QUY TRÌNH Phòng/ban: Ban lãnh đạo

Mã số: QT.KSTL-00
KIỂM SOÁT TÀI
Ngày BH: 00/00/0000
LIỆU Trang: 1/6

PHÂN PHỐI

TT Nơi nhâ ̣n TT Nơi nhâ ̣n

Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng thiết kế
Phòng Kinh doanh Phòng sản xuất
Phòng mua hàng Phòng QC-QA
Phòng Tài chính – Kế toán

SỬA ĐỔI

Lầ n sửa đổ i Ngày sửa đổ i Nô ̣i dung và ha ̣ng mu ̣c sửa đổ i

Soa ̣n thảo Xem xét Phê duyêṭ

Họvàtên: Đặng Văn Thăng Họ và tên: Họ và tên: Đinh Ngọc Kỷ

Chức vụ: QLBP. QC-QA Chức vụ: Chức vụ: Quản nhà máy
 QUY TRÌNH Phòng/ban: Ban lãnh đạo
Mã số: QT.KSTL-00
KIỂM SOÁT TÀI
Ngày BH: 00/00/0000
LIỆU Trang: 2/6

1- MỤC ĐÍCH
Qui đinh ̣ cách thức soa ̣n thảo, phê duyê ̣t, phân phố i, quản lý các tài liê ̣u và kiể m soát công văn
đi - đế n trong hoạt động sản xuất, kinh doanh có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng
của Công ty TNHH Reintechnik Việt Nam.

2- PHẠM VI ÁP DỤNG
Qui đinh
̣ kiể m soát tài liê ̣u được áp du ̣ng để kiể m soát các tài liê ̣u thuô ̣c hê ̣ thố ng chấ t lươ ̣ng:
- Các quy chế của công ty;
- Các quy triǹ h làm viê ̣c;

- Các qui đinh

̣ của Công ty;
- Hướng dẫn công viê ̣c;

- Biể u mẫu;
- Các tài liê ̣u từ bên ngoài áp du ̣ng trong Công ty.

3- TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Thông tư liên tịch số 55/TTLT/BNV-VPCP.

- Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP

4- ĐỊNH NGHĨA
- Tài liê ̣u: đươ ̣c hiể u là các quy trình, qui đinh, ̣ tiêu chuẩ n, hướng dẫn, biể u mẫu của
Công ty và các tài liê ̣u có nguồ n gố c từ bên ngoài như quyế t đinh, ̣ nghi ̣đinh, ̣ thông tư, các tài
liê ̣u kỹ thuâ ̣t ... đươ ̣c sử du ̣ng để thực hiê ̣n các hoa ̣t đô ̣ng trong hê ̣ thố ng chấ t lươ ̣ng.

5- NỘI DUNG
5.1 Lưu đồ ban hành, sửa đổ i tài liêụ
 QUY TRÌNH Phòng/ban: Ban lãnh đạo
Mã số: QT.KSTL-00
KIỂM SOÁT TÀI
Ngày BH: 00/00/0000
LIỆU Trang: 3/6

Cán bô ̣ thực hiện công việc Yêu cầ u soa ̣n thảo/sửa đổ i tài liê ̣u

Phiế u yêu cầ u

soạn thảo, sửa
QLNM Xem xét đổi tài liệu

Trưởng các phòng ban Phân công soa ̣n thảo/sửa đổ i tài liê ̣u

Xin ý kiế n
Cán bô ̣ đươ ̣c phân công Dự thảo
Phu ̣ trách &
QLNM
Cán bô ̣ đươ ̣c phân công Hoàn chỉnh dự thảo
Cho ý kiế n

Trưởng các phòng ban Soát xét dự thảo

Cán bô ̣ đươ ̣c phân công Hoàn chỉnh tài liê ̣u

Trưởng các phòng ban Trình duyê ̣t tài liê ̣u

Giám Đố c, QLNM Phê duyệt

Phòng QC-QA Câ ̣p nhâ ̣t vào

Danh mu ̣c tài liê ̣u
Danh mục tài
liệu nội bộ
Phòng QC-QA Nhân bản, đóng dấ u
kiể m soát, ghi số

Phòng QC-QA Phân phố i và thu hồ i

tài liê ̣u lỗi thời
Sổ theo dõi phân
phối và thu hồi
Lưu hồ sơ tài liệu
 QUY TRÌNH Phòng/ban: Ban lãnh đạo
Mã số: QT.KSTL-00
KIỂM SOÁT TÀI
Ngày BH: 00/00/0000
LIỆU Trang: 4/6

̀ h thức tài liêụ

5.2 Hin

 Hiǹ h thức các Quy triǹ h, Qui đinh

̣ và các Hướng dẫn đươ ̣c qui đinh
̣ (trình bày) giố ng trang
1, trang 2 của tài liê ̣u này.

