JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)

Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)

http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm

ANALISIS KESIAPAN RUMAH SAKIT DALAM

PENGELOLAAN INVENTARISASI BARANG DENGAN
SISTEM BARCODE DI RSUD dr. LOEKMONO HADI KUDUS
Aufir Amalia, Antono Suryoputro, Eka Yunila Fatmasari
Bagian Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Diponegoro
Email : aufir30@gmail.com

Demand for of goods in the dr. Loekmono Hadi Kudus Hospital with ahigh,
abundance quantity and type of goods as well as fast mobility was needed.
Ultimately, the planning and procurementof goods as well as the goods inventory
in the hospital are not optimal yet. The purpose of this study was to determine the
readiness of input, process and output in the hospital dealing with the
management of goods inventory with a barcode system in dr. Loekmono Hadi
Hospital Kudus. This was a qualitative research using intensive interviews and
observation with the main informants of Goods Management Staff, Goods
Storage Coordinator, Goods Storage Staff and triangulation informants of
Household subsection Head and IPSRS Head. The results showed that dealing
with input, the human resources are lacking in competence.
Furthermore,regarding to infrastructure, therewas the unavailability of label
printers and barcode scanners, the information system is not good enough, the
absence job descriptionsof officers duties and function, and the lack of SOP.
Dealing with the process, the planning aspect included the socialization that had
been conducted, the organizing aspect covered the duties and function and SOP
that had not been organized, the implementation of education and training that
had not been conducted specifically by the hospital but had been given by the
programmer, and the accountability report assessment of barcode system
preparation. Regarding to the output, the readiness of hospitals was not well
prepared due to the lack of human resources, the infrastructure was not
complete, and the information system, the duties and function officers and SOP
was unavailable. The suggestions in this research are to increase the
understanding and competences of officers, develop the descriptions of duties
and function and SOP as well as conduct specific training by the hospital
regarding to the goods inventory management with barcode system.

Keyword : Inventory System, Logistic Hospital, SIM RS

PENDAHULUAN memerlukan sebuah manajemen

Latar Belakang dalam pengelolaannya agar dapat
Pembangunan rumah sakit berjalan sesuai dengan visi dan misi
mempunyai tujuan untuk yang harus dijalankan. Manajemen
meningkatkan mutu, cakupan dan logistik merupakan hal yang sangat
efisiensi pelaksanaan tujuan penting bagi rumah sakit untuk
kesehatan secara terpadu serta mengelola persediaan logistik rumah
peningkatan manajemen rumah sakit meliputi Inventarisasi barang,
sakit.1 Sebagai pengelola jasa non alat kesehatan dan obat.2
layanan kesehatan, rumah sakit

9
 JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)
Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)
http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm

