LIBROS Y SELLOS DE LOS ORGANISMOS COMUNALES

Las Juntas de Acción Comunal (J.A.C.), Asociaciones y Federaciones, ademàs

de los libros que autorice la Asamblea llevaràn los siguientes: (Artículo 57 Ley
743/02).

1. Registro de Afiliados.
2. Actas de Asamblea
3. Tesorería
4. Inventarios.

1.- LIBRO DE REGISTRO DE AFILIADOS: Este libro constituye uno de los

documentos màs importantes de las Juntas de Acción Comunal, ya que en el se
registran los nombres de los afiliados que conforman dichas organizaciones
comunitarias.

Sirve para comprobar inscripciones en el momento de expedir certificados de

vecindad, conducta, o en caso de demanda, asì como tambièn la asistencia de
los afiliados en las Asambleas Generales, verificar el respectivo quórum
deliberatorios y decisorio que exigen la Ley y los Estatutos. Deberá estar
permanentemente a disposición de las personas interesadas en pertenecer a la
Junta y este solamente podrá cerrarse con ocho (8) días de anterioridad a la
fecha que se tenga prevista la realización de elección de dignatarios

Es funciòn exclusiva del (a) secretario (a) de la junta llevar, custodiar y

diligenciar este libro.

¿CÓMO SE DEBE DILIGENCIAR O LLEVAR UN LIBRO DE AFILIADOS?

El libro de afiliados siempre ha tenido diez (10) columnas, las cuales se

detallaràn a continuación:

A.- NUMERO DE ORDEN: Es la identificación numérica y consecutiva de cada

una de los afiliados ante la organización comunitaria, se realiza para llevar el
registro y evitar que se presenten dobles numeraciones e inscripciones. En el
momento de afiliarse cada persona, se sugiere que el secretario entregue un
carnet y/o stecher con su respectivo número de inscripción que lo acredita como
afiliado y facilita la ubicación en el libro.

B.- FECHA: Día, mes y año de la inscripción. Esta es necesaria, porque las
organizaciones comunales tienen dos (2) clases de afiliados, los fundadores y los
que se afilian después de la constitución. También sirve para determinar la
antigüedad en la inscripción, la cual se puede verificar mediante esta casilla.
C.- NOMBRE: En esta columna debe ir los apellidos y nombres completos de
cada uno de los afiliados.

D.- EDAD: Esta columna es importante, para constatar que las personas que
libremente se afilien sean mayores de 14 años. Además para ejercer los cargos
de Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Fiscal, la Ley exige que sean
mayores de 18 años.

E.- NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD: En esta columna se anota en

forma muy clara y completa el número de la Cèdula de Ciudadanìa, Extranjería o
Tarjeta de Identidad de cada afiliado.

F.- DIRECCION Y TELEFONO: Sirve para determinar si el afiliado reside o tiene

alguna actividad económica en calidad de propietario dentro del radio acción de
la Junta. Esto para envío de correspondencia, comunicaciones, organización de
tareas o actividades y convocatorias telefónicas y verbales.

G.- PROFESION Y/U OCUPACIÒN: Este dato es muy importante, para conocer
el arte, oficio o profesión de los afiliados y saber en un momento dado con que
recurso humano se cuenta.

H.- COMITÉ DE TRABAJO: Esta columna nos permite conocer la vocación de

cada uno de los afiliados; además la ley y los estatutos obligan al inscrito a
pertenecer y trabajar activamente en su Comité de trabajo.

I.- FIRMA O HUELLA: Con esta se esta ratificando la libre voluntad de cada
persona en pertenecer a la Junta en calidad de afilado. La huella se utiliza para
las personas que manifiestan no saber firmar (Articulo 2, Literal A Resolución
2070/87).

J.- OBSERVACIONES O CORRECCIONES: En esta columna se efectúa la

corrección de errores de cualquiera de las otras columnas, evitando con ello que
el libro tenga tachones, borrones, o enmendaduras. También se registra la
calidad de delegado, las sanciones (suspensión y desafiliación) o declaratoria de
la perdida de la calidad de afiliado por cambio de residencia o muerte.

2.- LIBRO DE ACTAS: Constituye la reseña histórica del organismo comunal.

En este libro se dejara constancia de la constitución de la junta, de los hechos

màs importantes de cada asamblea o reunión informativa, el número de
miembros asistentes, las votaciones producidas para la toma de decisiones. Se
anotaràn tambièn las planchas o listas inscritas para cada elecciòn, previa acta
en donde conste el nùmero de afiliados que la presentaron, las actas de elección
de dignatarios.
Debe ser manejado por el secretario de la organización comunitaria y de cada
reuniòn debe realizarse un acta (ver formato 1 y 2). Para una mejor organización
el libro de Actas debe dividirse en dos partes en un mismo libro. Actas de
Asamblea y Actas de Directiva, pues ambas deben tener su propio consecutivo
ya que las reuniones de directiva se llevan a cabo con mayor periocidad que las
de asamblea y su competencia legal y estatutaria son totalmente diferentes. En
las actas de asamblea debe hacerse claridad sobre el tipo de reuniòn realizada,
ya que el orden del dìa difiere segùn se ordinaria o extraordinaria, al igual que el
libro anterior no debe llevar tachones, borrones ni enmendaduras.

