CONTABILIDAD BÁSICA

COMPILACIÓN REALIZADA POR: LEONILDE PALOMINO BUITRAGO

CONTABILIDAD BÁSICA

REGIONAL LA GUAIJRA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Riohacha

2018
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.

Contenido
1. LA EMPRESA ................................................................................................................................ 3
2. LA CONTABILIDAD ...................................................................................................................... 6
3. PRINCIPIOS CONTABLES ................................................................................................................. 7
4. PLAN ÚNICO DE CUENTAS ............................................................................................................ 10
5. ESQUEMA DE LA CUENTA T .......................................................................................................... 19
6. SALDOS EN LA CUENTA T (DÉBITO Y CRÉDITO) ............................................................................ 21
7. EJEMPLO CUENTA T ...................................................................................................................... 22
8. MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO .............................................. 23
9. PARTIDA DOBLE ............................................................................................................................ 24

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1. LA EMPRESA

EMPRESA
La empresa es una entidad económica organizada, formada por personas, capital
y trabajo, factores que se reúnen para la producción, transformación,
distribución, administración de bienes o para la prestación de un servicio, a través
de uno o más establecimientos de comercio, con el ánimo de generar utilidades y
distribuirlas entre las personas que la integran.

FACTORES PARA QUE UNA EMPRESA PUEDA REALIZAR SU ACTIVIDAD

a. Personas
Es el talento humano con que cuenta la empresa, conformado por las personas que
ocupan los diferentes cargos dentro de la organización, como los administradores, los
empleados, los directores.

b. Capital
Identificado por los aportes que hacen los propietarios (o) de la empresa, el cual
puede estar representado en dinero en efectivo, bienes como los muebles y enseres,
maquinaria y equipo, inventario de mercancías entre otros, bienes de carácter
tangible.

c. Trabajo
Es el esfuerzo físico e intelectual que realizan las personas para lograr el objetivo de la
empresa, en cualquiera de sus áreas, ya sea en la producción, en la dirección, en la
prestación de un servicio.

DENOMINACION DE LAS EMPRESAS

a. Razón Social
Es el nombre mercantil con el cual una empresa inscribe en la Cámara de Comercio la
actividad económica de una persona natural o jurídica. Se recomienda que la razón
social se relacione con su objeto, ya que va permitir un mayor reconocimiento en el
mercado. Ejemplo: Mercados de Familia S. A.

b. Nombre Comercial de las Empresas

Es el nombre con que el establecimiento de comercio se da a conocer al público,
generalmente es una abreviatura de la razón social. Ejemplo: Mercadefam.

c. Logotipo de una empresa

Es un símbolo que identifica gráfica o visualmente a una empresa con el ánimo de
hacerse conocer y destacarse fácilmente en su entorno, como las anteriores el logo
también debe relacionarse con su objeto para facilitar su reconocimiento e identidad en
el medio.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS: Ver Anexo Tabla Clasificación Empresas en Colombia

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LAS SOCIEDADES

a. Contrato de Sociedad
Es aquel por medio del cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en
dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse
entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. Las personas
agrupadas por medio de un contrato de sociedad se llaman socios.

b. Escritura de constitución de una sociedad

La escritura de constitución es la legalización del contrato de sociedad mediante
escritura pública, en la cual se expresará: El nombre y domicilio de las personas que
intervienen como otorgantes. Cuando se trate de Personas naturales se debe
indicar su nacionalidad, identificación legal; en el caso de las personas jurídicas, la
ley, decreto o escritura de donde se deriva su existencia. La clase y tipo de sociedad que
se constituye, el nombre de la misma con forme al tipo de Sociedad. El domicilio de la
sociedad, sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución. El objeto
social o actividad del negocio o sociedad, enunciando en forma clara y precisa las
diferentes actividades primarias y secundarias.

c. Tipos de Sociedad
Sociedad Colectiva: Responsabilidad solidaria e ilimitada
Sociedad En Comandita: Responsabilidad solidaria e ilimitada
Sociedad Limitada: Responsabilidad limitada hasta el monto de sus aportes
Sociedad Anónima: Responsabilidad hasta el monto de sus acciones
Sociedad Anónima Simplificada: Responsabilidad hasta el monto de sus acciones

COMERCIANTES
a. Concepto
Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en
alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad
de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza
por medio de apoderado, intermediario o interpuesta personal.

b. ¿Quiénes son comerciantes?

Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los
siguientes casos:
Cuando se halla inscrita en el registro mercantil
Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto al público
Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio

c. Obligaciones de los comerciantes

Matricularse en el registro mercantil
Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los
cuales la ley exige esa formalidad

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Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales

Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos
relacionados con sus negocios o actividades
Abstenerse de ejecutar competencia desleal

d. Trámites legales del comerciante

El RUT ante la DIAN
La matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio
La matrícula de industria y comercio ante la tesorería municipal
La patente de sanidad expedida por la secretaría de salud pública
El certificado del cuerpo de bomberos
Los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras públicas,
de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante
El paz y salvo de Sayco y Acinpro

El R.U.T. es el registro único tributario, es el número de identificación tributaria,

asignado por la DIAN para identificar a las empresas.

Sayco y Acinpro, es la entidad que regula el pago de los derechos de autor, para
aquellas empresas que utilicen la música como parte de la explotación de su objeto
social deberá cancelar dichos derechos ante ésta entidad.

La DIAN, es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, entidad del estado

encargada de velar por el cumplimiento de las normas tributarias de las empresas ante
el Estado.

e. El R. U. T.
Es el mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a:
1. Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes y declarantes
del impuesto sobre la renta
2. No contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio
3. Responsables del régimen común
4. Los pertenecientes al régimen simplificado
5. Los agentes retenedores
6. Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros
7. Los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN
8. El NIT constituye el Número de Identificación Tributaria de los inscritos en el
RUT.

f. Aspectos Legales
Todo comerciante debe tener en cuenta:
Conformar los libros, registros contables, inventarios y estados financieros de acuerdo a
las disposiciones legales vigentes.
Todos los libros deben llevarse en el domicilio del comerciante.

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Los comprobantes y asientos deben tener el debido soporte contable.

g. Registro de libros
Todo comerciante debe llevar libros de contabilidad
En la Cámara de Comercio debe registrarse los libros de contabilidad
Los libros deben estar foliados por la Cámara de Comercio
Los archivos deben conservarse archivados en orden
Son libros obligatorios: Libro Diario, Libro Mayor y Balances, Libro Inventario y
Balances. Otros libros que el ente económico debe llevar son: Libro de Acta de Socios,
(en el caso de las sociedades) Libro de Acta de Asambleas y Libros Auxiliares (caja,
bancos, proveedores……)

h. Prohibiciones
En los libros de comercio se prohíbe:
1. Alterar en los asientos la fecha de las operaciones
2. Dejar espacios que faciliten adiciones
3. Hacer raspaduras, correcciones en los asientos (en caso de errores y omisiones
debe realizarse un nuevo asiento)
4. Borrar, tachar en parte o todo los asientos
5. Arrancar hojas, alterar el orden

2. LA CONTABILIDAD

CONTABILIDAD: Permite identificar, medir, clasificar, registrar,

interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente
económico, en forma clara, completa y fidedigna.

También puede definirse la contabilidad como la ciencia exacta y técnica

que enseña a recopilar, clasificar y registrar, de una forma
sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por
una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e
interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la
actividad de la empresa.

Necesidad contable
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de
la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su
desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a
un manejo óptimo del negocio.

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Objetivos de la contabilidad
• Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre
el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
• Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el
patrimonio que posee la empresa
• Llevar un control de los ingresos y egresos
• Facilitar la planeación, ya que no sólo da a conocer los efectos de una
operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (proveedores,
bancos,
• Estado)

Campos de acción de la contabilidad

El campo de acción es muy amplio, tanto como las actividades del quehacer humano. La
contabilidad, según el tipo de empresa con las que se aplique, puede ser: oficial, de
servicios, comercial y de manufacturas (o costos).

Contabilidad oficial: proporciona los mecanismos para registrar las actividades

económicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida
su organismo rector, La Contaduría General de la Nación.
Contabilidad de servicios: Registra las actividades económicas desarrolladas por las
empresas dedicadas a la prestación de servicios. Las conocidas como contabilidad
bancaria, hotelera de seguros, pertenecen al grupo de servicios.
Contabilidad comercial: Registra y controla las actividades que giran alrededor de la
compraventa de mercancías en las empresas comerciales.
Contabilidad de costos: Registra las operaciones económicas que determinan el costo de
los productos semielaborados y terminados, en las empresas industriales.
Cualidades de la información contable
Comprensible: Clara y fácil de entender
Útil: Cuando es confiable y oportuna
Confiable: Cuando representa fielmente los hechos económicos
Comparable: Cuando se prepara sobre bases uniformes

3. PRINCIPIOS CONTABLES

Los principios contables en Colombia vienen regidos por el Decreto 2649 de 1993 y son el
resultado de experiencias que han llevado a la creación de un conjunto de normas
generales elaboradas con el fin de regularizar la Contabilidad Pública.