Kegiatan inventaris telah RSUD dr. Loekmono Hadi Kudus

diatur dalam satu kebijakan memiliki kenaikan peningkatan BOR
perundang-undangan sebagai dasar di Rumah sakit dalam tiga tahun
hukum dalam pengelolaan terakhir (2013-2015). Hal ini
kekayaan/inventaris negara salah menunjukan bahwa adalah tingkat
satunya yaitu INPRES No. 3 tahun permintaaan kebutuhan barang di
1971 tentang Inventarisasi Barang- rumah sakit cukup tinggi, jumlah dan
Barang Milik Negara. Selain itu, jenis barang yang sangat banyak
pengelolaan barang milik daerah serta sering dilakukan perpindahahn
telah diatur dalam Peraturan Menteri barang sehingga pengelolaan
Dalam Negeri No. 17 tahun 2007 barang belum bisa dapat
tentang Pedoman Teknis dilaksanakan dengan optimal. Hal ini
Pengelolaan Barang Milik Daerah. mengakibatkan bertambahnya pula
Dan sesuai dengan Pasal 52 UU No. jumlah tempat tidur setiap tahunnya.
44 Tahun 2009 tentang Rumah Dengan peningkatan angka BOR
Sakit, bahwa yang mengatakan yang berada di rumah sakit,
bahwa setiap rumah sakit wajib sehingga berdampak pada
melakukan pencatatan dan peningkatan jumlah tempat tidur. Hal
pelaporan semua kegiatan tersebut mengindikasikan bahwa
penyelenggaraan rumah sakit dalam jumlah inventarisasi barang di rumah
bentuk sistem informasi manajemen sakit ikut bertambah. Serta, jumlah
rumah sakit.3 inventarisasi barang setiap tahun
Pengelolaan Inventarisasi mengalami kenaikan.
barang rumah sakit adalah Berdasarkan studi
penghematan keuangan, pendahuluan yang dilakukan penulis
penghitungan kekayaan dan mutu dapat diketahui belum optimalnya
pengendalian rumah sakit yang pelaksanaan inventarisasi barang
meliputi: perencanaan dan seperti dalam pemesanan barang
penentuan kebutuhan, yang belum terorganisir dengan baik
penganggaran, pengadaan, serta melaksanakan pengelolaan
penyimpanan dan penyaluran, barang yang juga mendasari
penggunaan dan pemeliharaan serta sebagai perubahan sistem manual
penghapusan.4 Kemajuan rumah menjadi sistem barcode. Selain itu,
sakit tidak terlepas dari manajemen kurangnnya SDM dalam hal kualitas
aset, yang mempengaruhi seperti kompetensi mengenai
perkembangan rumah sakit tersebut. pengelolaan inventarisasi barang
Aset menjadi penting karena nilainya dengan sistem barcode. Serta
yang material, sehingga dalam sarana prasarana dirasa kurang
manajeman sangat diperlukan. Oleh mencukupi karena jumlah sarana
karena itulah aset sangat penting prasarana yang dibutuhkan belum
karena operasionalnya tidak terlepas sesuai dengan yang dibutuhkan.
dari peralatan. Berdasarkan uraian
RSUD dr. Loekmono Hadi permasalahan diatas, peneliti tertarik
Kudus sebagai satu-satunya Rumah untuk meneliti mengenai bagaimana
Sakit milik Pemerintah Daerah di kesiapan rumah sakit dalam
Kudus yang mana Rumah sakit pengelolaan inventarisasi barang
pilihan masyarakat tentunya dengan sistem barcode di RSUD dr.
memperhatikan dari segi pelayanan Loekmono Hadi Kudus.
medis dan non medis agar dapat
menjaga mutu pelayanannya.

10
 JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)
Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)
http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm

METODE PENELITIAN inventarisasi barang dengan

Jenis penelitian yang sistem barcode belum memiliki
digunakan dalam penelitian ini kompetensi khusus atau memiliki
adalah penelitian yang bersifat sertifikat untuk menangani
deskriptif-kualitatif. sistem barcode, pegawai hanya
Pengambilan sampel dalam melakukan training manual yang
penelitian ini menggunakan dilakukan oleh rumah sakit.
purposive sampling. Informan utama Menurut penelitian Harsini
terdiri dari 3 orang yaitu Koordinator dan Zaili Rusli (2013) bahwa
Administrasi Barang, Staff Pengurus kegagalan dalam pelaksanaan
Barang dan Staff Penyimpan program salah satunya
Barang. Sedangkan untuk informan disebabkan oleh jumlah staf atau
triangulasi terdiri dari 2 orang yaitu sumber daya yang tidak
Ka Sub Bag Rumah tangga dan mencukupi ataupun tidak
perlengkapan serta Ka IPSRS. memiliki kemampuan atau skill
Pengumpulan data penelitian yang sesuai dengan bidangnya.6
dilakukan dengan cara wawancara 2. Sarana Prasarana
mendalam (indepth interview) dan Ketersediaan sarana
observasi kepada informan. prasarana untuk mendukung
Keabsahan data dilakukan penerapan pelaksanaan sistem
dengan teknik triangulasi yaitu barcode sudah memenuhi,
triangulasi sumber dan data. mencukupi serta sudah lengkap.
Triangulasi sumber dilakukan Namun berdasar hasil observasi,
dengan cara mengecek data yang ditemukan scanner barcode dan
diperoleh melalui beberapa sumber. printer label di luar rumah sakit.
Hal ini dikarenakan alat tersebut
HASIL DAN PEMBAHASAN masih dalam proses untuk
pemograman dengan sistem
A. Kesiapan penerapan sistem barcode. Sehingga akan
barcode dari aspek Input mengakibatkan proses persiapan
Input merupakan kumpulan pelaksanaan pengelolaan
elemen yang terdapat didalam inventarisasi barang dengan
sistem dan diperlukan agar dapat sistem barcode menjadi
berfungsi sesuai sistemnya.5 terhambat dan tidak segera
1. Sumber Daya Manusia dilaksanakan. Namun, menurut
Hasil wawancara mendalam informan utama dan triangulasi,
dengan informan utama dan untuk penggunaan sementara
triangulasi dapat diketahui alat sarana prasarana pengganti
bahwa ketersediaan sumber printer label diganti dengan
daya manusia belum memenuhi. printer biasa.
Pada aspek pemahaman SDM Fasilitas (sarana dan
mengenai perubahan sistem prasarana) juga diperlukan
manual menjadi sistem barcode sebagai pendukung untuk proses
yang akan dilaksanakan di mempersiapkan. Jika tidak ada
rumah sakit, pegawai cenderung fasilitas yang mendukung, maka
belum memahaminya, karena hal ini dapat menghambat
pegawai hanya diberikan jalannya pelaksanaan program.7
sebatas informasi yang cukup.
Untuk rerata kompetensi SDM
yang menangani pengelolaan