3.- LIBRO DE TESORERIA: En el se registran todos los movimientos de dinero,

es decir la contabilidad de la organización.

3.1- CONTABILIDAD: Nació de la pràctica y necesidad de registro. Se inició de la

propia naturaleza humana, el carácter intelectual y productivo de la humanidad,
el sentimiento de la propiedad conduce al hombre a valorar sus propiedades,
debido a los límites de la memoria, obligan al hombre a registrar sus operaciones
y poco a poco se van forjando las características primarias de la contabilidad. Las
primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera
de dejar constancia de determinados hechos con proyecciòn aritmètica, que se
producían con demasiada frecuencia y eran demasiado complejos como para
poder ser conservados en la memoria. Reyes y Sacerdotes necesitaban calcular
la repartición de tributos, y registrar su cobro, La organización de los ejércitos
también requería un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones
alimenticias, así como de las altas y bajas en sus filas. En último lugar, los
comerciantes, han sido siempre el sector de la sociedad más comprometido con
cualquier nuevo procedimiento de registro de datos. Y mercaderes y cambistas
los ha habido desde los primeros momentos en todas las civilizaciones. El
desarrollo de la contabilidad se produce de forma paralela a la evolución de las
actividades econòmicas desarrolladas por el hombre. La creciente complejidad y
volumen de las actividades econòmicas obligan a su registro y a un progresivo
desarrollo de las tareas contables, las cuales lógicamente se hacen cada vez
màs complejas y precisas.

La contabilidad es un reflejo de la historia de la Junta. Las anotaciones contables

efectuadas van presentando a lo largo del tiempo un testimonio continuado de la
vida de la organización y van escribiendo su historia.

La contabilidad es el medio por el cual se detallan las operaciones o actividades

económicas que realiza la organización comunal.

Se sugiere que los dineros recaudados por los comitès de trabajo, sean
administrados por el coordinador y el tesorero del respectivo comité. Además que
un porcentaje de las ganancias ingrese a la tesorería general de la junta.
En caso de que tengan una cooperativa o una empresa de Economía Social, su
contabilidad se hará en un libro independiente del manejo de la organización.

La contabilidad moderna se lleva por partida doble, o sea, a dos columnas: En la

primera se anotan las entradas de dinero, es decir lo que se recauda y se le
llama DEBE o DÈBITO.

En la segunda se anotan las salidas de dinero, es decir lo que se gasta y/o paga,
y se le llama HABER o CRÈDITO.
3.2- FONDOS: Es el dinero del que dispone una organización para su
funcionamiento o actividades, hay dos clases de fondos:

3.2.1- FONDOS COMUNES: Son dineros recaudados en actividades propias de

las organizaciones, tales como: festivales, rifas, paseos, bazares, aportes de los
afiliados y de particulares etc. Cuando las donaciones son en especie (terrenos,
muebles etc.) se deben valorar, es decir darles un precio, para poderlos
contabilizar, las donaciones de bienes inmuebles, como casa, lote etc. se harán
constar por escritura pùblica ante un notario y se registraran en la oficina de
registro de instrumentos pùblicos.

Son de libre inversión, la organización puede disponer de ellos de acuerdo a las

necesidades y/o planes y programas que pretendan realizar y a las cuantías
autorizadas por la Asamblea, consignadas en los Estatutos y debidamente
aprobadas por la autoridad competente.

Todos los pagos que se efectúen deben ir firmados por el Presidente y el

Tesorero de la organización.

Estos dineros se deben depositar en una Corporación o en un Banco, estos

depòsitos pueden ser:

a) A termino fijo: Es el dinero que se debe depositar por un tiempo

determinado (tres, seis, doce meses etc.) El interés que produzca
depende del plazo acordado con la entidad crediticia. Existe plena
autonomía para que la organización determine el plazo.

b) Cuenta corriente: son los fondos o dineros para disponer de ellos,

cuando se necesiten. Se manejan por medio de cheques.

c) Cuenta de ahorros: Son los fondos o dineros depositados en bancos,

Corporaciones, Cooperativas de ahorro y crédito y que se pueden retirar
en cualquier momento, mediante libreta o tarjeta débito.

3.2.2.- FONDOS ESPECIALES: Es el dinero que proviene de actividades que

realiza la organización a través de sus comitès de trabajo o secretarías
ejecutivas, con propósitos específicos. Como su destinaciòn es especifica, sòlo el
órgano que realice la actividad le puede cambiar la destinaciòn o inversiòn,
deben ser manejados por el tesorero y el Coordinador del respectivo comité o
secretaría y refrendado por el fiscal de la Junta, deben tener sus soportes
contables (facturas o comprobantes de egresos)

3.2.3- MANEJO DE FONDOS: Es la correcta administración de los dineros

obtenidos por las diferentes actividades económicas realizadas. Es
responsabilidad del Tesorero de la organización comunitaria el correcto manejo
de estos dineros, por tal fin debe constituir una GARANTIA o FIANZA DE
MANEJO, El valor de esta póliza será cubierta con dineros propios de la
organización.
La cuantía o monto de la póliza serà fijada por la directiva de acuerdo con los
dineros que se manejen.

