CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

Dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se genera gran

cantidad de documentos tales como: programas, manuales, procedimientos,
formatos, registros, entre otros, los cuales si no se organizan se convierten en un
dolor de cabeza para las personas que deben organizarlos, ya que puede conllevar
a:

PERDIDA DE INFORMACION: que en muchas ocasiones es muy importante, ya

que se pueden extraviar documentos con información de tipo legal y que son vitales
para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

PERDIDA DE TIEMPO: en la búsqueda, modificación o actualización de algún

documento.

SEGURIDAD DOCUMENTAL: debido a la falta de procedimientos que limiten el

acceso a ciertos documentos de carácter confidencial, por esto es muy importante
diseñar un sistema de control documental bien organizado, para crear y dar
seguimiento a los documentos del SG-SST.

Lo primero que debemos conocer es, cuales documentos se deben conservar y

durante cuánto tiempo.

En el Decreto 1072 de 2015, su Artículo 2.2.4.6.12, define los documentos que la

organización debe mantener disponibles y debidamente actualizados, tales como:

 La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el

representante legal y revisado anualmente.
 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua
del SG-SST.
 La identificación anual de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.
 El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico
de la población trabajadora.
 El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y
el responsable del SG-SST.
  El programa de capacitación anual en SST, así como su cumplimiento
incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los
trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
 Los procedimientos e instructivos internos de SST.
 Registro de entrega de equipos y elementos de protección personal, registro
de entrega de los protocolos de seguridad de las fichas cuando aplique y
demás instructivos internos de SST.
 Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y
las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de SST y los soportes
de sus actuaciones.
 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales.
 La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad
y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
 Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores.
 Formatos de registros de las inspecciones de las instalaciones, maquinas o
equipos ejecutadas.
 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General
de Riesgos Laborales que le aplican a la empresa.
 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos
prioritarios.
 Los documentos pueden existir en papel, memoria, óptico o electrónico,
fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del
desarrollo del SG-SST.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS QUE SOPORTAN EL SISTEMA DE

GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN LE TRABAJO.

La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de manera

que sea clara y entendible por las personas que tienen aplicarla o consultarla.
Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario, difundirse y
ponerse a disposición de los trabajadores en lo que le compete. Cada empresa debe
implementar un mecanismo para la conservación de estos documentos, ya sea de
manera física o en forma digital y protegerlos contra el daño ocasionado por el paso
del tiempo, el clima, polvo, plagas y/o roedores. También, debe diseñar un
procedimiento para la creación de dichos documentos con el cual sean fácilmente
verificables.

El Decreto 1072 de 2015, establece cuales documentos se deben conservar por 20

años después de terminada la relación laboral con el trabajador, como son:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores.
 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas a fines a la
Seguridad y Salud en el Trabajo, los resultados de los exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios, estarán bajo custodia y a cargo del médico
correspondiente.
 Resultados de mediciones y monitoreo de los ambientes de trabajo.
 Registro de actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y
cumplir un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.

Los documentos se identifican con un encabezado, que contiene los siguientes

elementos para su fácil identificación:

 Logo de la empresa.
 Nombre del Sistema de Gestión.
 Nombre del documento.
  Código del documento.
 Fecha de aprobación del documento.
 Versión del documento.

EJEMPLO

Nombre del Sistema de Gestión

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Código: SG-SST-

Logo de la Y SALUD EN EL TRABAJO 01.
empresa Versión: 01
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y Fecha de
CONTROL DE DOCUMENTOS. aprobación:
16/05/2019

Nombre del documento

SEGUIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

 Los documentos se revisan periódicamente y se actualizan según las

necesidades, con el fin de asegurar que continúen siendo aplicables o deben
ser modificados.
 El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad de la
persona encargada del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo y los líderes de procesos, los cuales deben asegurar su aplicación e
informar de los que estén antiguos, fuera de uso o vigencia.
 Se realiza el control de documentos mediante el listado de documentos, en
el cual se deben ingresar de forma organizada los documentos que han sido
creados y se deben retirar los que ya no están vigentes.
 En el listado se puede encontrar como mínimo los siguientes aspectos:
- CODIGO DEL DOCUMENTO.
- TITULO.
- VERSION.
- UBICACIÓN.
- RESPONSABLE.