Administrasi Personalia Profesional

Sugeng Darmanto, SE, CPHR, CG

 Outline
• Tugas dan Tanggung Jawab Personalia
• Pengorganisasian, Perencanaan program & Pengendalian
Unit Personalia
• Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia
• Proses & Prosedur Recruitment
• Remuneration Management
• System Penilaian Kinerja Karyawan
• Perizinan Ketenagakerjaan
• Promosi, Mutasi, Demosi serta PHK
• Handling Karyawan Tetap, PKWT, Harian Lepas & PKL
• Training & Evaluasi
• BPJS
• Sistem Dokumentasi
History Of HR
 Manajemen SDM
• Tugas dan Tanggung Jawab
– Perencanaan SDM
– Pengadaan SDM
– Pengembangan SDM
– Pemeliharaan SDM
 Personalia Vs HRD

• Personalia
Personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM pada
hal-hal yang terkait administratif yang mengatur hubungan
industrial antara perusahaan dan karyawannya. Pengelolaan
dari fungsi personalia ini antara lain bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran
benefit lainnya. Termasuk di dalamnya pinjaman karyawan,
absensi, pencatatan cuti tahunan, filling dokumen dan
rekruitmen.
 Personalia Vs HRD
• HRD
Sedangkan HRD (Human Resource Departement) memiliki
ruang lingkup tanggung jawab yang lebih luas. HRD mengelola
seluruh sumber daya manusia di perusahaan menjadi SDM
berkualitas yang mampu memenuhi sasaran strategis
perusahaan. Beberapa aspek yang menjadi tanggungjawab
HRD diantaranya Personel Management, meliputi proses
fungsi perencanaan strategis tenaga kerja (HR Planning), HR
Budgeting, Assessment, Recruitment & Selection, Hiring and
Termination, Career Development, Organization
Development, Performance Management, Industrial
Relationship, Pension, Training, dan System Development dan
General Affairs
TUGAS & TANGGUNG JAWAB
PERSONALIA
 Administrasi Personalia
1. Usaha-usaha yang dilakukan secara maksimal untuk
mengelola bidang kepersonalian dalam suatu
perusahaan dengan berbagai teknik yang effective,
alat, Policy & Procedure yang sistimatis untuk
mendukung kelancaran operasional perusahaan.

2. Meliputi semua fungsi HRD Management, sentral

data, sentral komunikasi dan sentral koordinasi.
PERSONEL FUNCTION
 Tugas & Tanggung Jawab Personalia

• Fungsi Administrasif terhadap seluruh kegiatan

ketenagakerjaan
• Menyediakan dan membuat data/ catatan/ arsip
seluruh kegiatan ketenagakerjaan
• Membuat SOP terhadap seluruh kegiatan
ketenagakerjaan
• Melakukan perbaikan & pengembangan terhadap
system kepersonaliaan dan disesuaikan dengan
kondisi saat ini
 Tugas & Tanggung Jawab Personalia

• Melakukan koordinasi dengan departemen lain

dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan
• Melakukan sosialisasi semua program kepersonaliaan
kepada seluruh karyawan & wakil karyawan
• Laporan yang baik & efektif
• Dokumentasi Data yang baik dan efektif
 Tugas & Tanggung Jawab Personalia

• Administrasi Personalia
– Data Kontrak
– Penggajian
– Absensi
– Cuti
– Ijin Meninggalkan Pekerjaan
– Surat Ijin Tidak masuk Kerja
– Surat Peringatan
– Surat Perintah Dinas
– Laporan Perjalanan Dinas
– Surat Tugas
– Mutasi
– Promosi/ Demosi
PENGORGANISASIAN, PERENCANAAN PROGRAM &
PENGENDALIAN UNIT PERSONALIA
 Organisasi

• Organisasi adalah sistem saling pengaruh antar orang

dalam kelompok yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu
• Misi Organisasi adalah berbicara tentang apa yang
organisasi harapkan
• Visi Organisasi adalah berbicara tentang bagaimana
untuk mencapai misi tersebut
 Organisasi

