CHƯƠNG 4

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý

1 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Nội dung
 Tầm quan trọng của việc quản lý phạm vi dự

án
 Phương pháp thu thập và lập tài liệu yêu cầu

 Xác định phạm vi và mô tả nội dung của một

tuyên bố phạm vi dự án
 Tạo bảng phân rã công việc (WBS)

 Xác minh, xác định, kiểm soát phạm vi

 Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý phạm vi dự án.

2 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Giới thiệu

3 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Giới thiệu..
Lập kế hoạch

4 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Quản lý phạm vi dự án là gì?

Ràng buộc tam giác

5 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 Quản lý phạm vi dự án là gì?
Phạm vi (Scope): Tất cả các công việc liên quan trong
việc tạo ra các sản phẩm của dự án và quá trình tạo ra
chúng
Kết quả chuyển giao (deliverable): là một sản phẩm
được tạo ra như một phần của một dự án
Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình liên
quan đến việc xác định và kiểm soát những gì được
hoặc không được thực hiện trong một dự án

6 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Quá trình quản lý phạm vi dự án
Thu thập yêu cầu
Lập kếOutput: Tài liệu yêu cầu, kế hoạch quản lý yêu cầu
hoạch
Xác định phạm vi
Output: Tuyên bố phạm vi dự án, cập nhật tài
Tạo WBS
liệu dự án
Output: WBS, Từ điển WBS, phạm vi cơ sở, cập nhật tài liệu dự án

Xác minh phạm vi

Giám
sátOutput:
và Chấp nhận các kết quả chuyển giao, yêu cầu thay đổi, cập n
kiểm
soát Kiểm soát phạm vi
Output: hiệu suất làm việc, tài nguyên tổ chức, yêu cầu thay đổi,
cập nhât kế hoạch quản lý DA

7 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 1. Thu thập yêu cầu

Yêu cầu: là điều kiện hoặc những gì phải

đáp ứng, hay một hệ thống, sản phẩm, dịch vụ, kết
quả hoặc một bộ phận đáp ứng một cam kết, tiêu
chuẩn, đặc điểm kỹ thuật hoặc tài liệu chính
thức khác.
Dự án CNTT có thể phân thành các yêu cầu
như: khảo sát, phân tích, đặc tả và xác nhận
Phương pháp lặp quan trọng trong xác định
các yêu cầu và trong gian đoạn đầu dự án.

8 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Chi phí sửa lỗi phần mềm

9 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Phương pháp thu thập yêu cầu
Phỏng vấn

Hội thảo

Bảng hỏi và các cuộc điều tra

Quan sát

Tạo mẫu

Công cụ phần mềm

10 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Tài liệu yêu cầu
Tài liệu yêu cầu:
Thường được tạo ra bởi phần mềm
Ở dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ, video hoặc
các phương tiện khác;
Thường được chia thành nhiều loại như: chức
năng, dịch vụ, hiệu suất, chất lượng, yêu cầu
đào tạo...
Kế hoạch quản lý yêu cầu mô tả yêu cầu dự
án sẽ được phân tích, lập tài liệu và quản lý
như thế nào

11 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Tài liệu yêu cầu..
 Ma trận yêu cầu (Requirements Traceability Matrix
- RTM): là bảng liệt kê các yêu cầu, các thuộc
tính khác nhau của mỗi yêu cầu và tình trạng
của các yêu cầu để đảm bảo rằng tất cả các
yêu
Ví dụ cầu được giải quyết
về RTM

12 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Tài liệu yêu cầu..
Ma trận trách
nhiệm: Xác định
xem ai là người
liên quan đến DA
và chịu trách
nhiệm những hoạt
động chủ yếu nào

13 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Tài liệu yêu cầu..
Ví dụ:

GĐ DA Nhóm DA Phòng NCKH Ban GĐ

Khảo sát thực tế S A P
Phân tích – Thiết S A
kế hệ thống
Xây dựng hệ thống S A
Kiểm thử S A P
Chuyển giao A S P

A: Chịu trách nhiệm; P: Người tham gia; S: Ký kết hoàn tất yêu cầu

14 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 2. Xác định phạm vi

Sau khi quyết định chọn DA, phải đưa ra tuyên bố DA.

Tuyên bố dự án công nhận dự án và cung cấp những chỉ

thị về việc quản lý dự án, những mục tiêu của dự án
Các bên liên quan (stakeholders) sẽ ký vào tuyên bố để
xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và mục đích của
dự án.

15 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 2. Xác định phạm vi
Dữ liệu chính cho báo cáo phạm vi dự án

bao gồm:
 Điều lệ của dự án (project charter),

 Yêu cầu tài liệu, tài nguyên của tổ chức (chính

sách, thủ tục liên quan đến báo cáo phạm vi

cũng như hồ sơ dự án),
 Bài học kinh nghiệm từ các dự án tương tự

Theo thời gian, phạm vi của một dự án sẽ trở

nên rõ ràng và cụ thể hơn

16 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 2. Xác định phạm vi..
 Điều lệ dự án: Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao

dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người

trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để
làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án.

 Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ

quan của chính phủ) thành lập dự án, là nơi cung cấp các
nguồn lực cần thiết cho dự án
17 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 2. Xác định phạm vi..
Nội dung của điều lệ dự án:
 Các khó khăn của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến

 Mục tiêu của dự án

 Các yêu cầu đối với dự án
 Phương pháp thực hiện

 Kết quả chuyển giao và mốc đánh giá

 Lợi ích và kinh phí thực hiện dự án
 Nơi cấp phát nguồn lực
 Người quản lý dự án, các bên liên quan

18 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

19 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 Lập kế hoạch phạm vi DA
Là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp nền tảng
về phạm vi của DA. Tuyên bố về phạm vi dự án (scope
statement) gồm:
Kiểm chứng về DA

Mô tả ngắn về sản phẩm của DA

Tổng kết về tất cả các sản phẩm của DA

Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của DA

20 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Tên dự án- (Project Title):
Ngày – (Date): Người viết: (Prepared by):
Lý Giải về dự án (Project Justification):

Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm: (Product

Characteristics and Requirements):
1.
2.
Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án.

Các kết quả liên quan đến quản lý dự án (Project management-related)

deliverables): Tuyên bố phạm vi, WBS, lịch biểu, kế hoạch nguồn lực, báo
cáo hiện trạng, thuyết minh dự án và các tài liệu khác cần để QLDA

Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): Báo cáo yêu cầu, tài
liệu, mã phần mềm, phần cứng..
Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án:
(Project Success Criteria):
21 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 2. Xác định phạm vi..
Sau khi hoàn tất kế hoạch phạm vi, bước tiếp theo là
xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các
công việc nhỏ hơn có thể quản lý được.
Xác định đúng phạm vi

Giúp cải tiến chính xác về thời gian, chi phí, tài nguyên.

Xác định nền tảng để đo hiệu xuất vận hành và điều

khiển DA
Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm của mỗi công việc

22 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 3.Tạo WBS
WBS (Work Breakdown Structure) là một
nhóm kết quả chuyển giao theo hướng các
công việc liên quan đến DA.
WBS là tài liệu nền tảng phục vụ cho việc lập
kế hoạch và quản lý tiến độ, chi phí, nguồn
lực và những thay đổi của dự án
Phân tách: phân dự án thành từng phần nhỏ
Gói công việc: là một nhiệm vụ ở mức thấp
nhất của WBS

23 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 3.Tạo WBS..
WBS tổ chức theo sản phẩm

24 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 3.Tạo WBS..
Ví dụ:
PM Quản lý hoạt động NCKH

Giao diện quản Quản trị trên Hoạt động Hoạt động
lý chung sever NCKH NCKH cán bộ,
sinh viên giảng viên

Hệ thống Báo cáo Thống kê Tìm kiếm

25 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 WBS tổ chức theo pha (Phase)
Level 1 (Dự án tổng thể) PM Quản lý hoạt động NCKH

Level 2

Yêu cầu PM Phát triển hệ thống Chuyển giao Hỗ

trợ
Level 3
Xác định
Thiết Thiết kế Lập Kiểm Làm
yêu cầu
kế logic vật lý trình thử tài liệu

Level 4
Thu thập Đặc tả Cài Quản Hoạt Hoạt Báo cáo,
đặt trị hệ động động tìm kiếm,
môi thống NCKH NCKH thống kê
trường SV CB, GV

26 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 3.Tạo WBS..
1.0 Yêu cầu phần mềm
1.1 Xác định yêu cầu
1.1.1 Thu thập
1.1.2 Đặc tả
2.0 Phát triển hệ thống
2.1 Thiết kế logic
2.2. Thiết kế vật lý
2.3 Lập trình
1.3.1 Cài đặt môi trường làm việc trên server
1.3.2 Quản trị hệ thống
1.3.3 Hoạt động NCKH sinh viên
1.3.4 Hoạt động NCKH giảng viên
1.3.5 Báo cáo, tìm kiếm, thống kê
2.4 Kiểm thử
2.5 Làm tài liệu
3.0 Chuyển giao
4.0 Hỗ trợ
27 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 Biểu đồ Gantt theo tiến trình quản lý DA

28 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Phương pháp tạo WBS
Sử dụng hướng dẫn: tổ chức cung cấp tài liệu
hướng dẫn
Tương tự: xem xét WBS của các dự án tương
tự và thiết kế
Từ trên xuống: bắt đầu với các mục lớn nhất
của dự án và tách dần xuống
Từ dưới lên: bắt đầu với các nhiệm vụ cụ thể
và tổng hợp lên
Mind-mapping: là một kỹ thuật sử dụng các
nhánh tỏa ra từ một ý tưởng cốt lõi để cấu trúc
ý tưởng.