11
 JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)
Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)
http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm

3. Tugas, Pokok dan Fungsi 5. Standart Operational

Petugas Procedure (SOP)
Belum adanya dokumen Belum terdapat dokumen
yang berisi mengenai uraian SOP sesuai dengan job desk.
tugas yang menjelaskan tentang Petugas hanya menggunakan
tupoksi masing-masing petugas pedoman SOP sesuai dengan
yang menangani sistem barcode. SOP sistem manual. Sehingga
Petugas rumah tangga yang petugas merasa kesulitan dalam
menangani sistem barcode melaksanakan tugas nya.
berpedoman dengan kebiasaan Menurut Kalterine dalam
pekerjaan yang telah dilakukan penelitian Puteri Fannya (2010)
pada saat sistem manual. bahwa bahwa perencanaan obat
Sehingga kebiasaan dan alat kesehatan kebutuhan
mengerjakan tugas manual dasar ruangan pada instalasi
diterapkan ke sistem barcode. rumah sakit tidak akurat yang
Menurut penelitian Putri disebabkan adanya hambatan
Pratiwi (2008) menyatakan yang terjadi pada SDM,
bahwa job description organisasi, kebijakan, prosedur,
merupakan unsur penting laporan pemakaian obat dan alat
didalam organisasi yang harus kesehatan, penentuan
ada bagi setiap anggota, karena perencanaan jumlah obat dan
didalamnya memuat segala alat kesehatan dasar ruangan.9
uraian tugas dan tanggungjawab B. Kesiapan penerapan sistem
masing-masing petugas.8 barcode dari aspek Proses
4. Sistem Informasi Proses merupakan langkah
Sistem informasi manajemen yang harus dilakukan untuk
yang harus disediakan rumah mencapai tujuan yang telah
sakit untuk pengoperasian ditetapkan.
sistem barcode adalah 1. Perencanaan
pengelolaan inventaris barang Sosialisasi mengenai
berbasis barcode dengan pergantian sistem manual
mamadukan SIMAK BMN dan menjadi sistem barcode serta
SIMAK BMD yang dijembatani sosialisasi mengenai
dengan sistem barcode. Dilihat penggunaan sistem informasi
dari segi kebutuhan software sudah pernah dilakukan.
atau alat informasi lain untuk Informasi yang diberikan dalam
menunjang kelancaran sosialisasi yaitu sistem barcode,
pelaksanaan penerapan sistem program permintaan, sistem
barcode adalah SIMDA BMD, barcode, sistem pengeluaran,
SIMAK BMN, program sistem cara penggunaan, manfaat dan
inventaris barang yang fungsi sistem barcode, dan
disesuaikan dengan sistem pengisian cara pelaporan.
barcode, dan SIM RS. Namun, Kendalanya yaitu saat
SIM RS belum dilakukan diadakannya sosialisasi terdapat
pengintegrasian dengan sistem peserta atau pegawai rumah
barcode dikarenakan sistem sakit tidak mengikuti kegiatan
informasi tersebut akan tersebut. Hal ini akan berakibat
mengganggu proses keuangan pada pemahaman pegawai
rumah sakit. mengenai sistem barcode yang

12
 JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)
Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)
http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm

akan dilaksanakan di rumah suatu organisasi, para pegawai

sakit. harus mendapatkan program
Menurut Zulinar (2015) pendidikan dan pelatihan yang
bahwa sukses atau gagalnya memadai untuk jabatannya
pengelolaan logistik ditentukan sehingga mereka para pegawai
oleh kegiatan di dalam menjadi terampil di dalam
perencanaan, misalnya dalam melaksanakan pekerjaannya.11
menentukian barang yang Untuk pendidikan dan
pengadaannya melebihi pelatihan belum dilakukan
kebutuhan,maka akan khusus dari rumah sakit karena
mengacaukan sikluas aplikasi dan sistem tersebut baru
manajemen logistic secara diadakan di rumah sakit akan
keseluruhan.10 tetapi petugas sudah pernah
2. Pengorganisasian mengikuti praktik mengenai entry
Tanggung jawab, job desk data dalam sistem aplikasi
serta SOP belum dibagikan dan rumah tangga. Pada saat
dilaksanakan oleh SDM. Petugas melakukan praktik tersebut,
melaksanakan pekerjaan hanya petugas dibantu oleh seorang
sesuai dengan kebiasaan pembuat program atau aplikasi.
masing-masing pada saat sistem 4. Penilaian
manual. Serta pertugas hanya Penilaian dalam penelitian ini
bertanggungjawab atas berupa laporan pertanggung
pekerjaannya sesuai dengan jawaban tertulis, dan telah
sistem manual. Serta berjalan secara efektif.
pengorganisiran sarana Berdasarkan konsep teori
prasarana sudah baik dengan yang dikembangkan oleh G.R.
melakukan pengadaan dari Terry dalam Chusna Meimuna
rumah sakit. (2014) menyatakan bahwa
Menurut Azrul Azwar jika pengawasan menentukan apa
rencana telah sesuai yang telah dicapai, artinya
dilaksanakan, hal selanjutnya menilai hasil pekerjaan dan
yang perlu dilakukan adalah apabila perlu mengadakan
melaksanakan fungsi tindakan-tindakan terdapat
pengorganisasian. Jika ditnjau perbaikan, maka hasil pekerjaan
dari sudut manajemen, pernanan akan sesuai dengan rencana
fungis pengorganisasian cukup yang telah ditetapkan. Serta
penting karena apabila fungsi mengambil tindakan yang
pengorganisasian telah diperlukan untuk menjamin
dilaksanakan maka berbagai hal bahwa sumber daya yang
yang ada dalam rencana digunakan dengan cara yang
mendapatkan pengaturan efektif dan efisien dan mencapai
sehingga siap untuk tujuan organisasi.12
dilaksanakan.5
3. Pelaksanaan C. Kesiapan penerapan sistem
Upaya untuk meningkatkan barcode dari aspek Output
kinerja pegawai adalah melalui Berdasarkan hasil
pengembangan pegawai dengan wawancara mendalam dengan
dilakukannya pendidikan dan informan yang telah dipaparkan
pelatihan. Untuk mencapai pada bab sebelumnya, yang
kinerja yang diharapkan dalam berkaitan dengan kesiapan rumah

13
 JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)
Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)
http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm
sakit dalam pengelolaan
inventarisasi barang dengan sistem
barcode di RSUD dr. Loekmono
Hadi Kudus. Persiapan sistem ini
belum sepenuhnya dilakukan oleh
rumah sakit. Rumah sakit akan
dikatakan siap jika aspek input dan
proses dari kesiapan rumah sakit
sudah terpenuhi.
Dari hasil penelitian tersebut
masih terdapat kesenjangan antara
teori yang ada dengn hasil penelitian
yang telah dilakukan oleh peneliti,
sehingga dapat dikatakan persiapan
rumah sakit dalam pengelolaan
inventarisasi barang dengan sistem
barcode belum maksimal. Hal
tersebut terutama pada pemenuhan
sarana prasarana yang sangat vital
untuk kegiatan pelaksanaan
barcode, pemenuhan tupoksi dan
SOP mengenai sistem barcode,
serta pemenuhan SDM belum
semua mendapatkan pelatihan dan
pemahamannya. Dari masalah
tersebut, harus ada perubahan
sesuai dengan pedoman yang ada,
inovasi dan kemampuan.13
KESIMPULAN
Secara keseluruhan,
kesimpulan yang dapat penulis
uraikan berdasarkan hasil penelitian
dan pembahasan adalah RSUD dr.
Loekmono Hadi Kudus belum siap
dalam menerapkan pengelolaan
inventarisasi barang dengan sistem
barcode. Hal tersebut dikarenakan:
A. Input
Pada aspek input belum siap.
Hal itu dikarenakan oleh,
kemampuan sumber daya manusia
yang menangani system barcode
belum memiliki sertifikat khusus.
Pada sarana prasarana belum
tercukupi karena peralatan seperti
printer label dan scanner barcode
belum tersedia. Pada aspek tugas,
14
pokok dan fungsi petugas belum
tersedia uraian tugas yang
menangani pengelolaan
inventarisasi barang dengan system
barcode. Pada sistem informasi,
belum terintegrasinya SIM RS
dengan sistem barcode. Dan aspek
SOP, belum tersedianya SOP
tentang sistem barcode.
B. Proses
Pada aspek proses sudah siap.
Hal itu dikarenakan, pada proses
perencanaan sudah
dilaksanakannya sosialisasi
mengenai sistem barcode dan
sistem informasi. Pada proses
pengorganisasian belum
terorganisirnya tugas, pokok dan
fungsi petugas serta SOP mengenai
sistem barcode. Serta pada proses
pelaksanaan pendidikan dan
pelatihan, sudah siap tetapi belum
dilaksanakan secara khusus dari
rumah sakit. Dan untuk Penilaian,
sudah dilakukannnya penilaian
melalui laporan pertanggungjawaban
secara tertulis.
C. Output
Kesimpulan yang didapatkan
dalam penelitian ini bahwa rumah
sakit belum siap dalam pengelolaan
inventarisasi barang dengan sistem
barcode.
SARAN
a. Melakukan pelatihan kepada
seluruh pegawai rumah sakit
mengenai penggunaan alat serta
penggunaan sistem informasi
b. Melakukan peningkatan
kompetensi dengan mengikuti
pelatihan Inventarisasi Barang
c. Melakukan pengintegrasian
sistem barcode dengan SIM RS
dan alat scanner barcode
d. Rumah sakit diharapkan untuk
membuat tugas, pokok dan
fungsi serta SOP khususnya
tentang sistem barcode untuk
 JURNAL KESEHATAN MASYARAKAT (e-Journal)
Volume 4, Nomor 4, Oktober 2016 (ISSN: 2356-3346)
http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jkm

