Snabbguiden innehåller skärmbilder som skapats i Windows® XP.

Det kan hända att de ser annorlunda ut i andra operativsystem.

2
Varför är PDF-filer så populära?
PDF (Portable Document Format) har utvecklats som standard när
dokument ska utbytas mellan olika plattformar och datormiljöer.
Det finns över 200 miljoner PDF-dokument på webben.
Huvudanledningarna till att formatet har blivit så populärt är:
• Integritet: PDF-filerna ser ut precis som originaldokumenten.
Utseendet bibehålls när filerna distribueras – oavsett plattform,
operativsystem, installerade teckensnitt eller lokala inställningar
på datorn eller enheten.
• Filstorlek: I många fall kan PDF-filer vara mer kompakta än
källdokumenten – perfekt vid filöverföring.
• Säkerhet: PDF-filer kan signeras digitalt och skyddas med
lösenord för att förhindra obehörig åtkomst.
• Fildelning: Det grundläggande dokumentinnehållet kan frysas,
men samtidigt finns det kommentar- och markeringsverktyg som
möjliggör samarbete och granskning av dokument.

Vad kan man göra med PDF Professional?

I Nuance® PDF Converter Professional 7 från Nuance Communications
Inc. har du en funktionsspäckad lösning för hantering av PDF-filer. Det
går att låsa upp och öppna PDF-filer i version 1.7 och tidigare för att visa
och redigera filer, lägga till kommentarer samt sätta ihop sidorna till en
ny fil. Det går att skapa PDF-filer i versionerna 1.3–1.7 (samt PDF/A).
PDF-filerna kan låsas upp och återanvändas i andra program.

Programmet består av tre delar för skapande, redigering och upplåsning

av PDF-filer. Alla tre installeras och aktiveras i samma process.

3
Skapa PDF-filer
I Nuance® PDF Create 7 kan du skapa PDF-filer från en rad
olika filformat. I dialogrutan Skriv ut i alla program med
utskriftsfunktion läggs det till en skrivare som heter ScanSoft
PDF Create!.
Med PDF Create-assistenten kan du sammanställa en lista över alla filer
som har skapats i olika program. Det går också att skapa PDF-filer från
XPS-filer.
De enskilda filerna kan konverteras till separata PDF-filer. Du kan också
välja att kombinera filerna, lägga över dem eller sammanställa dem i
paketfiler. När du arbetar i Microsoft® Word™, Excel® eller PowerPoint®
kan du skapa en PDF-fil genom att starta programmet direkt från
dokumentet. Vid konvertering kan hyperlänkar och kommentarer
överföras och du kan ange att bokmärken ska skapas med utgångspunkt
från strukturen i Word-dokumentet, kalkylbladen i Excel eller sidorna i
PowerPoint-presentationen. Det går även att överföra
dokumentinformation (metadata). Vid arbete i Microsoft Outlook® och
Lotus Notes® kan du spara filer som har bifogats till meddelanden i PDF-
format. När du skriver ett nytt meddelande eller besvarar ett meddelande
kan du välja en fil i annat format på datorn, konvertera den till PDF och
bifoga den.
PDF-filer kan skapas i version 1.3–1.7 samt PDF/A. Du kan skydda filerna
med lösenord och lägga till vattenstämplar. Med hjälp av inställningarna
för komprimering och teckensnitt har du fullständig kontroll över PDF-
filens storlek och utseende.

Redigera PDF-filer
Med Nuance PDF Converter Professional får du maximal
kontroll över PDF-filerna tack vare ett gränssnitt som gör det
enkelt att bläddra i och läsa filerna. Du kan redigera sidor och
dokument, lägga till kommentarer och granska dem, ändra dokumentets
säkerhet, signera dokument med mera. Det går att sammanfoga PDF-
dokument från flera olika källor och byta plats på sidorna i dokumentet.

4
Programmet är ett effektivt dokumenthanteringssystem som används för
att skapa arkiv av relaterade dokument så att du kan indexera och söka i
dem. I Enterprise-versionen får du tillgång till olika dokumenthante-
ringssystem direkt i programmet. Du kan använda dem för att arkivera
PDF-dokumenten.

Exportera PDF-filer
I Nuance® PDF Converter 7 kan du låsa upp PDF- och XPS-filer
och redigera dem i formaten Microsoft® Word™, Microsoft®
Excel®, Microsoft® PowerPoint® och Corel® WordPerfect™ samt
som rtf-filer. Du kan också öppna PDF- och XPS-filer direkt från dessa
och andra program, för att där redigera och spara dem i önskat filformat.
Det går att konvertera PDF-filer upp till och med version 1.7. Krypterade
PDF-filer kan öppnas med hjälp av lösenord.

Installation och aktivering

När du installerar PDF Converter Professional 7 identifieras automatiskt
tidigare programversioner och komponenter och du tillfrågas om du vill
avinstallera dem. Du bör vara inloggad som administratör när du
installerar och aktiverar programmet. Du måste ha tillgång till Internet
för aktivering.

1. Sätt i CD-skivan i CD-ROM-enheten

Installationsprogrammet startas automatiskt. Om ingenting händer letar
du reda på CD-ROM-enheten i Utforskaren och dubbelklickar på
autorun.exe-filen för programmet. Välj språk för installationen. Guiden
InstallShield® visas.
(Om du har hämtat programmet från Nuances webbplats behöver du
bara dubbelklicka på filen autorun.exe.)

2. Licens och serienummer

Du måste godkänna licensavtalet för att kunna fortsätta. Du måste ange
ett serienummer. Det hittar du på CD-fodralet, Nuances webbplats eller
den återförsäljarwebbplats där du har hämtat programmet.

5
Vissa återförsäljare ger dig tillgång till serienumret i efterhand genom att
återgå till beställningen. Tänk på att förvara serienumret säkert, det
kontrolleras visserligen bara fullständigt när produkten aktiveras, men
du behöver det också om du måste installera om programmet.
Observera att serienummer aldrig innehåller bokstaven O, utan siffran 0.