Owner/
Direktur

Operational Operational Operational

Direktur

Operational Sales Finance & HRGA

Manager Manager ACC Manager Manager
 Organisasi

Presiden
Direktur

Direktur

GM GM Sales/ GM Finance/
GM HRGA
Operasional MKT Acc

Manager Manager
Manager IR Manager GA
Personell Training
 Organisasi

GM HRD

HRD Manager GA Manager

Personalia Recruitment General Service Pool Car

Comben Industrial Relation Safety Canteen

Training Etc.
Perencanaan Program & Pengendalian Unit Personalia

• Perencanaan Program harus dikoordinasikan dengan

departemen/ pihak terkait

• Pengendalian berdasarkan budget, efektifitas, dan

goal perusahaan

• Contoh kegiatan personalia :

– Penyusunan Forecast Manpower yang disesuaikan dengan
kebutuhan produksi
PROSES & PROSEDUR RECRUITMENT
Recruitment Effect
 Proses & Prosedur Recruitment
• Permintaan Karyawan
Berisi tentang spesifikasi dan jumlah kebutuhan karyawan

• Searching
Mencari calon karyawan, baik melalui media masa maupun job fair

• Interview
Proses mengenal karyawan lebih jauh

• Test dan Selection

Psikotest untuk lebih mengenal calon karyawan dari sisi psikologis

• Test Kesehatan
Memastikan kesehatan calon karyawan, sehingga tidak mengganggu
selama masa pengenalan di perusahaan
 Proses & Prosedur Recruitment

• Proses Penerimaan Calon Karyawan :

– Internal
– Eksternal
– Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja
• Security
• Catering
• Transportasi
 Searching ……..

•• Metode
Metode Internal
Internal • Metode Eksternal

– Iklan
– Pengumuman
– Pengumuman
Internal
Internal – Internet
– Penawaran
– Penawaran – Head Hunter
Lowongan
Lowongan – Pameran Tenaga
Kerja
– Referensi Karyawan
– Kerjasama
 Screening …….

• Seleksi Administrasi

– Nama
– Alamat
– Pendidikan
– Sertifikat
– Referensi
– Pengalaman Kerja

“Pastikan Membawa Dokumen Asli”

 Interview …

• Interview Awal

– Pencocokan Data
– Tujuan Calon Karyawan
– Pengalaman Kerja
– Penampilan
 Interview …

• Interview User

– Hard Kompetensi

– Kasus/ Pengalaman
 TEKNIK MELAKUKAN WAWANCARA :
• Menciptakan dan menjaga suasana yang
baik.
– Adakan Pembicaraan Pemanasan, perkenalan…
– Kemukakan Tujuan …
– Timbulkan Suasana yang rilex tetapi profesional
– Timbulkan perasaan bahwa dia adalah orang
yang penting, informasi yang diberikan sangat
diperlukan sebagai pertimbangan
• Mengadakan Probing: PROBES adalah cara
menggali keterangan yang lebih dalam, dilakukan
dalam hal :
– Apabila jawaban tidak relevan dengan jawaban.
– Apabila jawaban kurang jelas atau kurang lengkap.
– Apabila ada dugaan jawaban kurang mendekati
kebenaran.

• Jalin Rapport/ Hubungan dengan baik

• Untuk beberapa case lakukan mirroring
Latihan Interviewer
Kenali tanda dishonesty
 Test And Selection

• Technical Test

– Test yang berhubungan dengan

bidang pekerjaan
– Test yang berhubungan dengan latar
belakang pendidikan
– Pelaksanaan technical test ini
tergantung dari kebijakan
perusahaan atau user
 Test And Selection

• Psikotest

– Motif (Kraepelin)
– Sifat (Grafis)
– Konsep Diri (DISC)
 Administration

• Test Kesehatan

– General Check Up
– Check Up untuk penyakit – penyakit tertentu saja
• Untuk MCU, pihak Personalia harus dapat melakukan
kerjasama dengan klinik, laboratorium, rumah sakit
untuk pemeriksaan karyawan
 Pasca Seleksi
• Pasca seleksi
– Rekap hasil seleksi
– Pembuatan rekomendasi

• Pasca Rekrutment
– Pengurusan administrasi
– Pembuatan ID Card
– Induksi karyawan
– Pembagian seragam
– Perkenalan
– dll
 Administration