Estos principios con frecuencia son el trato de la aceptación gradual, generalizada, de los
enfoque adoptados por una o varias empresas en la solución de los problemas contables
en situaciones específicas.

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A pesar de la regularización, en el campo de la contabilidad se carece de unas normas o

principios admitidos de manera universal, pues estos tienen un carácter de general
aceptación y no se conciben como principios absolutos de carácter fisiológico. Estos
principios están más asociados a conceptos, convenciones o normas.

Según el Decreto 2649, se puede hablar de nueve (9) principios básicos de la contabilidad,
entre los que se destacan:

1. El principio de la entidad. Este principio plantea que una empresa tiene una
personalidad jurídica diferente a la de los miembros que la componen. La empresa
es un ente jurídico. La Contabilidad se ocupará de los bienes, derechos y
obligaciones de la organización y no sobre los correspondientes a los propietarios.

2. El principio de contabilidad del negocio en marcha. Este principio supone que un

negocio durará por un tiempo indefinido. Cuando se establece la escritura de
constitución de una empresa, su vida o duración será de 100 años, lo que se
considera prácticamente como de vida ilimitada para cualquier socio de la misma.
Esto hace que el principio justifique la existencia de los activos fijos cuyo costo no
será cargado a los gastos del período de adquisición.

3. El principio del período contable. A causa del período de vida de una empresa y
su carácter ilimitado, la vida de la misma se tendrá que dividir artificialmente en
períodos contables con el propósito de informar al final de los mismos el estado
financiero y los resultados de operación de la organización, así como su situación
financiera.

4. El principio de enfrentamiento. Este es el más importante de acuerdo con la

opinión de muchos contadores destacados. De acuerdo a este principio se
pretende casar los ingresos de un ejercicio contable con los gastos incurridos para
la obtención de los mismos. Allí es donde se encuentra la diferencia entre la
Contabilidad Fiscal y la Financiera. Por esto, es deber de los contadores el hacer su
mayor esfuerzo para determinar las utilidades correctas respetando este principio,
ya que al fisco sólo le interesa el recaudo de impuestos no el enfrentamiento en sí.

5. El principio de conservatismo o criterio prudencial. Este principio le implica al

contador el elegir una opción optimista si ha de enfrentarse a diversas
alternativas. También conlleva a reconocer las pérdidas una vez se conozcan y a
contabilizar los ingresos sólo hasta que se realicen. Así mismo, impide al contador
el ejercer un manejo ultra conservador o muy liberal. El ideal es determinar los
verdaderos resultados de las operaciones y la situación financiera.

6. El principio de costo. Este principio se refiere a la objetividad en el registro de

transacciones. Esta nace del comprobante o documento contabilizador de validez
a muchas deducciones, facilitando la aplicación de técnicas de auditoría.

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7. El principio de revelación suficiente. Este principio habla de ajustar los estados

financieros a razón de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda. De allí
que el contador público esté obligado a proporcionar información fidedigna que le
facilite al usuario la toma de decisiones acertadas. Es usual que el contador incluya
notas aclaratorias que posibilite una lectura más clara de los estados financieros.

8. El principio de la unidad monetaria. Este es un principio controversial pues

algunos teóricos no consideran válido el supuesto de que el adquisitivo de la
moneda no cambia. Si un contador público se opone a la reevaluación de activos
fijos basado en este principio, seguramente no apoyará la idea de que se paguen
los mismos honorarios luego de tres años.

9. El principio de la consistencia. Este principio habla de la consistencia en la

aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás criterios, como
a la consistencia en la clasificación de partidas dentro de los estados financieros.
Se obtendrán razones financieras equivocadas si en un ejercicio una partida se
clasifica como un crédito diferido y en otro como una cuenta complementaria de
activo. Esto conlleva a concluir que los contadores con sus criterios profesionales
pueden hacer variar las utilidades de las empresas sin violar los principios.

Para comprender a cabalidad estos principios se recomienda profundizar la lectura del

Decreto 2649 de 1993.

