®@ TK. MATERIAL DE APOYO ARCHIVO IN INSTRUCTORA: ANGELICA MARIA MONTARO SEMA CLERC 1. HISTORIADELARCHIVO Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura. Suceso que conllevé a la asociacién del hombre a través de la comunicacién, para lleger asi a la conformacién de instituciones; donde se empezé manejar la informacién que se generé casi desde los principios de la historia de la humanidad. Fue tanta la informacién que se logré reunir, que es posible que haya dado crigen a la primera agrupacién de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se convirlieron como un instrumento de control de las riquezas y e! poder en cada una de las civilizaciones posteriores. Imagen 1. Piedra tallada por manuscrito Imagen 2.Los hombres de siglos pasados dejaron escritos como evidencia. ss Sirecorremos algunas de las culturas que mas aportaron a este nacimiento documental podertos citar a: Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina, Esto también ‘curtia en China e India © Las civiizaciones de Roma y Grecia dejaban escrtos sus testamentos y otros documentos en vestigios en madera ymarmol. indice Imagen 3. Manuseritos tallados en muros de antiguas cvilizacfones, como los egipcias. Imagen 4. Testamentos y escrito tallados en mrmo. 10 Los areadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mérmol con implementos metélicos para dejar escrituras cuneiformes en ellos Es entonces que, a partir de dichas culturas se da inicio a la evolucion del archivo. Se tiene registro en los sighos Xil y Xill de los primeros indicios de documentacién con carécter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes crogoégicamente habiando, Hacia el siglo XV y XVI se identifica a Espafta, en cabeza de Carlos |, como centro pionero de los Archivos, Hacia fos siglos XVII y XVIil se inicia una investigacién més detallada acerca de los archivos en cuanto a su importancia, la diferenciacion de su cardcter general y administrative. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la Revolucién francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos@ =7.<~ MATERIAL DE APOYO ARCHIVO YN INSTRUCTORA: ANGELICA MARIA MONTANO SENA CLEM en archivos nacionales, asi como la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleén, quien pretendié unificar los archivos de los paises europeos en Paris. Actualmente, en los paises més desarrollados, el interés por la investigacién se apoya en los archivos acorde con el rea, objeto’ de estudio, dado que ya no se poseen sélo documentos textuales, sino otra clase de soportes documentales. Es asi como se incorpora tecnologia que regula, a nivel general, el manejo archivistico. 2, DEFINICION DE ARCHIVO. Es el proceso de ordenacién de los documentos, de acuerdo a la necesidad metodolégica de la organizacién y la adecuada conservacion y consulta de los mismos. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por tuna persona 0 entidad piblica 0 privada, en el transourso de su gestién, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacién a la persona o institucién que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como fa institucién que esta al servicio de la gestion administrativa,. ta informacisn, la investigacién y la cultura. 3. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS Los archivos cumplen con la funcionalidad de manejar, organizar y custodiar la informacién. Pero dichas funcionalidades estan directamente relacionadas con la necesidad de cada organizacion. A continuacién se enuncian tres de los objetives principales de los archivos. 1 Centro de manejos de informacién actives y dinémicos, en el cual se conservan el patrimonio histérico de las corganizaciones. Centro esencial de estudio e investigacion de fuentes primarias. 0 Centro de salvaguarda de informacion de la crganizacién prestando un servicio e administrativa, nite y oportuno en la gestion El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacién organizada, en tal forma que la informacién insitucional sea recuperable para su uso de ia Administracion en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. : Por lo mismo, los archivos harén suyos los fines esenciales del Estado, en particular fos de servr a la comunidad y gerantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucion y los de faciitar la participacion de la comunidad y ol control del ciudladano en las decisiones que los afecten, en los términos previstes por la Ley. 4, IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los archivos son a reseta fisttrica do la organizacion, Los archivos son importantes para la Administracién y la Cuura, porque los documentos que los conforman son® =53> MATERIAL DE APOYO ARCHIVO AN IWNSTRUCTORA: ANGELICA MARIA MONTANO SENA CLEM imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecadentes, Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional, Los archivos constituyen una parte fundamental en los recursos de informacién porque se convierten en la fesefia institucional de cada entidad/ Por tanto, se deben reconocer cierlos tipos documentales de archivo, los cvales cconstituyen su importancia, como fo son: 4.2 Valor Documental Condicién de los documentos que les confiere caracteristicas administrativas, legales, fiscales 0 contables en los archivos de trémite 0 concentracién (valores primarics): 0 bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos histéricos (valores secundarios).. ‘Valor Administrative: Es aquel que posee un documento para el drea productora, relacionada con un trémite, asunto © tema. El valor administrative se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institucién, + Valor Contable: Es aquel que posee un documento que sirve de explicacién, justificacién y comprobacién de las ‘operaciones contables y financieras. * Valor Histérico: Es el que posee un documento como fuente primaria para Ia historia, + Valor Juridico: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o juricicas, * Valor Legal: Es aguel documento que sirve de testimonio ante la ley. ‘+ Valor Primario: Es aquel que tiene el documento a partir de su creacién o recepcién, puede ser legal, juridico, administrativo y contable, + Valor Secunds historica y social. io: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utlidad « Vigencia Documental: Periodo de guarda de la documentacién en el ciclo vital de fos archivos. 5, SERVICIOS DE ARCHIVOS Los servicios se utiizan como una herramienta de la gestién documental, los cuales establecen parémetros de acuerdo con las politicas, ineamientos de la ley 594 del 2000. "Servicio de consulta: Es el servicio mas importante que puede prestar un archivo hacia la administracién organizacional. También es una herramienta de investigacién y toma de decisiones; permitiendo a los usuarios de primera mano la informacion requerida de acuerdo a su necesidad. 1D Servicio do referencia: Este servicio se presia a través de guias, catdlogos e indices vinculando el contenido de la informacion en orden de procedencia de documentos para el acceso tematico de consulta, en el cual podemos ‘encontrar material audiovisual y cartografico. 10 Servicio de vencimiento: Es un servicio que. permite establecer tieripo de duracién en los procasos documentales {eniendo en cuenta los plazos limites para Sus funcionarios o empleados que lleven a cabo préstamos de documentos Uoitos procedimientos de solicitudes. 10 Servicio reprografico: Este servicio consiste en realizar una microfiimacién y digitalizacién a los documentos da valor histérico, con el fin de conservarios y evitar su detegoro.