Instructivo Elaboración de Expedientes para Permisos

TÍTULO:
FECHA DE ELABORACIÓN:
INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE 02/03/2015
EXPEDIENTES PARA PERMISOS
SUBTÍTULO:
PROCESO DE GESTIÓN DE PERMISOS CÓDIGO:
IN-ME1-195-P-2
Ver. 1
IN-ME1-195-P-2 1
Documento a nivel de Minera Escondida Ltda. – Solo Para Uso Interno
Este documento puede contener información exclusiva y/o confidencial. Este es un documento controlado. Copia controlada electrónicamente en la red y copia física firmada en
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
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1. PROPÓSITO
El objetivo de este instructivo es homologar el formato de presentación de los expedientes de permisos a

tramitar ante las autoridades correspondientes, de los distintos proyectos que se desarrollan para Minera
Escondida.
2. ALCANCE
El alcance aplica a todos los expedientes de Permisos que sean elaborados por Minera Escondida, Major
Projects y sus empresas contratistas o subcontratistas y que soliciten permisos a nombre de Minera
Escondida.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
3.1. Gerente de Proyecto

 Responsable de asegurar la correcta aplicación de este instructivo, entregando los recursos
necesarios para su cumplimiento.
3.2. Superintendencia de Permisos

 Velar que el presente instructivo, sea utilizado permanente y adecuadamente por todas las
personas que participan en las operaciones y los proyectos que se desarrollen en faenas y/o a
favor de Minera Escondida.
 Velar que los Superintendentes, responsables de proyectos/permisos y todas las personas que
participan en los procesos de Gestión de Permisos hayan sido adecuadamente capacitados en
el presente instructivo de Elaboración de expedientes de Permisos.
 Controlar la actualización anual del presente procedimiento y sus Anexos.
3.3. Punto de contacto:

 Aplicar permanente y adecuadamente el presente Instructivo en las operaciones y los proyectos
que se desarrollen en faenas y/o a favor de Minera Escondida.
 Cumplir adecuadamente con sus responsabilidades en la confección de expedientes.
 Utilizar las matrices de permisos como instrumentos de planificación y gestión.
 Elaborar adecuadamente los expedientes de permisos, dando cumplimiento a las exigencias
que establece la normativa legal, de acuerdo a los formatos establecidos en este instructivo.
 Completar y Asegurar que los expedientes de permisos cumplan con el formato establecido en
el Anexo 4: Lista Verificación de Gestión de Documentos del Procedimiento de Gestión de
Permisos.
 Elaborar oportunamente los expedientes de permisos; conforme a los plazos de tramitación
asociados a cada etapa del proyecto.
 Realizar seguimiento y entregar directrices a las empresas contratistas respecto a la tramitación
y formatos de permisos. Además debe asegurar que sus contratistas obtengan los permisos y
entreguen una copia para nuestro registro.
3.4. Superintendentes
 Controlar que se utilizan y aplican adecuadamente las fichas de permisos, formatos e
Instructivos para la elaboración de los expedientes de Permisos.
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
Ver. 1
 Controlar que los permisos sean presentados a la Autoridad en las fechas planificadas.
 Verificar que las consultas u observaciones formuladas en la tramitación de permisos sean
debidamente respondidas en las fechas establecidas por la Autoridad.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
4.1 Autoridad: Organismo del estado facultado para otorgar un permiso dentro del ámbito de su
competencia.
4.2 Antecedentes: Información relevante de un proyecto o actividad.
4.3 Arancel: Monto en dinero determinado por la autoridad o empresa privada que concede un
permiso. Este arancel es necesario para la emisión del permiso y debe ser considerado en el
presupuesto por el proyecto o área, los que asumen el costo y obtiene el documento de pago
conforme procedimiento de pago de la compañía.
4.4 Boleta de garantía: Documento bancario que, en algunos tipos de permisos, es requerido, o por
la autoridad o por la empresa privada, para garantizar el cumplimiento de determinadas
condiciones del permiso. Al igual que el arancel, el proyecto o área asume el costo y obtiene el
documento, conforme procedimiento de la compañía.
4.5 Responsable Punto Contacto (RPC): Persona responsable y representante de un proyecto u