3. Plats och installationstyp

Vid installationen föreslås en standardplats till programmet. Du kan
godkänna förslaget eller ange en annan plats. Välj Fullständig eller
Anpassad installation. Välj Anpassad installation för att ange om du
vill installera komponenten för upplåsning av filer. Välj också Anpassad
installation om du vill aktivera eller inaktivera integration med PDF
Converter och PDF Create i andra program. Enligt standardinställningen
är alla program upptagna på panelen Integrering med PDF Converter
Professional i guiden InstallShield aktiverade. Du kan ändra integra-
tionsinställningarna senare genom att välja programmet under Lägg till/
Ta bort program på Kontrollpanelen. Klicka på Ändra och sedan på
Reparera.

4. Klicka på Slutför
I slutet av installationen kan du registrera programmet. Välj Registrera
online för att koppla upp dig till Nuances webbplats. Här finns ett
enkelt, elektroniskt formulär som du kan fylla i. Det tar bara en liten
stund. När du har fyllt i formuläret klickar du på Skicka. Om du inte vill
registrera programmet eller vill ha en påminnelse senare, kan du gå in på
http://www.nuance.com och registrera dig när som helst. Klicka på
Support och välj Produktregistrering i fönstret som öppnas. Nuances
sekretesspolicy innehåller information om hur registreringsuppgifterna
hanteras.

5. Aktivera
Du ombeds aktivera produkten i slutet av installationen. Observera att
det kräver en Internetuppkoppling. Om serienumret finns där du har
lagrat produkten och har angetts korrekt behöver du inte göra något
under aktiveringen. Observera att inga personuppgifter överförs. Om du

6
inte aktiverar produkten vid installationen ombeds du göra det varje
gång du startar programmet. I PDF Converter Professional skapas PDF-
filer med en testvattenstämpel på varje sida om du använder programmet
utan att aktivera det. Om du inte aktiverar programmet någon av de fem första
gångerna du startar det måste du aktivera produkterna manuellt var och en för sig,
vilket är betydligt mer tidskrävande.

Du kan installera om programmet några gånger utan att få problem

med att omaktivera det, eftersom det finns ett deaktiveringssteg i
avinstallationen. Du måste ha serienumret för att kunna installera om
programmet och vid deaktivering och reaktivering krävs tillgång till
Internet.

Du får råd och hjälp rörande registrering och aktivering i Nuances

kunskapsdatabas på http://knowledgebase.nuance.com/.
Obs! Behåll serienumren för tidigare programversioner så att du kan installera
dem på andra datorer vid behov.

Använda hjälpen
Guiden är tillgänglig som PDF-fil på CD-skivan och i programmappen
efter installation. Du kan även öppna den från panelen Om. Om
programvaran levereras elektroniskt finns PDF-filen på hämtningssidan
och medföljer vid hämtning.
Nuance PDF Converter Professional har en omfattande elektronisk hjälp
i html-format. Använd Hjälp-menyn för att öppna inledningen.
Tryck på F1 för att öppna hjälpen. Normalt visas det avsnitt
som behandlar den panel som för närvarande är öppen. I vissa
dialogrutor finns det Hjälp-knappar.
En Viktigt-fil med den senaste informationen finns på CD-skivan och i
programmappen. På Nuances webbplats hittar du information om
programmet, en kunskapsdatabas som uppdateras regelbundet samt
användargrupper.
Obs! Systemkraven anges på förpackningen och i hjälpen.

7
Starta programmet
Välj Nuance PDF Professional 7 i Start-menyn. Följande poster visas:

Välj detta alternativ för att starta

huvudprogrammet och redigera
PDF-filer.

Välj detta alternativ för att Välj detta alternativ för att skapa
konvertera PDF-filer till fullständigt PDF-filer från en eller flera källfiler.
redigerbara dokument.

8
 Skapa PDF-filer

Översikt över PDF-framställningen

Du kan skapa PDF-filer från de platser som beskrivs i tabellen och

följande avsnitt:

Plats Källfiler Konverteringsmetod Mål

En eller flera filer Direktkonvertering från
Arkiv-menyn eller Nuance PDF
på datorn eller i Urklipp, bildläsare eller filer.
Arkiv-verktygsfältet Professional som
dokumenthanterings- PDF Create-assistenten för
i Nuance PDF aktuellt PDF-
system, bildläsare att skapa, kombinera eller
Professional dokument
eller Urklipp lägga över filer
Individuella inställningar.
Aktuellt dokument i Fördefinierat eller
Dialogrutor för utskrift Du kan vanligtvis ange
arbetsprogrammet via Spara som
sidintervall
Start-menyn i Microsoft
Windows (samt En eller flera filer på
PDF Create-assistenten, Användardefinierad.
skrivbordet, datorn eller i ett
med hjälp av profiler; ej stöd Till fil på datorn, till
snabbstartsfältet och dokumenthanterings-
för sidintervall e-post eller båda
aktivitetsfältet om så system
önskas)
Direktkonvertering med hjälp Fördefinierat eller via
Snabbmenyn i En eller flera hela filer av vald profil och anvis- Spara som till fil på
Utforskaren på datorn ningar för dokumentsam- datorn, till e-post eller
manställning båda
Direktkonvertering med
aktuella inställningar. Via Spara som till fil på
Microsoft Word Hela den öppna
Inställningar av Word och datorn, till e-post eller
(knappen Skapa PDF) Word-filen
allmänna inställningar kan båda
göras från Word
Öppen arbetsbok/ Direktkonvertering med Via Spara som till fil på
Microsoft Excel öppet kalkylblad i aktuella inställningar (kan datorn, till e-post eller
(knappen Skapa PDF)
Excel göras från Excel) båda
Microsoft Direktkonvertering med Via Spara som till fil på
Hela den öppna
PowerPoint 2007 aktuella inställningar (kan datorn, till e-post eller
presentationen
(knappen Skapa PDF) göras från PowerPoint) båda