El libro de tesorería, es manejado por el tesorero y consta de dos partes: LIBRO

DE CAJA Y LIBRO DE BANCOS.

En el Libro de Tesorería se registrará el movimiento del efectivo de la Junta. Este

Libro constará de dos partes:

3.3- LIBRO DE CAJA: En este libro se anotan diariamente las entradas y salidas
de dinero, por cualquier concepto, con respaldo en facturas o comprobantes
(soportes).

Para el manejo de este libro se lleva un rayado de seis columnas: fecha, razón o
detalle, número de comprobante, entrada (debe), salida (haber) y saldo.

3.3.1 Fecha: Aquí se anota la fecha en que se realizo la transacción o

movimiento.

3.3.2 Detalle: Brevemente se explica el motivo por el cual entra o sale el dinero.

3.3.3 Número de comprobante: Se coloca el nùmero consecutivo del

comprobante de la actividad que se detalla.

3.3.4 Entrada o ingreso: Se escribe la cantidad de dinero recolectada,

determinando la actividad realizada o el aporte recibido.

3.3.5 Salida o egresos: Se anota las cantidades de dinero que ocasionan

salida y debidamente autorizadas, por concepto de compras, pagos,
consignaciones etc.

3.3.6 Saldo: Se registra la diferencia que resulta entre las columnas de

entradas y salidas de dinero, es decir se determina con que dinero cuenta
la organización.
3.3.7 Ejemplo: La Federación Comunal de Juntas del Departamento de
_____________, o la Asociación Comunal de Juntas de la Comuna ___,
Municipio de _______________, Departamento de____________, o la
Junta de Acciòn Comunal del Barrio ______________ de la Comuna ___,
Municipio de ____________, Departamento de __________________,
efectuó las siguientes actividades:

 En enero 31 de 2003, se recibió por concepto de una rifa, $85.000.oo,

según comprobante nùmero 001.

 En Febrero 01 de 2003, se compro papelería por $10.500.oo segùn

factura No. 0318.

 En febrero 02 de 2003, se consigno en el Banco Popular $60.000.oo,

segùn comprobante 002

 En Abril 15 de 2003, se recibiò por ganancia de un festival, que se realizo

en el barrio, $170.000.oo, segùn comprobante No. 003.

 En Abril 16 de 2003, se consignò en el Banco Popular $140.000.oo, segùn

comprobante No. 004.

 En Mayo 18 de 2003, la Junta compró dos bultos de cemento y un metro

de arena por $28.500.oo, segùn facturas Nos. 2801 y 3025.

 En junio 16 de 2003, recibió por concepto de rifa $99.000.oo, segùn

comprobante No. 005.

 En junio 17 de 2003, compró útiles de escritorio por $15.900, segùn

factura No. 3114.

 En junio 18 de 2003, se consignò en el banco Popular $65.000.oo, segùn

comprobante No. 006.

 En octubre 18 de 2003, se recibiò por parte de afiliados y comerciantes del

barrio, $90.000.oo, segùn comprobantes del 007 al 018.

 En octubre 20 de 2003, se consigno en el banco Popular $90.000.oo,

segùn comprobante No. 019.

 En diciembre 03 de 2003, se compró un galón de pintura por $18.400.oo,

segùn factura 9416.
CUADRO No. 2

LIBRO DE CAJA GENERAL

FECHA DETALLE COMPRO. DEBE HABER SALDO

No. (ENTRADA) (SALIDA)

1-31-03 Rifa 001 85.000.oo 85.000.oo

2-01-03 V/r. Papelería factura 0318 10.500.oo 74.500.oo
2-02-03 Consignación Bco. Popular 002 60.000.oo 14.500.oo
4-15-03 Festival 003 170.000.oo 184.500.oo
4-16-03 Consignación Bco. Popular 004 140.000.oo 44.500.oo
5-18-03 V/r. 2 bultos de cemento, 1
metro de arena, facturas
2801 y 3025. 28.500.oo 16.000.oo
6-16-03 Rifa 005 99.000.oo 115.000.oo
6-17-03 V/r. Ùtiles de escritorio
factura 3114. 15.900.oo 99.100.oo
6-18-03 Consignación Bco. Popular 006 65.000.oo 34.100.oo
10-18-03 Aportes afiliados y
comerciantes. 007 al 018 90.000.oo 124.100.oo
10-20-03 Consignación Bco. Popular 90.000.oo 34.100.oo
12-03-03 V/r. Galón de pintura factura
9416. 18.400.oo 15.700.oo

Sumas $444.000.oo $428.300.oo

Balance $ 15.700.oo
Sumas iguales. $444.000.oo $444.000.oo

RECIBO DE CAJA

FECHA: _____________________________ No. _____________

Valor en letras ____________________________________ $ _____________

Recibido de: _____________________________________________________

Por concepto de: _________________________________________________

_______________________________________________________________

Tesorero: ____________________________
3.4 BANCOS: Manejado por el Tesorero de la organización, en el se ejerce el
control contable de los fondos que la junta tenga en CUENTA CORRIENTE O
DE AHORROS, en los bancos, Cooperativas y Corporaciones.

Los cheques deben ir firmados por el Presidente y el Tesorero de la Junta de

Acciòn Comunal, conforme a las disposiciones estatutarias.