área operativa que requiera asesoría en permisos, quien será el único punto de contacto con la
Superintendencia de Permisos.
4.6 Checklist de permisos: Documento que contiene listado general de instalaciones o actividades
típicamente aplicables a un proyecto o actividad de carácter minero. Este documento tiene por
objeto capturar información otorgada por el Responsable Punto Contacto sobre el proyecto que
se debe autorizar.
4.7 Documentación: Información que conste en documento físico necesaria para la tramitación de
un permiso y que debe ser elaborada y proveída por el Responsable Punto Contacto.
4.8 Empresa privada: Cualquier tercero que otorgue autorización necesaria para realizar una o más
actividades de un proyecto.
4.9 Ficha de permiso: Cartilla que describe la documentación y el contenido necesarios para
elaborar el expediente de un permiso específico.
4.10 Major Pojects (MP): Vicepresidencia, la cual está encargada de ejecutarlos proyectos para el
crecimiento y estabilización operacional.
4.11 Matriz de permisos: Documento que consolida los permisos identificados aplicables a una
actividad/proyecto o instalación, según antecedentes proveídos por el Responsable Punto
Contacto.
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
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4.12 Permisos: En general, autorizaciones necesarias para el desarrollo de actividades/proyectos y

operaciones de Minera Escondida. Existen diferentes tipos de permisos:
- Permisos ambientales: Autorizaciones otorgadas por la autoridad ambiental (Servicio de

Evaluación Ambiental) como resultado de la evaluación ambiental de un proyecto.
- Permisos ambientales sectoriales: Permisos o pronunciamientos cuya emisión

corresponde a un órgano de la administración del Estado que, por su contenido ambiental,
se encuentran listados en el Reglamento del Sistema de Evaluación de Impacto
Ambiental, y que respecto de los proyectos o actividades sometidos al SEIA, deben ser
otorgados a través de este procedimiento.
4.12.1 Permisos sectoriales: Permisos o pronunciamientos que provienen directamente del organismo
sectorial, sin la necesidad de que el proyecto se haya sometido al Sistema de Evaluación de
Impacto Ambiental, de acuerdo a la legislación vigente.
4.13 Proyecto: corresponde a cualquier cambio en alguna actividad específica que implique una
inversión, también modificación o mantención de instalaciones en Minera Escondida, además
considera actividades de crecimiento y estabilización operacional como son los proyectos
mayores..
4.14 Responsabilidades y controles críticos: Corresponde a las actividades de mayor criticidad que
deben ser cumplidas por los respectivos responsables para la adecuada gestión de permisos. Su
incumplimiento pone en riesgo la continuidad de los procesos del negocio.
4.15 Superintendencia de Permisos (SIP): Área responsable de la gestión de permisos sectoriales

y/o ambientales, además incluye la responsabilidad ante declaraciones de Impacto Ambiental
(DIA), Estudios de Impacto Ambiental (EIA) y consultas de Pertinencia en Minera Escondida.
4.16 Verificación: Corresponde a las actividades de revisión aleatoria de expedientes, en el que se

revisa si el expediente cumple con los requerimientos mínimos solicitados para la confección de
estos.
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
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5. DESCRIPCION DEL INTRUCTIVO
5.1. Elaboración de expedientes para permisos de Minera Escondida.
5.1.1. Flujo del proceso de permisos
Las carpetas deberán venir bajo formato indicado en el instructivo de

elaboración de expediente para permiso.
Recepción de
expedientes
Todas las carpetas elaboradas

por Mel, MP o sus contratistas
deberán ser enviadas al área Las carpetas deberán contener una página de revisión, la cual deberá venir
de permisos de Mel – Edificio firmada por el responsable del proyecto Mel o MP, y asesor HSEC según
corporativo, Antofagasta. corresponda.
la información
Validación de
El área de permisos de Mel validará la La validación ocurrirá de forma aleatoria con los permisos más críticos, si el
información previa firma del contenido está conforme se procederá a su tramitación.
representante legal de Minera
Escondida. Tiempo estimado entre 3 a Si el contenido de la carpeta no está conforme, se remitirán las observaciones al
5 días hábiles. responsable del proyecto vía mail.
tramitació
Una vez firmados los documentos por el