9
 Plats Källfiler Konverteringsmetod Mål
Direktkonvertering av alla
Microsoft Outlook En eller flera Fördefinierat eller via
bifogade filer eller med
och Lotus Notes bifogade filer i ett Spara som till fil på
alternativruta.
(utgående) e-postmeddelande datorn
Inställningarna kan öppnas
Microsoft Outlook Direktkonvertering med
En eller flera filer PDF bifogad till öppet
och Lotus Notes aktuella inställningar (utan
på datorn meddelande
(inkommande) tillgång till inställningar)
Direktkonvertering med
Via Spara som till fil på
Microsoft Internet Aktuell webbsida eller aktuella inställningar.
datorn, till e-post eller
Explorer länk till annan sida Inställningarna kan öppnas
båda
från Utforskaren

10
Skapa PDF-filer från PDF Professional

Klicka på (Ny PDF) i huvudverktygsfältet i PDF Professional eller

välj Ny PDF på Arkiv-menyn. Se bilden nedan. Du kan skapa en tom
PDF-fil eller välja Från fil och markera en eller fler filer i dialogrutan
Öppna, även om de har skapats i andra program. De tre kommandon som
följer ger dig full kontroll över skapandeprocessen genom PDF Create-
assistenten. Du kan också dra och släppa önskad fil (som har skapats i
ett program med utskriftsfunktion) till arbetsytan i PDF Converter
Professional. Detta fungerar på samma sätt som när man väljer
alternativet Från fil.

Direktkonvertering med befintliga

inställningar från dialogrutan
Egenskaper för ScanSoft PDF
Create! som du kan öppna via
Arkiv – Skriv ut. Flera val tillåtna,
en PDF skapas av varje fil.

Direktkonvertering av
det aktiva innehållet i
Urklipp med befintliga De här kommandona styrs
inställningar. genom Create-assistenten där
inställningarna görs via profiler.

Direktkonvertering via bildläsarens

eget gränssnitt, du kan mata in
flera sidor samtidigt med
automatisk arkmatare.

11
Skapa PDF-filer från dialogrutan Skriv ut
I dialogrutan Skriv ut (som finns i alla program som du kan skriva ut
från) läggs det till en PDF Create-skrivare. Ladda en fil som du vill skapa
en PDF av och välj sedan Arkiv > Skriv ut. Välj ScanSoft PDF Create!
som skrivare. Ange sidintervall och andra inställningar om så önskas. En
PDF-fil skapas (värdet för antal kopior ignoreras). Klicka på Egenskaper
för att kontrollera eller ändra PDF Create-inställningarna. Klicka på OK
för att skapa PDF-filen. Dialogrutan Spara som visas som standard, men
du kan även ange inställningar för att spara under Egenskaper > PDF-
inställningar.

Använda PDF Create-assistenten

Assistenten öppnas från Start-menyn i Microsoft Windows. Här kan
du sammanställa en lista över de filer som ska konverteras, oavsett vilket
program filerna skapats i. Dessa filer kan ha skapats i olika program.
Välj om du vill kombinera filerna i den angivna ordningen för att skapa
en enda stor PDF-fil eller om filerna ska konverteras var och en för sig.
Uppsättningar av filer kan slås ihop till en enda PDF. Du kan även välja
att lägga över filerna vid konvertering. I assistenten kan du använda
profiler för att styra PDF-processen. Profilerna innehåller en uppsättning
inställningar utformade för ett visst resultat. Programmet innehåller sju
profiler och du kan skapa fler vid behov. Hjälpen innehåller mer
information om detta.

12
 Ta bort markerade Flytta markerade filer Ta bort alla filer
filer från listan uppåt eller nedåt från listan

Dra och släpp källfiler till området

eller klicka på Lägg till

Sammanställningsanvisningar*

Välj profil

Här visas de aktuella Klicka här för att Klicka här för att Ändra
inställningarna för att starta PDF- ändra inställningar profilinställningar
spara processen för att spara

* Övriga sammanställningsanvisningar:
• Kombinera filer till en enda PDF (i visad ordning och med
möjlighet att skapa ett bokmärke för varje indatafil).
• Lägg över filer (med överläggsalternativ).
• Lägg samman filer i PDF-format inuti en övergripande PDF-fil
(med alternativ).

13
Klicka på Profiler för att ändra inställningarna för de olika profilerna
eller skapa nya profiler baserade på dem som redan finns.
3. Här anger du inställningarna
1. Välj en profil här. 2. Gör valen här. för varje val.

Välj en profil och klicka Klicka här för Klicka här om Visa inställningarna
här för att namnge en att radera du vill återställa för MRC-
ny profil som ska den aktuella standardinställningarna komprimering och
baseras på den. Ändra profilen efter för den aktuella profilen. framställning av
inställningarna och en varning. sökbara PDF-filer.
klicka på OK.

I hjälpen finns mer information om hur du skapar märkta eller sökbara

PDF-filer och om fördelarna med MRC-komprimering.
Klicka på OK om du vill tillämpa den aktuella profilen med de
inställningar som du gjorde.

Klicka sedan på knappen (Skapa) i assistenten. Dialogrutan

Utskriftsinformation visas med en lista över käll- och målfiler och deras
bearbetningsstatus. Dubbelklicka på valfritt filnamn för att visa den
färdiga PDF-filen.

14
Skapa PDF-filer från Utforskaren
Högerklicka på en fil. På snabbmenyn som öppnas visas följande
alternativ:

Välj en profil från undermenyn till det första objektet. De aktuella

inställningarna för profilen används för att skapa PDF-filen. Klicka på
Redigera för att ändra profilinställningarna eller skapa en ny profil innan
PDF-filen skapas. Det andra objektet visar aktuella anvisningar för att
spara. Klicka på det för att ange andra anvisningar.
Om du markerar en grupp filer och högerklickar öppnas en snabbmeny
med bland annat följande alternativ:

Välj det första alternativet och sedan en profil för att skapa en PDF-fil av
varje markerad fil. Om du vill skapa en PDF-fil av alla filerna kan du välja
att kombinera, lägga över eller skapa paket av filerna och sedan välja
önskad profil. I det sista alternativet visas aktuella anvisningar för att
spara. Klicka på det om du vill ändra dem.