Todos los movimientos contables deben ir respaldados por sus respectivos

comprobantes, así: Las ENTRADAS con las consignaciones y las SALIDAS con
los cheques y comprobantes, se debe abrir un archivo con toda esta
documentación, al igual que en el libro del punto 3.3, el rayado es con seis
columnas: fecha, detalle, número de cheque, entrada, salida y saldo.

3.4.1. Ejemplo: al igual que en el ejemplo anterior, se enuncia Federación,

Asociación o Junta de Acción Comunal.

 El dìa 02 de Febrero de 2003, consignaciòn en el Banco Popular por

$60.000.oo, segùn comprobante No. 002.
 En Abril 14 de 2003, se gira cheque No. 149700 a favor de I.M.P., por
$48.000.oo por compra de sillas metalicas, segùn comprobante No. 001.

 En Abril 16 de 2003, consignaciòn en el banco Popular por $140.000.oo,

segùn comprobante No. 004.

 En junio 16 de 2003, consignaciòn en el banco Popular por $65.000.oo,

segùn comprobante No. 006

 En junio 28 de 2003, se gira cheque No. 149701 a favor de Carvajal S.A.

por $95.000.oo por compra de màquina de escribir manual, segùn
comprobante No. 002.

 En Octubre 20 de 2003, consignaciòn en el banco Popular por $90.000.oo,

segùn comprobante No. 019.

 En Octubre 30 de 2003, gira cheque No. 149702 a favor de Cacharrería

La Mejor S.A. por $93.000.oo, por compra de artículos varios, para la
celebración de la fiesta de los niños, según comprobante No. 003.

 En diciembre 03 de 2003, gira cheque No. 149703, para la creación de la

Caja Menor por $50.000.oo, cantidad autorizada por la Asamblea.
CUADRO No. 3

LIBRO DE BANCOS

Banco Popular – Cuenta Corriente No. 000-000

FECHA DETALLE CHEQUE No. ENTRADA SALIDA SALDO

2-02-03 Consignaciòn Comp. 002 60.000.oo 60.000.oo

4-14-03 I.M.P. Comp. 001 149700 48.000.oo 12.000.oo
4-16-03 Consignaciòn Comp.004 140.000.oo 152.000.oo
6-16-03 Consignaciòn Comp.006 65.000.oo 217.000.oo
6-28-03 Carvajal S.A. Comp. 002 149701 95.000.oo 122.000.oo
10-20-03 Consignaciòn Comp.019 90.000.oo 212.000.oo
10-30-03 Cacharrería La Mejor S.A. Comp. 149702
003 93.000.oo 119.000.oo
12-03-03 Caja Menor 149703 50.000.oo 69.000.oo

SUMAS $355.000.oo $286.000.oo

BALANCE $ 69.000.oo
SUMAS IGUALES $355.000.oo $355.000.oo

Nota: Para un mejor manejo de este libro, cuando el saldo este en rojo, debe ir entre paréntesis o con lápiz rojo.

REQUISITOS PARA ABRIR UNA CUENTA BANCARIA O DE AHORROS

Para Abrir una cuenta en el banco, el Presidente y el Tesorero de la Junta de

Acciòn Comunal, se presentan al banco, con los siguientes documentos:

Documento de identidad del representante legal de la organización.

Personaría jurídica de la organización comunal que representan.

Resolución de inscripción de dignatarios, y

Certificado de reconocimiento legal de los dignatarios de la junta, expedido

por la secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar social del Municipio
(auto de inscripción).

Con estos documentos, se solicita la apertura de la cuenta, a nombre de la junta

de acciòn comunal.

3.5 Caja Menor: La cuantía de la caja menor, será autorizada por la Asamblea y
debe constar en los estatutos. El ordenador serà el Presidente; el responsable el
Tesorero. Las ordenes de gastos seràn refrendadas por el Fiscal.
Para el manejo de la Caja Menor, se llevarà un libro especial, de cinco (5)
columnas: Fecha, Detalle, Entrada, Salida y Saldo.

3.5.1 Ejemplo: Al igual que en el ejemplo anterior, se enuncia la Federación, La

Asociación, La Junta de Acciòn Comunal.

 En Diciembre 03 de 2003, se gira cheque para iniciación de Caja Menor

por $50.000.oo, valor autorizado en los Estatutos.

 En diciembre 15 de 2003, se compro un sello de madera por valor de

$9.500.oo

 En Diciembre 15 de 2003, se compro una resma de papel bond por valor

de $9.000.oo.