Ingreso a
representante legal de la empresa, los Ingresada la carpeta, se remitirá vía mail una copia de su ingreso al
n
asesores de permisos Mel ingresarán las responsables de permisos

carpetas al servicio u organismo que
corresponda
Seguimiento
tramitación
Esta información será remitida vía mail a los responsables de los proyectos
de la
Mel realizará los seguimientos de los cada dos semanas a través de un informe quinquenal que elabora el área. Si
existe una solicitud de la autoridad, esta será informada de inmediato al
permisos en trámite.
responsable de permisos del proyecto.
Una vez recibida la resolución o

del permiso
Obtención
solicitud de tramitación, el área de Las copias de las resoluciones y/o respuestas serán enviadas al responsable
permisos será responsable de de permisos.
guardar los documentos originales
en Propiedad minera.
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
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5.1.2. Confección de expedientes
a) Presentación: Todo expediente debe ser presentado en una carpeta del tipo “archivador de aro”
con 3 aros de herraje en forma de D, de tamaño A4 (en su defecto tamaño carta), de color blanco,
con bolsillo transparente o blanco al interior de la carpeta y bolsillos transparentes al exterior por
sobre la cubierta de la carpeta (tapa frontal, posterior y lomo).
El grosor y ancho del archivador de aro podrá ser de las pulgadas que se estime conveniente
dependiendo de la cantidad de documentación a archivar.
Figura N°1: Modelos de archivadores
b) Portada: Para una mejor presentación y fácil identificación de los expedientes de los permisos,
debe utilizar el Formato pre-establecido de portada, posterior y lomo de la carpeta, con logotipo
(Minera Escondida según isólogo) y logotipo Empresa Contratista si corresponde. La portada debe
indicar Permiso, Proyecto y Servicio u tercero a tramitar. (Ver figuras 1-2-3).
c) Página de Revisión: El expediente debe contener la página de Revisión esta tendrá como
finalidad asegurar que el contenido este revisado por el responsable del proyecto mediante firma
del RP o responsable del proyecto. (Ver Anexo 7).
d) Primeras Páginas: Para que el evaluador del permiso pueda realizar una correcta revisión,
comprensión y ubicación de los contenidos, quien elabore los expedientes debe incorporar en una
Primera Página:
 Nombre del permiso a solicitar (por ejemplo: Sistema Particular de Agua Potable).
 Breve descripción del permiso a solicitar.
- Esta debe indicar área Minera Escondida o Proyecto asociado al permiso (lo que
se describa acá no debe venir en siglas, todo en español).
- Indicar si posee una RCA asociada al permiso.
- Alcance del permiso.
 Índice de Materias que contenga el número de la página o anexo, correspondiente a
cada uno de los temas que son presentados.
e) Contenidos: El contenido de los expedientes debe ser elaborado de acuerdo a la Ficha o Guía del
permiso correspondiente. Cada uno de los requisitos indicados en esta ficha debe estar
claramente identificado, utilizar para esto "Separadores" que muestre el N° de anexo que
corresponde.
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
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f) Separadores: Usar separadores tamaño carta con perforaciones para carpetas de 3 y 2 anillos o
solo 3 anillos; colocar siempre la etiqueta del anexo en la lengüeta que sobresale del separador
quedando siempre visible el número del anexo correspondiente y no como se muestra en la
esquina inferior izquierda de la figura siguiente.
Figura N°2: Separadores adecuados y separadores no indicados.
g) Planos: Todo plano adjunto debe estar firmado por el arquitecto o ingeniero proyectista, por el
representante legal, y el supervisor de la obra según corresponda. (La firma debe ser física y no
bastará sólo con el nombre de la persona).
El formato del plano debe estar de acuerdo a lo indicado en la ficha del permiso correspondiente,
en su defecto, utilizar un tamaño que muestre adecuadamente el contenido requerido.
Deben estar doblados o plegados de tal manera que puedan ser archivados dentro de los límites
de la carpeta, con hojetillos en los agujeros perforados para mantener la integridad de estos. Debe
quedar el cuadro de rotulación con el nombre y código del plano a la vista.
IN-ME1-195-P-2 7
TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
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Pliegues
Formato
Esquema de Plegado Pliegues Longitudinales Transversale
(mm)
s
A0
841x1189
A1
594x841
A2
420x594
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
Ver. 1
A3
297x420
Extraído de
Norma
DIN 824
Figura N°3: Doblado de planos
h) Copia en Digital: Se debe presentar siempre una copia en formato digital, y las que
correspondan, de acuerdo al expediente. El contenido del CD debe presentar el mismo orden en
que se encuentran las carpetas, separando cada anexo en una carpeta diferente.
La copia en digital debe ser en un CD o DVD, con su respectiva carátula en la cual se debe indicar
el nombre del Permiso, Proyecto y Servicio a tramitar. Ver en figuras 4 y 5 con formatos pre-
establecido.
Figura N° 4: Carátula de CD Figura N° 5: Cubierta CD
** Solicitar formato digital a SP.
i) Cantidad de Expedientes: Para todo expediente de Permiso se debe entregar, como mínimo,
una (1) carpeta original, más las copias requeridas en cada servicio. Todas las carpetas deben
ser idénticas, en contenido y calidad de presentación, y si corresponde las copias en digital
(CD o DVD), con el formato indicado.
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TÍTULO:
SUBTÍTULO:
IN-ME1-195-P-2
Ver. 1
j) Formatos de Identificación de Carpetas.
Figura N° 6: Formato de las carpetas de permisos
6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Párrafo / Figura / Adición(A) ó Descripción general del cambio

