Melakukan Administrasi Surat Melalui Aplikasi Phinisi

Dalam hal administrasi persuratan, terdapat suatu sistem yang

dikembangkan untuk mempermudah kegiatan administrasi persuratan
bernama Phinisi. Phinisi adalah aplikasi modular yang dikembangkan dalam
mempermudah pembuatan aplikasi yang berguna. Setiap modul mewakili
keperluan tentang modul aplikasi itu dibuat dan diberikan hak akses yang
berbeda untuk setiap modulnya. Aplikasi Phinisi untuk core aplikasi
merupakan hak cipta dari Fauzi Nurrahmawanto. Kehadiran aplikasi Phinisi
memberikan kemudahan dalam hal administrasi persuratan baik surat
masuk-keluar seksi maupun surat masuk-keluar sekretariat. Melalui aplikasi
Phinisi, arus surat dan dokumen baik yang masuk maupun keluar dapat lebih
terkontrol karena semua nomor surat dan dokumen tercatat secara sistematis
dan kronologis.

Untuk masuk ke dalam Phinisi, pengguna harus memasukkan NIP dan

password terlebih dahulu.

Gambar 1 Tampilan Awal Phinisi

Setelah berhasil masuk, terdapat pilihan menu yang dapat dipilih sesuai
dengan kebutuhan pengguna pada halaman utama.
 Gambar 2 Beranda Phinisi

Lebih lanjut, pada menu Modul Surat berisikan submenu Info Modul Surat, Surat
Masuk Seksi, Surat Keluar Seksi, TPT & Pelayanan, serta Cari Surat Sekretariat.

Beberapa Submenu pada aplikasi Phinisi yang akan dibahas diantaranya:

a. Surat Masuk Seksi

Dalam hal administrasi surat atau dokumen yang masuk, pengguna dapat
memilih submenu Surat Masuk Seksi. Terdapat beberapa bagian yang terdapat
dalam submenu Surat Masuk Seksi yakni Daftar Jenis Surat, Input Surat Masuk,
Edit Disposisi, Arsip, Proses, dan Register Surat Masuk.

Hal pertama yang dilakukan dalam hal administrasi surat masuk yaitu pengguna
harus mengindentifikasi terlebih dahulu apakah surat atau dokumen yang masuk
ke Seksi pelayanan sudah terdapat dalam inbox. Jika sudah terdapat dalam inbox
pengguna hanya perlu klik pada kolom nomor surat tersebut lalu klik diterima
atau ditolak. Apabila pada inbox tidak terdapat nomor surat atau dokumen yang
secara fisiknya sudah kita terima, maka pengguna harus melakukan input secara
manual dengan mengisi nomor, tanggal dan jenis surat yang diterima, perihal
surat, serta pengirim surat. Lalu pilih simpan setelah semua data selesai diisi.
 Gambar 3 Input Surat Masuk Seksi

Langkah selanjutnya adalah mencetak lembar disposisi. Pengguna memilih

surat atau dokumen apa saja yang ingin dicetak lembar disposisinya kemudian
klik cetak pada bagian aksi. Lembar disposisi ini sangat penting sebagai sarana
untuk mengetahui instruksi apakah yang diberikan Kasi atas surat atau dokumen
yang masuk tersebut dan siapa yang harus mengerjakannya. Lembar disposisi
dilarang untuk dipisahkan dengan surat atau dokumen tersebut.

b. Surat Keluar Seksi

Dalam hal administrasi surat atau dokumen yang keluar, pengguna dapat
memilih submenu Surat Keluar Seksi. Terdapat beberapa bagian yang terdapat
dalam submenu Surat Keluar Seksi yakni Daftar Jenis Surat, Input Surat Keluar,
Pengantar Pos & Rekap Pengantar Pos, serta Register Surat Keluar.

Langkah awal dalam hal administrasi surat keluar seksi adalah mengambil
nomor surat atau dokumen pada aplikasi Phinisi. Nomor surat atau dokumen ini
diambil dengan cara melakukan input secara manual. Pada input manual
tersebut pengguna diharuskan mengisi terlebih dahulu jenis surat atau dokumen
apa yang akan dikirim, perihal dan tujuan surat serta pembuat surat. Setelah itu
klik simpan dan secara otomatis Phinisi akan menampilkan nomor surat atau
dokumen tersebut.

Gambar 4 Input Surat Keluar Seksi

Apabila terdapat surat keluar yang ingin dikirimkan melalui jasa ekspedisi,
pengguna dapat menggunakan submenu Pengantar Pos. Untuk menggunakan
Pengantar Pos, Pengguna terlebih dahulu mengisi Form Input Pengantar.
Pengguna dapat memilih jenis tujuan yang diperlukan, apakah pengiriman
dalam kota atau luar kota. Setelah data tersimpan, pengguna dapat
memasukkan jumlah detil surat yang akan dikirimkan dengan dua cara, yakni
menginput nomor surat secara manual serta langsung pada aplikasi Phinisi
atau terlebih dahulu menyiapkan file dengan format .xls yang memuat jumlah
detil yang diperlukan kemudian tinggal upload file tersebut. Langkah
berikutnya adalah mencetak daftar surat yang akan dikirim dan
mengantarkannya ke Subbagian Umum.
 Gambar 4 Pengantar Pos

Kendala
 Fasilitas sarana dan prasarana yang kurang memadai
Terbatasnya sarana dan prasarana yang tersedia di ruangan Seksi Pelayanan
seperti ruangan Seksi Pelayanan yang dapat dibilang cukup sempit untuk
melakukan berbagai macam pekerjaan dan kurangnya ketersediaan komputer
yang dapat digunakan untuk mengakses Phinisi. Dalam melaksanakan tugas
terkait administrasi surat atau dokumen yang membutuhkan bantuan Phinisi,
kami harus menggunakan komputer milik Pegawai di Seksi Pelayanan. Oleh
karena itu dalam penyelesaian pekerjaan administrasi surat atau dokumen
tersebut berjalan kurang efektif karena harus berbagi komputer untuk
melakukan suatu pekerjaan. Padahal fasilitas kerja merupakan suatu bentuk
pelayanan kantor terhadap pegawai dalam memenuhi kebutuhannya, sehingga
dapat menunjang kinerja dan meningkatkan produktifitas dalam bekerja.

 Kurangnya pemahaman dalam menggunakan aplikasi Phinisi

Pada saat awal-awal penggunaan aplikasi Phinisi, praktikan masih
kebingungan dalam mengoperasikannya sehingga terkadang melakukan
 kesalahan. Kemungkinan lain karena praktikan belum pernah sama sekali
mengenal adanya aplikasi Phinisi yang digunakan dalam urusan administrasi
sehingga terasa sangat asing dan butuh penyesuaian untuk mempelajarinya.

Solusi

 Berusaha memaksimalkan fasilitas yang telah disediakan

Komputer yang disediakan dapat digunakan secara bergantian. Apabila

komputer sedang digunakan, maka dapat mengerjakan pekerjaan yang lain
terlebih dahulu.

 Sering-sering bertanya dan berdiskusi kepada pegawai pelaksana mengenai

cara kerja administrasi surat atau dokumen dan bagaimana caranya
mengoperasikan aplikasi Phinisi.

Apabila sedang dijelaskan tentang cara mengoperasikannya, sebaiknya

didengarkan dengan seksama terlebih dahulu. Jangan ragu untuk menanyakan
apa saja yang dirasakan mengganjal, ibarat pepatah “Malu bertanya, sesat
dijalan”.