• Surat Administrasi yang dibutuhkan

– Surat Panggilan Interview
– Surat Pengantar Medical Check Up
– Surat Pengantar Psikotest
– Surat Panggilan Kerja
ADMKAR
 Administrasi Karyawan
• Memasukan data file karyawan ke dalam
Sistem administrasi karyawan
• Hal – hal yang terkait dengan ADMKAR :
– Berkas Lamaran - Copy KTP
– Berkas Recruitment - Grade
– Kontrak - Joint Date
- Gaji
– Perubahan Data
- dll
 Menuju Administrasi Personalia 4.0

• Penggunaan teknologi sebagai langkah

perbaikan yang dilakukan oleh administrasi
personalia adalah salah satu bentuk adaptasi
terhadap di era digitalisasi, dimana pada era
ini keterbukaan informasi diharapkan mampu
mengurasi resistensi terhadap personalia
– Absensi online
– Informasi aturan internal perusahaan secara
online
– Maksimalisasi penggunaan RFID
Contoh gambaran penggunaan RFID
RENUMERATION
 Remuneration Management

• Struktur Upah dan Skala Upah

• Gaji Pokok/ Upah Pokok
• Allowance
• Insentif
• Overtime
 Struktur Upah dan Skala Upah

• Struktur Upah
Susunan nominal upah terendah hingga upah tertinggi dalam
satu perusahaan

• Skala Upah
Range/ rentang/ kisaran nominal upah terendah hingga upah
tertinggi dalam satu golongan jabatan
 Compensation & Benefit
Jenis Kompensasi
Finansial langusng
Finansial tidak langsung
Literature Indonesia
Base Pay • Upah Pokok / Dasar
Pay For Performance • Tunjangan Tetap
- Merit Tunjangan Jabatan
- Incentive Tunjangan keluarga
- COLA Tunjangan Masa Kerja
- Bonus Tunjangan Perumahan
- Reward Tunjangan Hari Raya
- Gain Sharing • Tunjangan tidak tetap
- Profit Sharing Tunjangan Transport
- ESOP Tunjangan Makan
Insentif / Premi
Benefit Kesejahteraan
• Protection Program • Jamsostek (hari tua,
• Reimbursed Firms kecelakaan kematian,
Away From Work kesehatan)
• Employee Services • Fasilitas
• Perquities (tambahan) - KB/Penitipan Anak
- Perumahan
- Ibadah
- Olah raga / Kantin
- Kesehatan / rekreasi
 Komponen Upah
• Upah Pokok
– Upah pokok sedikitnya 75 % dari total THP
– Tuntutan Pembayaran Kadaluarsa setelah 2 tahun
– Pengusaha wajib menyediakan fasilitas kesejahteraan dengan
memperhatikan kebutuhan pekerja dan kemampuan perusahaan

• Tunjangan Tetap
– Dibayarkan bersamaan dengan pembayaran upah lainnya
– Tidak Terkait dengan kehadiran atau prestasi kerja

• Tunjangan Tidak Tetap

– Dibayarkan secara tidak tetap
– Terkait dengan kehadiran/ lokasi kerja atau syarat lainnya
 Lembur
• Dasarnya Kepmen 102 Tahun 2004
• Berlaku bagi seluruh perusahaan kecuali sektor usaha tertentu atau
pekerjaan tertentu
• Waktu lembur hanya dilakukan maksimal 3 jam sehari dan 14 jam
seminggu, tidak termasuk kerja lembur pada waktu istirahat
mingguan atau libur resmi
• Pemberian makan minum, tidak dapat digantikan dengan uang
• Pekerja yang termasuk pada golongan jabatan tertentu, tidak
berhak atas upah kerja lembur “dengan syarat upah yang lebih
tinggi”
• Golongan jabatan tertentu adalah mereka yang memiliki tanggung
jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana dan pengendali
jalannya perusahaan, yang waktu kerjanya tidak dapat dibatas
menurut waktu kerja perusahaan sesuai dengan perundangan yang
berlaku
 Perhitungan Lembur

