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MANUAL DE MANUALES DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL
FONDO MIVIVIENDA SA. (MAPPRO) Pág. N° 2 de 28
INDICE
1 Objetivo 3
2 Base Legal 3
3 Alcance 3
4 Definiciones 3
5 Normas Generales 5
6 Normas Específicas 8
7 Disposiciones Complementarias 12
8 Mapa de Procesos del FMV S.A. 17
9 Responsabilidades 23
10 Disposiciones Finales 23
11 Anexos 24
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1. OBJETIVO
2. BASE LEGAL
3. ALCANCE
4. DEFINICIONES
c. Core del Negocio: El core del negocio, es una terminología que se refiere al giro
principal del negocio de la empresa.
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h. GAP: Es aquella diferencia o brecha existente entre los procesos en el estado AS-IS
(Estado Actual) y el estado TO-BE (Estado futuro). Permiten establecer qué
modificaciones son necesarias efectuar en el AS-IS, para llegar a convertirse en un
proceso TO-BE.
k. Indicador: Es un elemento que se utiliza para poder indicar o señalar algo, esto es
usado para poder controlar una actividad o proceso. Estos indicadores pueden ser
cuantitativos o cualitativos.
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o. Manual de Procesos : Es el documento donde se describe en forma resumida las
actividades o tareas que el FMV realiza. Los procesos pueden ser del core del
negocio, de Gestión o de asesoría.
5. NORMAS GENERALES
Cada procedimiento debe ser parte de un proceso identificado y debe tener una
parte literal descriptiva, un diagrama de flujo y, de ser necesario, deberá tener un
instructivo ó metodología (de ser necesario), así como los formatos que se
utilicen.
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En el Anexo N° 1, se muestra el modelo para describir un procedimiento.
En el Anexo N° 2, se muestra el formato para el diagrama de flujo
En el Anexo N° 3, se detalla la simbología utilizada para el diagrama de flujo.
En el Anexo N° 4, se muestra el modelo de instructivo.
En el Anexo N° 5, se muestra el modelo de una metodología.
5.5 La formulación de los MAPPRO del FMV estará compuesta por una primera etapa
denominada AS-IS, que recoge los procesos como están, para luego pasar a una
segunda etapa denominada TO-BE, que plasma el proceso ideal o el mejorado.
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El Mapa de Procesos en cada uno de los niveles 2, 3,4.
Plan de implementación.
Al pasar de una etapa a otra, se va poder establecer el GAP que existe entre
ellas.
• Relevamiento
TO‐BE • Proceso
• Validación • Mejores • Normalización
prácticas • Automatización
• Prácticas
propias
AS‐IS GAP
Portada
Hoja de Cambios.
1.-Índice
2.-Objetivo.
3.-Alcance.
4.-Definiciones.
5.-Base Legal.
6.-Mapa de Procesos y sub procesos.
6.1 Descripción del Mapa de Procesos y sub procesos, a cada nivel.
6.2 Inventarios y codificación de Procesos, y Procedimientos.
6.3 Carátula de Identificación de los Procedimientos.
6.4 Finalidad del Procedimiento.
6.5 Alcance del Procedimiento.
6.6 Descripción literal del procedimiento.
6.7 Diagrama de flujo.
6.8 Instructivos ó Metodologías (de ser necesario).
6.9 Formatos (de ser necesario).
6.10 Indicadores.
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6. NORMAS ESPECÍFICAS
6.1 Cada Manual de Procesos y Procedimientos será formulado por la OPPD, en
colaboración con la unidad orgánica que participa en el proceso al que se refiere,
para lo cual se deberá organizar un equipo de trabajo que apoye la elaboración
del MAPPRO.
Jefe de proyecto
Jefe de OPPD
Miembros Consultivos:
Miembros Adherentes
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En la parte inferior se detalla la matriz RACI con el rol de cada uno de los
miembros del equipo.
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6.2 Para el desarrollo del mapa de procesos, se deberá contar con diversos niveles de
análisis, los que se diferenciarán de acuerdo al grado de profundidad y detalle de
cada proceso.
N1 Macro proceso
Es el primer nivel de análisis, el cual va agrupar a los procesos de acuerdo a su
naturaleza dentro de la organización.
N2 Proceso
Es el segundo nivel de análisis, el cual agrupa a los procesos que componen cada
Macro Proceso.
N3 Sub Proceso
Es el tercer nivel de análisis, en el cual se detalla, cómo está compuesto cada
proceso.
N4 Procedimiento
Es el cuarto nivel de análisis donde se va indicar la forma de llevar a cabo un
proceso una actividad al detalle
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NIVELES DE ANALISIS:
General
Primer Nivel
N1: MACROPROCESO
Segundo Nivel
N2: PROCESO
Terecer Nivel
N3: SUB PROCESO
Cuarto Nivel
N4:
PROCEDIMIENTO
Específico
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7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
a. Cada MAPPRO será revisado en conjunto por la OPPD con los responsables
de las unidades orgánicas involucradas en cada proceso.
b. Una vez revisado por los usuarios, cada Gerente y/o Jefe de Oficina deberá
firmar el documento.
g. Posterior a esto, la OPPD liderará los cambios que se requieran realizar, para
hacer efectiva la implementación que los procesos rediseñados ameriten, en
coordinación con las áreas usuarias involucradas, líderes y dueños de
procesos.
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b. La OPPD es el área que debe de monitorear en forma constante, el correcto
desempeño de cada proceso, utilizando para ello los indicadores mencionados
anteriormente.
e. El Dueño del Proceso, como responsable general a cargo, deberá velar que el
conjunto de los procesos a su cargo tengan un correcto desempeño, cumpliendo
con las metas e indicadores planteados.