 En diciembre 17 de 2003 se gasto en fotocopias $6.500.oo

 En diciembre 18 de 2003 se compraron 5 bombillos para la sede por valor

de $4.000.oo

 En diciembre 20 de 2003 se mandaron a hacer una llave por valor de

$4.000.oo

CUADRO No. 4

CAJA MENOR

FECHA DETALLE ENTRADA SALIDA SALDO

12-03-03 Cheque No. 149703, Banco Popular $50.000.oo $50.000.oo

para iniciación Caja Menor.
12-15-03 V/r. Sello de madera Vale 001 $9.500.oo $40.500.oo
12-15-03 V/r. una resma de papel Bond Vale
002 $9.000.oo $30.500.oo
12-17-03 V/r. fotocopias, vale 003 $6.500.oo $24.000.oo
12-18-03 V/r 5 bombillos vale 004 $4.000.oo $20.000.oo
12-20-30 V/r. duplicado de llaves, vale 005 $4.000.oo $17.000.oo
 VALE DE CAJA MENOR

FECHA: ___________________________ No. ____________

Pagado a: _______________________________________________________

Por concepto de: _________________________________________________

Valor en letras________________________________________ $ __________

Firma de quien recibe: __________________________

C.C. #

RENDICION DE CAJA MENOR

Fecha del desembolso: _______________________

Valor Inicial $50.000.oo

Fecha No. De Vale Concepto Valor
12-15-03 001 compra de un sello de
madera 9.500
12-15-03 002 Resma de papel Bond 9.000
12-17-03 003 Valor fotocopias 6.500
12-18-03 004 Vr. 5 bombillos 4.000
12-20-03 005 Duplicado llaves sede __4.000__
$33.000.oo __________
SALDO EN CAJA $17.000.oo

Billetes de 10.000.oo 1 10.000.oo

Billetes de 5.000.oo 0
Billetes de 2.000.oo 2 4.000.oo
Billetes de 1.000.oo 1 1.000.oo
Monedas de 500.oo 4 2.000.oo __________

SUMAS IGUALES $17.000.oo $17.000.oo

4.- INVENTARIO: en este libro se deben registrar con exactitud y detalle todos
los bienes que posee la junta de acciòn comunal, Asociación o Federación,
determinando claramente si se trata de inmuebles, muebles, enseres,
maquinaria, equipo, etc.

Es importante recordar que los bienes inmuebles, deben estar respaldados por
las respectivas escrituras pùblicas registradas de acuerdo con la Ley.

Los bienes muebles deben estar respaldados por sus facturas de compra, los
vehículos deben matricularse y deben tener tarjeta de propiedad.

Este libro consta de cuatro (4) columnas a saber: Cantidad, Detalle, Valor
unitario, Valor total, sirve para rendir informe cuando lo exija la Asamblea
General, la Directiva, cuando se presente cambio de tesorerìa, por renovación de
Dignatarios o remoción (cambio) de Tesorero, tambièn en caso de
investigaciones. Cada movimiento debe estar respaldado con un comprobante o
Acta de baja.

Nota: Los bienes muebles o inmuebles entregados a las organizaciones

comunitarias a travès de un contrato de Comodato no deben ser registrados en el
libro de inventario, pues no son de su propiedad, pero si deben tenerse todos
estos documentos en un archivo especial.
4.1 Ejemplo: La organización comunitaria al 31 de diciembre de 2003 posee los
siguientes bienes:

En Caja y Bancos $125.200.oo

Inventario de muebles y enseres, 30 sillas metálicas a $7.000.oo cada una, una
máquina de escribir manual, marca Brother por valor de $95.000.oo; un escritorio
metálico de 1.20x80x70, de dos (2) gavetas, por un valor de $80.000.oo; un (1)
megáfono por valor de $250.000.oo; un (1) archivador metàlico de cuatro (4)
gavetas por valor de $80.000.oo; cinco (5) sellos de madera (Presidente,
Tesorero, Secretario, Fiscal y Coordinador Comité de Trabajo), a razón de
$9.500.oo cada uno, una (1) sede comunal, según descripción anexa, con un
avaluó de $6`850.000.oo; un (1) vehículo suzuky SJ410, modelo 1987, placas
ABC310 por valor de $2`985.000.oo; cien (100) bultos de cemento gris a
$12.500.oo cada uno; tres metros de arena a $5.500.oo cada uno; quinientos
(500) ladrillos comùn por $35.000.oo ; un cuñete de pintura por $45.000.oo; un
uniforme para fútbol completo y un balón por valor de $89.000.oo; se le debe al
señor JUNA GONZALEZ, la suma de $51.800.oo por reparaciones efectuadas en
la sede comunal.; a la ferretería El Porvenir la suma de $35.200.oo por compra
de materiales varios.
CUADRO No. 5

INVENTARIO

CANTIDAD DETALLE V/R. UNITARIO V/R. TOTAL

Caja General 15.700.oo

Caja Menor 17.000.oo
Bancos 69.000.oo
30 Sillas metàlicas 7.000.oo 210.000.oo
1 Màquina de escribir manual marca
Brother. 95.000.oo
1 Escritorio metálico de 1.20x80x70 de
dos (2) gavetas. 80.000.oo
1 Megáfono. 250.000.oo
1 Archivador metálico de 4 gavetas. 80.000.oo
5 Sellos de madera, presidente, tesorero,
secretario, fiscal, coordinador comité de
trabajo. 9.500.oo 47.500.oo
1 Sede Comunal 6`850.000.oo
1 Vehículo Suzuky SJ410, modelo 1987,
placas ABC 310. 2.985.000.oo
100 Bultos de cemento gris 12.55.oo 1`255.000.oo
3 Metros de arena 5.500.oo 16.500.oo
500 Ladrillos comùn 35.000.oo
1 Cuñete de pintura 45.000.oo
1 Uniforme de fútbol (14 unidades) y un
balón. 89.000.oo

TOTAL 12`139.200.oo

5.- BALANCE: Es el resumen de los bienes que posee la Junta de Acciòn

comunal, Asociación o Federación.