pegawai yang menangani sistem Wilayah Kerja Puskesmas

Barcode. Srondol Semarang Tahun
2008. Pascasarj Univ
DAFTAR PUSTAKA Diponegoro. 2008.
1. Pamudji D. Analisis Sistem 9. Fannya P. EVALUASI
Pengendalian Pengadaan PELAKSANAAN
Logistic Farmasi Instalasi MANAJEMEN LOGISTIK
Nedah Sentral Rumah Sakit ALAT KESEHATAN DI
Kepolisisan Pusat Raden said PUSKESMAS BIARO
Sukanto Tahun 2007. KABUPATEN AGAM TAHUN
Kesehat Masy Univ Indones. 2010. Kesehat Masy Univ
2008. andalas. 2010.
2. Destaria, Dida, Budi. 10. Firdaus Z. Deskripsi
Perencanaan Kebijakan Manajemen Logistik Obat di
Persediaan Obat Dengan Puskesmas Magelang
Menggunakan Metode Selatan Kota Magelang.
Probabilistik Continuous Kesehat Masy Univeristas
Review (S,S) System Pada Diponego. 2015.
Bagian Instalasi Farmasi 11. Sakti rafles T, Mulyadi.
Rumah Sakit Am. Tek PELAKSANAAN
Telkom. 2015. PENDIDIKAN DAN
3. Menkes RI. UU RI No 44 PELATIHAN DALAM
Tahun 2009 tentang Rumah MENINGKATKAN KINERJA
Sakit. Peratur Menteri PEGAWAI NEGERI SIPIL
Kesehat tentang Rumah (PNS) DI DINAS
Sakit. 2009:1-24. PENDIDIKAN DAN
http://dapp.bappenas.go.id. KEBUDAYAAN PROVINSI
4. Aditama. Manajemen BENGKULU. Penelit Sos dan
Adminstrasi Rumah Sakit. 2nd Polit. 2015;4(2 April - Juni).
ed. Jakarta: Universitas 12. Meimuna C. Studi Sistem
Indonesia; 2002. Pelayanan Administratif
5. Azwar A. Pengantar Penanganan Kasus Rujukan
Administrasi Kesehatan. Persalinan Komplikasi Ibu
Jakarta: Binarupa Aksara; Bersalin Peserta BPJS di
1996. RSUD Kota Semarang.
6. Harsini, Rusli Z. Implementasi Kesehat Masy Univeristas
Program Jaminan Diponegoro. 2014.
Pemeliharaan Kesehatan. 13. Sujadi F. O&M (Organization
Kebijak publik. 2013;4(2):119- and Methods) Penunjang
218. Berhasilnya Proses
7. Arimawati dyah suci. Manajemen. 2nd ed. jakarta:
pemeliharaan sarana dan Haji Masagung; 1989.
prasaranan kantor di kantor
balai pengembangan kegiatan
belajar daerah istimewa
yogyakarta. Pendidik Adm
Univ Yogyakarta. 2015.
8. Pratiwi P. Analisis Fungsi
Manajemn pada Program
Pemberian ASI Eksklusif di

15