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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0012

Fecha: 06/07/2018 POLICÍA NACIONAL

SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC
Versión: 1

UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICIA BOYACA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ARCHIVO CENTRAL DEPARTAMENTO DE POLICIA BOYACA

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.1.2.2

RESPONSABLE PERIODICIDAD

PROGRAMA A ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD EVIDENCIA
APLICAR SEMAN QUINCE MENSU TRIMEST SEMES
DE O HISTORIC DIARIO ANUAL
AL NAL AL RAL TRAL
GESTIÓN INTERME O
DIO
Sensibilización sobre:

* Proceso de Gestión documental.

* Factores de deterioro y conservación
documental.
* Gestión del riesgo y salud ocupacional.
* Prevención de desastres y manejo de
emergencias en archivos. SE IMPARTE
* Manejo de equipos o herramientas INSTRUCCIÓN AL
1. Capacitación y necesarias para la conservación de PERSONAL MEDIANTE
sensibilización del
personal.
archivos. x ACTA. No. 011 SOBRE LA
GUIS 1GD.-GU-0004
Actividades a Desarrollar: ORGANIZQACION DE
ARCHIVO
Jornadas de retroalimentación, talleres,
cursos, campañas, material de apoyo, en
el marco del fortalecimiento del proceso
de conservación y preservación.
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SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC
Versión: 1
Inpección y Mantenimiento:

* Evaluar periódicamente el estado de

conservación de los materiales SE REALIZO INFORME
2. Inspección y constructivos de las instalaciones o ACTIVIDADES Y
mantenimiento de edificio, estantería y mobiliario. DIAGNOSTICO
sistemas de DOCUMENTAL FORMATO
almacenamiento e * Identificar factores de alteración, redes x 1GD-FR-0020
instalaciones de energía, conducción de agua, DIAGNOSTICO INTEGRAL
físicas. materiales inflamables, focos de PARA EL ARCHIVO DE LA
suciedad o materiales que acumulen POLICIA NACIONAL
polvo o mugre.

* Identificar, reportar y gestionar el

mantenimiento, reparación o renovación
Limpieza, Desinfección,
de las instalaciones Control de
o mobiliario.
Plagas:

* Identificar las fuentes de polvo y/o

suciedad y realizar las actividades
necesarias para corregir esa situación.

* Adoptar medidas de seguridad

industrial para los funcionarios.

* Identificar los focos de contaminación

3. Saneamiento biológica y entradas de agentes bióticos
y corregir esa situación. SE REALIZAN
ambiental,
ACTIVIDADES DE
limpieza de
* Evaluar el estado de conservación de la LINPIEZA
documentos y
áreas de trabajo, documentación, grados de deterioro y x DESINFECCCION,
DESINSECTACION,
desinfección, actividad del agente contaminante según
los parámetros indicados en el programa. SOPORTADO MEDIANTE
desratización y
INFORME ACTIVIDADES
desinsectación.
* Aislar el material contaminado según
los parámetros indicados en el programa.

* Realizar el tratamiento y/o

mantenimiento individual sobre la
documentación, mobiliario, elementos de
trabajo, etc., así como los
procedimientos de desratización,
desinsectación y demás actividades de
limpieza y control, con productos y
procedimientos técnicos según los
parámetros indicados en el programa.

* Instalar elementos de protección contra

plagas en los espacios como por
ejemplo, rejillas, mallas, anjeos, Etc., en
caso de evidenciar la necesidad.
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SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC
Versión: 1
Control de Condiciones Ambientales:

* Evaluar y controlar el entorno climático

y microclimático: luz, temperatura,
humedad relativa, ventilación y
SE LLEVA CONTROL DE
contaminantes atmosféricos para
MONITOREO MEDIANTE
4, Monitoreo y proteger la documentación y adoptar FORMATO 1GD-FR-0015,
control de medidas correctivas según los DE LOS
condiciones parámetros indicados en el programa. x TERMOHIGROMETROS DE
ambientales. LA BODEGA 1 Y DE AREA
* Realizar los registros de mediciones de
ADMINISTRATIVA DEL
control ambiental según los parámetros
ARCHIVO CENTRAL
indicados en el programa.