5.1. CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE:

a) Los activos (corriente y fijo)

b) Los pasivos y
c) El patrimonio.

d) LOS ACTIVOS:

Son todos los dineros y bienes que tienen valor como muebles y enseres,
maquinaria y equipo, mercancías de consumo, terrenos, edificios, vehículos y
son de propiedad de la orgnizaciòn. Las cuentas de mayor movimiento en el
activo son:
 1.- ACTIVO CORRIENTE: Son las cuentas que puedan ser convertidas en
dinero rápidamente y lo conforman:

CAJA: Es el dinero que se tiene disponible en efectivo.

BANCOS: Es el dinero que se tiene en un banco, Corporaciones,

cooperativas, etc. En cuenta corriente o de ahorros.

2.- INVENTARIOS: Son los materiales de construcción y otros elementos

como uniformes e implementos deportivos.

Para cada uno de estos bienes, se anota o calcula inicialmente el valor de

compra, o el valor al momento de su adquisición y para realizar los inventarios
posteriormente, se tiene en cuenta el estado en que se encuentran al
momento de realizar el inventario.

3.- ACTIVOS FIJOS: También denominado inmovilizado, está formado por

aquellos bienes que posee la organización y que le sirven para su normal
funcionamiento, como:

Bienes inmuebles: Salón Comunal, Lotes de Terreno.

Vehículos: Determina el tipo de vehículo, marca, placa etc.

Muebles y Enseres: mesas, sillas, máquina de escribir, escritorios, etc.

3.1 PASIVOS: Es todo lo que la organización debe a terceras personas, o a

los mismos afiliados, como cuentas por pagar, letras y facturas varias, que se
deben por concepto de compra, servicios públicos, adquisiciones etc.

3.2PATRIMONIO: El patrimonio de la Junta de Acción Comunal, estará

constituido por todos los bienes que constituyen los medios económicos y
financieros a través de los cuales puede cumplir sus fines y que ingresen por
concepto de contribuciones, auxilios, aportes, donaciones y los que
provengan de cualquier actividad u operación que efectué la organización,
decreto 1930/79, Capítulo VII, Artículo 31. Decreto 2726/80, Artículos 5 y 6.

Son todos los bienes que posee la organización, menos el pasivo (deudas).

ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO

Este patrimonio no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los afiliados.

Los aportes oficiales que se giren a las Juntas de Acción comunal, Asociaciones
o Federaciones para la realización de determinadas obras destinadas a uso
público o fiscal, no ingresan a su Patrimonio y el manejo figurará contablemente
en un rubro especial.
La inversión de los aportes oficiales destinados a obras varias, se determinará
por la Asamblea de Afiliados de la Organización beneficiada.

CUADRO No. 6

BALANCE GENERAL A DICIEMBRE 31 DE 2003

DETALLE PARCIAL ENTRADA SALIDA

ACTIVOS
Activo Corriente
Efectivo en caja y Bancos 101.700.oo
Caja General 15.700.oo
Caja Menor 17.000.oo
Bancos 69.000.oo
Inventario 1.440.500.oo
Uniforme completo para fútbol (14 unidades y 1
balón) 89.000.oo
100 bultos de cemento gris a $12.550.oo 1.255.000.oo
3 metros de arena a $5.500.oo 16.500.oo
1 Cuñete de pintura 45.000.oo
500 Unidades de ladrillo común. 35.000.oo
1.542.200.oo
Total Activo Corriente
Activo fijo
Bienes Raíces 6.850.000.oo
Sede Comunal 2.985.000.oo
Vehículo Marca Suzuky SJ410/87
762.500.oo
Muebles y Enseres
30 Sillas metálicas a $7.000.oo cada una. 210.000.oo
1 Màquina de escribir manual, marca Brother. 95.000.oo
1 Escritorio metàlico de 1.20x80x70 de dos (2)
gavetas. 80.000.oo
1 Megáfono. 250.000.oo
1 Archivador mètalico de 4 gavetas. 80.000.oo
5 sellos de madera a $9.500.oo cada uno. 47.500.oo
10.597.500.oo
Total Activo Fijo
12.139.700.oo
TOTAL ACTIVO FIJO + CORRIENTE
PASIVOS
87.000.oo
Acreedores 51.800.oo
Juan González 35.200.oo
Ferretería el Porvenir
PATRIMONIO
Capital de base Comunal (Activo – 12.052.700.oo
Pasivo) 12.139.700.oo 12.139.700.oo
SUMAS IGUALES

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS: Nos muestra las utilidades del período,

cuando hay un negocio que tiene ventas y presenta gastos.
 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

VENTAS $4.000.000.oo

Descuentos y devoluciones en ventas $ 200.000.oo

Costo de ventas $1.600.000.oo

Inventario Inicial $4.000.000.oo
Compras $2.000.000.oo
- Devoluciones y rebajas en
compras. $ 100.000.oo
- Inventario final $4.300.000.oo _____________
UTILIDAD BRUTA DEL EJERCICIO $2.200.000.oo
GASTOS GENERALES $1.570.000.oo
Pago salarios $ 800.000.oo
Pago servicios públicos $ 200.000.oo
Arriendo $ 200.000.oo
Papelería $ 50.000.oo
Mantenimiento $ 220.000.oo
Otros $ 100.000.oo ______________

UTILIDAD NETA O PERDIDA DEL EJERCICIO $ 630.000.oo___

PRESUPUESTO: Son los ingresos que se proyecta recaudar y los egresos o

gatos para el período.