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4. PLAN ÚNICO DE CUENTAS

PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES

Objetivo: El plan único de cuentas (PUC) busca la uniformidad en el registro de
las operaciones económicas por los comerciantes, con el fin de permitir transparencia,
uniformidad, claridad y confiabilidad en la información contable.
(Ver: http://puc.com.co/)

Contenido
El plan único de cuentas contiene un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para
su aplicación, las cuales se deben observar en el registro contable de las
operaciones o transacciones económicas.

Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas,
subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos y Compras y
Cuentas de Orden, identificándolas con un código que permite su respectiva
denominación y clasificación.

Cuentas auxiliares
Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las
auxiliares que se requieran de acuerdo a las necesidades del ente económico, para lo
cual bastará incorporarlas a partir del séptimo dígito. Estas podrán abrirse en forma
horizontal y no en forma vertical.

Norma
A partir del 1ro. de Enero de 1995, el plan único de cuentas (PUC) será de
carácter obligatorio para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar
libros de contabilidad de acuerdo a lo dispuesto en el Código de Comercio. El
registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de la subcuenta con los
seis primeros dígitos.

Estructura
Primer dígito: Clase
Los dos primeros dígitos: Grupo
Los cuatro primeros dígitos: Cuenta
Los seis primeros dígitos: Subcuenta
Con siete o más dígitos: Auxiliares

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Las clases Código Clase Pertenece a

Clase 1 Activo Cuentas de Balance General
Clase 2 Pasivo Cuentas de Balance General
Clase 3 Patrimonio Cuentas de Balance General
Clase 4 Ingresos Cuentas de Resultado
Clase 5 Gastos Cuentas de Resultado
Clase 6 Costo de Venta Cuentas de Resultado
Clase 7 Costo de Producción Cuentas de Resultado
Clase 8 Cuentas de Orden Deudoras Cuentas de Información
Clase 9 Cuentas de Orden Acreedoras Cuentas de Información
Clasificación, nomenclatura y movimiento de las cuentas
De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance,
nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden.

CUENTAS

REALES O DE
NOMINALES, DE
BALANCE RESULTADO O
TRANSITORIAS
1-Activo 4-Ingresos
2- Pasivo 5- Gastos
3-Patrimonio 6-Costo de Venta
7- Costo de Producción

CUENTAS REALES
Este tipo de cuentas representan los valores tangibles de una organización tales como los
bienes y las obligaciones (préstamos a entidades o terceros), los cuales hacen parte del
balance general de una empresa. Estas cuentas son las de: Activo, Pasivo y Patrimonio

• Activo: incluye los derechos de propiedades y bienes de una organización o

empresa que puede ser valorado en dinero.
• Pasivo: es la totalidad de deudas u obligaciones que contrae la organización o
empresa.
• Patrimonio: se compone de los aportes sociales, es decir, de los dueños o
socios para constituir una organización o empresa, esta incluye además las
utilidades, superávit y reservas. Se calcula a través de la diferencia entre el
activo y el pasivo.

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CUENTAS NOMINALES O DE GANANCIA Y PÉRDIDAS

Estas cuentas también se denominan de resultado o transitorias. Tienen este nombre a

razón de que al final de un ejercicio contable muestran las utilidades o pérdidas, ingresos
o gastos. Igualmente se les conoce como transitorias debido a que se cierran al finalizar el
período contable.

Estas cuentas están comprendidas por cuentas variadas como las de ingresos, cuentas de
gastos, de costo de ventas y de costo de producción o de operación, entre otras. A
continuación se caracterizarán algunas de ellas.

• Ingresos: representan los valores que ingresan a la organización cuando se vende un

producto o se presta un servicio y que generan una ganancia.
• Gastos: representan los valores cancelados o causados para el funcionamiento
adecuado de la empresa.
• Costo de ventas: representa el valor de adquisición de artículos que se destinan a la
venta.
• Costo de producción o de operación: representa el valor que se genera al producir un
bien o al prestar un servicio.

LAS CUENTAS Y SU DINAMICA

LAS CUENTAS

Cuenta
La cuenta es el nombre que recibe una operación comercial para registrar, en forma
ordenada las transacciones que realiza una empresa. Los nombres de las cuentas
deben ser claros, precisos, identificables, para que por sí mismo muestren lo que
representa.

Las cuentas representan las propiedades, derechos, y obligaciones de una empresa en

una fecha determinada, así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo
determinado.