Skapa PDF-filer från Microsoft Word

1. Öppna Microsoft Word-dokumentet.
2. Välj Skapa PDF från Nuance PDF-menyn eller klicka på .I
Word 2007 och 2010 finns det här alternativet på Nuance PDF-
fliken.

15
3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i
dialogrutan Spara som när den visas.
4. Du kan även lägga till dokumentinformation (nyckelord osv.)
eller välja Bädda in metadata (se nedan).
5. Klicka på om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia
av den i ett e-postmeddelande.

Dialogrutan Nuance PDF-inställningar för Microsoft

Word
Den här dialogrutan öppnas via en knapp i verktygsfältet ( ) eller
från Nuance PDF-menyn. I Word 2007 finns det här alternativet på
Nuance PDF-fliken. Här anger du inställningar som bara gäller när du
skapar en PDF-fil från ett Word-dokument. Ange vilka styckeformat i
Word-dokumentet som ska konverteras till bokmärken i PDF-filen,
vilka kommentarer som ska överföras, hur hyperlänkar ska visas och
vilka objekt som eventuellt ska märkas. Välj Bädda in metadata om du
vill överföra dokumentinformation (ämne, författare, nyckelord osv.)
från Word-dokumentet till PDF-filen. Från panelen Avancerat har du
tillgång till alla inställningar som rör PDF-framställning.

Skapa PDF-filer från Microsoft Excel och

PowerPoint
1. Öppna Microsoft Excel-filen eller PowerPoint-presentationen.
2. Välj Skapa PDF från Nuance PDF-menyn eller klicka på .
3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i
dialogrutan Spara som när den visas.
4. Om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett
e-postmeddelande klickar du på .
5. Om du vill ändra inställningarna för att skapa PDF-filer klickar du
på . Du kan välja om du vill att kommentarer och hyperlänkar
ska överföras till PDF-filen och om bokmärken ska skapas. I Excel

16
 blir varje enskilt kalkylblad ett bokmärke, i PowerPoint de
enskilda sidorna. Välj Bädda in metadata om du vill överföra
dokumentinformation från källdokumentet till PDF-filen.

Skapa PDF-filer i e-postprogram

Ett nytt verktygsfält läggs till i Microsoft Outlook och Lotus Notes
(version 7.0 och 8.5).
1. Klicka på för att konvertera bifogade filer i det öppna
meddelandet till PDF och spara dem i angiven mapp.
2. Klicka på för att öppna inställningarna. Välj om du vill
konvertera alla bifogade filer i bakgrunden och skicka dem till
senast använda mapp eller om du vill kunna välja vilka filer som
ska konverteras och var.
3. Klicka på i Nuance-verktygsfältet i ett nytt meddelande eller
ett svarsfönster för att välja en eller flera filer på datorn som ska
konverteras till PDF och bifogas till meddelandet.

OBS! Om du inte kan se knapparna i Microsoft Word,

Excel eller PowerPoint går du till Visa-menyn > Verktygsfält och väljer
Nuance PDF.

Skapa PDF-filer från Internet Explorer

1. Öppna en webbsida som du vill spara som PDF.
2. Klicka på knappen (Skapa PDF ) och välj att skapa en PDF av
webbsidan eller att lägga till dess innehåll i en befintlig PDF. Du kan
också skapa en PDF-fil och bifoga filen till ett nytt tomt meddelande
i standardprogrammet för e-post (Microsoft Outlook eller Lotus
Notes).

17
När du klickar på knappen visas en lista där du även kan ändra
alternativen för PDF-framställning. Skapa en PDF av en länkad webbsida
genom att högerklicka på länken och välja Skapa PDF-fil av länkens
innehåll.

Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create!

Här har du fullständig kontroll över konvertering som utförs utan PDF
Create-assistenten. På panelen Allmänt anger du sidstorlek, orientering
och upplösning för PDF-filen och väljer om du vill visa filen när den har
skapats. Du väljer även om PDF-filen ska vara i färg eller gråskala. På
panelen PDF-inställningar kan du ange PDF-version, styra tecken-
snittsinbäddning, ange komprimeringstyper och komprimeringsgrad,
välja lösenord och lägga till vattenstämplar. Du kan välja hur du kan
namnge de nya PDF-filerna och definiera egenskaper som titel, författare,
ämne och nyckelord. De nya filerna kan även bifogas till e-postmedde-
landen, klara för spridning.
Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! öppnas från
dialogrutan Skriv ut i programmen. När du arbetar från PDF Create-
assistenten eller Utforskaren görs inställningarna via profilerna. Om du
vill komma åt inställningarna från Microsoft Word väljer du Arkiv –
Skriv ut i stället för att klicka på knappen Skapa PDF.

Så här lägger du över PDF-filer

Överläggsalternativen används för att lägga till bilder eller andra fasta
objekt på endast den första sidan i PDF-filer tillsammans med objekt
som kan skilja sig från fil till fil. Exempel på överlägg på försättsblad:

Ensidig fil med + Sidan 1 i flersidigt = Försättsblad i

upprepade element dokument färdig PDF-fil

18
För att få det här resultatet avmarkerar du alternativet Upprepa den
sista sidan i det kortaste dokumentet för sidöverlägg.
Du kan också använda överlägg för att lägga till en företagslogotyp eller
andra fasta objekt på alla sidor i skapade PDF-filer. Du markerar då
alternativet ovan. Hjälpen innehåller mer information om
överläggsalternativ.

