MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA ICT BIL.

1/2001

Tarikh : 12 Februari 20001

Masa : 3.00 ptg

Tempat : Bilik Mesyuarat,

Ibu Pejabat Laut Semenanjung Malaysia
Pelabuhan Kelang, Selangor.

Kehadiran :

Y.M. Kapt Raja Malik Saripulazan bin Raja Kamaruzaman Ketua Pengarah Laut (Pengerusi)
Kapt Abdul Rahim bin Akob Pengarah Bahagian HEPP
Tn. Hj. Abdul Jamil bin Murshid Pengarah Bahagian Kawalan Industri
En. Zulkurnain bin Ayub Pengarah Laut Sabah
En. Muhammad Abdul Basar bin Taji Bahagian Keselamatan Pelayaran
En. Shukri bin Hamat KPP Unit Sistem Maklumat
En. Benjamin Bernard Bijion Jabatan Laut Sabah
En. Frank Chee Ho Hoh Jabatan Laut Sarawak
En. Mohd Som bin Mohd Amil Unit Sistem Maklumat
Pn. Sharina bt Mohd Said Unit Sistem Maklumat ( Setiausaha)

Tidak hadir dengan maaf :

En. Baharin bin Abdul Hamid Pengarah Bahagian Khidmat Bantuan

Pn. Hjh. Hairani bt Ibrahim Wilayah Tengah
En. Shahiruddin bin Taib Unit Sistem Maklumat
Pn. Wan Norliza Affandi Unit Sistem Maklumat
Pn. Suhaiza bt Saad Unit Sistem Maklumat
Cik Noorazlina bt Hashim Unit Sistem Maklumat
AGENDA KETERANGAN TINDAKAN

1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengucapkan salam sejahtera kepada para Makluman

hadirin.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa Kapt. Abdul Rahim Makluman

bin Akob telah dilantik sebagai CIO ( Chief
Information Officer ) untuk jabatan ini.

1.3 Pengerusi memaklumkan kepada mesyuarat bahawa Makluman

kerajaan sedang giat berusaha di dalam perlaksanaan
Kerajaan Berelektronik ( E-G ) terutamanya di dalam
‘paperless technology ‘.

1.4 Mesyuarat dimaklumkan juga sebuah syarikat iaitu Makluman

Bolton Consultant Group telah di lantik untuk
mengkaji tentang kecekapan Pelabuhan Jiran jika di
bandingkan dengan Pelabuhan Malaysia. Di antara
perkara yang dibincangkan adalah dibangkitkan
tentang keupayaan pelabuhan negara jiran
melaksanakan perkhidmatan melalui ICT seperti
melakukan pembayaran secara terus atau pembayaran
secara elektronik.

1.5 Pengerusi juga menekankan tentang pembangunan Makluman

pelabuhan Tanjung Pelepas, Johor terutamanya di
dalam memberikan kemudahan sebaik-baiknya selaras
dengan hasrat kerajaan untuk perusahaan yang terbabit
dengan pengangkutan yang melibatkan pengurusan
kontena. Pengerusi dimaklumkan bahawa pelabuhan
Tanjung Pelepas mendapat kutipan yang agak tinggi
untuk dius api dan ini merupakan hasil utama untuk
pelabuhan tersebut.

1.6 Mesyuarat dimaklumkan juga tentang projek Bahagian Keselamatan

pambayaran secara on-line . Projek tersebut akan Pelayaran
dimulakan dengan Lembaga Dius Api iaitu untuk
pembayaran dius api secara on-line kerana ia
mempunyai akaun yang berasingan iaitu akaun sendiri.
Pengarah Bahagian Keselamatan telah diminta untuk
mengenalpasti bank-bank yang menawarkan
perkhidmatan pembayaran secara on-line dan telah
diterimapakai oleh agensi-agensi lain.
 1.7 Mesyuarat dimaklumkan juga tentang projek Makluman
pambangunan pejabat baru iaitu bangunan Ibu Pejabat
Laut yang akan siap pada Julai 2001 dan Pejabat
Wilayah Utara dijangka siap pada bulan November
2001 dan beberapa pejabat lain yang masih dalam
proses. En. Shukri telah diminta untuk merangka pelan En. Shukri
susunatur pejabat yang bercorakkan IT dan berhubung
dengan Unit Pembangunan tentang perancangan
perolehan perkakasan dan pemasangan LAN di dua
lokasi tersebut.