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CUENTAS REALES O DE BALANCE

Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades, y las obligaciones;
forman parte del Balance General de la empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser
de: Activo, Pasivo y Patrimonio

Activo: Representa los bienes y derechos apreciables en dinero de

propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros,
el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles, los
inmuebles y los vehículos; los derechos, las cuentas por cobrar y
los créditos a su favor.

Características:
 Estar en capacidad de generar beneficios o servicios
 Estar bajo el control de la empresa
 Generar un derecho de reclamación

Movimiento de las cuentas del activo NOMBRE DE LA CUENTA DEL

Estas cuentas empiezan y aumentan su ACTIVO
movimiento en el Debe, disminuyen y se DEBE HABER
cancelan en el Haber, por lo general su
saldo es débito. Nacen y aumenta Disminuyen
Saldo Débito
Activo corriente: Son los activos con los
que cuenta una compañía con un período inferior a un año. Algunas de las
cuentas más importantes en este proceso son:

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Activo no Corriente: Son aquellos activos que son propensos a convertirse en efectivo en
un período superior a 1 año.

Pasivo

Representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su

cancelación en el futuro. Son las deudas por pagar por cualquier
concepto. Re p re se n t a lo q u e u n a e m p re sa d e b e a
t e r ce r o s , c o mo e l p ago a b an c o s, p ro ve e d o re s,
im p u e st o s, sa lar io s a e mp le ad o s , e t c.

Características:
 La obligación tiene que haberse NOMBRE DE LA CUENTA DEL
causado, lo cual implica el deber de PASIVO
hacer el pago DEBE HABER
 Existe una deuda con un beneficio
Disminuyen Nacen y aumentan
cierto
Saldo Crédito

Movimiento de las cuentas del pasivo

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se
cancelan en el Deber, por lo general su saldo es crédito.

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Pasivo Corriente: Son todas aquellas obligaciones y deudas que tiene la empresa en un
plazo inferior a un año.

Pasivo No Corriente: Son todas aquellas obligaciones y deudas que tiene la compañía en
un tiempo superior a un año.

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Patrimonio

Representa los aportes de los dueños o del dueño para constituir

la empresa, es decir, el capital o bienes aportados; también incluye
las utilidades y reservas. Este rubro constituye un Pasivo interno u
obligación de la empresa a favor de sus dueños, por lo cual se maneja
de igual forma que las cuentas de pasivo.

Características:
 Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la
empresa
 Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio
contable
NOMBRE DE LA CUENTA DEL
Movimiento de las cuentas del patrimonio PATRIMONIO
Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento
DEBE HABER
en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe, por
lo general su saldo es crédito. Disminuyen Nacen y
Aumentan
Saldo Crédito

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CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS

Estas cuentas tienen origen en las operaciones del negocio. Ocasionan el aumento o
disminución del patrimonio. Son transitorias porque su duración está limitada al ciclo
contable, comprendido entre el 1ro. de Enero al 31 de Diciembre, de un mismo año.
Estas cuentas representan el resultado de una empresa al final del ejercicio contable,
ya que por medio de ellas se conocen las ganancias o pérdidas del ejercicio
contable. Está compuesta por los ingresos y egresos (gastos y costos)

1. Ingresos

Representa los recursos que obtiene la empresa al explotar su objeto

social, ya sea que estos se realicen a crédito o de contado. Están
representados por las ventas de mercancías o la prestación de servicios
con el ánimo de obtener una ganancia.

Características:
NOMBRE DE LA CUENTA DE INGRESO
 Son susceptibles de generar
ganancias
DEBE HABER
Disminuyen Nacen y
Movimiento de las cuentas de ingreso Aumentan
Estas cuentas empiezan y aumentan su Saldo Crédito
movimiento en el Haber, disminuyen y se
cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

2. Gastos
Representa los pagos que debe hacer la empresa para poder explotar su
objeto social, como lo son los servicios públicos,
los empleados, los impuestos diferentes al IVA, constituyen una
disminución de las utilidades por que estos valores no son recuperables.

Características:
 Susceptibles de disminuir las utilidades o generar una pérdida
 No son recuperables
NOMBRE DE LA CUENTA DE
GASTOS
Movimiento de las cuentas de gastos
Estas cuentas empiezan y aumentan su DEBE HABER
movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan Nacen y aumenta Disminuyen
en el Haber, por lo general su saldo es débito. Saldo Débito

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3. Costo de Ventas

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos
necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de
acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período
determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se cancelarán
con cargo a la cuenta 5905 -ganancias y pérdidas-.-.