• Berdasarkan Permenaker 102/ 2004

– Upah lembur perjam adalah 1/173 x upah sebulan
– Upah lembur pada hari libur nasional
• Upah x 1/173 x Jumlah Jam lembur x rasio pertambahan *
Jam ke 1 s/d 8 : x 2,0
• Jam ke 9 : x 3,0
• Jam ke 10 dst : x 4,0
– Upah lembur pada hari kerja biasa
• Upah x 1/173 x Jumlah Jam lembur x rasio pertambahan *
• Jam 1 : x 1,5
• Jam selanjutnya : x 2,0
 Contoh Kasus
• Dalam sebuah perusahaan PT. XXX,
mempunyai karyawan dengan nama A-J, pada
hari minggu A-E lembur dari jam 07.00 –
12.00, sedangkan F-G baru memulai pada
pukul 13.00 – 16.00
• F-J, pada hari seninnya harus melakukan
lembur mulai jam 16.00 – 19.00
• Hitung lemburan mereka jika gaji mereka
masih UMK sebesar Rp. 2.720.000,-
 THR
• Dasarnya Permenaker 04 tahun 1994
• Dibayarkan kepada :
– Pekerja dengan masa kerja minimal 3 bulan
– Sebesar 1 bulan upah, bagi yang bekerja 12 bulan terus
menerus atau proposional bila kurang dari 12 bulan
– Selambatnya 7 hari sebelum hari raya
– Kepada pekerja yang di Putus Hubungan Kerjanya 30 hari
sebelum hari raya

• Tidak Dibayarkan kepada :

– Kepada PKWT yang berakhir hubungan kerjanya sebelum
Hari Raya
 Hak Normatif
• Hak Normatif adalah hak – hak pekerja yang telah
dilindungi dalam undang – undang

• Hak Normatif :
– Upah Minimum
– Upah Lembur
– Hak Cuti
– BPJS
– Pemenuhan K3

• Mogok kerja akan tetap bayar apabila dilakukan sesuai

dengan prosedur dan menuntut hak – hak normatif mereka
 Sistem Comben yang baik

• Patuh ( Comply ) dengan aturan yang berlaku

• Melaksanakan ketentuan PP, PKB dengan
konsisten
• Internal Equity
• Kesesuaian dengan culture dan kemampuan
perusahaan
• Efisien Administrasi
• Dikomunikasi dengan serikat pekerja dan
dipahami dengan baik
Administrasi Personalia harus tahu …

SISTEM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

 Penilaian Kerja Karyawan
• Dijelaskan oleh Schuler dan Jackson sebagai pengertian dari
suatu sistem formal yang terstruktur dan mengukur,
menilai, dan mempengaruhi berbagai sifat yang berkaitan
erat dengan pekerjaan, perilaku, serta hasil, termasuk
diantaranya adalah tingkat ketidakhadiran.

• Fokus dari penilaian kinerja karyawan tersebut adalah

untuk mengetahui seberapa besar produktifitas seorang
karyawan dan apakah karyawan tersebut bisa berkinerja
baik atau lebih efektif pada masa-masa yang akan datang,
sehingga para karyawan, organisasi, dan masyarakat secara
keseluruhan semuanya bisa memperoleh manfaat.
 Sistem Penilaian Kinerja Karyawan

• Penilaian terhadap prestasi karyawan, oleh

perusahaan (atasan) dalam 1 periode tertentu
secara adil dan objektif
 Penilaian Kerja

• Evaluasi Performance Karyawan

• Improve Kinerja Karyawan
• Dasar Recruitment dan Seleksi
• Training
• Perencanaan Karir
• Kompensasi
• Hubungan Internal Karyawan
Contoh penilaian
 Penggunaan Penilaian Kerja

• Bagi Karyawan :
– Motivasi untuk pengembangan diri

• Bagi Perusahaan
– Perbaikan performance perusahaan
– Kompensasi
– Analisa kebutuhan training
– Evaluasi & pengembangan
– Feedback
– Dokumentasi
– Mapping Internal
Administrasi Personalia harus tahu …

PERIZINAN
 Perizinan Ketenagakerjaan
• Wajib lapor perusahaan (1 tahun sekali), UU No 7
• Peraturan Perusahaan/ Perjanjian Kerja Bersama (2
tahun sekali )
• Ijin Penangkal Petir ( 2 tahun sekali )
• Ijin Instalasi Listrik (5 tahun sekali)
• Ijin Pesawat angkat/ angkut (1tahun sekali)
• Ijin Bejana Tekan (5 Tahun sekali)
• Jamsostek
• K3
• Upah Minimum Propinsi/ Kabupaten/ Sektoral
 Mutasi,Promosi, Demosi
• Mutasi
Mutasi adalah hak pengusaha untuk melakukan pemindahan seorang pekerja pada
suatu jabatan ke
jabatan lain baik di dalam lingkungan perusahaan ataupun diantara unit
perusahaan ke unit perusahaan lainnya yang mempunyai jabatan dan golongan
gaji yang sama dengan jabatan dan atau golongan gaji sebelumnya.

