ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de un documento dentro

de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa
o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro de la empresa.
CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y
actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad. Los distintos documentos
del sistema definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de
gestión.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los
documentos importantes.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Organización y clasificación de documentos
La clasificación de documentos, entonces, necesita previamente de una buena nomenclatura de
categorías para poder agrupar los documentos de manera lógica y que garantice la agilidad de la
búsqueda.
En general, el éxito de toda clasificación dependerá de que las categorías sean las más acertadas.
En casa, en la computadora personal, tal vez baste con la creación de un sistema de carpetas y
subcarpetas donde se organicen los archivos por tipo: música, fotos, videos, documentos.
Pero a mayores niveles productivos, las empresas necesitan de sistemas más sofisticados para la
clasificación de documentos.
El crecimiento de la digitalización de los documentos trajo consigo la creación de software muy
variado para su clasificación.

Clasificación de documentos - Criterios

Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La organización de documentos
por año, mes y día de creación o ingreso del documento es primordial y suficiente para muchos a la
hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.
Sin embargo, al agregar más variables se agilita la gestión de los documentos. En caso de instituciones
con múltiples sedes, el criterio “espacio” ayudará mucho.
Otro clásico criterio de clasificación de documentos será el tipo. Facturas, informes, normas... cada
cosa irá en su lugar dentro del sistema. La jerarquía, es decir el rango de importancia, también puede
aportar mucha agilidad al proceso.
FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con
prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento,
sólo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto, es necesario observar reglas fijas que permitan
seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos
adecuadamente.
MANEJO DE UN ARCHIVO DEPENDIENDO A LA ORGANIZACIÓN DE OFICINA
Oficina Pequeña: Al escribir el documento en una computadora, al escribir el documento a máquina,
al recibir correspondencia.
Oficina por Departamento: Cada departamento controla su propio archivo.
Oficina con Archivo Centralizado: Todos los departamentos envían sus documentos al Archivo
Central. El Archivo Físico sigue existiendo.
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO
Se le llama Sistema de Cargo, El encargado del archivo es el responsable del control de los
documentos y su confiabilidad (al dejar el computador, al imprimir un documento, al prestar un
documento).
Sistema de Cargo para archivos físicos
Cuando se trata de documento en papel, deberá funcionar completamente el sistema cargo.
ELIMINACIÓN DE UN DOCUMENTO
Conocer y saber qué tipos de documentos tenemos. Si son de contabilidad guardarlos por 05 años.
Tipos de Documentos Saber la frecuencia de la utilidad.
Documentos Vitales. Obtener por escrito la autorización.
Documentos importantes Eliminación Física.
Documentos Útiles Para decidir que vamos a eliminar
Correspondencia Normal Prepara Lista.
Correspondencia de rutina. Un Comité
Pasos Previos a la Eliminación Política de la Empresa.
MATERIA PENDIENTE
En toda oficina encontramos documentos que no se pueden tramitar, ya que, están pendiente de un
estudio, opinión, decisión, etc.
Los documentos de este tipo se guardan en una canasta que dice “PENDIENTE”. Existen diversas
formas para controlarlos.
Primera Forma Segunda Forma
Colocar una Guía Pendiente. Se destina una Gaveta.
Tener un Juego de Guías para los 31 del Tener un Juego de Guías Alfabéticas.
mes.
Tercera Forma
Destinar una Gaveta pendiente.
Colocar un Juego de Carpetas, una por día y una guía por mes