Características:
Están en capacidad de generar utilidades y son recuperables en el momento de la
venta del artículo

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas NOMBRE DE LA CUENTA DE

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en COSTO DE VENTAS
el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo DEBE HABER
general su saldo es débito.
Nacen y aumenta Disminuyen
Saldo Débito
1. Costo de Producción

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados
clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de
servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los
siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de
servicios.

Al final del ejercicio se cancelarán contra las cuentas de inventarios (grupo 14) y/o costo
de ventas o de prestación de servicios (grupo 61).
Características:
 Están en capacidad de generar utilidades y son recuperables en el momento de
la venta del artículo
NOMBRE DE LA CUENTA DE
Movimiento de las cuentas de Costo de COSTO DE PRODUCCION
Producción DEBE HABER
Estas cuentas empiezan y aumentan su
Nacen y aumenta Disminuyen
movimiento en el Debe, disminuyen y se
Saldo Débito

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5. ESQUEMA DE LA CUENTA T

Esquema de la cuenta T
La cuenta T es una representación gráfica simple de una cuenta contable con los
elementos que la componen. Esta permite realizar registros contables y es la forma más
utilizada para consignar diferentes hechos económicos

Nombre: Nombre completo de la cuenta

Debe: Lado izquierdo, para registrar los NOMBRE DE LA CUENTA
movimientos débitos DEBE HABER
Haber: Lado derecho, para registrar los Debitar Acreditar
movimientos créditos

Registros en la cuenta T
Debitar: Debitar una cuenta es registrar un
valor en el lado izquierdo, es decir, en el Debe. La
suma de todos los valores registrados en la
columna del Debe se llama movimientos débitos.

Acreditar: Acreditar una cuenta es registrar

un valor al lado derecho, es decir, en el Haber. La
suma de todos los valores registrados en la columna
del Haber
se llaman movimientos créditos.

Saldos en la cuenta T
Saldo: La diferencia entre la columna del debe y la columna del haber de una
misma cuenta se llama saldo

Saldo débito: Cuando la suma del movimiento débito es mayor que la suma del
movimiento crédito

Saldo crédito: Cuando la suma del movimiento crédito es mayor que la suma del
movimiento débito
Luego de observar los componentes de la cuenta T, se puede proceder a realizar los
registros en la misma. Este tipo de operaciones tienen nombres específicos que se
describen a continuación:

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Entonces, al observar el siguiente

movimiento:

Se puede deducir que se está

debitando a la cuenta, pues se
realiza un registro en la columna
del Debe de la cuenta de Bancos.

En el siguiente caso:

Aquí se está acreditando la

cuenta, pues se realiza un
registro en la columna haber
de la cuenta de Bancos.

Este es un ejemplo de un movimiento débito:

Para el movimiento crédito, puede verse el siguiente ejemplo:

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6. SALDOS EN LA CUENTA T (DÉBITO Y CRÉDITO)

Para conocer el saldo de una cuenta basta con encontrar la diferencia entre los valores
registrados en la columna del debe y los del haber. Para identificar este elemento es
necesaria la observación de un sencillo ejemplo.

En este registro se observa que hay un

movimiento débito de $420.000,00 y uno de
crédito por $ 220.000,00

Para conocer el saldo de esta cuenta

basta con restar los valores del haber
de los del debe. Esto dará un
resultado de:

Ahora se explicarán algunos tipos de saldos:

Saldo Débito: es el que resulta cuando el movimiento débito de una cuenta es superior al
de crédito.

En el siguiente ejemplo se observará una cuenta cuyos movimientos registran un saldo

débito en el que se supera al del crédito por $150.000,00

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Saldo crédito: se habla de este tipo de saldo cuando el movimiento crédito supera al de
débito.

El siguiente ejemplo muestra una

cuenta en la que, contrario al
modelo anterior, se evidencia un
saldo crédito mayor en $20.000,00
al de débito.

7. EJEMPLO CUENTA T

El señor Andrés Lombana recibe de un

cliente la suma de $400.000,00 en efectivo.
Luego realiza el pago de servicios públicos
por valor de $100.000,00. Esto le da un saldo
débito de $300.000,00 de esta operación

La organización Multiopciones S.A. tiene un

saldo en la cuenta de proveedores por valor
de $ 2.090.000,00. La empresa realiza un
abono a la deuda de $ 140.000.00. al final el
saldo crédito es de $ 1.950.000,00

GC-F -005 V. 01
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8. MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO

Estas cuentas inician y aumentan su movimiento en el debe, es decir, cuando la

transacción o movimiento es de naturaleza débito. A su vez estas cuentas disminuyen y
se cancelan en el haber, es decir, cuando su naturaleza es crédito.