• Promosi
Promosi adalah hak pengusaha untuk melakukan pengangkatan seorang pekerja
pada jabatan tertentu yang lebih tinggi dan ataupun golongan gaji yang lebih tinggi
dari sebelumnya berdasarkan atas kemampuan dan kinerja Pekerja tersebut.

• Demosi
Demosi adalah hak pengusaha untuk melakukan penurunan jabatan seorang
pekerja pada suatu jabatantertentu yang lebih rendah dan atau golongan gaji yang
lebih rendah dari sebelumnya oleh karena adanya pelanggaran perjanjian kerja
bersama dan atau ketidakmampuan pekerja di dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya.
 Penanganan Karyawan Kontrak, HL dan PKL

• Rambu – rambu PKWT

– Bentuk PKWT
– Syarat – syarat kerja
– Berakhirnya PKWT
– Ganti Rugi
– Syarat Pekerjaan PKWT
– Jangka Waktu/ perpanjangan/ pembaharuan PKWT
– Syarat perpanjangan/ pembaharuan PKWT
 PKWT
No Item
PKWT - 01 PKWT - 02 PKWT - 03 PK - HL

1 Perjanjian Tertulis Tertulis Tertulis Tertulis

2 Syarat Pekerjaan Sekali selesai/ sementara - Tergantung pada musim/ - Berhubungan dengan Berubah - ubah dalam hal
Sifatnya yang didasarkan atas cuaca produk, kegiatan baru/ waktu dan volume pekerjaan
selesainya pekerjaan tertentu - Memenuhi pesanan/ tambahan yang masih
target tertentu dalam percobaan
- 1 Jenis pekerjaan pada - Diluar jam pekerjaan yang
musim tertentu biasa dilakukan
- Pekerjaan tambahan perusahaan

3 Masa Percobaan Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
Jangka waktu Perj.
4 Max 3 Tahun Max. 2 Tahun Max. 2 Tahun Dibawah 21 hari/ bulan
Kerja
5 Perpanjangan Tidak Ada 1 Kali max 1 tahun 1 Kali max 1 tahun Tidak ada

- Ada sebelum pembaharuan

6 Jeda waktu 30 hari Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
- Dapat diperjanjikan lain

7 Pembaharuan Ada: 1 kali max. 2 tahun Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
Max. 7 hari setelah tanda Max. 7 hari setelah tanda Max. 7 hari setelah tanda
8 Pencatatan Max. 7 hari setelah bekerja
tangan tangan tangan
9 Pelanggaran PKWTT sejak terjadinya PKWTT sejak mulainya PKWTT sejak mulai terjadi PKWTT sejak mulainya
pelanggaran hubungan kerja penyimpangan hubungan kerja
Note
PKWT - 01 Perjanjian Kerja untuk pekerjaan yang sekali selesai/ sementara sifatnya, yang penyelesaiannya paling lama 3 tahun
PKWT - 02 Perjanjian Kerja untuk pekerjaan yang bersifat musiman
PKWT - 03 Perjanjian Kerja untuk pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru
PK - HL Perjanjian Kerja Harian Lepas
 PKWT & PKWTT

• PKWT ;
– PKWT untuk pekerjaan sekali selesai atau sementara sifatnya
– PKWT untuk pekerjaan musiman
– PKWT untuk pekerjaan produk baru
– Perjanjian Kerja untuk harian lepas
– Tidak diperkenankan melalui masa percobaan

• PWTT
– Melalui masa percobaan selama 3 bulan
PENGUKURAN KOMPETENSI
 Pengukuran Kompetensi
• Adalah cara penilaian kemajuan kemampuan
karyawan terhadap pencapaian standar
kompetensi dan kompetensi dasar.