Så här skapar du paket av filer

Ett paket är en PDF-fil som innehåller en uppsättning PDF-filer. Med
hjälp av paket kan du gruppera filer som hör samman så att du enklare
kan skicka dem via e-post. Du paketerar en uppsättning filer (de behöver
inte vara av samma filformat) genom att markera dem i PDF Create-
assistenten. Välj sammanställningsanvisningen Paket. Klicka på
Alternativ för att välja försättsblad (antingen en mall ur assistenten
eller den första filen i listan).
Klicka på knappen (Skapa) om du vill skapa PDF-filer eller
överföra dem till paketet.
För att kunna öppna ett PDF-paket måste du använda en modern PDF-
läsare eller PDF-redigerare (t.ex. Nuance PDF Converter Professional 5
eller 6). Alla filer i paketet listas och kan öppnas och sparas separat. I
Nuance PDF Converter Professional 4 och äldre PDF-läsare och
redigerare läggs filerna in som bilagor.

Stöd för SharePoint och andra dokumenthante-

ringssystem
I PDF Create 7 (i PDF Converter Enterprise 7) ingår stöd för Microsoft
SharePoint via en uppsättning dialogrutor. Klicka på knappen Lägg till
och välj alternativet Öppna från DMS. Andra dokumenthanterings-
system (Hummingbird, Worksite, LiveLink) kan öppnas
direkt via sina egna gränssnitt. Hjälpen innehåller mer information och i
systemkraven finns en lista över alla dokumenthanteringssystem som
stöds. De nya PDF-filerna kan sparas i SharePoint eller andra system
genom att du väljer Spara i DMS i dialogrutan Målinställningar.

19
I SharePoint, Hummingbird Enterprise och Interwoven Worksite kan
du välja en fil i annat format än PDF, öppna PDF Create via filens
snabbmeny, skapa en PDF-fil och spara den på samma plats med samma
filnamn. Du kan också välja en fil i annat format än PDF på datorn,
konvertera den till PDF och spara den i dokumenthanteringssystemet
på aktuell eller angiven plats.

20
 Redigera PDF-filer
PDF Converter Professionals huvudområden visas nedan.

Visa och redigera PDF-filer

Välj Dokumentsammanställning på
Visa-menyn för att kunna visa och
redigera flera sidor.

Navigeringspaneler: Mallhanterare:
Bifogade filer ClipArt
Bokmärken Kuvert
Kommentarer Säkerhet
Mål Signera/intyga
Formulärkontroller Stämplar
Modellträd Vattenstämplar
Sidor
Signaturer
Märkning
Lager

I PDF Converter Professional är kontrollerna indelade i flera olika

verktygsfält. Dessa kan frigöras och dras till arbetsområdet. Nedan
presenteras huvudverktygsfälten och i vissa fall beskrivs de enskilda
verktygen från vänster till höger. Du kan anpassa verktygsfälten genom
att visa eller dölja de olika knapparna.

21
Arkiv (verktygsfält)

I det här verktygsfältet finns grundläg-

Använd listan för verktyget
PDF Converter för att låsa
upp den aktuella PDF-filen
och välja format och
bearbetningsläge.
Mer information finns i
avsnittet Exportera PDF-
filer längre fram i guiden.
gande funktioner såsom Skapa, Öppna,
Spara, Skriv ut, Skicka e-post och Sök i
PDF-filer. Du kan också lägga till filerna i
Favoriter. Med knapparna Skanna utökas
funktionerna för läsa in till PDF-filer, och i
PDF Converter Enterprise 7 ingår även
Skanningsinkorg.

Standard (verktygsfält)

Hand: Använd verktyget för att visa och bläddra i PDF-filer. Med hjälp
av markeringsverktygen markerar du textstycken och
dokumentområden.
Markera text: Välj ett textstycke för redigering av egenskaper, export
o.s.v.
Välj bild: Välj en bild för redigering av egenskaperna, export o.s.v.
Välj område: Välj ett område vars innehåll du vill kopiera eller
konvertera till redigerbart format.
Välj objekt: Ändra ett objekts egenskaper och justering.
Länk: Placera ut en rektangel som blir en hyperlänk.
Beskär: Rita en rektangel runt den yta som ska finnas kvar efter
beskärningen. Dubbelklicka i den för att ange anvisningar för
beskärningen.
Redigera text: Gör begränsad textredigering, även över flera textrader.
Redigera objekt: Markera objekt som du vill flytta, ändra storlek på,
rotera, gruppera eller prioritera. Om du vill ändra märkning markerar
du ett objekt, högerklickar på det och väljer Egenskaper/Märkning
från snabbmenyn.

22
Formulärverktyg (verktygsfält)

Använd det här verktygsfältet när du arbetar med formulär. Du kan lägga till
de formulärkontroller som visas i ett PDF-formulär. Med hjälp av andra
verktyg kan du markera eller återställa formulärfält och ange
tabbordningen.
FormTyper: Använd den här knappen (den sista till höger) för att
identifiera och automatiskt aktivera formulärelement, så att du kan
omvandla statiska PDF-filer till ifyllbara formulär.

Kommentarer (verktygsfält)

Kommentar: Lägg till en kommentar till PDF-filen. Flera användare kan

kommunicera via kommentarer. Dela in kommentarer efter författare, typ,
datum med mera.
Textruta: Klicka här för att lägga till en textruta ovanför PDF-sidans övriga
innehåll.
Utlyfta citat: Lägg till funktioner för utlyftning av citat i dokumentet.
Textmarkering: Använd olika markeringsverktyg på texten.
Färgmarkera: Välj bland markeringsverktygen i listan.
Bifoga: Bifoga en text- eller ljudfil till PDF-filen med en ikon på utsedd plats.
Ritverktyg: Rita olika figurer på sidan. Med hjälp av en snabbmeny anger
du när du är klar när du ritar flersidiga figurer.

Säkerhet (verktygsfält)

Panelen Säkerhet: Klicka här för att ställa in lösenord och andra
säkerhetsåtgärder för PDF-filen.
Digitala signaturer: Du kan signera och certifiera dokumentet samt infoga
anpassade signaturer och tidstämplar.
Markera för borttagning: Svärta ut hemligstämplad information i texten
(detta alternativ är endast tillgängligt i Enterprise-versionen, se nedan).

