SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Cédigo :EC-F-003 SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Reeeaeeeriete PROCESO: EVALUACION Y CONTROL |[Nersién: 011 SUPERINTENDENCIA eee FORMATO: INFORME DE AUDITORIA INTERNA | Namero de Pagina 1 deo INFORME DE AUDITORIA INTERNA No.: 9 FECHA DE EMISION DEL INFORME 15 Mes: 06 Afio: 2017 4. PROCESO: 2. LIDER DE PROCESO / JEFE(S) DEPENDENCIA(S): Sistema de Gestién Ambiental ISO 14001:2004. Luisa Fernanda Trujillo Bernal 3. OBJETIVO DE LA AUDITORIA: 4. ALCANCE DE LA AUDITORi: + Determinar la conformidad del sistema de Gestion Ambiental establecido en la entidad con los requisitos de la norma ISO-IEC 14001:2004. + Determinar la capacidad del Sistema de Gestin de Ambiental para asegurar que la Organizacién cumpla con los requisitos legales y reglamentarios aplicables en el alcance del sistema, + Evaluar la efectividad de los controles de los riesgos establecidos para el Sistema de Gestién Ambiental. ea ea Se realizé auditoria al Sistema de Gestion de Ambiental de la Entidad, el analisis se efectud mediante entrevistas al responsable de gestionar el Sistema de Gestién Ambiental, Jefe Oficina Asesora de Planeacién, Coordinador de! grupo Administrativo, personal de! Restaurante Canela Bakery S.A.S, Jefe de seguridad de la empresa que presta servicio de vigilancia en la Entidad y recorrides por las diferentes dependencias y bodegas 0 lugares de almacenamiento donde se desarollan actividades relacionadas _ con aspectos ambientales. Para la evaluacion_y »| SUPERINTENDENCI IA DE SOCIEDADES: (Cédigo :EC-F-003 SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Fecha O1deduniods | 2017 PROCESO: EVALUACION Y CONTROL Version: 011 | SUPERINTENDENGIA L FORMATO: INFORME Di E AUDITORIA INTERNA | Nimero de Pagina 2 de 9 analisis de la presente au Se aplicd la norma ISO 19011, versién 2012. Se consideré necesario verificar el cumplimiento de las disposiciones legales sobre la actividad de lavado de tanques a partir del afio 2015. 5. CRITERIOS DE LA AUDITORIA: Verificacion la adecuada aplicacin de la normatividad en materia ambiental y de los documentos, procedimientos y programas aplicables al SGA. Verificacion la conformidad de la ISO 14001:2004 Numerales 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 y 46 Verificacion de! cumplimiento del Plan de Mejoramiento establecido por la entidad a la Auditoria realizada por ICONTEC en el afio 2016. Ejecucién de la Audi ria Reunién de Cierre | Dia 26/05/20 "7 Has 15/06201 pial 15 | Mes| 06 | Afo| 2017 DIM/A [DIMTA 6. HALLAZGOS DI E LA AUDITORIA 6.1 ASPECTOS FUERTES DEL PROCESO: 6.2 OBSERVACIONESEn desarrollo de la auditoria al SGA, se evidencié que la politica que se encuentra documentada en el documento de politicas del SGI, cédigo GC-PO-001, numeral 2.3 Politicas de Gestién Ambiental que dice: “La Superintendencia de Sociedades, orientada a cambiar los patrones de consumo hacia |a| sostenibilidad ambiental, incluird dentro de sus procesos de | contratacién de bienes, servicios y obras, criterios de calidad ambiental con el fin de avanzar hacia los modelos de desarrollo sostenible y la calidad de vida’, no reine los requisitos referidos en el numeral 4.2 de la ISO 14001:2004, asi mismo se encuentra en el numeral 2.1 del documento en mencién, la politica del SGI, donde como uno de los aspectos, se menciona lo siguiente: “Apoyando y promulgando las diferentes actividades orientadas a | la sostenibilidad y sustentabilidad del Ambiente. Instaurando como prioritario el cumplimiento de los requisitos legales, el control, mitigacién y prevencién de los impactos ambientales, mediante la gestion sostenible de sus procesos, consumo eficiente de los recursos y la promocién de buenas practicas ambientales.”; la cual si bien es cierto se mencioné dentro de la politica del SGI, como se dijo anteriormente, esta no es claramente definida como la politica ambiental de! sistema, ni retine los requisitos establecidos en la norma evaluada. 2. APAGADO DE PANTALLAS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO El equipo auditor evidencié en recorrido realizado el 7 de junio del 2017 a las 6:30 pm, por siete (7) oficinas de la entidad, que los funcionarios no estén apagando las pantallas de los computadores cuando terminan la jornada laboral, teniendo en cuenta que se encontraron 22 pantallas prendidas y abiertas, ¥ SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES ‘Cédigo :EC-F-003 SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Speers PROCESO: EVALUACION Y CONTROL Versién: 014 SUPERINTENDENGIA DesociEDADES FORMATO: INFORME DE AUDITORIA INTERNA _|Namero de Pagina 3 de 9 6.3 NO CONFORMIDAD 5 NORMATIVIDAD DESCRIPCION INCUMPLIDA 4. POLITICA AMBIENTAL ISO 14001:2004 Numeral 4.2 Politica ambiental Programa: Uso y consumo inteligente de los recursos & insumos (PROCURE)