• Penilaian suatu kompetensi dasar dilakukan

berdasarkan indikator-indikator, baik berupa
domain kognitif, afektif, maupun psikomotor.
Diagram Kompetensi

Standart Competence

Actual Competence
 Standart Pengukuran Kompetensi

• Struktur Organisasi
• Job Description
• Job Specification
 Hasil Pengukuran Kompetensi

• GAP Kompetensi
• Pengembangan Kompetensi
• Pemetaan Skill karyawan
• Training Plan FY 191
Administrasi Personalia harus tahu …

TRAINING & EVALUASI

• Training merupakan solusi yang tepat, hanya
apabila:
– Terjadi kesenjangan kinerja (lack of performance) yang
penting
– Kesenjangan tersebut disebabkan kesenjangan
knowledge/skill
– Individu memiliki potensi untuk menyerap /
mempraktekkan pelatihan yang didapat
– Individu belum pernah mendapatkan
pelatihan yang sama sebelumnya
• Training bukan menjadi solusi apabila masalahnya
adalah :
– Recruitment, selection atau problem karena kompensasi.
– Kebijakan dan prosedur.
– Kesalahan dalam coaching
– Peralatan, mesin, atau sumber daya yg sudah tidak layak
– Masalah pengaturan secara fisik.
– Masalah motivasi (tidak ‘mau’,
bukan tdk ‘mampu’)
 Training Program
• Training Need Analysis.
• Internal Trainer.
• In-house & public training.
• Training Budget.
• Training modules.
• Training evaluation.
• Standard competency.
• Competency based training program.

72
 Peran TNA Dalam Proses Training

• TNA adalah langkah pertama dalam training process

model
• Penilaian TNA meliputi:
- Analisa Organisasi
- Analisa Permasalahan
- Analisa Individu (senior, junior)
TNA BERDASARKAN ADDIE MODEL
 3 TIPE ANALISA TNA
• Analisa Organisasi
Untuk meluruskan training dengan strategi bisnis dan untuk
memastikan adanya sumber dan dukungan managerial mengenai
training.
• Analisa Permasalahan
– Untuk mengidentifikasi pekerjaan penting yang berhubungan dengan
permasalahan dan pengetahuan, ketrampilan, kepribadian,
kemampuan.
– Untuk menetapkan jika isi dan aktivitas tetap dengan pengalaman
kerja trainee.
– Untuk mengembangkan pengukuran dan isi yang berhubungan,
sasaran, dan metode.
 3 TIPE ANALISA TNA
• Analisa Individu
Untuk memastikan bahwa trainee mempunyai ketrampilan
dasar, motivasi, prasyarat ketrampilan atau kepercayaan diri.
 Tujuan Evaluasi Training
• Tujuannya adalah
- Menentukan pengaruh bisnis
- Improvisasi model dari pengalaman belajar
- Menentukan cukup atau tidaknya isi training
 SUMMARY
• Level I: Evaluate Reaction
• Level II: Evaluate Learning
• Level III: Evaluate Behavior
• Level IV: Evaluate Results
• Level V : ROI (Return on Investment)
 Kendala yang dihadapi
• Pola Lama
• Malas
• Sibuk
• Banyak Tekanan/ Stress
• Sok Tahu

Hindari !!
• Tampil tidak siap dan tidak
terorganisir
• Terlambat memulai dan mengakhiri
pelatihan
• Terkesan tidak sesuai jadwal
• Kurang waktu istirahat
• Menanggapi pertanyaan secara tidak
tepat
• Menggunakan alat bantu dengan
tidak profesional
• Tidak melibatkan peserta
• Tidak membina rapport
• Menampilkan kebiasaan-kebiasaan buruk
• Humor yang tidak tepat
• Sok tahu dan tidak mengakui kesalahan
• Menggunakan bahasa dan pengucapan
yang tidak tepat
• Tidak memperbaharui materi dan kurang
info terbaru
Manfaat bagi perusahaan
• Peningkatan Produktivitas Kerja
• Hubungan serasi atasan dan
bawahan
• Meningkatkan semangat kerja
• Keterbukaan menejemen