23
Avancerat (verktygsfält)

Använd det här verktygsfältet för att lägga till filmer, ljudklipp, 3D-filer
eller Silverlight-innehåll i PDF-filer. Du kan visa och redigera 3D-filer.
Utskjutning: (knappen längst till höger): Du kan förbereda PDF-filen
för utskrift i DTP-stil.

Mätning (verktygsfält)

Använd det här verktygsfältet för att mäta dimensionerna inuti element
i PDF-filerna och definiera skalan.

Dokumentsammanställning

Om du vill kunna redigera sidinnehållet eller utföra sidoperationer

samtidigt som du visar flera sidor aktiverar du vyn Dokumentsamman-
ställning på Visa-menyn eller genom att klicka på knappen 
Dokumentsammanställning längst ner på skärmen. I verktygsfältet
Dokumentsammanställning kan du infoga, extrahera, ta bort och
omnumrera sidor. Du kan också dela det öppna dokumentet eller arbeta
med sidhuvud och sidfot (skapa, uppdatera och ta bort dem). I vyn ser
du små sidor, inte statiska miniatyrer. Det innebär att du kan lägga till
kommentarer och kopiera textavsnitt till andra sidor eller andra
dokument.
Knappen längst till höger är ny: Sammansättning av sidor. Den gör att
du inte behöver öppna flera programinstanser för att infoga sidor från en
uppsättning med dokument. Varje dokument visas som en sidminiatyr

24
på en egen flik. Här kan du visa dokumenten och dra och släppa önskade
sidor i måldokumentet. En rad olika filtyper stöds och det sker en
konvertering till PDF om det behövs.

Dokumentsäkerhet
Om du vill ändra dokumentets säkerhetsinställningar klickar du på
Dokument > Dokumentegenskaper och väljer fliken Säkerhet. De
aktuella inställningarna visas och du kan välja om du vill skydda
dokumentet med lösenord eller certifikatsäkerhet på olika nivåer.

Sökning och indexering av dokument

Det går att göra textsökningar i öppna PDF-filer, samtliga PDF-filer i
specifika mappar och förskapade indexfiler. Sökningar kan göras med
enskilda strängar, flera söksträngar, mönster eller masker. Använd
Mallhanteraren för att ange sökkriterier. En PDF-indexfil (zpi) är ett
sökbart arkiv med PDF-dokument. Klicka på Dokument > Indexering för
att skapa ett nytt index, ändra ett befintligt eller arbeta med inbäddade
index.

Windows Desktop Search

Microsoft tillhandahåller ett sökverktyg som gör att du kan söka igenom
filer av olika typer i angivna mappar. I PDF Converter Professional
inkluderas även PDF-filer i sökningarna. Detta gäller även PDF-bilder.

Läsa upp text

Använd kommandot Läs PDF på Verktyg-menyn för att få PDF-texten
uppläst. Välj nuvarande, nästa eller föregående stycke eller sida eller hela
det återstående dokumentet. Välj Egenskaper för att ställa in hastigheten
och volymen. Du kan också spara PDF-texten som ljudfil i wav-format.
Denna funktion drivs av text-till-talmotorn Nuance RealSpeak Solo.

Optimering av PDF-filer
Optimera PDF-filerna så att de bäst uppfyller sitt syfte. Gå till Optimera
PDF i Verktyg-menyn och ange krav såsom snabb webbvisning, objekt-
och bildkomprimering, inställningar för inlästa sidor, teckensnittsin-
bäddning med mera. Du kan också lägga till märkning i PDF-filerna så
att deras logiska struktur (stycken, titlar, bilder, tabeller, celler o.s.v.)
identifieras och loggas.

25
PDF-utskrift
Utöver de vanliga utskriftsalternativen kan du välja om du vill skriva
ut PDF-filen med eller utan kommentarer. Du kan också välja att bara
skriva ut formulärfält så att du kan skriva ut tomma formulär, fylla i dem
elektroniskt och skriva ut svaren på det tomma formuläret. Med hjälp av
utskjutningsverktyget kan du förbereda PDF-sidor för utskrift.

Innehållsförteckning
Infoga en innehållsförteckning i dokumentet, baserad på bokmärken.
Öppna fliken med bokmärken, ange och rangordna bokmärkena och välj
sedan Innehållsförteckning från snabbmenyn på bokmärkesfliken.
Innehållsförteckningen är bra att ha när PDF-filen har skrivits ut och
bokmärkena inte längre är tillgängliga.

Jämför PDF-dokument
Med hjälp av det här alternativet kan du jämföra två PDF-filer med
liknande innehåll, t.ex. en tidigare och senare version av ett dokument.
Välj alternativet i Dokument-menyn och ange om du vill se jämförelsen
i bild- eller textformat, där dokumenten visas sida vid sida eller
kombinerade. Om du väljer det senare alternativet visas bara ett
dokument, där ändringar i text och objekt markeras. Ny text stryks
under och raderad text visas i en ruta.

Jämförelse av PDF och Word-dokument

I PDF Professional kan du jämföra en PDF-fil med en viss version av en
Word-fil, vanligtvis den fil som PDF-filen skapades av. På så sätt kan du
se vilka ändringar som har utförts sedan PDF-filen skapades. Jämförelsen
utförs i Word och resultatet kan visas i en tillfällig fil och sparas om så
behövs.

PDF-delning
Du kan dela upp stora PDF-filer i uppsättningar om mindre filer så att de
enklare kan distribueras. Välj alternativet på Dokument-menyn och ange
sedan delningskriterier: efter filstorlek, tomma sidor, antal sidor,
bokmärken, dokumentstruktur o.s.v. Du kan också extrahera sidor
utifrån angivna kriterier.