* Utilizar filtros de control UV, persianas,

ventiladores, sistemas naturales o
artificiales de climatización, filtros de
polvo, utilización de los instrumentos
necesarios para el desarrollo del control
ambiental.
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Versión: 1
Actividades sobre el material para la
producción documental y
almacenamiento.

* Adquirir unidades que respondan a las SE REALIZA

necesidades particulares PROGRAMA DE
* Realizar las actividades correctivas de
ALMACENAMIENTO Y
reemplazo de las unidades de REALMACENAMIENTO
conservación que presenten un desgaste CON RESPECTO AL
5. o deterioro considerable que pongan en PROCESO DE
Almacenamiento y riesgo la conservación de la CLAISIFICACION Y
Realmacenamient documentación según los parámetros x DEPURACION
o. indicados en el programa.
ORGANIZACIÓN DE
* Establecer parámetros para la compra LOS ARCHIVOS, DE
de unidades de conservación y demás IGUAL MANERA PARA
elementos teniendo en cuenta material y LA INSPECCION Y
soporte documental (dimensiones, CONTROL DE
resistencia de los materiales, diseño de INCETOS.
las unidades, recubrimiento interno,
acabados, etc.), compra, adecuación y
mantenimiento de unidades de
almacenamiento y conservación que
cumplan con los estándares de calidad
Sensibilización, prevención
establecidos por el Archivo General dedela
emergencias
Nación. y atención de desastres
en archivos.

* Elaborar el plan de atención de

emergencias y atención de desastres
SE SOCIALIZO
para archivos y reacción en caso de
INTRUCCION AL
siniestros.
6. Prevención de PERSONAL MEDIANTE
emergencias y ACTA INSTRUCCIÓN 024
atención de
+ Sensibilizar al personal de la unidad
respecto a los diferentes procedimientos
x SOBRE LA GUIA 1GD-GU-
desastres. 0006 SISTEMA
a realizarse respecto a la conservación
INTEGRADO DE
del patrimonio documental en el evento
COBNCERVACION S.I.C.
de una emergencia natural o
antropogénica según los parámetros
indicados en el programa.

* Aplicar los procedimientos más

adecuados sobre la documentación, en
el evento de presentarse emergencias o
desastres naturales o antropogénicos,
según los parámetros indicados en el
programa.
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SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC
Versión: 1
Preservación de la información digital
a largo plazo.

* Las unidades de la Policía que tengan

el deber de preservar la información
digital o electrónica en bases de datos o
similares, deberán estandarizar los ESTE PROGRAMA DE
procedimientos de uso y conservación de PRESERVACION DIGITAL
7, Plan de la misma según lo dispuesto por OFITE, A LARGO PLAZO AUN NO
Preservacion con el propósito de asegurar la HA SIDO POSIBLE
Digital a largo preservación en el tiempo de la x REALIZARCE YA QUE NO
Plazo. información digital o electrónica, CONTAMOS CON LOS
independientemente de la forma o EQUIPOS PARA CUMPLIR
almacenamiento en el que se encuentre. ESTA ACTIVIDAD

* Realizar procedimientos de respaldo de

la información digital o electrónica, back
up o migración según los parámetros
indicados en el programa.

* El manejo y disposición de la
información electrónica y/o digital debe
cumplir con los parámetros técnicos y de
seguridad y exigidos por parte del
__________________________________________________________________
Archivo General NacionalJefe
(AGN), normas
de Dependencia Productora
técnicas colombianas (NTC) o normas
ISO internacionales.
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UNIDAD POLICIAL: SECRETARÍA GENERAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ARCHIVO CENTRAL

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUC1.4

RESPONSABLE PERIODICIDAD
ARCHI
PROGRAMA A ARCHI VO ARCHI DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
APLICAR VO DE CENTR VO SEMAN QUINCE MENSU TRIMES SEMES
DIARIO
GESTIÓ AL O HISTOR AL NAL AL TRAL TRAL
N INTER ICO
MEDIO Sensibilización sobre:

* Proceso de Gestión documental.

