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El ICBF deberá garantizar que la información que reposa en sus bases de datos
u otros activos de información sean veraces, completos, exactos, actualizables,
comprobables y comprensibles.
Los líderes de procesos del ICBF reportarán las bases de datos y sus
novedades, que contengan datos personales para ser registradas en el aplicativo
de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en
el P12.GTI Procedimiento Registro y Actualización de Bases de Datos
Personales, el cual se puede consultar en el siguiente link:
https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/procesos/p12_gti_procedimiento_interno_registro_bases
_datos_-_datos_personales_v3.pdf
En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la ley;
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política debe ser aplicada por los colaboradores del ICBF, así como por
todos aquellos que actúen como encargados de datos personales cuyo responsable
sea el ICBF.
La recolección y tratamiento de los datos personales por parte del ICBF tiene como
finalidades:
Misionalidad:
Contar con información que permita identificar a los agentes del Sistema
Nacional de Bienestar Familiar en relación con la protección integral de los
niños, niñas y adolescentes.
Responder a las regulaciones del Gobierno en relación con la fuente e
suministro e intercambio de información.
Medir la calidad de la operación de los servicios que presta el ICBF, así como de
los impactos en la población beneficiaria.
Medir la satisfacción de los niños, niñas, adolescentes, adulto mayor, familias
beneficiarias y ciudadanía en general, frente a la prestación del servicio.
Promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la
información recolectada en los diferentes programas de atención.
Colaboradores:
Proveedores:
Seguridad en instalaciones:
Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos
que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el titular de los datos personales
debe dar su autorización previa, expresa e informada para su tratamiento, la cual
deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales
en los siguientes casos:
Ser informado por el ICBF, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
Los derechos de los titulares señalados en la presente política podrán ser ejercidos
ante el ICBF por las siguientes personas:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición el responsable;
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento;
Por estipulación a favor de otro o para otro;
Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección,
actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en el ICBF,
quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el
ICBF como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo por parte del ICBF será de quince
(15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder en dicho término, el ICBF informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin
llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
DEFINICIONES
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su
titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se
requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y
crediticio)1.
1http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/Home/PoliticaProteccionDatosPersonales/SDP_PolDatoPersonal.pdf
http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=1979
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los datos.
ENTRADA EN VIGENCIA
La política de Tratamiento de Datos Personales del ICBF empezó a regir a partir del 25
de noviembre del año 2015, fue actualizada el 7 de diciembre de 2017, y mediante este
documento se ajusta de acuerdo con el mapa estratégico 2019, este ajuste rige a partir
de su aprobación por parte del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
y posterior publicación del 27 de marzo de 2019.