PRESUPUESTO

INGRESOS PROYECTADOS (Fondos Comunes) $1.500.000

Alquiler de sillas $ 50.000.oo
Alquiler de sede $250.000.oo
Bingo Bailable $500.000.oo
Kermés $350.000.oo
Paseo $250.000.oo
Torneos de Fútbol $100.000.oo

EGRESOS (gastos) PROYECTADOS $1.500.000

Papelería $200.000.oo
Gastos de Representación $200.000.oo
Mantenimiento Sede $150.000.oo
Mantenimiento muebles $150.000.oo
Reparaciones sede $650.000.oo
Implementos de Aseo $150.000.oo ________ _________

SUMAS IGUALES $1.500.000 $1.500.000

Si los Ingresos reales resultan mayores que los presupuestados se hace una
adición presupuestal por medio de un acta

ACTA DE ADICION PRESUPUESTAL

Siendo las _______ del día _________ del mes de _______________ se

reunieron los Directivos de la Junta de Acción Comunal del barrio La Alegría, con
el fin de realizar una adición al presupuesto presentado a la Asamblea general de
afiliados en la reunión de Enero 31 de 2004.

ACUERDO:

Aumentar los ingresos por concepto:

Alquiler de sede $150.000.oo

Bingo bailable $100.000.oo

Contra créditos (gastos) en:

Fotocopias $ 30.000.oo
Reparación sede comunal ____________ $220.000.oo_

SUMAS IGUALES $250.000.oo _ $250.000.oo_

6.- REGISTRO DE LIBROS: Los libros de registro de afiliados, actas, tesorería e

inventarios de las Asociaciones y Juntas de Acción Comunal, deben registrarse
ante la Secretaria de Desarrollo Territorial y Bienestar Social y los de las
Federaciones Comunales Departamentales, se registrarán en la DIGEDACP
(Dirección General para el Desarrollo de la Acciòn Comunal y la Participaciòn).

6.1 CAUSALES PARA CAMBIO DE LIBROS: Los libros de las Organizaciones

comunales, se podrán reemplazar por las siguientes causas debidamente
comprobadas:

a) Por utilización total;

b) Por extravío o hurto; la solicitud de registro debe acompañarse del
denuncio penal.
c) Por deterioro;
d) Por retención; copia del denuncio ante justicia ordinaria u órganos
competentes en la investigación disciplinaria.
e) Por exceso de enmendaduras o inexactitudes; hechos verificables.
 AUTORIZACION DE GASTO Y/O ORDEN DE COMPRA

JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO____________________________ COMUNA _____________________

DE: PRESIDENTE JUNTA DE ACCION COMUNAL

PARA: TESORERO JUNTA DE ACCION COMUNAL

REFERENCIA: Ordenación de gasto.

____________________________ en mi calidad de presidente de la junta de

acciòn comunal y en uso de las facultades conferidas en el artìculo _______ de
los estatutos de esta organización, autorizo al señor _____________________
tesorero, para efectuar el siguiente gasto:

DESCRIPCION COSTO
_______________________________________________ __________
_____________________________________________

Para constancia se firma en Cali a los ______ días del mes de ____________ de
________.

__________________
PRESIDENTE
 CUENTA DE COBRO
JUNTA DE ACCION COMUNAL
BARRIO________________________ COMUNA_______
PERSONERIA JURIDICA No. ___________

CUENTA DE COBRO No. ______

DIA MES AÑO SEÑORES C.C. NIT #

DIRECCION Y TELEFONO CIUDAD

DEBE A:

SEÑORES C.C. NIT #

DIRECCION TELEFONO CIUDAD

VALOR
POR CONCEPTO DE:

VALOR EN LETRAS:
$
TOTAL

FORMA DE PAGO: ___________________________________________________

SE ADJUNTAN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS ____________________________________________

_
__________________________________________

NOMBRE: _________________________________

C.C. NIT # _________________________________

 COMPROBANTE DE EGRESOS
JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO __________________________________ COMUNA ____________________

DIRECCION_______________________________ TELEFONO ___________________
PERSONERIA JURIDICA No. ______________

FECHA __________________________ No. _________

PAGADO A: ______________________________________________________

NIT O CEDULA: ___________________________________________________

VALOR EN LETRAS: _______________________________________________

$________________________

POR CONCEPTO DE: ______________________________________________

BANCO__________________ No. CHEQUE______________ EFECTIVO ____

__________________ __________________ _________________

BENEFICIARIO ELABORADO AUTORIZADO
C.C. # TESORERO PRESIDENTE

__________________
REVIZADO
FISCAL
 ACTA No. _____

ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS O DELEGADOS DE LA JUNTA DE

ACCION COMUNAL DEL BARRIO EL PLACER COMUNA 22

FECHA: Mayo 21 de 2004

HORA: 7:30 P.M.
LUGAR: SEDE COMUNAL

El dìa 21 de mayo de 2004, siendo las 7:30 P.M. en la Sede Comunal, se diò
inicio a la Asamblea General de afiliados a la junta de acción comunal del barrio
EL PLACER, bajo el siguiente:

ORDEN DEL DIA:

1. Llamada a lista y verificación del quórum

2. Lectura, discusión y aprobación del orden del dìa.
3. Asunto a tratar…………………………………….
4. Decisión sobre…………………………………….

En el primer punto del orden del dìa, la Secretaria procede a llamar a lista,
contestando _________, que no representan màs de la mitad màs uno, por lo
tanto se esperò una hora y al cabo de la cual se instalo validamente la asamblea
con ______ afiliados que representan no menos del 30%.