* Factores de deterioro y
conservación documental.
* Gestión del riesgo y salud
1. Capacitación ocupacional.
y * Prevención de desastres y manejo
x x x de emergencias en archivos. x
sensibilización
del personal. * Manejo de equipos o
herramientas necesarias para la
conservación de archivos.

Actividades a Desarrollar:

Jornadas de retroalimentación,
talleres, cursos, campañas, material
de apoyo, en el marco del
fortalecimiento del proceso de
conservación y preservación.
 Inpección y Mantenimiento:

* Evaluar periódicamente el estado

2. Inspección y de conservación de los materiales
mantenimiento constructivos de las instalaciones o
de sistemas de edificio, estantería y mobiliario.
almacenamient x x x
o e * Identificar factores de alteración,
instalaciones redes de energía, conducción de
físicas. agua, materiales inflamables, focos
de suciedad o materiales que
acumulen polvo o mugre.

* Identificar, reportar y gestionar el

mantenimiento, reparación o
renovación de las instalaciones o
mobiliario.
 industrial para los funcionarios.

* Identificar los focos de

contaminación biológica y entradas
de agentes bióticos y corregir esa
situación.

* Evaluar el estado de conservación

de la documentación, grados de
deterioro y actividad del agente
contaminante según los parámetros
indicados en el programa.

* Aislar el material contaminado

según los parámetros indicados en
3. Saneamiento el programa.
ambiental,
limpieza de * Realizar el tratamiento y/o
documentos y mantenimiento individual sobre la
áreas de x x x documentación, mobiliario, x x
trabajo, elementos de trabajo, etc., así
desinfección, como los procedimientos de
desratización y desratización, desinsectación y
desinsectación. demás actividades de limpieza y
control, con productos y
procedimientos técnicos según los
parámetros indicados en el
programa.

* Instalar elementos de protección

contra plagas en los espacios como
por ejemplo, rejillas, mallas, anjeos,
Etc., en caso de evidenciar la
necesidad.
 Control de Condiciones
Ambientales:

* Evaluar y controlar el entorno

climático y microclimático: luz,
temperatura, humedad relativa,
4, Monitoreo y
ventilación y contaminantes
control de
x x atmosféricos para proteger la x x
condiciones
documentación y adoptar medidas
ambientales.
correctivas según los parámetros
indicados en el programa.

* Realizar los registros de

mediciones de control ambiental
según los parámetros indicados en
el programa. sobre el material
Actividades
para la producción documental y
*almacenamiento.
Utilizar filtros de control UV,
persianas, ventiladores, sistemas
*naturales o
Adquirir unidades artificiales
que respondan de
climatización, filtros
a las necesidades particulares de polvo,
utilización de los instrumentos
5. *necesarios
Realizarpara las el desarrollo del
actividades
control ambiental.
correctivas de reemplazo de las
Almacenamient
o y x x x unidades de conservación que x x
Realmacenamie presenten un desgaste o deterioro
nto. considerable que pongan en riesgo
la conservación de la
documentación según los
parámetros indicados en el
programa.

* Establecer parámetros para la

compra de unidades de
conservación y demás elementos
teniendo en cuenta material y
soporte documental (dimensiones,
resistencia de los materiales,
diseño de las unidades,
recubrimiento interno, acabados,
etc.), compra, adecuación y
 Sensibilización, prevención de
emergencias y atención de
desastres en archivos.