1.8 Mesyuarat seterusnya mencadangkan dan meluluskan Makluman

agenda dan membuat pindaan di para 2 iaitu tentang
pemasangan LAN di Tanjung Pelepas tidak akan
dibincangkan dalam mesyuarat kali ini
memandangkan bangunan tersebut hanya akan siap
dalam tahun 2003.

2.0 KEMAJUAN INTRANET JABATAN LAUT

2.1 Pemasangan talian baru

2.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa talian LAN sedang Makluman

di dalam proses ‘upgrading’ dari 128 kbps ke 256
kbps. Proses tersebut dijangkan siap dalam minggu
ini.

2.1.2 Pemasangan talian internet / intranet

Mesyuarat dimaklumkan tentang masalah Makluman

pemasangan talian internet di Pejabat Pelabuhan
Kuala Besut kerana pihak Telekom masih belum
dapat menyediakan kemudahan internet di kawasan
tersebut. Mesyuarat dimaklumkan juga bahawa
pemasangan talian internet di Pejabat Pelabuhan di
Pulau Tioman masih di dalam proses manakala
pejabat-pejabat yang lain telah selesai.

2.2 Status Sistem-sistem aplikasi

2.2.1Mesyuarat dimaklumkan tentang status 21 sistem Makluman

aplikasi yang terdapat di jabatan ini sama ada di
dalam proses perancangan , pembangunan atau yang
telah siap.
Sistem Seaman.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa perbincangan telah Unit Sistem Maklumat

dilakukan dengan pihak HEPP dan proses penyusunan
semula ke atas pengkalan data dan program-program
aplikasi akan dilakukan untuk melicinkan lagi perjalanan
sistem tersebut.

Sub sistem Pengeluaran Sijil Perakuan Pelaut. ( COC ,

COR dan Buku Pelaut )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pencetak yang telah Unit Sistem Maklumat

dibeli oleh Jabatan Laut Sabah didapati tidak sesuai
semasa pengujian pengguna dibuat walapun pembelian
pencetak tersebut adalah mengikut spesifikasi yang
diberikan oleh pihak Unit Sistem Maklumat. Mesyuarat
dimaklumkan bahawa Unit Sistem Maklumat akan
membuat tinjauan akan hal tersebut sama ada perlu
membuat pembelian baru ataupun hanya melakukan
penambahan modul sistem yang sesuai untuk pencetak
tersebut seterusnya menyelesaikan masalah tersebut.

Sistem Tempahan Peperiksaan ( EXAM )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem tersebut sedang Unit Sistem Maklumat

dalam proses pengujian pengguna dan dijangka akan Bahagian HEPP
memulakan ‘pilot running ‘ mulai 1 Mac 2001.

Sistem MAPASS

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem tersebut telah Makluman

dilaksanakan sepenuhnya di pejabat-pejabat pelabuhan
yang terlibat. Mesyuarat dimaklumkan juga bahawa satu ‘
transaction file ‘ yang menggunakan konsep ‘ batch
updating’ telah diwujudkan bagi menambahkan
keberkesanan dan mempercepatkan lagi perjalanan sistem.

Sub sistem Keizinan Pelepasa Pelabuhan Dan Perkapalan

( PORT CLEARENCE )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa di Wilayah Tengah, Makluman

sebanyak 11 syarikat yang telah mendaftar dan
menggunakan sistem ini manakala di Wilayah Utara
terdapatnya masalah ketidaksediaan kedua belah pihak
iaitu pihak wilayah dengan pihak syarikat perkapalan.
Mesyuarat dimaklumkan bahawa perlunya sekurang-
kurangnya dua orang pegawai untuk melaksanakan sistem
ini dimana seorang akan melaksanakan proses
‘ downloading ‘ permohonan ke dalam sistem MAPASS
dan seorang lagi pegawai untuk memproses permohonan
tersebut.
Pengarah Laut Wilayah Selatan telah diminta untuk HEPP
berbincangkan dengan pihak Lembaga Pelabuhan Johor
tentang cadangan melaksanakan On-line Port Clearence di
Pelabuhan Tanjung Pelepas.