Manfaat bagi Karyawan

• Meningkatkan kompetensi
• Semangat untuk meningkatkan
kemampuan kerja
• Meningkatkan :
– Kepuasan Kerja
– Motivasi Kerja
– Loyalitas
Administrasi Personalia harus tahu …

BPJS
 UU SJSN dan UU BPJS

”1 JANUARI 2014, PT ASKES (PERSERO) MENJADI BPJS KESEHATAN”

• BPJS sebagaimana dimaksud:
 Sistem Jaminan Sosial Nasional
3 Azas 5 Program 9 Prinsip
Jaminan Kegotong-royongan
Kemanusiaan
Kesehatan Nirlaba
Manfaat Keterbukaan
Jaminan Kehati-hatian
Keadilan sosial Kecelakaan Kerja Akuntabilitas
bagi seluruh
Jaminan Hari Tua Portabilitas
rakyat Kepesertaan wajib
Indonesia Jaminan Pensiun
Dana amanat
Jaminan Hasil pengelolaan dana
Kematian digunakan seluruhnya
untuk pengembangan
program dan sebesar-
besarnya untuk
kepentingan peserta
 PERBEDAAN ASURANSI SOSIAL & KOMERSIAL

Sosial Kepesertaan Komersial

Wajib bagi Kepesertaan
seluruh (100%) Sukarela
penduduk

Non Profit Profit

Manfaat Manfaat sesuai

Komprehensif dgn premi yg
dibayarkan

JAMINAN
KESEHATAN
NASIONAL
 PERTANYAANNYA: SIAPAKAH
BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL (BPJS) KESEHATAN?
Jawabannya: PT Askes (Persero) yang BERTRANSFORMASI
Menjadi BPJS Kesehatan Per 1 Januari 2014

2013 2014 - 2019 CAKUPAN

SEMESTA 2019

ASKES
Badan Hukum PRIVATE
Di bawah Menteri BUMN
Semula Hanya Untuk Jaminan
Kesehatan PNS dan Pensiunan
TNI/POLRI + Prts Kem + Vet
Badan Hukum PUBLIK
Langsung Bertanggung Jawab Kepada PRESIDEN
Untuk Mengelola Jaminan Kesehatan
SELURUH RAKYAT INDONESIA
BPJS KESEHATAN
 HAK DAN KEWAJIBAN PESERTA
HAK PESERTA KEWAJIBAN PESERTA

a. Memperoleh identitas a. Membayar iuran

Peserta
b. Melaporkan data
b. Memperoleh manfaat kepesertaannya kepada
pelayanan kesehatan di BPJS Kesehatan dgn
fasilitas kesehatan yg menunjukkan identitas
bekerjasama dgn BPJS Peserta pd saat pindah
Kesehatan domisili &/atau pindah
kerja.

JAMINAN
KESEHATAN
NASIONAL
Iuran BPJS Ketenagakerjaan
 Total Potongan untuk BPJS
• BPJS Kesehatan 1%
• BPJS Ketenagakerjaan JHT 2%
• BPJS Ketenagakerjaan Pensiun 1 %

• Total 4 % potongan karyawan

Administrasi Personalia harus tahu …

SYSTEM PELAPORAN
 System Dokumentasi yang efektif
• Berdasarkan :
– Periode waktu tertentu
– Jenis pekerjaan
– Departement/ bagian
– Lokasi, Usia, Agama, Jenis Kelamin
– Kode atau nomor baku
 Periodical Reports
Weekly & Monthly report :

• Karyawan • Training
– Total karyawan per dept. – Number of training conducted
– Total mandays – Total employees attended
– Total manhours – Total manhours used
• Medical
• Accident – Total clinic visits
– Number of accident – Total employees sick
– Man hours lost – Total manhours lost
– Total sick leave granted
• Employees discipline – Total medical cost
– Warning letters issued • Recruitment & Selection
– Counseling done – Applications received
– Number of candidates interviewed
/ tested
– Total new hired
– Total leaving
93
 Kompetensi Administrasi Personalia
• Mengetahui proses ketenagakerjaan
• Menguasai proses administrasi kepegawaian
• Mengerti sistem dokumentasi dan pelaporan
yang baik
• Mengerti dan mengetahui tujuan dari
perusahaan
• Disiplin, teliti, tegas dan berwibawa
For Other discussion please contact: sdarmanto77@gmail.com