N° de Sección
Tabla / Nota Supresión (S)
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Procedimiento “Gestión de permisos”, código PR-HS4-218-P-1
8. ANEXOS
 N/A
IN-ME1-195-P-2 10

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El objetivo de este instructivo es homologar el formato de presentación de los expedientes de permisos a

3.1. Gerente de Proyecto

3.2. Superintendencia de Permisos

3.3. Punto de contacto:

4.2 Antecedentes: Información relevante de un proyecto o actividad.

4.5 Responsable Punto Contacto (RPC): Persona responsable y representante de un proyecto u

4.12 Permisos: En general, autorizaciones necesarias para el desarrollo de actividades/proyectos y

- Permisos ambientales: Autorizaciones otorgadas por la autoridad ambiental (Servicio de

- Permisos ambientales sectoriales: Permisos o pronunciamientos cuya emisión

4.15 Superintendencia de Permisos (SIP): Área responsable de la gestión de permisos sectoriales

4.16 Verificación: Corresponde a las actividades de revisión aleatoria de expedientes, en el que se

5. DESCRIPCION DEL INTRUCTIVO

5.1. Elaboración de expedientes para permisos de Minera Escondida.

5.1.1. Flujo del proceso de permisos

Las carpetas deberán venir bajo formato indicado en el instructivo de

Todas las carpetas elaboradas

Una vez firmados los documentos por el

asesores de permisos Mel ingresarán las responsables de permisos

Una vez recibida la resolución o

5.1.2. Confección de expedientes

Figura N°1: Modelos de archivadores

Figura N°2: Separadores adecuados y separadores no indicados.

Figura N° 4: Carátula de CD Figura N° 5: Cubierta CD

** Solicitar formato digital a SP.

j) Formatos de Identificación de Carpetas.

Figura N° 6: Formato de las carpetas de permisos

Párrafo / Figura / Adición(A) ó Descripción general del cambio

 Procedimiento “Gestión de permisos”, código PR-HS4-218-P-1

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