SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN DESA CEMPAKA.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA DOKUMENTASI SEKOLAH

Kali 1 / 2019

Tarikh : 04/01/2019 ( Jumaat ).

Masa : 2.15 petang.
Tempat : Balai Sidang Tuanku Abdul Rahman (TAR)
Pengerusi : En. Ajemeek Bin Hj Samut

Kehadiran(Bilangan) : 26 orang guru.

1. Ajemeek Bin Hj Samut.

2. Norliza Bt Abdul Latib.
3. Mokhtar Bin Mohamad Zin.
4. Nor Afiza Bt Mohd Noor.
5. Rasidah Binti Smaon.
6. Suraya Binti Sulaiman.
7. Thamilselvi a/p Singaram.
8. Norhasfalela Bt Abdullah.
9. Azilah Bt Abdul Rahman.
10. Hjh Anis Salwanis Binti Hassan.
11. Mahdalina Bt Ramly
12. Mariayee a/p Perumal.
13. Mastura Bt Yaacob.
14. Meriah Bt Pog.
15. Nooradilah Binti Razali
16. Nor Fazlen Buyong
17. Nur Hanani Binti Jaafar.
18. Puspevalleea/p S.Nachiappan.
19. Raiha Bt Alias.
20. Sabariah Binti Md Hanifah.
21. Sakinah Binti Sahludin.
22. Shanthi a/p Chandrasekaran.
23. Siti Nazila Binti Omar
24. Suzarena Bt Kassim
25. Umi Salmah Binti Idris
26. Vikneswari a/p Thiagarjan.

Tidak Hadir :
1. YM Tengku Adnan B Raja Daud Cuti Sakit
2. Nor Hamimi Bt Harun
3. Mathavi a/p Vadiveloo Cuti Sakit
4. Nor Asmah Bt Paiman
5. Hjh Nik Suryati Binti Ibrahim
6. Nurul Ain Sharina Binti Ismail Urusan Kerja
7. Siti Hajar Binti Azizi Urusan Kerja
1 Ucapan Alu-Aluan Pengerusi

1.1. Pengerusi mengucapkan selamat datang dan terima kasih kepada semua guru
yang hadir dalam mesyuarat ini.
1.2. Beliau mengucapkan tahniah kepada semua guru yang terlibat dalam
jawatankuasa dokumentasi sekolah pada tahun ini.
1.3. Pengerusi juga berharap semua ahli jawatankuasa dapat melaksanakan tugas
masing-masing mengikut peranan dan tanggungjawab masing-masing.

2 Penyerahan Tugas Jawatankuasa Dokumentasi

2.1. Pengerusi mewakili tuan pengetua menyerahkan tugas mengikut bidang tugas
masing-masing seperti yang dinyatakan dalam manual pengurusan sekolah.
2.2. Beliau membaca sepintas lalu Jawatan kuasa induk Dokumentasi Sekolah yang
terdapat di Buku Pengurusan Sekolah.
Tindakan: Semua AJK

3 Taklimat Tugasan
3.1. Puan Rasidah Bt Smaon selaku penyelaras Jawatankuasa Dokumentasi
Sekolah menerangkan skop tugasan bagi setiap ahli jawatankuasa (dilampirkan)
3.2 Beliau memaklumkan bahawa tahun lepas bilik dokumentasi tidak ada
peruntukan kewangan dan beliau berharap tahun ini pihak pengurusan dapat
mencadangkan jalan penyelesaian supaya dapat memohon peruntukan untuk
membeli bahan-bahan yang diperlukan untuk tujuan pendokumentasian.
3.3 Puan Rasidah Bt Smaon juga memaklumkan bahawa semua unit perlu
mewujudkan Fail Hidup. Fail hidup digunakan untuk setiap unit simpan
dokumentasi sebelum dipindahkan ke fail induk yang ada di bilik dokumentasi.
3.4 Beliau juga menyatakan bahawa tahun uni akan ada pemantauan secara
berkelompok dan pengetua akan tempatkan mereka terus ke bilik dokumentasi.
3.5 Puan Rasidah juga memaklumkan bahawa semua brosur program sekolah dan
brosur bilik-bilik khas perlu hantar satu salinan ke bilik dokumentasi.