 Hiǹ h thức Biể u mẫu đươc̣ thiế t kế theo mu ̣c đích sử du ̣ng cho các hoa ̣t đô ̣ng khác nhau,
nhưng cầ n phải có mã số và ngày ban hành để kiể m soát:

- Phòng/ban: Ghi góc bên phải, trên cùng

- Mã số biể u mẫu: ghi ở góc bên trái phiá dưới.

- Ngày ban hành biể u mẫu: ghi ở góc bên phải phiá dưới.

5.3 Hê ̣thố ng ký mã hiêụ

5.3.1 Qui triǹ h (quy đinh)
̣ : ký hiê ̣u QT (QD)xx – yy, trong đó:
- QT là Quy triǹ h, QD là Quy đinh.
̣
- xx Tên viết tắt của qui trình, qui định.
- yy là lần sửa đổi.

5.3.2 Biể u mẫu: ký hiê ̣u xx.yy-zz, trong đó:

- XX là chữ viết tắt các phòng ban

- yy là viết tắt tên biểu mẫu

- zz là số lần sửa đổi
Ví dụ: TCKT.YCMH-00 là phiếu yêu cầu mua hàng,biểu mẫu của phòng tài chính kế toán,
lần sửa đổi là 00
5.3.3. Qui định về biều mẫu:

Mỗi biểu mẫu phải có phần ghi chú hướng dẫn sử dụng biểu mẫu ở cuối biểu mẫu

5.4 Nô ̣i dung tài liêụ

5.4.1 Các qui trình, quy đinh
̣ phải bao gồ m các mu ̣c sau
1. Mục đích: Nêu mu ̣c đić h của tài liê ̣u
2. Phạm vi áp dụng: Nêu pha ̣m vi mà tài liê ̣u đươ ̣c áp du ̣ng
3. Tài liê ̣u viê ̣n dẫn: Liê ̣t kê những tài liê ̣u đươ ̣c sử du ̣ng tham khảo
4. Đi ̣nh nghiã : Nêu đinh
̣ nghiã hoă ̣c các chữ viế t tắ t trong tài liê ̣u, nế u có.
5. Nội dung: Nêu nô ̣i dung chi tiế t của qui đinh
̣ (bằng hình thức lưu đồ, văn xuôi
hoặc cả hai hình thức kết hợp)
 QUY TRÌNH Phòng/ban: Ban lãnh đạo
Mã số: QT.KSTL-00
KIỂM SOÁT TÀI
Ngày BH: 00/00/0000
LIỆU Trang: 5/6

6. Hồ sơ: Nêu các loa ̣i hồ sơ liên quan đế n tài liệu cùng phương pháp, thời gian và
trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ đó
7. Phụ lục: Nêu tên các loa ̣i biể u mẫu, tài liê ̣u diễn giải và các hướng dẫn cầ n thiế t
kèm theo (nế u có).
5.5 Trách nhiêm ̣ đươc̣ thực hiê ̣n theo qui đinh
̣ ban hành các loa ̣i tài liêu: ̣ phân cấ p của Công
ty

Loa ̣i tài liêụ ̣ soạn thảo

Chiụ trách nhiêm Phê duyêṭ

Các qui triǹ h, quy đinh

̣ Các trưởng phòng ban QLNM, Giám đốc
Hướng dẫn công viê ̣c Người được phân công QLNM, Giám đốc

Mô tả, tiêu chuẩ n công viê ̣c Người được phân công QLNM, Giám đốc

5.6 Phân phố i tài liêụ

5.6.1 Tài liê ̣u sau khi đươ ̣c phê duyê ̣t, Phòng QC-QA câ ̣p nhâ ̣t vào Danh mu ̣c tài liê ̣u và sao
chu ̣p với số lươ ̣ng qui đinh
̣ để phân phố i cho các bô ̣ phâ ̣n liên quan. Mỗi mô ̣t bô ̣ phâ ̣n
có Danh mu ̣c tài liê ̣u riêng và các tài liê ̣u sao phải có đóng dấ u kiể m soát ở trang bià
đầ u.
5.6.2 Khi phân phố i phải ghi vào sổ theo dõi phân phố i tài liệu và có chữ ký của người nhâ ̣n.