Se entiende que una empresa tiene un activo cuando debido a un hecho ya ocurrido,
controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial, con
valor de uso o de cambio para el ente). Para mayor ilustración a continuación se
relaciona el siguiente Ejemplo 1:

En la cuenta del activo, un cliente compra mercancías en la empresa por $3.500.000

constituye el primer registro como una cuenta por cobrar por ese valor. Otro cliente
también solicita crédito en el empresa y lleva mercancías por $4.200.000 significa un
segundo registro de cuentas por cobrar, aumentando la cuenta en el valor comprado.
Sumado el valor de ambos movimientos general un saldo de $7.700.000, que
corresponde a un debito del activo.

El primer cliente cancela la deuda a los tres días, lo que genera un registro $3.500.000
en el haber, es decir, de naturaleza crédito, porque constituye una disminución del
activo. El saldo de la cuenta de activo se calcula mediante la diferencia entre débitos y
créditos esto quiere decir:
$7.700.000 - $3.500.000 = $4.200.000

Como son mayores los débitos el saldo es débito.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL PASIVO

Estas cuentas inician y aumentan su movimiento en el haber, es decir, cuando la

transacción o movimiento es de naturaleza Crédito. A su vez estas cuentas disminuyen
y se cancelan en el Debe, es decir, cuando su naturaleza es débito.
Se entiende que una empresa tiene un pasivo cuando contrae una deuda o un
compromiso, lo que genera pagos económicos a futuro.

Para mayor ilustración a continuación se relaciona el siguiente Ejemplo 2:

La empresa adquirió una deuda con una entidad financiera por $15.000.000 Millones De
pesos. Este constituye el primer registro como una cuenta por pagar por ese valor en el
haber de la cuenta obligaciones financieras, luego se adquiere otra deuda por valor de 8
$5.000.000, lo que representa un aumento en la misma cuenta. El segundo registro
también es de naturaleza crédito, que sumado al primero registro da un movimiento

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CONTABILIDAD BÁSICA

total de naturaleza crédito por $20.000.000. La empresa abona a la primera deuda

$10.000.000, la cuenta genera un registro debito en la cuenta obligaciones financieras
por ese valor, lo que constituye una disminución en el pasivo.

Para calcular el saldo de la cuenta de pasivo se establece la diferencia entre créditos y

débitos esto quiere decir:

$20.000.000 – $10.000.000 = $10.000.000 Como son mayores los créditos, el saldo es

crédito.

MOVIMIENTO DEL PATRIMONIO

Su movimiento es igual al de las cuentas del pasivo.

Para mayor ilustración a continuación se relaciona el siguiente Ejemplo 3:

Para constituir una empresa tres socios aportan $10.000.000, $12.000.000, $15.000.000
respectivamente, al contabilizar estos aportes se registran en el haber o crédito, por ser
un aumento en el patrimonio.

El socio que aporto $12.000.000 se retira, por ser una disminución del patrimonio el
valor se registra en el débito.

Para calcular el saldo en una cuenta del patrimonio se establece la diferencia entre
créditos y débitos así:

$37.000.000 - $12.000.000 = $25.000.000 Por ser mayor los créditos el saldo es crédito.

9. PARTIDA DOBLE

Corresponde al registro de las operaciones en la contabilidad. Este sistema se asimila a

una balanza, es decir, lo que se cargue en un lado se debe compensar en el otro lado en
iguales condiciones para mantener el equilibrio. Se trata entonces de tener en cuenta el
débito y el crédito.

Al revisar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se

identificará que en cada una de ella se afectan por lo menos dos cuentas, una que se
debita y otra que se acredita.

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CONTABILIDAD BÁSICA

Es importante saber que según el Art. 50 del Código de Comercio “la contabilidad sólo
podrá llevarse en idioma español, por el sistema de partida doble y en libros registrados,
de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del
comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno de Colombia”.

Ejemplo 1:

Venta al contado de un terreno por

$7.400,000.