Sistem Pendaftaran Kapal.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat sedikir masalah Unit Sistem Maklumat

di mana server yang sedia ada kurang sesuai dan proses
pemindahan ke server baru sedang dilakukan tetapi server
yang baru pula tidak dapat melaksanakan proses
pencetakan sijil dan hal ini akan diselesaikan secepat
mungkin.

Sistem Perlesenan Bot

Mesyuarat dimaklumkan bahawa latihan pengguna telah Bahagian Kawalan Industri

dilaksanakan. Sistem ini masih tidak dapat dilaksanakan
berikutan dengan masalah penyelarasan prosedur di antara
Semenanjung, Sabah dan Sarawak.

Mesyuarat dimaklumkan juga bahawa terdapat masalah di

mana kekurangan kakitangan yang akan melaksanakan
sistem-sistem di pejabat-pejabat pelabuhan.

Sistem Pemeriksaan Kapal ( SURVEY TRACKER )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa latihan pengguna untuk Bahagian Kawalan Industri

system ini telah dilakukan dan akan mula dilaksanakan Unit Sistem Maklumat
pada 1 Mac 2001.

Sistem Pengeluaran Sijil Keanggotaan Selamat ( Safe

Manning )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa system ini masih di Bahagian HEPP

dalam proses pengujian pengguna. Sistem ini dilaksanakan Unit Sistem Maklumat
mengikut IMO Circular yang terkini dan dijangka akan
dilaksanakan pada 1 Julai 2001.

Sistem Inventori dan Penyelenggaraan Kapal ( SIMS )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu modul telah siap Bahagian HEPP

untuk digunakan manakala dua lagi modul iaitu untuk Unit Sistem Maklumat
penyelenggaraan masih dalam perancangan. Mesyuarat
mencadangkan supaya seorang ‘ consultant ‘ dilantik
untuk merangka jadual penyelenggaraan yang sistematik.
Sistem Gaji Kapal LDA.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa system tersebut adalah Bahagian Keselamatan

mirip dengan sistem Gaji Kapal Korek dan masih Pelayaran
menunggu keputusan pengujian pengguna dari Bahagian
Keselamatan Pelayaran mengenai komen dan perubahan
yang perlu dilakukan agar bersesuaian dengan kehendak
pengguna.

Sistem EPRIB

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bahagian Keselamatan Bahagian Keselamatan

Pelayaran perlu membuat semakan terhadap permohonan Pelayaran
dan status dan keperluan Sistem ERPIRB .

Sistem Penempatan Alat Bantuan Pelayaran

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem ini masih di Bahagian Keselamatan

dalam peringkat pengatucaraan. Sistem ini memberikan Pelayaran
maklumat tentang kedudukan alat bantuan pelayaran Unit Sistem Maklumat
disesuatu tempat.

Sistem Pendaftaran Dokumen ( DOCIS )

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem ini boleh dicapai Wakil-wakil Bahagian

oleh semua kakitangan JLSM dan mereka boleh
memasukkan data mengenai dokumen-dokumen dan buku-
buku rujukan yang ada di tempat mereka. Mesyuarat juga
meminta agar modul pinjaman dan pulangan ditambah ke
dalam sistem.

Sistem Cuti

Mesyuarat dimaklumkan bahawa modul untuk Sistem Makluman

Cuti telah sedia ada di dalam Sistem SISPEN yang
diberikan oleh JPA. Latihan pengguna akan dilakukan dan
seterusnya akan dilaksanakan sepenuhnya dalam bulan
April 2001.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa sistem-sistem aplikasi Makluman

yang lain telah dilaksanakan sepenuhnya di semua pejabat
yang terlibat.
3.0 ON – LINE PANYMENT UNTUK PEMBAYARAN
LDA DAN KWPPL

3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Jabatan ke arah Unit Sistem Makluman

pembayaran secara on-line. En Shukri diminta untuk
membuat ‘ follow up ’ dengan pihak MAYBANK2U
serta bank-bank lain yang menawarkan perkhidmatan
‘ On-line Payment ’.

