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NOMBRE INSTITUCION

BASES PARA LA ELABORACIÓN

Y GESTION DE PROCEDIMIENTOS

GCAL-M-001-03

GERENCIA DE ___________

NOVIEMBRE 2017
LOGO TITULO: COD.: GCAL-M-001
NOMBRE VERSIÓN: 03
BASES PARA LA ELABORACION Y
EMPRESA GESTION DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/11/2017
PÁGINA: 2/18

ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO: GERENCIA DE _________

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: 17 DE NOVIEMBRE DE 2017
RESPONSABLE DEL ARCHIVO Y MODIFICACIÓN: GERENCIA DE ___________
RESPONSABLE DE LA REVISIÓN Y PUESTA AL DÍA: NOMBRE RESPONSABLE

NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y REGLAS CITADOS:

NOTA : Todos los procedimientos realizados conforme a las versiones anteriores de este
procedimiento no serán modificados y adaptados al formato establecido por la presente versión hasta
que sea necesario realizar sobre ellos modificaciones o puestas al día, momento que será
aprovechado para adecuarlos a la presente versión.
Los procedimientos que se elaboren a partir de la recepción de este documento se regirán por las
bases contenidas en él.

Edita: GCIA.DE _________ Aprueba: GCIA.DE ________ Redacción / Puesta al día

Fdo: FIRMA RESPONSABLE Fdo: FIRMA RESPONSABLE Fdo: FIRMA RESPONSABLE

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DIFUSIÓN

GERENCIA:
GENERAL
CALIDAD
RECURSOS HUMANOS
FABRICACIÓN
PRODUCTO-PROYECTO

RESPONSABLE DE:
MOD. CALIDAD
MOD. RECURSOS HUMANOS
MOD. FABRICACION
MOD. TRATAMIENTOS TERMICOS
MOD. LOGISTICA
MOD. COMERCIO EXTERIOR
MOD. LOGISTICA
MOD. CONT/TESORERIA
MOD. COMPRAS
MOD. INFORMATICA
SEGURIDAD INDUSTRIAL
CONTRALORIA

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ÍNDICE:

CAPÍTULO
PÁGINA

I OBJETIVO 5

II ÁMBITO DE LA APLICACIÓN 5

III DEFINICIONES 6

IV PRINCIPIOS BÁSICOS 6

V RESPONSABILIDADES 6

VI PROCEDIMIENTO DETALLADO 9-15

VII ANEXOS 16-20

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I.-OBJETIVO

El presente documento tiene por objeto definir la metodología a seguir para la redacción,
presentación, codificación, difusión y archivo de todos los procedimientos elaborados en NOMBRE
DE LA EMPRESA.

II-ÁMBITO DE LA APLICACIÓN

Este documento deberá aplicarse en la elaboración de todos los procedimientos que afecten al
ámbito interno de la empresa.

Estos documentos se clasificarán en función de su finalidad, de su relación con otros procedimientos y

de su campo de aplicación como:
 PROCEDIMIENTOS MARCO
 PROCEDIMIENTOS ASOCIADO
 PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

III-DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO: Documento que establece la finalidad y el campo de aplicación

de una actividad y que especifica como realizarla.
Un procedimiento puede incluir los métodos a emplear, la lista
de equipos y materiales exigidos, así como el orden de las
operaciones.

PROCEDIMIENTO MARCO: Documento que tiene por objeto definir las reglas de
funcionamiento y/o los procesos de decisión válidos para toda
la empresa.

PROCEDIMIENTO ASOCIADO: Documento que tiene como objeto definir las reglas de
funcionamiento y/o los procesos de decisión que afecten a dos
o más áreas de actividad.

PROCEDIMIENTO ESPECIFICO: Procedimiento relativo a una actividad localizada o a un

proyecto particular.

