Capitulo Determinar los requerimientos del proyecto Ahora que tenemos aprobada el Acta de constitucién del proyecto y que hemos identificado a los interesados del mismo, estamos listos para profundizar y descubrir los entregables y los requisitos del proyecto. Eso significa que hemos completado con éxito los procesos de iniciacién y empiezan los procesos de planificacién. Eneste capitulo vamos a definir el alcance del proyecto y qué elementos deben incluirse en este importante documento. Veremos algunas técnicas populares para dar contenido a los requisitos del proyecto y su documentacion. También, echaremos un vistazo a los componentes de un sdlido plan de comunicacién. Todos estos documentos se creardn en Excel. Por ultimo, pero no menos importante, también vamos a crear algunas plantillas de informes para capturar los avances del proyecto. Nos ocuparemos de informes de estado para cada miembro del equipo y para los interesados. Utilizaremos el proyecto Mudanza para que nos ayude con estas tareas, asi que vamos a empezar.CREAR LA DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO La definicién del alcance del proyecto es el primer documento que vamos a crear en el proceso de planificacién. La figura 4.1 muestra una parte del proceso planificacién del proyecto del que hablamos en el capitulo’3 . Planificacion = ened pnd eo Estructura de Descomposicién del Trabajo Figura 4.1, Planificacion de tareas. En el presente capitulo hablaremos acerca de la definicién del alcance de! proyecto, el plan de comunicacin, informe de estado, base de datos de elementos de accién y del registro de eventos. El propésito de la definicién del alcance del proyecto es documentar ios objetivos y los entregables del proyecto junto con las restricciones, supuestos, criterios de aceptacion y otros elementos importantes. Una vez aprobada, la definicién del alcance del proyecto se convierte en la linea de base para las futuras decisiones del proyecto. Dijimos en el capitulo 3 que los objetivos del proyecto son el ‘qué’, lo que el proyecto esté tratando de lograr. La definicion del aleance del proyecto responde mas completamente ala pregunta, iqué estamos tratando de lograr? Es que aqui donde el objetivo del proyecto se desglosa en componentes entregables y luego en la planificacién mas detallada que puede llevarse a cabo. La definicién del alcance es la base para el resto de documentos de planificacion y se convierte en su hoja de ruta para el éxito. Se establece el acuerdo comun entre los interesados y los miembros del equipo acerca de la finalidad del proyecto. En él se detallan los criterios que usted y los interesados usaran para determinar si el proyecto curnplié con su objetivo y se ha publicado correctamente. Es importante dedicar el tiempo necesario para descubrir y documentar todos los entregables del proyecto. Los entregables le ayudaran més adelante en el proceso de planificacién para estimar los recursos, estimar el tiempo, estimar el costo y desarrollar un cronograma del proyecto. La definicién del alcance del proyecto, el cronograma, y el presupuesto son tres de los documentos mas importantes que vamos a crear para el proyecto. Dedique tiempo para hacer estos documentos, tan sélidos y precisos como sea posible. Pronto nos ocuparemos de los cronogramas y presupuestos en el capitulo 8, ‘Construir el cronograma y el presupuesto del Proyecto’.sogers z ene pe ~ Capitulo 4: Determinar los requerimientos del proyecto Una vez que se defina y acuerde el alcance del proyecto, debe hacer que todos los interesados clave firmen indicando su aprobacién. De esta manera, cuando se tengan que hacer cambios, |a definicién aprobada del alcance se puede utilizar como linea de base para la toma de decisiones de cambio. Y por supuesto, usted no querré que los interesados hagan cambios a su antojo mientras se desarrolla el proyecto o el alcance entrara répidamente en una espiral fuera de control, derrotando a todo el duro trabajo que pasé al principio para crear el documento de alcance. Una vez que se apruebe el documento del alcance, no se permitird ningtin cambio, sin pasar por el proceso de control de cambios. vamos a discutir los procedimientos adecuados de control de cambios en el capitulo 9, ‘Establecer los procesos de control de cambios’. La definicién del alcance también se convierte en una forma de gestionar las expectativas de los interesados en el proyecto. Puesto que define claramente,lo que lograré y lo que no lograra el proyecto, hay menos oportunidad para que los interesados digan: "Eso no es lo que yo queria”, cuando se produzcan los entregables finales. Esto no quiere decir que no va a ocurrir, pero usted puede ayudar 2 que los interesados y los miembros del equipo estén conectados con el objetivo y los entregables finales del proyecto haciendo referencia a la declaracién del alcance a lo largo del proyecto. Esto no es tan dificil como cree, porque a medida que avanzamos con la construccién de los documentos de planificacién de proyectos, nos referiremos de nuevo a la definicién del alcance (y los documentos requeridos), que es otra oportunidad para recordar a todos lo que estamos tratando de lograr. | 2 Una declaracién de trabajo (statement of work = SOW) también puede servir como una definicién “nota | del alcance del proyecto. Se utiliza a menudo en la contratacién de los proveedores para realizar el trabajo del proyecto. Una SOW normalmente contiene el mismo tipo de informacién que la definicion del alcance del proyecto. ELEMENTOS PRINCIPALES DE LA DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Los elementos esenciales de cualquier definicién del alcance del proyecto son los objetivos del proyecto, entregables, supuestos y restricciones. (Estos son los mismos elementos de una Declaracién de trabajo (SOW). Sin embargo, la definicién del alcance no se limita a estos elementos. La siguiente lista muestra los elementos principales de una definicién del alcance bien documentada, incluidos los elementos ya mencionados: * Objetivo del proyecto * Descripcién del proyecto + Lista completa de entregables * Criterios de aceptacién ista de exclusiones del alcance Estimados de tiempo y costo de Alto nivel * Cronograma de hitos + Supuestos + Restricciones * Factores criticos de éxito La figura 4.2 muestra una plantilla para la definicidn del alcance del proyecto. También debe grabar el numero del proyecto y el nombre del jefe de proyecto.