El orden del dìa se aprobò por unanimidad con los siguientes cambios: _______
_________________________________________________________________

Tercer Punto se trato sobre__________________________________________

_________________________________________________________________

En el cuarto punto se decidió: ________________________________________

Con la siguiente votación: Si____________
No ___________

Agotado el orden del dìa, siendo las 9:00 P.M. del dìa 21 de mayo de 2004, se da
por terminada la reunión.

PRESIDENTE SECRETARIO.
NOTA: Cuando se trate de cuestionar la gestión del presidente y/o del secretario,
decidir si debe o no continuar en el cargo, o el presidente y/o el secretario
desean intervenir en la Asamblea, esta debe ser moderada por el Vicepresidente
y actuar como secretario el suplente, o en su defecto por dos afiliados had-
honoren elegidos para el manejo y/o secretaria de la Asamblea.

ORDEN DEL DIA:

5. Llamada a lista y verificación del quórum

6. Lectura, discusión y aprobación del orden del día.
7. Elección de presidente y/o secretario de la Asamblea.
8. Asunto a tratar…………………………………….
9. Decisión sobre…………………………………….

En el primer punto del orden del dìa, la Secretaria procede a llamar a lista,
contestando _________, que no representan màs de la mitad màs uno, por lo
tanto se esperó una hora y al cabo de la cual se instalo validamente la asamblea
con ______ afiliados que representan no menos del 30%.

El orden del dìa se aprobò por unanimidad con los siguientes cambios: _______
________________________________________________________________

Tercer punto se presentaron como candidatos ___________________________

______________________________ quedando como presidente y/o secretario
had-honoren ______________________________________________________
En el cuarto Punto se trato sobre______________________________________
_________________________________________________________________
En el quinto punto se decidió: ________________________________________
Con la siguiente votación: Si____________
No ___________

Agotado el orden del dìa, siendo las 9:00 P.M. del dìa 21 de mayo de 2004, se da
por terminada la reunión.

PRESIDENTE SECRETARIO.
Asamblea Asamblea
 ACTA No._____

REUNION DELA DIRECTIVA DE LA JUNTA DE ACCION COMUNAL

BARRIO EL PLACER COMUNA 22

FECHA: Mayo 07 de 2004

HORA: 7:30 P.M.
LUGAR: SEDE COMUNAL

El dìa viernes 07 de mayo de 2004, siendo las 7:30 P.M. en la sede comunal del
barrio El Placer, se reuniò la Directiva de la Junta de Acciòn Comunal, previa
convocatoria hecha por el señor Presidente, con el siguiente orden del dìa:

1. Llamada a lista y verificación del quórum

2. Lectura, discusión y aprobación del orden del dìa.
3. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
4. Asunto
5. Asunto
6. Proposiciones y varios.

DESARROLLO:

En el primer punto del orden del dìa, la secretaria procedió a llamar alista,
constatando que hay quórum.

El orden del dia se apobo por unanimidad

En el tercer punto se diò lectura al acta anterior la cual fue aprobada sin
modificaciones.

Cuarto punto______________________________________________________
________________________________________________________________

En el quinto punto__________________________________________________

En proposiciones y varios ____________________________________________

Agotado el orden del dìa, siendo las 9:30 P.M. del dìa 07 de mayo de 2004, se da
por terminada la reunión.

PRESIDENTE SECRETARIO
CUADRO No. 1

A B C D E F G H I J
No. De Fecha de Apellidos y Nombre Edad Documento de Dirección Teléfono Profesión u Comité de Firma o Observaciones
Orden Inscripción identidad Oficio Trabajo Huella

1 03-03-04 Pachichana Martínez 25 31.416.753 Cali Calle 20 No. 18-40 Abogada Educación
Aura Myriam 8863045

2 03-03-04 Villarraga Caicedo Luz 28 31.976.125 Cali Calle 21 No. 19-94 Administradora Recreación
Marina 8839032

3 07-03-04 Arias Díaz Mary Edith 50 38.367.091 Cali Calle 20 No. 17-36 Ama de Casa Salud
8864250

4 09-03-04 Cérquera Latorre Jorge 19 16..319.540 Cali Cra. 16 No. 23-18 Estudiante Obras Públicas
8863942
Educación
5 12-03-04 Montoya Cano Héctor 37 16.300.800 Cali Cra. 17 No. 21-04 Abogado
Hugo 8993030
Obras Pùblicas
6 12-03-04 45 14.390.840 Cali Calle 18 No. 6-45 Comerciante
Pedro Pérez 8806060