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Solicitar el material Darle Área de compras Vía telefónica Cada que se Oficina
especificaciones del requiera un
material como material
tamaño, cantidad,
gramaje etc.
Enviar al mensajero por Se le entrega Jefe de Bitácora Cada que se Lugar donde
el pedido especificaciones del producción requiera un reside el
material con material proveedor
dirección
Ingresar el material a Se rectifica que este Área de Orden de compra Cada que se Bodega
bodega completo y en producción y factura requiera un
buenas condiciones material
Se imprime orden de Se hace firmar por Área de compras Orden de entrada Cada que se Área de
entrada al inventario la persona que lo al inventario ingrese un producción
solicito material al
inventario
Se entrega material al Se compara lo Área de compras Solicitud De Cada que se Área de
jefe de producción solicitado con lo material requiera un producción
ingresado al material
inventario y se le
entrega
Realizar un listado de lo más actualizado y Vendedores Base de datos del Semanal Oficina
clientes exhaustivo (dirección, software Ineditto
teléfono, fax, correo
electrónico) u otra
información que
pudiera resultar de
interés (productos o
servicios que recibe)
Determinar la Analizar en qué Vendedores N/A N/A Oficina
periodicidad determinado
momento se puede
contactar al cliente
Llamar al cliente Preguntar por la o las Vendedores Cotizaciones y Cada que se Oficina
personas que órdenes de realice la
realizan los pedidos compra entrega de un
pedido
Calificar el servicio Obtener el grado de Vendedores Remisiones Cada que se Oficina
satisfacción a la hora realice la
de recibir el pedido entrega de un
pedido
Preguntar en que hay Analizar si fue por Vendedores N/A Cada que se Oficina
que presentar mejoras problemas de calidad realice la
en el producto o por entrega de un
incumplimiento en las pedido
entregas
Quejas o reclamaciones Medir los índices de Vendedor y jefe Bitácoras Cada que se Oficina
recibidas defectos o rechazos de producción realice la
entrega de un
pedido
Determinar las áreas de Realizar un post Gerente general Cotización y Cada que se Oficina
mejoras urgentes costeo para saber en y jefe de bitácora genere una
qué determinado producción queja en el
proceso se servicio
presentaron
problemas
Prevenir a la empresa Se le comenta al Vendedor N/A Cada que se Oficina
gerente general los genere una
problemas y se queja en el
implementan servicio
estrategias para
lograr fidelizar al
cliente
Definir las áreas de Presentarles las Gerente general N/A Cada que se Oficina
fortalezas estrategias y genere una
motivarlos para que queja en el
aplique capacidades servicio
competitivas
Difundir una imagen Enviarles una carta Jefe de Cotización y orden Cada que se Oficina
positiva de la de disculpas y producción y de producción genere una
organización mandarle la cantidad vendedor queja en el
restante del material servicio
publicitario que
faltaba por cumplir en
condiciones
excelentes
Designación del líder del Asignar al auditor o responsable de N/A Anual Oficina
equipo auditor equipos de auditoría Gestión de
para los distintos Calidad
programas.
Diseñar la auditoria Revisar y actualizar Auditor interno y Hoja de ruta Anual Oficina
las hojas de ruta responsable de
para verificar los Gestión de
aspectos que deben Calidad
ser auditados
Programar las auditorías Se elabora con Auditor interno y Plan anual y hoja Anual Oficina
internas antelación un plan responsable de de ruta
anual de auditorias Gestión de
Calidad
Ejecución de la auditoria Chequear los Auditor interno y Hoja de ruta Anual Oficina
interna requisitos indicados responsable de
Gestión de
Calidad
Descubrir evidencias de El auditor deberá Auditor interno, Hoja de ruta Anual Oficina
incumplimiento anotar en las hojas responsable del
de rutas las posibles área y
mejoras y responsable de
comentarlas con el Gestión de
responsable del Calidad
área
Registrar las Exponer las Auditor interno Informe de la Anual Oficina
deficiencias acciones correctivas auditoria interna
encontradas al área auditada
Aprobación y Se debe emitir en el responsable de Informe de la Anual Oficina
distribución del informe periodo de tiempo Gestión de auditoria interna
de la auditoría acordado Calidad
Reconocimiento estudiar las Auditor interno, Informe de la Anual Oficina
colectivo de la situación acciones necesarias responsable del auditoria interna
para solventar área auditada y
dichas no sus
conformidades colaboradores
Finalización de la Cuando todas las Auditor interno y Informe de la Anual Oficina
auditoria actividades responsable de auditoria,
descritas en el plan Gestión de requisitos legales,
de auditoría se Calidad reglamentarios y
hayan realizado y el contractuales
informe de la aplicables
auditoría aprobado
se haya distribuido.
Procedimiento Ventas
Objetivo Conceptualizar productos y/o servicios que satisfagan necesidades y/o deseos
de los clientes
Alcance Inicia enviando carta de presentación o visitando el cliente para mostrar el
portafolio y termina con el cierre de la venta.
Condiciones / Recursos Necesarios Oficina, computador, celular, teléfono, software (Ineditto), personal de ventas y
gerencia e instalaciones, internet
correo y se solicita
disponibilidad para
mostrar el portafolio
Confirmar visita Se confirma los datos Vendedores Vía telefónica Cada que se Oficina
de la dirección, fecha agende una
y horas estipuladas visita
para la visita
Visita al cliente Se le lleva brochure y Vendedor En moto o en Cada que se Dirección del
tarjeta personal para carro agende una cliente
dejarle al cliente, se visita
realiza una breve
historia de la
empresa y muestran
los productos que se
han realizado en la
empresa
Generar cotización El cliente envía por Vendedor Software Ineditto Cada que lo Oficina
medio de correo las solicite el cliente
especificaciones de
un requisito
(cantidad, papel,
tamaño, tintas)
Seguimiento de Confirmar que llego Vendedor Vía telefónica Cada dos días Oficina
cotización la cotización y
preguntar qué tal le
parecieron los
precios
Cierre de la venta El cliente acepta la Vendedor Vía telefónica o Cada que el En la empresa
cotización y envía correo corporativo cliente apruebe del cliente o en
orden de compra la cotización la oficina
para proceder a la
producción del
material.