DESCRIPCION DE PUESTOS.

I. Identificación.
a) Puesto: Secretaria de la gerencia del personal.
b) Número de plazas: Una.
c) Ubicación: Oficinas generales.
Reforma 1211-103
06600, Chihuahua, Chihuahua.
Dependencia: Dirección administrativa.
Dependencia: Relaciones industriales.
Sección: Única.
d) Contactos frecuentes internos:  Funcionarios.
 Empleados.
 Obreros.
e) Contactos frecuentes externos:  Solicitudes de empleo.
 Inspectores del IMSS
 Inspectores de salubridad.
 Inspectores de la SEP
 Visitantes, etc.
f) Empleados subordinados: Un mensajero.
II. Requerimientos mínimos para el puesto.
a) Edad: Mínima: 20 años.
Máxima: 35 años.
b) Escolaridad: Primaria, secundaria, comercio y un idioma.
c) Estado civil: Soltera.
d) Experiencia: Mínima de tres años en actividades similares a
nivel ejecutivo.
e) Capacidad intelectual: Rango III (normal-promedio)
III. Descripción genérica.
La secretaria de la gerencia se aplicará a las órdenes que reciba de su jefe o jefes inmediatos, de
acuerdo con las políticas, procedimientos, programas y normas establecidas por la empresa.
IV. Descripción especifica.
1. Vigilar que el aseo de la oficina del jefe y de la secretaria se haya realizado convenientemente.
2. Preparar el escritorio personal y del jefe.
3. Recoger, abrir, clasificar y repartir la correspondencia diaria.
4. Tomar dictado directamente a la computadora.
5. Conocer diversos paquetes de software que faciliten el trabajo.
6. Hacer, recibir y dar el trámite necesario a las llamadas y mensajes telefónicos.
7. Concertar, confirmar y recordar al jefe citas o entrevistas, dentro y fuera de la empresa.
8. Recibir y atender al público que llegue con la mayor cortesía y eficiencia.
9. Clasificar, registrar y archivar: cartas, notas, documentos, memorándums, oficios, etc.
10. Redactar cartas, notas, circulares, informes, minutas de juntas, etc.
11. Conocer el manejo de toda clase de equipo de oficina.
12. Preparar todo lo relacionado con reuniones.
13. Mantener contacto con el jefe durante sus viajes para informarlo de lo que sucede durante su
ausencia.
14. Atender y tratar de resolver reclamaciones (hasta donde su autoridad se lo permita)
15. Preparar, usar eficientemente y mantener el perfecto orden y actualización, los directorios
telefónicos, interno, externo y el personal del jefe.
16. Vigilar constantemente las agendas de escritorio.
17. Solicitar papelería y guardarla en un lugar apropiado.
18. Vigilar el servicio de mantenimiento y reparación del mobiliario y equipo de oficina.
19. Controlar las tarjetas del reloj checador del personal y comprobar su asistencia.
20. Actuar como edecán o anfitriona en eventos especiales.
21. Atender a los representantes de las asociaciones de beneficencia que soliciten donativos.
22. Controlar la entrada y salida del mensajero.
23. Asegurar con llave los cajones de los escritorios y archiveros antes de retirarse a comer antes
de finalizar las labores del día.
 GRAFICA DE ORGANIZACIÓN.

Numero. Jueves, 03 de mayo, 2018. Horario.

1 Controlar las tarjetas del reloj checador del personal y comprobar su 9:00
asistencia.
2 Vigilar que el aseo de la oficina del jefe y de la secretaria se haya 9:10
realizado convenientemente.
3 Preparar el escritorio personal y del jefe. 9:20
4 Recoger, abrir, clasificar y repartir la correspondencia diaria. 9:40
5 Tomar dictado directamente a la computadora. 10:10
6 Conocer diversos paquetes de software que faciliten el trabajo. 10:40
7 Controlar la entrada y salida del mensajero. 11:40
8 Hacer, recibir y dar el trámite necesario a las llamadas y mensajes 11:50
telefónicos.
9 Concertar, confirmar y recordar al jefe citas o entrevistas, dentro y 12:40
fuera de la empresa.
10 Recibir y atender al público que llegue con la mayor cortesía y 12:50
eficiencia.
11 Clasificar, registrar y archivar: cartas, notas, documentos, 13:20
memorándums, oficios, etc.
12 Redactar cartas, notas, circulares, informes, minutas de juntas, etc. 13:50
13 Conocer el manejo de toda clase de equipo de oficina. 14:00
14 Preparar todo lo relacionado con reuniones. 14:20
15 Mantener contacto con el jefe durante sus viajes para informarlo de lo 14:40
que sucede durante su ausencia
16 Atender y tratar de resolver reclamaciones (hasta donde su autoridad 15:00
se lo permita)
17 Preparar, usar eficientemente y mantener el perfecto orden y 15:10
actualización, los directorios telefónicos, interno, externo y el personal
del jefe.
18 Vigilar constantemente las agendas de escritorio. 15:20
19 Solicitar papelería y guardarla en un lugar apropiado 15:35
20 Vigilar el servicio de mantenimiento y reparación del mobiliario y 15:45
equipo de oficina.
21 Atender a los representantes de las asociaciones de beneficencia que 16:00
soliciten donativos.
22 Actuar como edecán o anfitriona en eventos especiales. 16:40
23 Asegurar con llave los cajones de los escritorios y archiveros antes de 16:59
retirarse a comer antes de finalizar las labores del día.
 PROGRAMA DIARIO DE TRABAJO.

Para realizar. Descripción. Tiempo por Horario

invertir aproximado de
aproximadamente realización.
(en minuto)
Mecanografía o  Informe mensual del dpto. de
captura. ventas. 60 10:00-11:00
 Carta al Lic. Luján. 15 11:00-11:15
 Telegrama al Dr. Sifuentes. 10 11:15-11:25
 Memorándum. 15 11:25-11:40
 Cotizaciones. 60 11:40-12:40

Tomado de o Minuta (junta del personal

notas. asistente) 30 12:40-01:10
o Reporte de visitas. 15 01:10-01:25
o Circular al personal (reunión) 15 01:25-01:40
Llamadas  Lic. Martínez (614-122-0987) 5 01:40-01:45
telefónicas.  Dr. Duarte. 5 01:45-01-50
 Srita. Juana Martínez. 5 01:50-01:55
 Ing. Luján. 5 01:55-02:00
Archivos varios.  Aproximadamente 50
documentos. 60 02:00-03:00
 Reposición de fondo de caja. 60 03:00-04:00
 Solicitud de papelería. 60 04:00-05:00
 Participar en la junta del dpto. 55 05:00:05:55
 Salir a comer. 55 05:55-06:50
Total: 530
 REQUISICIÓN DE COMPRA.
Requisición de papelería y útiles de escritorio.
Articulo Unidad Cantidad.
 Hojas (blancas) Paquete. 10
 Hojas de color. Paquete. 5
 Sobres tamaño carta. Paquete. 4
 Sobres tamaño oficio. Paquete. 2
 Carpetas (amarillas) Paquete. 5
 Carpetas (colores) Paquete. 5
 Broches BACO Caja. 3
 Lápices. Caja. 2
 Plumas negras. Caja. 5
 Plumas azules. Caja. 5
 Plumas rojas. Caja. 2
 Perforadora. Unidad. 3
 Pegamento. Unidad. 5
 Tijeras. Unidad. 2
 Grapas. Caja. 4
 Grapadora. Unidad. 2
 Cinta. Unidad. 6
 Clips. Caja. 4
 Chinchetas. Caja. 3