INVENTARIO UNICO

DOCUMENTAL
1. OBJETIVO
El objetivo de este instructivo es describir en forma secuencial los pasos que se deben seguir para
diligenciar
el “Formato Único de Inventario Documental
GDA-FT-14”.

2. DIRECTRICES
DE REALIZACIÓN

Para poder diligenciar el Formato Único de Inventario Documental en la Terminal de

Transporte de Cartagena., se aplicará como una herramienta sencilla y útil que busca orientar a los
Colaboradores de la Terminal de Transporte de Cartagena., frente a la elaboración de Inventarios
Documentales. Hace parte del Proceso de Gestión Documental para describir de manera
detallada las condiciones de manejos de Inventarios Documentales en la Terminal de
Transporte de Cartagena definimos algunos de los conceptos claves.

3.
DEFI
NICIO
NES

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso
de su gestión.

• Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.

• Archivo De Gestión (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación

que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.

• Archivo Central (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan

documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.

• Archivo Histórico (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del

Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria
Institucional.
• Calendario de Transferencias: Programación que elabora el Archivo Central, para que las
dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.

• Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal.
(Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo
Histórico).

• Conservación de Documentos: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los

documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la
durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

• Conservación Total: Conjunto de documentos o series que son transferidos al Archivo

histórico para su conservación permanente.
• Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad
archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

• Fechas Extremas: Se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

• Folio: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que
Indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático,
general, analítico y preliminar.

• Patrimonio Documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico

o cultural.

• Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, informes,
entre otros.

• Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido
temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de
Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

• Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos
• Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de Gestión al Archivo
Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental
adoptadas.

• Transferencias Primarias: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al

 Archivo Central (intermedio o semiactivo).

• Transferencias Secundarias: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico

ya sea de la
Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de
la Entidad.

• Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental,
o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
• Valores Primarios (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen
los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es
decir a los involucrados en el asunto.

• Valores Secundarios: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge

una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este
valor se conservan permanentemente

Ahora procedemos a describir cómo llenar este formulario paso a paso

1. ENTIDAD PRODUCTORA: Se indicará el nombre completo de la entidad a la cual
corresponde la producción documental.

2. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se indicará el nombre de la unidad organizacional con mayor

jerarquía de la cual dependa la Oficina Productora.

3. OFICINA PRODUCTORA: Se indicará el nombre de la oficina desde la cual se generan los

documentos.

4. OBJETO: Se debe indicar la finalidad por la cual se genera el inventario, ejemplo:

 Transferencias Primarias
 Transferencias Secundarias
 Fondos Acumulados
 Fusión y Supresión de Entidades y/o Dependencias
 Inventarios Individuales
 Eliminación (Este proceso solo se realizará una vez se hayan recibido los lineamientos por parte
del Grupo Nacional de Gestión Documental – Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo)
5. AÑO: Indica el periodo de la documentación que se desea transferir o inventariar.

6. REGISTRO DE ENTRADA: Este recuadro se diligencia en el momento de inicio del proceso

de transferencia documental primaria. Para los demás casos se diligencia la fecha de
elaboración del inventario.

7. SISTEMA DE ORDENACIÓN – Consecutivo numérico en orden ascendente.

8. CÓDIGO: Número Correspondiente o designado para la unidad organizacional en relación a su

producción documental de conformidad con la Tabla de Retención Documental.

NOTA: Dado que las Tablas de Retención Documental se encuentran

implementadas en el nivel central, se sugiere hacer uso de las siglas que
permitan identificar la regional o seccional junto con la unidad
organizacional según corresponda.
9. NOMBRE DE LA SERIE: Diligenciar el nombre en mayúscula sostenida de conformidad con
lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

10. SUBSERIE: Diligenciar el nombre con mayúscula inicial según lo contemplado en la Tabla de
Retención Documental. (Si aplica según el instrumento archivístico)

11. ASUNTO Registrar el nombre de la carpeta, o nombre del expediente que se obtenga como
criterio principal para una búsqueda.