Tindakan: Semua AJK

4 Perancangan Aktiviti Tahun 2019

4.1. Puan Mastura selaku penolong penyelaras jawatankuasa dokumentasi
memaklumkan bahawa tahun ini merancang untuk mewujudkan sebuah album
yang memuatkan gambar-gambar bagi setiap program sepanjang tahun.

Tindakan: AJK Fotografi

4.2. Beliau juga menyatakan bahawa pemantauan fail secara berkala akan
dilaksanakan 4 kali setahun iaitu tarikh penghantaran fail ialah pada 22
haribulan Januari 2019 dan semakan akan dilakukan pada 23 hingga 25
haribulan Januari 2019.

Tindakan: Penyelaras dan Penolong Penyelaras

4.3 Puan Mastura juga memaklumkan bahawa tahun ini dirancang untuk
mewujudkan nombor siri atau no indeks untuk setiap fail untuk memudahkan
keberadaan fail. Selain itu, cadangan untul menyelaraskan pembahagi fail juga
akan dilaksanakan.

4.4 Beliau juga menyatakan bahawa setiap pemantau fail perlu membuat laporan
semakan fail bagi setiap fail yang disemak dan mengisi borang senarai semak.
 4.5 Puan Mastura juga menjelaskan bahawa jawatankuasa dokumentasi akan
mewujudkan senarai fail yang perlu ada di dalam bilik dokumentasi dan senarai
semak penghantar brosur.

4.6 Sebagai inovasi, tahun ini jawatankuasa dokumentasi mencadangkan untuk

menggunakan sistem QR kod untuk proses pinjaman dan pemulangan fail atau
laporan program. Cadangan ini dipersetujui oleh semua ahli jawatankuasa
dengan sebulat suara.
Tindakan: Penolong Penyelaras

5 HAL-HAL LAIN
5.1. Puan Mastura menanya bahawa sama ada laporan ringkas tahun 2018 perlu
dibinding atau tidak dan semua ahli mempersetujui untuk binding mengikut unit
masing-masing

5.2. Salinan senarai program sepanjang minggu diperlukan untuk memudahkan

pemantauan penghantaran laporan program ke bilik dokumentasi
Tindakan: Puan Hjh Anis Salwanis

5.3. Puan Mastura juga menanya sama ada fail unit Kurikulum dan HEM perlu
dibalut semula dan diseragamkan tetulang dan setiausaha kedua-dua unit
tersebut mempersetujui untuk menyeragamkan fail tersebut seperti unit lain.
Puan Rasidah selaku penyelaras menyatakan bahawa beliau akan jumpa
pengetua untuk peruntukan bajet kewangan untuk proses penyeragaman fail
tersebut.
Tindakan: Setiausaha Unit Kurikulum
5.4 Puan Mastura juga menyenaraikan senarai keperluan bilik dokumentasi dan
pengurusi mencadangkan untuk membuat kertas kerja supaya memudahkan
untuk mendapatkan peruntukan kewangan membeli bahan keperluan tersebut
Tindakan: Setiausaha
5.5 Puan Mastura juga menanya sama ada ajk buku program sekolah boleh
menggunakan printer di bilik dokumentasi untuk mencetak buku program.
Pengerusi memaklumkan bahawa boleh menggunakan printer di bilik
dokumentasi tetapi glossy paper perlu disediakan sendiri.

5.6. Penolong penyelaras Pn.Mastura juga meminta unit Kokurikulum memutuskan

sama ada fail penolong penasihat (fail sesi petang) masih perlu diwujudkan
atau disatukan menjadi satu fail induk. Puan Noradilah selaku penolong
setiausaha memaklumkan bahawa akan memutuskan selepas berbincang
dengan setiausaha kokurikulum dan Penolong Kanan Kokurikulum

Tindakan: Setiausaha Kokurikulum

PENUTUP
a. Pengerusi mengucapkan terima kasih dan berharap semua ahli jawatankuasa bilik
dokumentasi dapat menjalankan tugas dengan lebih baik dan efisyen.
b. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

Disediakan oleh, Disemak Oleh,

..........................................……… ……...............................……….
( ) ( )
Setiausaha
Tarikh : Tarikh :