29 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Ví dụ: sử dụng phương pháp Mind-Mapping để tạo WBS

30 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Từ điển WBS và phạm vi cơ sở
Từ điển WBS là tài liệu mô tả thông tin chi

tiết về mỗi mục trong WBS

Phạm vi dự án đã được thông qua, WBS và

từ điển WBS tạo thành phạm vi cơ sở,

được sử dụng để đo lường hiệu suất trong
việc đáp ứng các mục tiêu phạm vi dự án

31 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Nhận xét
1. Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi

trong WBS
2. Nội dung công việc của một mục WBS là tổng

hợp của các mục WBS dưới nó

3. Một mục WBS là trách nhiệm của chỉ một cá

nhân, mặc dù có nhiều người cùng làm mục đó.

4. WBS phải phù hợp với cách thức mà công việc

thực sự sẽ được thực hiện

32 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Nhận xét..
5. Thành viên trong nhóm dự án phải được

tham gia vào việc phát triển các WBS để

đảm bảo tính nhất quán
6. Mỗi mục WBS phải được ghi trong từ điển

WBS
7. WBS phải là một công cụ linh hoạt để

thích ứng thay đổi

33 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Hạn chế trong dự án
Phạm vi dự án quá rộng và hoành tráng có thể
gây ra vấn đề nghiêm trọng dẫn đến dự án
thất bại

34 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 4. Xác minh phạm vi
Xác minh phạm vi liên quan đến việc chấp

nhận chính thức phạm vi dự án đã hoàn thành

bởi các bên liên quan
Xác minh phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi

phạm vi là các công việc rất khó trong thực tế.

Xác định chấp nhận thường thực hiện

cách rà soát khách hàng và kết thúc

kết quả chuyển giao chính.

35 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 5. Kiểm soát phạm vi
Kiểm soát phạm vi bao gồm kiểm soát thay đổi trong
phạm vi dự án
Mục tiêu của kiểm soát phạm vi:
Tác động đến các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi
Đảm bảo thay đổi được xử lý theo thủ tục được xây dựng
như một phần của kiểm soát thay đổi tích hợp
Quản lý thay đổi khi chúng xảy ra
Thay đổi (Variance) là sự khác biệt giữa kế hoạch và
thực tế

36 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Các vấn đề về phạm vi

1. Đảm bảo phạm vi đúng thực tế.

2. Cần có sự tham gia của người sử dụng

trong quản lý phạm vi dự án.

3. Sử dụng phần cứng và phần mềm có sẵn

khi có thể.
4. Thực hiện tốt theo quy trình quản lý dự án.

37 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Đề xuất cải thiện
Xây dựng quy trình lựa chọn dự án tốt và chắc
chắn rằng các nhà tài trợ là tổ chức sử dụng
Người sử dụng tham gia nhóm dự án với vai trò
quan trọng
Có các cuộc họp thường xuyên để xác định
những việc phải làm.
Nên cung cấp tài liệu, thông tin một cách
thường xuyên cho người dùng và nhà tài trợ.
Không hứa cung cấp thông tin khi biết bạn
không thể
Chia sẻ tài nguyên người sử dụng với các nhà
phát triển
38 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 Đề xuất giảm thiểu và thay đổi yêu cầu
Phát triển và thực hiện theo một quy trình
quản lý yêu cầu
Sử dụng các kỹ thuật như tạo mẫu, mô hình
người sử dụng và JAD (joint application
design) để có được sự tham gia của người
sử dụng hơn
Đưa ra yêu cầu bằng văn bản và đảm bảo
chúng được thực hiện
Tạo ra một cơ sở dữ liệu quản lý yêu cầu để
lập hồ sơ và kiểm soát yêu cầu

39 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Đề xuất giảm thiểu và thay đổi yêu cầu..
Cung cấp công cụ thử nghiệm đầy đủ và

tiến hành thử nghiệm trong suốt vòng đời

dự án
Xem xét thay đổi từ góc độ hệ thống

Nhấn mạnh ngày hoàn thành để giúp tập

trung vào những gì quan trọng nhất

Phân bổ nguồn lực đặc biệt để xử lý yêu

cầu thay đổi

40 Quản lý phạm vi QL DA CNTT
 Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo ra một số
tài liệu liên quan đến phạm vi
Bảng tính giúp thực hiện các tính toán tài
chính, các mô hình và phát triển các biểu đồ
và đồ thị
Phần mềm truyền thông như e-mail, Web giúp
làm rõ và trao đổi thông tin
Phần mềm quản lý dự án giúp tạo WBS, cơ sở
cho các công việc trên biểu đồ Gantt
Phần mềm chuyên dụng hỗ trợ quản lý phạm
vi dự án

41 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Microsoft Project

Planner

Asana

Cohuman

Project Management Online

42 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

 Tóm tắt chương
Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quy
trình để đảm bảo rằng dự án giải quyết tất cả
các công việc cần thiết, và chỉ có hoàn thành
công việc cần thiết mới dẫn đến dự án thành
công.
 Quá trình chính bao gồm:
Thu thập yêu cầu
Xác định phạm vi
Tạo WBS
Xác minh phạm vi
Kiểm soát phạm vi

43 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

44 Quản lý phạm vi QL DA CNTT