La importancia de una comunicación efectiva

La comunicación es una herramienta esencial para fomentar la productividad y mantener relaciones

laborales sólidas a todos los niveles de la empresa. Los empleadores que invierten tiempo y energía
en entregar líneas claras de comunicación aumentarán rápidamente los niveles de confianza entre los
demás, lo cual se traducirá en una mayor productividad, mejores resultados y en general, más ánimo.

Una mala comunicación en el lugar de trabajo inevitablemente desmotivará al personal, el cual puede
comenzar a cuestionar su propia confianza en sus habilidades y, por ende, en la empresa.

Concepto de imagen directiva

La imagen personal es nuestra carta de presentación, refleja la manera en que queremos
relacionarnos con el mundo y con los demás ya que es un fragmento óptico de la realidad hecho
material posee, en su propia materialidad, una independencia respecto a las apariencias que
vehicula. Es decir, la imagen es un estilo de vida, una forma de ser y actuar y cada persona tiene la
suya. La imagen corporativa es un elemento definitivo de posicionamiento en un lugar, la cual
transmite, ¿Quién es? Y ¿Qué es? ¿Qué hace y cómo lo hace? Hablar de imagen directiva, no sólo
nos referimos a la vestimenta, sino que engloba algo mucho más amplio, pues incluye también:

 La postura, los movimientos

 Los rasgos físicos
 La manera de caminar
 La mirada
 La risa
 El todo de voz
 La higiene
 La cortesía
 La educación
 Las palabras
 El tono de las palabras
 Lenguaje corporal
 Los apoyos visuales
 Comunicación no verbal
 La ropa

CONCEPTO.

Es un fragmento óptico de la realidad hecho material posee, en su propia materialidad, una

independencia respecto a las apariencias que vehicula. Es un medio de comunicación su uso y su
aplicación es para que una institución marche adecuadamente y ordenada, y por ende el éxito de
la empresa se verá con menado de prestigio, y confianza de la comunidad, para ello se requiere:

 Aprender lenguaje de comunicación

 Comunicar efectivamente
Aplicar todas las habilidades comunicacionales que conozcamos La imagen directiva es nuestra
primera impresión para los subordinados, colaboradores y clientes. Los aspectos de la dirección en
las organizaciones son muy diversos, pero el ingrediente esencial de cualquier directivo es su
habilidad para manejar efectivamente a las personas. El directivo necesita estar habituado al
manejo de las habilidades humanas y sociales, y ser capaces de trabajar con y a través de
personas. Detrás de cada acción o informe en una organización hay personas. Dentro de esas
habilidades están:

 Las palabras
 El tono de las palabras
 Lenguaje corporal
 Lo que entusiasma al cliente
 Los apoyos visuales
 Comunicación no verbal
 La ropa
 Protocolo

La imagen directiva es un medio de comunicación muy importante, su uso y su aplicación hará

que una institución marche ordenadamente y por ende el éxito en su propósito se verá
comandado con el prestigio y confianza de la comunidad

Conducción de presentaciones orales y escritas.

Formular una estrategia específica

Esta etapa incluye tres elementos:

1. Identificar su propósito

2. Adaptar el mensaje a la audiencia

3. Satisfacer las demandas de la situación

Desarrollar una estructura

clara Una introducción eficaz…

1. Capta la atención de los que escuchan y establece un tono para el mensaje

2. Proporciona una razón para escuchar

3. Brinda un mapa del camino

Determinar el propósito

Elección de un patrón apropiado Las ideas deben ordenarse por: • Tiempo • Dirección • Proceso
causal • Secuencia de solución de problemas • Complejidad • Espacio • Familiaridad A-8
Emparedado Proceso de tres pasos: 1. Destacar las ventajas del plan 2. Evaluar los riesgos o
preocupaciones 3. Reforzar los beneficios A-9 Desarrollar una estructura clara (continúa) • Uso de
transiciones para indicar el progreso • Concluir sobre una nota alta – Primacía: poder de la
primera impresión – Recencia: recordamos más los eventos recientes que los del pasado A-10
Sustentar las ideas • Elegir una variedad de técnicas de apoyo; por ejemplo, estadísticas y
testimonios • Tomar en cuenta a la audiencia • Utilizar auxiliares visuales A-11 Usar un estilo
mejorado Los mensajes orales y escritos requieren de su propio estilo. A-12 Estilo en la
comunicación oral Es importante considerar: • Preparación de notas • Practicar la presentación •
Práctica con el uso de auxiliares visuales • Transmitir el entusiasmo apropiado • Garantizar una
buena entrega; por ejemplo, contacto visual, movimientos corporales y el uso del espacio A-13
Estilo en la comunicación escrita Las estrategias de la comunicación escrita siguen un patrón muy
similar al de las presentaciones orales.