4.0 PEMASANGAN LAN DI PEJABAT_PEJABAT

BARU

4.1 Ibu Pejabat Laut. Dan Pejabat Wilayah Utara di Pulau

Pinang.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu kajian Unit Sistem Maklumat

mengenai pemasangan LAN di bangunan Ibu Pejabat
Laut yang baru sedang dilaksanakan. Pihak jabatan
juga perlu menulis kepada pihak MAMPU mengenai
hal ini.

Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa konsep Unit Sistem Maklumat

penggunaan komputer di tempat kerja di mana satu
komputer diletakkan di antara dua pekerja adalah
tidak sesuai, oleh itu mesyuarat mencadangkan agar
satu ruang disediakan dan diletakkan beberapa buah
komputer dan boleh digunakan oleh semua pekerja
yang tidak mempunyai komputer sendiri di bahagian
tersebut. Walaubagaimanapun pekerja yang terlibat
secara terus dengan sistem aplikasi akan diberikan
keutamaan untuk memiliki komputer sendiri dimeja
masing-masing.

4.2 Pejabat Jabatan Laut Wilayah Selatan di Tanjung

Pelepas.

Mesyuarat akan membincangkan hal tersebut di Makluman

mesyuarat akan datang memandangkan pejabat
tersebut lama lagi siap iaitu pada tahun 2003.

4.3 Pejabat Wilayah Labuan.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pejabat Jabatan laut Makluman

Sabah secara rasminya dijadikan sebagai Pejabat
Wilayah Labuan mulai 1 Mac 2001.
 Mesyuarat meminta Pengarah Laut Sabah Jabatan Laut Sabah
mendapatkan kelulusan berkenaan pemasangan LAN
di Pejabat Jabatan Laut Sabah yang baru di Kota
Kinabalu dengan pihak MAMPU.

Mesyuarat meminta agar satu justifikasi dibuat Unit Sistem Maklumat

tentang pemasangan LAN di pejabat Labuan sama
ada hendak menggunakan talian yang sedia ada
ataupun membuat pemasangan LAN yang baru dan
seterusya memaklumkan kepada pihak MAMPU.

4.4 Pengerusi mencadangkan agar Ibu Pejabat yang baru

mempunyai ‘friendly counter’ di bahagian pintu
utama pejabat di mana tiada penyambut tetamu Makluman
berada di tempat tersebut melainkan satu mesin atau
alat yang boleh menghubungkan tetamu atau
pelanggan dengan pegawai atau bahagian yang ingin
ditemui serta urusan yang hendak dilakukan dengan
hanya menekan butang di screen sentuh. Cadangan
ini dibuat berdasarkan situasi yang terdapat di sebuah
firma di Australia.

5.0 HAL-HAL LAIN

5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu taklimat Makluman

berkenaan Marine Electronic Highway ( MEH ) akan
diadakan pada 15 Februari 2001 di Bilik Mesyuarat
Utama.

5.2 Mesyuarat juga meminta agar perlantikan Pegawai Bahagian Khidmat Bantuan
Keselamatan IT jabatan dilakukan dan seterunya
diutarakan kepada pihak MAMPU.

5.3 Mesyuarat seterusnya meluluskan minit mesyuarat Makluman

lepas dengan beberapa pindaan di bahagian
kehadiran.

5.4 Mesyuarat meluluskan senarai perlatan komputer yang Makluman

hendak dilupuskan. Mesyuarat dimaklumkan juga
bahawa Jawatankuasa Pelupusan akan meminta
kelulusan daripada pihak MAMPU.
6.0 PENUTUP

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.45 petang. Pengerusi

mengucapkan terima kasih kepada yang hadir.

Pengerusi mencadangkan mesyuarat seterusnya diadakan

di Labuan dalam tempoh sebulan dari tarikh mesyuarat ini
dan seterusnya melakukan pemantauan berkenaan LAN di
pejabat tersebut.

Lampiran yang telah disertakan di dalam mesyuarat

Lampiran 1 : Ringkasan Kemajuan Pembangunan Aplikasi

Lampiran 2 : Kajian Penggunaan Kaedah Pembayaran On-
line ( Online Payment ) LDA dan KWPPL
Lampiran 3 : Peralatan yang dicadang dilupuskan