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IV-PRINCIPIOS BÁSICOS

“Toda empresa celosa, por alcanzar sus objetivos, experimenta la misma imperiosa necesidad
de disponer de reglas.
Estas reglas descriptivas de los procesos constituyen todo un saber hacer de la empresa. Son, por otra
parte, la base necesaria para todo verdadero progreso, dando un carácter de duración a las mejoras
aportadas a los procesos. Debe ser verificada la conformidad de la situación respecto a las
disposiciones preestablecidas y la adecuación de estas últimas al objetivo buscado”.

V-RESPONSABILIDADES

V.1. ELABORACIÓN, DIFUSIÓN Y ARCHIVO

La elaboración, redacción, revisión, distribución, archivo e implantación de cualquiera de los
procedimientos es responsabilidad del área que tiene asignada la función a la cual se refiere
dicho procedimiento.
El original de todos los procedimientos MARCOS Y ASOCIADOS vinculados a la Gestión de
Calidad de la empresa, deberán obrar en poder de la Gerencia de ___________. La
responsabilidad de su envío a la Gerencia de ____________ corre a cargo de las áreas
emisoras, una vez difundida la versión definitiva.
El archivado de los PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS es responsabilidad de las áreas que
lo generan (incluido el original).
A la recepción de una nueva versión de un procedimiento, los afectados por su aplicación
destruirán la versión anterior.
La Gerencia de __________ recibirá una copia de los PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS y
le será enviada una copia siempre que se produzca una actualización de estos documentos.
La elaboración, redacción, modificación, distribución, archivo y puesta en aplicación del
presente documento es responsabilidad de la Gerencia de _______________.

V.2. APROBACIÓN
Todo procedimiento deber ser sometido a una fase probatoria antes de su difusión e
implantación definitiva. El responsable del área que realiza el procedimiento, realizará una
primera difusión del mismo a los responsables de su aplicación. En esta fase, el procedimiento
es aplicable y será especialmente útil en los procedimientos Marcos y Asociados para verificar
si las competencias de los diversos sectores de actividad están completadas de forma correcta
en el procedimiento y si existen dificultades de orden práctico que deban ser corregidas. En el
período de 15 días los sectores que consideren necesaria la realización de alguna modificación,
la sugerirán por escrito al responsable de la elaboración del procedimiento para que considere
la introducción de la misma. Una vez superada esta fase probatoria, que servirá para

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afinar el procedimiento e introducir eventuales correcciones, los procedimientos serán firmados

conforme al siguiente cuadro:

FIRMAS
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS EDICION APROBACION
MARCO AREA EMISOR GERENTE GENERAL
ASOCIADO AREA EMISOR GERENTE AREA
ESPECIFICO AREA EMISOR GERENTE AREA

V.3. COORDINACION
La función de coordinación del archivado de los originales de los PROCEDIMIENTOS MARCOS
Y ASOCIADOS es ejercida por la Gerencia de ____________. Con el fin de garantizar que la
última edición ha sido difundida y está en vigencia, todos los originales de estos procedimientos
deberán ser remitidos para su archivo a la Gerencia de __________. De estos procedimientos sólo
podrán circular los timbrados con la sigla “COPIA”, en color rojo.
Igualmente se debe hacer llegar el archivo informático a la Gerencia de ___________ para tener el
respaldo del conjunto de Procedimientos.

V.4. MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS

En las modificaciones que no implican necesariamente un cambio de versión en el procedimiento,
podrán ser modificadas y difundidas solamente las hojas implicadas. Estos cambios no deben
alterar la correlación de las páginas. Esta hojas deben ser difundidas a todos los afectados,
siendo el encargado de la documentación del sector quien deberá actualizar la HOJA DE VIDA
DEL PROCEDIMIENTO (esta hoja siempre debe estar al final del procedimiento), registrando
una síntesis de la modificación, el motivo y la fecha de la actualización. Los cambios de versiones
también llevan el mismo tratamiento en la hoja de vida.
La fecha de las páginas de actualización o modificación debe corresponder a la fecha de entrada en
vigencia de las modificaciones o cambios, sin embargo la fecha de las otras páginas deben
permanecer, no así cuando se modifica la versión.