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Ejemplo: MAPPRO-V1-2014
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d. Los Manuales de los Productos del FMV que son los que pasan por Macro Proceso
de Negocio, tendrán una codificación según la siguiente nomenclatura.
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e. Los Procedimientos, Instructivos, Formatos y demás documentos que comprendan
un Manual de Procesos y Procedimientos, tendrán una codificación con la siguiente
nomenclatura.
Macro – Nº Macro Proceso ‐ Nº Proceso ‐ Sub proceso ‐ Tipo ‐ Numeral ‐ Documento – Numeral ‐ Versión ‐ Año
MPE = Estratégico
MPN= Negocio
MPS = Soporte
MPC = Control 01,02,…
1,2,….
01,02,…
SP= Sub Proceso
PR= Proceso
1,2,…
I= Instructivo
F= Formato 1,2 ...
V1,V2...
2014, 2015...
Ejemplo:
Proceso de Registro de Grupo Familiar MPN-01-1-P -V1-2014
Sub Proceso de Registro de Grupo Familiar MPN-01-1-01-SP-1 -V1-2014
Procedimiento de Registro de Grupo Familiar MPN-01-1-01-PR-1 -V1-2014
Instructivo de Ingreso de Información al STP MPN-01-1-01-PR-1-I1 -V1-2014
Formato 1 de Postulación MPN-01-1-01-PR-1-F1-V1-2014
Toda unidad orgánica deberá contar con el inventario de los Macro Procesos, Procesos,
Sub Procesos y Procedimientos a su cargo. Para este fin se utilizará el formato que se
muestra en la parte inferior:
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Este macro proceso agrupa a todos los procesos conducentes al desarrollo del plan
estratégico institucional, planes operativos, seguimiento, así como a las acciones de
reestructuración orgánica, racionalización de recursos y desarrollo de las normas
internas esenciales para el normal desarrollo de la operatividad del Fondo
MIVIVIENDA. S.A.
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Este proceso agrupa a todos los procesos conducentes a la detección, control y mitigación
de riesgos, así como la gestión presupuestal del FMV.
Agrupa a todos aquellos procesos destinados a realizar auditorías internas para velar
por el correcto desempeño de la institución.
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8.4 Procesos de Negocio (MPN)
Son aquellos procesos a través de los cuales el Fondo MIVIVIENDA presta sus servicios a
los ciudadanos que aspiran a contar con una vivienda digna dónde poder vivir. La manera
como la institución canaliza sus actividades hacia los clientes, se da a través del
otorgamiento de un subsidio ofrecido por el Estado (Programa Techo Propio) y a través de
la dotación de créditos para las familias que participan a través de los múltiples programas
desarrollados por el Fondo MIVIVIENDA S.A. (Nuevo Crédito MIVIVIVIENDA, Mis
Materiales, Mi Construcción y Crédito Complementario Techo Propio).
En todos estos servicios brindados por el Fondo MIVIVIENDA S.A., encontramos los
siguientes procesos:
b. Macro proceso de Desembolso de los Productos Crediticios del F.M.V. S.A. (MPN-02)
Comprende una serie de procesos, a través de los cuales el Fondo cumple su función
social, que es la de facilitar el acceso a la vivienda a las familias más necesitadas, ya
sea a través del otorgamiento de Subsidios proveniente del Estado, o a través de
programas diseñados por el Fondo para el otorgamiento de créditos, o en su defecto
a través de la adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos inmobiliarios.
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8.5 Procesos de Soporte (MPS)
Estos procesos cumplen una función de apoyo para el normal desarrollo de los procesos del
negocio, por consiguiente su contribución es tan esencial como la de las demás categorías,
por que dotan de los recursos esenciales, indispensables para la obtención de un adecuado
servicio.
Este macro proceso está compuesto por procesos tendientes a abastecer de stocks
de útiles, materiales y/o herramientas, y otros, así como de la administración y
operatividad de los servicios de limpieza, trámite documentario y otros, para una
adecuada operatividad de la organización.
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f. Macro proceso de Asesoría Legal (MPS-06)
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9. RESPONSABILIDADES
d. Los Gerentes y Jefes de Oficina, son los responsables del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la presente manual.
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ANEXO N°1
Modelo de Procedimiento
Para poder describir el procedimiento se debe usar el formato abajo indicado, el cual
tiene tres columnas: numeral, descripción de la actividad y puesto responsable de la
actividad indicada.
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
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ANEXO N°2
Modelo del Flujograma
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ANEXO N°3
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ANEXO N°4
Modelo de Instructivo
En muchos casos se requiere tener claramente indicado cómo se realiza una actividad, o la
manera de utilizar un software puntual. En estos casos, se utiliza un Instructivo, que es un
documento que debe acompañar a la descripción del procedimiento y al flujograma.
En la parte inferior se muestra el formato de instructivo, donde se debe indicar el nombre del
instructivo su número, la finalidad, quien es responsable del mismo, el código, y los diversos
pasos que se deben de seguir para describir al detalle la actividad indicada.
Nro
Sec. Pasos Observaciones
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ANEXO N°5
Modelo de Metodología
En la parte inferior se muestra el formato que se debe utilizar para poder detallar la
metodología a seguir, donde se debe indicar el nombre de la metodología, código, la
finalidad, la fuente bibliográfica base, la justificación y contenido.
Justificación Código
Contenido:
Antecedentes
Marco Teórico
Análisis
Metodología
Fuente Bibliográfica