26
PDF-portföljer
I portföljerna kan du samla en uppsättning dokument i ett visst ämne
och sedan sprida dem smidigt och lätt. Det tidigare stödet för paket i
PDF Create har utökats med den här funktionen i PDF Professional.
Portföljer är mer avancerade än paket eftersom de kan innehålla
dokument i olika filformat (i paket måste alla filer vara PDF-filer) samt
mappar och mallstrukturer. Stöd för att visa sidor som inte är PDF-filer
har lagts till.

Samla filer i ett PDF-dokument

I PDF Create kan du välja en filuppsättning och samla kopior av dem i ett
enda PDF-paket. Om du även väljer filer i andra format läggs de i PDF-
filen i PDF-format. Om du hellre vill att dessa filer ska läggas i paketet i
sitt ursprungliga format öppnar du paketet och sedan en PDF-fil inuti
paketet, varpå du bifogar de aktuella filerna. Du kan också ge paketet ett
försättsblad. Hjälpen innehåller information om hur du kan använda och
packa upp mottagna paket i olika PDF-program.

Placera filer i kuvert

Det här påminner om paketering av filer, med den skillnaden att filerna
bifogas till den övergripande PDF-filen och bibehåller sina original-
format. En kuvertfil fungerar som ett försättsblad.

Arkivera e-post
I PDF Professional kan du arkivera utvalda meddelanden och
e-postmappar.
Du kan också välja att skapa enskilda PDF-filer av varje meddelande,
sammanfoga alla markerade poster i arkivet i en PDF-fil (varje
meddelande blir då ett bokmärke inuti filen) eller lägga de utvalda
posterna i paket.

Bifogade filer bibehåller sina ursprungliga filformat.

Buntbearbetning
Använd funktionen för att skapa serier av kommandon med inställningar
som sedan namnges och sparas. På så sätt kan du effektivt och vid
upprepade tillfällen bearbeta grupper av PDF-filer med förinställda

27
kommandon. Du kan ange in- och utdatafilernas namn och plats med
önskad körtid och det går även att spara i andra format än PDF. Det går
att buntbearbeta alla PDF-filer som för närvarande är öppna i PDF
Professional. Utdatafilen blir då alltid i PDF-format och ersätter
indatafilerna i programmet.

Andra nya funktioner

Stöd för PDF-lager – detta kan vara användbart om du arbetar med
ritningar eller med att förbereda PDF-filer åt ett tryckeri. Med samman-
fogning av dokument kan kommentarer tas bort eller konverteras till
dokumentobjekt. Funktionerna för webbläsarintegrering har utökats
och inkluderar även Google Chrome och Apple Safari.

De följande funktionerna finns endast i Enterprise-utgåvan,

tillsammans med Enterprise-dokumentationen för
nätverksadministratörer.

Juridiskt stöd
Det går att lägga till juridiska stämplar och löpnummer och dessutom
ingår stöd för CaseMap för juristbyråer. Välj Granska dokument på
Dokument-menyn för att markera objekt som ska tas bort från filen, till
exempel kommentarer, bokmärken, dold text, inbäddade index eller
känsliga metadata som författarens namn eller filhistoriken.

Stöd för SharePoint och andra dokumenthanteringssystem

Programmet har stöd för följande dokumenthanteringssystem: Micorsoft
SharePoint, Interwoven WorkSite, Hummingbird Enterprise
och LiveLink. Se Systemkrav i hjälpen. I slutet
av avsnittet PDF Create i den här guiden beskrivs hur du skapar PDF-
filer från och i dokumenthanteringssystem. På motsvarande sätt beskrivs
möjligheten att låsa upp PDF- och XPS-filer i slutet av avsnittet PDF
Converter. Ett menyalternativ och ett verktygsfält läggs till i PDF Profes-
sional för varje identifierat dokumenthanteringssystem. På så sätt kan du
öppna PDF-filer från och spara PDF-filer i dokumenthanteringssystem,
ändra dokumentegenskaperna i dokumenthanteringssystem, extrahera
sidor till/infoga sidor i dokumenthanteringssystem samt välja filer i

28
valfritt format i dokumenthanteringssystemet och bifoga dem till den
aktuella PDF-filen. Kommandon från PDF Professional finns även i
SharePoint, Hummingbird Enterprise och Interwoven Worksite.

Textborttagning
Se till att textstycken och bilder i dokumenten hålls konfidentiella
genom att svärta ut dem. Välj de stycken eller bilder som ska svärtas ut
med hjälp av verktyget Ta bort element i Dokument-menyn eller
verktygsfältet Säkerhet. Du kan också söka efter element som ska tas
bort. Alla förekomster av den angivna textsträngen identifieras så att du
kan granska dem och avgöra vad som ska tas bort. Välj alternativet
Använd borttagning i menyn eller motsvarande knapp för att svärta ut
alla markerade element (oavsett om de har identifierats genom sökningar
eller valts ut manuellt). Svärtade dokument sparas alltid via kommandot
Spara som, eftersom de måste sparas under ett nytt namn. Det
ursprungliga dokumentet sparas också och där är de borttagna posterna
markerade men ändå läsbara.

Varning!
• När en fil väl har sparats med svärtade element går det inte att
återställa det som har gjorts oläsligt. Det går inte att visa eller söka
efter elementen.
• Om texten som ska svärtas innehåller stavfel finns det risk för att
känslig information inte tas bort genom automatisk sökning.
Granska alltid dokument där element har svärtats genom sökning
manuellt innan de publiceras.