5.6.3 Các tài liê ̣u muố n phân phố i ra bên ngoài công ty phải đươ ̣c sự cho phép của Giám đốc.

5.7 Sửa đổ i và câ ̣p nhâ ̣t tài liêụ

5.7.1 Trong quá trình sử du ̣ng nế u thấ y tài liê ̣u cầ n phải sửa đổ i, thì những nô ̣i dung sửa đổ i
phải đươ ̣c xem xét phê duyê ̣t bởi các cấ p trước đó như khi ban hành tài liê ̣u mới. Triǹ h
tự sửa đổ i tài liê ̣u đươ ̣c thực hiê ̣n theo sơ đồ mu ̣c 5.1. Mo ̣i yêu cầ u về sửa đổ i tài liê ̣u
phải đươ ̣c lưu hồ sơ.

5.7.2 Nô ̣i dung thay đổ i đươ ̣c ghi trong Bảng theo dõi thay đổ i tài liê ̣u, câ ̣p nhâ ̣t ở trang 1 của
mỗi tài liê ̣u.

5.7.3 Người quản lý tài liê ̣u Phòng QC-QA có trách nhiê ̣m câ ̣p nhâ ̣t tài liê ̣u đã sửa đổ i cho
những người sử du ̣ng tại Sổ theo dỗi phân phối tài liệu, đồ ng thời phải thu hồ i tài liê ̣u cũ
để tránh sử du ̣ng nhầ m lẫn. Loa ̣i tài liê ̣u cầ n câ ̣p nhâ ̣t là: các quy trình, qui đinh,
̣ hướng
dẫn, biể u mẫu.

5.7.4 Tài liê ̣u thu hồ i sẽ đươ ̣c huỷ bỏ, bản gố c tài liê ̣u cũ đươ ̣c giữ la ̣i để tham khảo, nhưng
trang đầu tiên phải được ga ̣ch chéo bằng bút màu đỏ để tránh bị sử du ̣ng nhầ m.
 QUY TRÌNH Phòng/ban: Ban lãnh đạo
Mã số: QT.KSTL-00
KIỂM SOÁT TÀI
Ngày BH: 00/00/0000
LIỆU Trang: 6/6

5.8 Các tài liêụ có nguồ n gố c từ bên ngoài
Các tài liê ̣u có nguồ n gố c từ bên ngoài như các tài liê ̣u kỹ thuật, các văn bản chỉ đạo điều hành
của Nhà nước... khi sử du ̣ng trong Công ty phải đươ ̣c các bô ̣ phâ ̣n câ ̣p nhâ ̣t vào Danh mu ̣c tài
liê ̣u bên ngoài. Dấ u hiê ̣u kiể m soát tài liê ̣u bên ngoài thể hiê ̣n bằ ng việc đóng dấ u của Công
ty, hoặc phụ trách bộ phận đó ký tên lên trang bià của tài liê ̣u.
Các tài liê ̣u bên ngoài đươ ̣c quy đinh
̣ mã số theo bô ̣ phâ ̣n quản lý, các tài liê ̣u kỹ thuâ ̣t đươ ̣c
quy đinh ̣ mã số theo quy đinh ̣ của nhà xuất bản.
5.9 Quản lý công văn đi - đế n
5.9.1 Bô ̣ phâ ̣n văn thư khi nhâ ̣n đươ ̣c công văn đế n đề u phải vào Sổ theo dõi công văn đến,
sau đó triǹ h Giám đố c xem xét phê duyê ̣t nô ̣i dung. Các công văn sau khi đã đươ ̣c phê
duyê ̣t văn thư có trách nhiê ̣m chuyể n đế n những bô ̣ phâ ̣n liên quan và câ ̣p nhâ ̣t vào sổ .

5.9.2 Công văn chuyể n ra ngoài Công ty bằ ng đường fax, chuyể n phát đề u đươ ̣c văn thư câ ̣p
nhâ ̣t vào Sổ theo dõi công văn đi.

5.9.3 Tài liê ̣u, công văn chuyể n đi theo đường e-mail sẽ đươ ̣c kiể m soát theo qui đinh
̣ kiể m
soát thông tin điện tử của công ty TNHH Reintechnik Việt Nam.

6- Hồ sơ

Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu

Danh mục tài liệu nội bộ và bên ngoài Các phòng ban Đến khi cập nhật bản
mới

Sổ theo dõi công văn đi, đến Phòng HCNS Ít nhất là 3 năm

7- Phu ̣ lu ̣c
7.1 Phiế u yêu cầu sửa đổ i tài liê ̣u
7.2 Danh mu ̣c tài liê ̣u nô ̣i bô ̣

7.3 Sổ theo dõi phân phố i tài liê ̣u

7.4 Danh mu ̣c tài liê ̣u bên ngoài

7.5 Sổ theo dõi công văn đi

7.6 Sổ theo dõi công văn đế n