente.  Escreva  como  se  estivesse  falando  com  sua  equipe.  O  blog  é  um  método  de  comunicação  informal  e, 
conseqüentemente,  a  prosa  não  tem  que  ser  perfeita.  A  entrada  do  blog  tem  o  objetivo  de  disseminar  informação  rapidamente 
eficientemente. Brigar pela perfeição irá atrasar o processo. 

5. Revise as entradas antes de postar. Tome alguns minutos para verificar erros de digitação e erro gramaticais. Como alternativa, digite 
primeiro em uma ferramenta de processamento de texto e então copie e cole no blog. (As versões mais recentes dos softwares de blog 
incluem recursos de edição). Ainda que o tom possa ser informal, a escrita e a pontuação devem ser corretas. Os erros distraem o leitor 
e podem lançar dúvidas na mensagem do escritor. 

6.  Escreva  o  que  significam  as  siglas.  As  publicações  provavelmente  serão  mais  específicas  à  rotina  de  trabalho  do  autor.  Tenha  em 
mente que outros podem não estar familiarizados com as siglas e termos técnicos que você está usando. Escreva as siglas que podem 
não ser familiares para os leitores. Também limite o uso (ou providencie uma breve explicação) de terminologia específica que pode ser 
entendida apenas por um subconjunto de leitores. 

7. Use os recursos de interação do blog. Use as funções de comentários para postar perguntas ou seguir comentários de publicações 
recentes de outros autores. Se o número de comentários e respostas são grandes, considere criar ma categoria separada para o tópico. 
A categoria irá organizar os comentários e respostas em uma seção do blog, tornando mais fácil seguir a linha completa do assunto. 

8.  Acompanhe.  Como  o  autor  de  uma  publicação,  responda  questionamentos  e  comentários  que  são  levantados.  Se  a  seqüência  de 
questões e respostas de tornar muito longa, defina uma categoria separada para seu tópico. Ao publicar respostas rápidas, os leitores 
serão bastante encorajados a usar aos recursos de interação do blog. 

9. Acrescente ao que já existe. Se o tópico é continuação de um assunto que já existe, acrescente nela. Já que as publicações anteriores 
estão disponíveis para revisão, é bom retomar onde a publicação havia terminado sem reescrever o que já existe. 

10. Mantenha‐o profissional. Publique os fatos de um problema ou assunto sem atribuir culpa. Um blog não é o lugar apropriado para 
expor diferenças ou levantar questões alarmantes sobre o status do projeto. 

Seguindo  essas  dicas  simples,  um  blog  de  projeto  pode  servir  como  um  método  efetivo,  rápido  e  fácil  para  manter  uma  equipe  de 
projeto atualizada com o trabalho atual. Ele requer pouca manutenção, pode alcançar um público alvo específico e também servir como 
um  arquivo  do  projeto  construído.  As  publicações  são  distribuídas  imediatamente,  os  leitores  têm  a  opção  de  comentar  ou  de 
perguntar, as categorias permitem que os leitores facilmente selecionem e consultem os tópicos relevantes para eles. 

Um blog pode trazer muitas vantagens como parte de um plano de comunicações geral. Como única forma de comunicação, contudo, 
não espere muito. Olhe para o blog de status do projeto como uma melhoria ao invés de uma substituição das formas mais tradicionais 
de comunicação no projeto.