Conducción de entrevistas.

Conducción de la entrevista

1. Preparación de la entrevista
La entrevista no debe ser improvisada ni hecha de prisa, La entrevista, ya sea con cita o sin ella, necesita de
cierta preparación o planeación que permita determinar los siguientes aspectos:

 Los objetivos específicos de la entrevista: Lo que se pretende con ella,

 El tipo de entrevista

2. Ambiente

La preparación del ambiente es un paso que merece una atención especial en el proceso de la entrevista,
para neutrali$ar posibles ruidos o interferencias e"ternas que puedan perjudicarla. El ambiente del que
hablamos% debe enfocarse desde dos puntos de vista:

Físico:

el lugar físico de la entrevista debe ser privado y confortable, sin ruidos, sin interrupciones y de car&cter
particular. 'na sala peque(a, aislada y libre de la presencia de otras personas que puedan interferir en su
desarrollo.

Psicológico:

el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial, sin recelos ni temores, sin presiones de tiempo, sin
coacciones o imposiciones.

La espera es inevitable. #e manera que debe contarse con una cantidad suficiente de butacas y sillas. En la
sala de espera debe haber periódicos, revistas y literatura, especialmente periódicos internos o información
sobre la organi$ación.

. !esarr"ll" de la entrevista

La entrevista propiamente dicha constituye la etapa fundamental del proceso, en la cual se intercambian las
informaciones que desean los dos participantes: el entrevistador y el entrevistado. La entrevista involucra a
dos personas que inician un proceso de relación interpersonal, cuyo nivel de interacción debe ser bastante
elevado y, sobre todo din&mico. El entrevistador estimula con)reguntas! al candidato, a fin de estudiar sus
respuestas y reacciones de comportamiento retroalimentación!, las cuales le permiten elaborar nuevas
preguntas estímulos! que re alimentan el proceso y así sucesivamente. #e este modo, el entrevistador
obtiene las informaciones que desea, pero tambi*n debe proporcionar al candidato la información
necesaria para tomar sus decisiones.'na parte considerable de la entrevista consiste en proporcionar al
candidato información sobre las oportunidades e"istentes y sobre la propia organi$ación, al tratar siempre
de transmitirle una imagen favorable y positiva, de refor$ar su inter*s.El proceso de la entrevista debe
tomar en cuenta dos aspectos, el material y el formal, que est&n íntimamente relacionados:

• Contenido de la entrevista:

constituye la entrevista propiamente.+epresenta el conjunto de información que el candidato proporciona

sobre sí mismo, sobre su formación, escolaridad, e"periencia profesional, situación familiar, condición socio
económica, conocimientos e intereses, aspiraciones personales, etc. odas estas informaciones que se
encuentran en la solicitud de empleo o en el

currículum vitae

llenados por el candidato son aclaradas y profundi$adas en la entrevista.

• Comportamiento del candidato:

constituye el aspecto formal, es decir, la manera en que el candidato se comporta y reacciona en

determinada situación, su manera de pensar, actuar, sentir, su grado de agresividad, de agresividad, sus
motivaciones y ambiciones, etc. Lo que se pretende es tener una imagen de las características personales
del candidato, independientemente de su calificación profesional.El entrevistador debe considerar ambos
aspectos -el material y el formal- en la conducción de la entrevista para poder hacer una evaluación
adecuada de los resultados. El candidato causa una impresión d* su comportamiento durante la entrevista,
al mismo tiempo que proporciona la información solicitada sobre su historia personal y su carrera
profesional.

4. #ierre de la entrevista

La entrevista debe iniciarse y fluir libremente sin timide$ ni embara$o. Es una conversación amable y
controlada.Su cierre debe ser elegante: el entrevistador debe hacer una se(al clara que indique que la
entrevista ha terminado asimismo, se le proporciona al candidato alg/n tipo de información respecto a las
acciones futuras, por ejemplo, si ser& contactado para conocer el resultado y cómo ser& el desarrollo de ese
contacto.

$. Eval%ación del candidat"

0nmediatamente despu*s de que el entrevistado abandone la sala, el entrevistador debe empe$ar con la
tarea de evaluar al candidato, aprovechando que tiene los detalles frescos en la memoria. Si no hi$o
anotaciones, debe anotar los detalles. Si utili$ó alguna hoja de evaluación, esta debe ser revisada y llenada.
)or /ltimo, es necesario tomar decisiones respecto al candidato: si fue recha$ado o aceptado y cu&l es su
posición en relación con los dem&s candidatos que se disputan la pla$a vacante.1 si es necesario hacer una
evaluación definitiva mediante la comparación con los dem&s candidatos, una ve$ que todos hayan sido
entrevistados.