12. FECHAS EXTREMAS: se debe registra en formato AÑO-MES-DÍA

La FECHA INICIAL debe ser tomada del primer documento del expediente bien sea de la
fecha de radicación o de la elaboración del mismo y de igual manera se tendrán en cuenta estas
recomendaciones para identificar la FECHA FINAL del expediente.
13. UNIDADES DE CONSERVACIÓN:

En cuanto a las unidades de conservación cabe resaltar que según la unidad organizacional
productora se hace uso de un tipo de material de conservación especifico, el cual debe ser
suministrado por el Grupo Nacional de Gestión Documental.

 Para los Expedientes Contractuales se hace uso de la TAPA BASE, en esta unidad de
conservación se hace uso de gancho legajador plástico con un máximo de 250 folios para
almacenar en dicha unidad y la rotulación de la misma debe realizarse haciendo uso de lápiz
6B, en cuanto a los campos de número de carpeta, se indicará de forma consecutiva ascendente
sin tener en cuenta el número de caja que corresponda.

 Para los documentos correspondientes a Patología se utilizan las FUNDAS PARA

PROTOCOLO, para Clínica y Laboratorios se utiliza el SOBRE PARA LABORATORIO, los
cuales son almacenados en las CAJAS X 100 (evitar la saturación con el fin de no dañar las
unidades de conservación).

La rotulación de estas unidades de conservación es efectuada con lápiz 6B tomando como

referencia la Tabla de Retención Documental; así mismo, en los campos de caja y carpeta será
que cada vez que inicie caja inicia número de carpeta

Ejemplo.
CAJA 1 Carpeta 1
CAJA 2 Carpeta 2
NOTA: La unidad de conservación suministrada por el Grupo Nacional de Gestión Documental no
puede ser alterada ya que la misma busca preservar la integridad de los documentos y disminuir su
tamaño genera el riesgo de dobleces y cortes en el papel.

Estos elementos han sido diseñados de conformidad con la normativa vigente tanto en tamaño como
en calidad y tiene como único propósito proteger la información de los documentos de archivo.

14. NUMERO DE FOLIOS: Cantidad dada al finalizar el proceso de foliación de cada expediente,
se debe registrar en esta casilla del Formato Único de Inventario Documental - FUID.

NOTA: La foliación se debe efectuar de forma consecutiva ascendente, sin omitir números,
ubicándolo en la parte superior derecha según el sentido de orientación del documento de forma
clara y legible.

15. SOPORTE: Papel. Esta información se registra en cada campo solicitado.

16. FRECUENCIA DE CONSULTA: Alta Media o Baja dependiendo el nivel de consulta que
presentan dichos documentos en la unidad organizacional.

17. NOTAS. Se puede colocar otro criterio de búsqueda para el acceso de la información o alguna
característica representativa Ejemplo: Fotos, CD, (Cantidad).

18. ELABORADO POR: Se registrará el nombre, apellido, cargo y firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza el mismo.

19. ENTREGADO POR: Se anotará el nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable
de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

20. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. En el formato anexo, se puede
editar y escribir los datos correspondientes para cada unidad organizacional.
Nota: la Firma de este inventario se realiza una vez sea impreso este documento al finalizar la
actividad de transferencia documental primaria, en todas y cada una de las hojas que conforman el
inventario.

Se anexa al presente documento formato debidamente configurado para facilitar su diligenciamiento

e impresión del mismo.

NOTA IMPORTANTE.

En caso de requerirse asesoría y/o aclaración, con el mayor de los gustos se atenderán por parte de
los funcionarios a cargo.

VERIFICACION DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR

Se recibió material en excelentes condiciones limpios, sin ningún material metálico o plástico, sin
clips, grapas, ni gomas y sin ningún otro material que pueda afectar su conservación, no se encontró
material afectado por biodeterioro y por último se revisó y folio toda la documentación a transferir
verificando que no faltara ningún documento dentro del expediente dentro de la serie documental.
Se verifico la ordenación correcta de estos documentos numérica, cronológica o alfabética.