Cuando se vende al contado se recibe

dinero, lo cual significa que caja, cuenta
de activo, aumenta, y por ello se debita.
Se recibe dinero y a cambio se entrega
un terreno, luego la cuenta terrenos,
que también es de activo, disminuye, y
por tanto se acredita. Aplicando así la
partida doble y manteniendo el
equilibrio en el Balance.

Ejemplo 2:

Compra de mercancías a crédito por

$900,000.

La cuenta de costo, denominada

compra de mercancías, aumenta, y
por tanto se debita. Cuando se
recibe la mercancía se debe pagar su
valor, pero como ésta se compró a
crédito, las deudas aumentan, luego
la cuenta de pasivo, llamada
proveedores nacionales, se acredita.

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CONTABILIDAD BÁSICA

Los ejemplos anteriores permiten deducir el principio universal de la partida doble, base
del sistema de la contabilidad moderna, según el cual si se debita una o varias cuentas
por un valor debe acreditarse otra (u otras) por el mismo valor. Eso significa que en
cualquier asiento contable la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos. Este principio fue introducido por fray Lucas Pacioli.

ASIENTOS CONTABLES

Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y

libros de contabilidad. En el registro contable existen dos tipos de asientos: el asiente
simple y el asiento compuesto. A continuación se explica cada uno de ellos:

Asiento simple: Se presenta cuando sólo se afectan dos cuentas: un débito y un crédito.

Ejemplo 3:

Se compra al contado, con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $300,000.
Las cuentas afectadas son dos: equipo de computación y comunicación, cuenta de activo
que, por aumentar, se debita; y bancos, cuenta de activo que, por disminuir, se acredita.

Asiento compuesto: Se presenta cuando en el registro contable se afectan más de dos

cuentas, que pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o
más cuentas deudoras, y una acreedora.

Ejemplo 4:
Venta de mercancías por $820,000. Se reciben $200,000 de contado y el saldo a crédito.
Las cuentas afectadas son tres: caja, cuenta de activo, que por aumentar se debita;
clientes, cuenta de activo, que por aumentar se debita; y comercio al por mayor y al por
menor, cuenta de ingresos que al aumentar se acredita.

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CONTABILIDAD BÁSICA

Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles

Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad

se cambia el esquema de la cuenta T por los asientos de diario, de forma horizontal.

El ejercicio anterior se registra así:

El proceso para registrar correctamente una operación mercantil en la contabilidad es el

siguiente:

1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: Para ello se
deben plantear los siguientes interrogantes. Ejemplos:

• Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se paga?

• Al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?
• Al pagar una deuda: ¿qué tipo de deuda se paga?, ¿cómo se paga su valor?

Cuando se compran mercancías a crédito por $900,000 se debe preguntar:

• ¿Qué se compra?: mercancías — 6205 De mercancías

• ¿Cómo se compra?: a crédito — 2205 Nacionales
• De mercancías: cuenta de costo de ventas, aumenta — Débito
• Nacionales: cuenta de pasivo, aumenta — Crédito.

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: Para ello,

primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su
movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego, se
procede a debitar o acreditar cada una.

EJERCICIOS DE APLICACIÓN
1. Venta de mercancías a crédito
Venta de mercancías a crédito por $1.700,000.
¿Qué vende la empresa?: mercancías — 4135 Comercio al por mayor y; por menor.
¿Cómo se vende?: a crédito — 1305 Clientes

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CONTABILIDAD BÁSICA

Clientes: cuenta de activo, al vender a crédito aumenta — Débito

Comercio al por mayor y al por menor: cuenta de ingresos, al vender aumenta —Crédito

2. Compra a crédito de activos diferentes a mercancías

Compra a crédito de muebles para la oficina por $470,000.

¿Qué se compra?: muebles para la oficina — 1524 Equipo de oficina

¿Cómo se compra?: a crédito — 2380 Acreedores Varios Equipo de oficina: cuenta de

activo, al comprar aumenta — Débito Acreedores Varios: cuenta de pasivo, al comprar a
crédito aumenta — Crédito

3. Préstamos concedidos por la empresa

La empresa aprueba un préstamo a un empleado y gira un cheque por $250,000.
¿Qué tipo de deuda es?: deuda a favor de la empresa por préstamo a un empleado —•
1365 Cuentas por cobrar a trabajadores

¿Cómo se entrega el valor prestado?: con cheque — 1110 Bancos

Cuentas por cobrar a trabajadores: cuenta de activo, al aprobar un préstamo aumenta

— Débito

Bancos: cuenta de activo, al girar un cheque disminuye — Crédito

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