V.5. ANULACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

Determinadas circunstancias, como el cese de la actividad a que estaba destinado, puede dar lugar
a la anulación de un procedimiento. Cuando el área toma esta decisión, lo comunicará a todos los
destinatarios de la difusión, quienes procederán a la destrucción del mismo. La Gerencia de
________________ eliminará, si se trata de un procedimiento Marco o Asociado, el título del
procedimiento anulado de su índice y guardará el documento original por un año, o cinco años si el

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procedimiento afecta la Seguridad o Reglamentación, aplicando un sello con la leyenda

“ANULADO” en cada una de las páginas del documento. El código asignado al procedimiento
anulado y su última versión, permanecerá vacío en el índice con la leyenda “ANULADO”, por
espacio de un año. Pasado ese tiempo, el área emisora del procedimiento anulado podrá utilizar el
código para un nuevo procedimiento.

VI.- PROCEDIMIENTO DETALLADO

La redacción de un procedimiento debe obedecer a un objetivo concreto, precisando EL QUÉ,

EL QUIÉN/QUIÉNES Y EL CÓMO, constitutivos del FONDO del procedimiento.
RENAULT
QUE: Objeto/finalidad del procedimiento. El objetivo del procedimiento debe ser claro y preciso, y
responder por completo a los objetivos de la empresa. El principio en el que se basa debe ser
exhaustivo, realista, claro y preciso.

QUIEN: Las responsabilidades y deberes de las personas implicadas en el procedimiento deben quedar
claramente definidas. Se hará constar el responsable de la función.

COMO: El principio básico debe ser desarrollado de forma detallada en el procedimiento. Debe estar
realizado de modo que el cumplimiento estricto de lo establecido en el procedimiento permita
alcanzar el objetivo buscado.

VI.1. ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO

Cada procedimiento deberá constar de las partes siguientes:
 Portada
 Hoja de entrada en vigencia
 Hoja de difusión
 Indice de procedimiento
 Desarrollo del procedimiento
 Flujogramas
 Anexos
 Hoja de vida del procedimiento

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VI.1.1. PORTADA.

La portada deberá realizarse conforme al ANEXO 1 del presente procedimiento. En ella

deberá constar:

 Logo EMPRESA
 Título del procedimiento
 Código
 Estamento emisor
 Fecha de edición

VI.1.2. HOJA DE ENTRADA EN VIGENCIA (como ejemplo ver página N° 2)

En esta hoja se consignarán:
 Estamento que elabora y establece el procedimiento
 Fecha de entrada en vigencia
 Estamento responsable de las modificaciones y el archivo.
 Nombre del responsable de la redacción del mismo y de su puesta al día (propietario).
 Relación de Normas, Procedimientos, Reglas de Calidad u otros documentos que se citan
en el procedimiento y se han servido de base para la elaboración del mismo. En el caso
de procedimientos, se citará el código pero no la versión, para evitar actualizaciones
continuas.

VI.1.3. HOJA DE DIFUSIÓN (como ejemplo ver página N° 3)

En esta hoja se relacionarán todos los responsables a quienes se ha enviado una copia oficial
del procedimiento así como el estamento o área al que pertenecen.
Por razones prácticas de continuas actualizaciones, no se emplearan nombres propios.

VI.1.4. INDICE DEL PROCEDIMIENTO (como ejemplo ver página N° 4)

Se seleccionarán de forma ordenada los capítulos, indicando a la derecha de la página el
comienzo de cada uno.
Los capítulos irán numerados en romanos y escritos en mayúsculas.

VI.1.5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Todos los procedimientos deberán estar redactados en castellano.

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Para el desarrollo del procedimiento, se seguirá el siguiente esquema. Cada uno de los
apartados es un capítulo.

A) OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.

Expresar de una manera clara el fin perseguido por el procedimiento. Puede hacerse
referencia al procedimiento MARCO o Regla de Calidad que se quiere desarrollar y al
procedimiento base sobre el que se apoya la redacción del procedimiento.
Si es un procedimiento ASOCIADO, citará su relación con el procedimiento MARCO.

B) AMBITO DE LA APLICACIÓN.
Expresar, de una manera clara, el fin perseguido por el procedimiento. Puede hacerse
referencia al procedimiento MARCO o Regla de Calidad que se quiere desarrollar y al
procedimiento base sobre el que se apoya la redacción del procedimiento.
Si es un procedimiento ASOCIADO, citará su relación con el procedimiento MARCO.

C) DEFINICIÓN Y ABREVIATURAS.
Deberán definirse los términos empleados en el procedimiento.
Todas las abreviaturas y siglas que sean mencionadas en el procedimiento y que no sean
explicadas al menos una vez en el desarrollo del mismo, deberá figurar en este apartado
debidamente desarrolladas.
D) PRINCIPIO BÁSICO.
Exponer con precisión la razón o razones que animan el procedimiento y que son la base de
su realización.
Las razones de la implantación del procedimiento deber ser documentadas en este capítulo,
así como los límites de la actividad a la que va destinado.
Hará referencia a las competencias del sector emisor del procedimiento en la materia y
mencionará las áreas que se verán implicadas por la aplicación del mismo en vistas a
conseguir el objetivo buscado por la aplicación del procedimiento.

E) PROCEDIMIENTO DETALLADO.
Es la parte central del procedimiento y que debe contener clara y detalladamente las fases de
aplicación del mismo, el modo operatorio o de análisis, los documentos a emplear, la
actualización y el archivo de los mismos, las responsabilidades de las personas implicadas.
El desarrollo de este capítulo debe estar regido por la respuesta a las preguntas QUÉ hay que
hacer, CÓMO hay que hacerlo y QUIÉN debe hacerlo.

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Debe buscarse que la estricta aplicación de lo contenido en este capítulo consiga el objetivo
pretendido por el procedimiento.
La utilización de sinópticos puede ayudar a la mejor comprensión del desarrollo del
procedimiento y, en general, deben realizarse en todos los procedimientos.

F) ANEXOS
Este capítulo estará destinado a contener los modelos de documentos a utilizar y los
flujogramas que por su extensión no quepan en la exposición del procedimiento o es
aconsejable presentar desarrollados como complemento del detalle del procedimiento.
Los ANEXOS se identificarán con números. El formato de las hojas de los anexos será el
mismo que el del resto de hojas del procedimiento. Los documentos preconizados por el
procedimiento o por el procedimiento MARCO, serán representados en la hoja de anexo,
aunque en tamaño adaptado a las dimensiones de la hoja.
Si fuera necesario utilizar varias hojas para el contenido de un ANEXO, se señalizará de la
forma siguiente :
Ejemplo: ANEXO 1, ANEXO 1 (continuación)…. ANEXO 1 (fin).
VI.2. FORMATOS.
El procedimiento se redacta, tomando como ejemplo este procedimiento.

VI.2.1. PORTADA
El formato de la portada será conforme al modelo presentado en el ANEXO 1.

Debe contener: TITULO DEL PROCEDIMIENTO

CODIGO Y VERSION
AREA EMISORA
FECHA DE LA ÚLTIMA EDICIÓN.

VI.2.2. FORMATO PÁGINAS

El formato del encabezado de páginas será conforme al ANEXO 2.
En la casilla 1 se indicará el departamento responsable de la elaboración del procedimiento.
En la casilla 2 el título del procedimiento indicará de forma resumida el objetivo principal del
procedimiento.
En la casilla 3 figurará:
 Código
 Versión
 Fecha
 N° de página del total de páginas del procedimiento, incluido los
anexos.

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