TECNICAS PARA MANEJAR LA ENTREVISTA

En la medida en que el entrevistado valla adquiriendo mayor y mas profunda experiencia en el ámbito de
la entrevista también ira aumentando sus recursos para manejar adecuadamente los diferentes tipos de
entrevista que se deba aplicar.

Las técnicas son muy variadas, continuación presento solo alguna de ellas

tecnica de la observacion: nos reportara siempre una gran efectividad de la entrevista, es muy importante
que el entrevistado goce de un buen estado físico (buena vista, buen oído, ningún trastorno de nervios
etc.), así como una importante concentración para evitar perdidas de algún punto importante durante la
entrevista. Es de suma importancia una agilidad para que permita al entrevistado llevar acabo acertadas
comparaciones en base a los cambios que se van dando y recordar que esto no implica una interpretación.
tecnica del eco: no es necesario apoyarse de preguntas cerradas ,para hacer que el entrevistado narre su
aspectos importantes de su vida o del tema que esta tratando ,sin que note la presión directa del
entrevistado.

El procedimiento consiste en repetir en forma interrogativa y con las mismas palabras que uso el
entrevistado la frase final o frase clave que se acába de decir.

Con esta repetición el entrevistador siente la necesidad de proporcionar mayor información, aclarar o
rectificar su información si hacer énfasis en lo que haga.

tecnica del silencio: Es una técnica de presión, consiste en guardar absoluto silencio, después de que el
entrevistado aparentemente, ha terminado de hablar sobre el tema que estaba tratando .No se aconseja
qui de ninguna manera que le entrevistador deba permanecer callado alo largo de toda una entrevista o
que forzosamente provoque silencio después de cada frase ,el entrevistador debe dirigir la entrevista Asia
su objetivo ,para de esta manera obtener la información deseada hablando lo menos posible ,poniendo
gran interés de lo que escucha .

tecnica del juego de papeles: Consiste en que el entrevistado actúe como el jefe que va atener el
entrevistado o que simule un ambiente parecido al que tendría el entrevistado con el objetivo de hacer
una hipótesis sobre como seria su conducta en la situación real .Para aplicar correctamente esta técnica se
requiere que el entrevistado conozca las características del futuro jefe del entrevistado ,a si como las del
puesto que este ocupara .El objetivo es ver cuales son las conductas y reacciones que el entrevistado podría
presentar .

.tecnica de confrontacion :Es realmente eficaz en aquellos casos en los que el entrevistador tenga razones
para suponer que el entrevistado esta tratando de sorprenderlo .La confrontación consiste en pedir mas
datos y pruebas objetivas sobre lo que sospechamos que se ha exagerado o que queremos confirmar (
comprobar lo que dice).

Se requiere de una gran capacidad de observación por parte del entrevistador para detectar cuando esta
exagerando el entrevistado y cuando no , de esta manera poder planear las preguntas mas pertinentes .

Ejm: cuando se le pide que hable ingles (antes el dice que domina bien el ingles) solo es confirmar si es
verdad y no exagero en decir lo que realmente sabe.3
1. plantea metas concretas

La razón principal de convocar a cualquier reunión debe ser discutir para llegar a una decisión
sobre los próximos pasos a tomar.

2. planea una agenda específica

Para asegurarte que se entiendan bien los objetivos, es importante que la reunión esté planificada
por temas específicos.

3. no la hagas eterna

Ninguna reunión debería durar más de una hora en promedio, ya que pasado ese tiempo los
participantes tienden a distraerse fácilmente.
4. prepara el material con anticipación

Tu presentación y todos los elementos que ésta conlleve deben estar listos un día antes de la
reunión.

5. no te retrases por los impuntuales

Siempre hay personas que llegan tarde a las reuniones pero esto no quiere decir que debas volver
atrás y explicar todo de nuevo.

6. no permitas el uso de dispositivos electrónicos

El uso de smartphones, tablets y laptops entre los participantes tiende a aislarlos de la

conversación central.

7. entrega información antes de la reunión

No dejes que los participantes concurran totalmente desinformados. Asegúrate de distribuir algo
de material al menos un día antes de la reunión pautada.

8. documenta y distribuye los resultados

Es importante que, después de la reunión, todos tengan claro qué cosas se discutieron, a qué
conclusiones se llegaron y cuáles serán los próximos pasos a tomar. Distribuye un informe que
incluya todos estos detalles.