* Elaborar el plan de atención de

emergencias y atención de
desastres para archivos y reacción
6. Prevención en caso de siniestros.
de emergencias
x x x x
y atención de + Sensibilizar al personal de la
desastres. unidad respecto a los diferentes
procedimientos a realizarse
respecto a la conservación del
patrimonio documental en el evento
de una emergencia natural o
antropogénica según los
parámetros indicados en el
programa.

* Aplicar los procedimientos más

adecuados sobre la
documentación, en el evento de
presentarse emergencias o
desastres naturales o
antropogénicos, según los
parámetros indicados en el
programa.
 Preservación de la información
digital a largo plazo.

* Las unidades de la Policía que

tengan el deber de preservar la
información digital o electrónica en
bases de datos o similares,
deberán estandarizar los
procedimientos de uso y
7, Plan de conservación de la misma según lo
Preservacion dispuesto por OFITE, con el
x x x x
Digital a largo propósito de asegurar la
Plazo. preservación en el tiempo de la
información digital o electrónica,
independientemente de la forma o
almacenamiento en el que se
encuentre.

* Realizar procedimientos de
respaldo de la información digital o
electrónica, back up o migración
según los parámetros indicados en
el programa.

* El manejo y disposición de la
__________________________________________________________________
información electrónica y/o digital
Jefe de Dependencia
debe cumplir con los parámetros
técnicos y de seguridad y exigidos
por parte del Archivo General
Nacional (AGN), normas técnicas
colombianas (NTC) o normas ISO PARA EL DILIGENCIAMIENTO
INSTRUCCIONES
internacionales.
Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la Institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación, versión y demás casillas, NO deberán ser modificadas.
UNIDAD POLICIAL: denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según la estructura orgánica. Se debe escribir el nombre
2
uso de las siglas) Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.
 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los doc
3
siglas) Ejemplo: GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
4 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: Corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas
PROGRAMA A APLICAR: estos están descritos en la Guía denominada Sistema Integrado de Conservación – SIC para los archivos de la Policía Nacion
5
modificados en ninguno de sus apartes y deben ser ejecutados en su totalidad.
6 RESPONSABLE: señale con equis (x) la fase de archivo (Gestión, Central, Intermedio e Histórico) responsable de desarrollar los programas del sistema
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: se encuentran relacionadas con aquellas actividades que deben desarrollarse para el cumplimiento de cada uno de
7
Sistema Integrado de Conservación - SIC.
PERIODICIDAD: se debe indicar con una equis (x) la periodicidad (Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual), correspondiente
8
cada programa.
EVIDENCIA: se deben referenciar los antecedentes (diagnostico, informe, acta, planilla, cronograma, etc.), desarrollados por cada dependencia o unidad
9
los Programas del Sistema Integrado de Conservación – SIC para la Policía Nacional.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Capitán. TATIANA MARCELA LÓPEZ

BELTRÁN
Jefe Grupo Administración y Conservación
Subintendente. WILLIAM MAURICIO OCHOA MONTAÑA Documental Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO REY
Analista de Gestión Documental Secretario General
Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES
ROZO
Jefe Grupo Soporte y Apoyo

Mayor. JENNY PATRICA MORALES

FECHA: 21 JUNIO 2018 PUENTES
FECHA: 22 JUNIO 2018 FECHA: 25 JUNIO 2018
Jefe Área Archivo General
 POLICÍA NACIONAL

EVIDENCIA
ANUAL

Acta de Sensibilización
* Informe de Actividades.
* Informe de actividades.
* informe de actividades.

* Informe de Actividades.

* acta de sensibilizacion.
 * Informe de Actividades.

* Acta de Sensibilizacion.

* Plan de emergencias y atención

de desastres para archivos.
 * Informe de Actividades.

ir el nombre completo de la unidad (evitando el

ucen los documentos. (evitando el uso de las

n las Tablas de Retención Documental.

olicía Nacional, los cuales no deben ser

del sistema integrado de conservación- SIC

cada uno de los programas establecidos en el

espondiente a las actividades desarrolladas para

ncia o unidad en cumplimiento a la aplicación de

EY