29
 Exportera PDF-filer
Starta programmet
För att underlätta för användaren kan PDF Converter öppnas från en rad
olika platser. Här följer en översikt över platser och procedurer.
Källfil i PDF-/
Plats Konverteringsmetod Mål
XPS-format
PDF Professional:
Arkiv-menyn – Spara
som eller knappen PDF Converter-assistenten
Aktuell PDF i PDF
Spara som eller eller direktkonvertering med Användardefinierad
Professional
Verktyg-menyn – valt läge och mål
Öppna PDF
Converter
Filer på datorn eller i
Start-menyn i
dokumenthanterings- PDF Converter-assistenten Användardefinierad
Microsoft Windows
system
Microsoft Word
(knappen Öppna En lokal fil PDF Converter-assistenten Microsoft Word
PDF/XPS)
Microsoft Word PDF Converter-assistenten Microsoft Word
Lokala filer
(Arkiv – Öppna) Direktkonvertering Microsoft Word
Corel WordPerfect En lokal fil PDF Converter-assistenten WordPerfect
Microsoft Excel En lokal fil PDF Converter-assistenten Excel
Microsoft Microsoft PowerPoint
En lokal fil PDF Converter-assistenten
PowerPoint 2007 2007
Utforskaren i PDF Converter-assistenten Användardefinierad
En lokal fil
Microsoft Windows Direktkonvertering Senast inställd
En eller flera bifogade PDF Converter-assistenten Användardefinierad
Microsoft Outlook
filer i meddelande Direktkonvertering Senast inställd
En eller flera bifogade PDF Converter-assistenten Användardefinierad
Lotus Notes
filer i meddelande Direktkonvertering Senast inställd
Microsoft Internet
En webblänk PDF Converter-assistenten Användardefinierad
Explorer
Mozilla FireFox En webblänk PDF Converter-assistenten Användardefinierad

30
Exportera PDF-filer från Professional

XPS-dokument PDF Converter är den

komponent som gör att du
Microsoft Word-dokument kan exportera innehållet i
PDF-filer till redigerbara
Microsoft Word-formulär
format. Du öppnar den genom
Microsoft Excel-kalkylblad att klicka på Konvertera PDF i
Arkiv-verktygsfältet.
PowerPoint-presentation
Konvertera direkt med de
Corel WordPerfect-dokument aktuella inställningarna i valt
läge eller välj det sista
MRC-PDF alternativet för att öppna PDF
Converter-assistenten och
Sökbar PDF
själv styra konverteringen.
Unicode-text

Konvertera område

Öppna PDF Converter

Du kan konvertera filer direkt genom att välja alternativet Spara

som på Arkiv-menyn. Du kan extrahera och spara texten ur
dokumentet eller spara filen som bild.
Med verktyget Konvertera område kan du använda verktyget Välj
område för att välja önskat område på en sida och sedan konvertera dess
innehåll till redigerbart format i PDF Professional. På så sätt kan du
exempelvis markera en tabell och skicka den till Excel utan resten av
sidan eller markera innehåll som ska utgöra en PowerPoint-sida.
Det finns också stöd för konvertering mellan PDF- och XPS-format.

31
PDF Converter-assistenten
Starta assistenten från Start-menyn. Assistenten används för att
förbereda och styra konverteringen. I den fullständiga vyn visas en
förhandsgranskning av PDF- och XPS-filerna som ska konverteras och
ger dig möjlighet att ange sidintervall. Panelen till höger innehåller alla
filer som har valts ut till konvertering. Ikoner anger laddnings- och
konverteringsstatus. Ikonerna förklaras närmare i hjälpen.
Det finns fyra kontrollnivåer i PDF Converter:
Snabbvyn: 
För snabbkonvertering med aktuella inställningar till allt utom fyra
grundläggande valmöjligheter.
Fullständig vy: 
Innehåller samma fyra knappar som snabbvyn, men här visas även
förhandsgranskning av sidorna och du kan ändra alla inställningar
som påverkar konverteringen. Välj ett läge för att visa inställningarna.
Välj mål (eller klicka på verktyget Resultat om det inte finns några
alternativ) för att ange hur resultatet ska sparas. I den fullständiga vyn
visas alla filer i den aktuella konverteringssessionen tillsammans med
statusinformation för varje fil.
Vänster vy: 
Visas när PDF Converter öppnas från ett målprogram. Då går det bara att
konvertera en enda fil, vilket innebär att du endast behöver den vänstra
förhandsgranskningspanelen och dess kontroller. Klicka på en knapp
eller använd Visa-menyn för att ändra innehållet i den vänstra panelen.
Utan assistenten: 
Om du börjar från en plats där källfilen och målet redan har definierats
kan du hoppa över assistenten helt och hållet och utföra
direktkonvertering med aktuella inställningar. Se Starta programmet från
andra platser.

32
Konvertera i snabbvyn
Välj Snabbvyn på menyn Visa. Då utförs konverteringen i fyra enkla steg
och aktuella inställningar används till allt annat:

1. Arkiv Öppna: Välj en eller flera

Verktyget Verktyget Verktyget
PDF- och/eller XPS-filer eller dra Läge Resultat Konvertera
och släpp dem i snabbvyn. alla

2. Välj bearbetningsläge:
Standarddokument, Juridiskt dokument,
Kalkylblad eller Formulär.

3. Välj målprogram: Microsoft Word, Excel, PowerPoint,

Corel WordPerfect eller RTF (Rich Text Format).

4. Starta konverteringen.

Under konverteringen blir knapparna nedtonade. Om Visa resultat har

markerats på panelen Alternativ för utdata visas den konverterade filen i
målprogrammet.
Avaktivera snabbvyn i Visa-menyn för att återgå till den fullständig vyn
och visa en sammanfattning av bearbetningen, granska och ändra
inställningarna eller förhandsgranska sidorna. Om du stänger
programmet med snabbvyn aktiv, visas den igen när programmet startas
nästa gång.

33
Konvertera i den fullständiga vyn
Här visas assistenten i läget Fullständig vy. Tre exempelfiler har laddats
och exempelformuläret visas på panelen Förhandsgranska till vänster.

Återställ Välj konverteringsläge Konvertera Ta bort filer Flytta filer

förhands- och mål och visa inställ- den valda från listan upp eller ned
granskning ningarna för dem filen i fillistan

Konvertera alla
Öppna filer
filer i listan
Visa käll- eller
målfil för den
Lista över laddade valda posten
eller konverterade filer.
Ikonerna visar filens
På panelen
status. Du kan lägga till
Förhandsgranska visas
filer genom att dra och
den aktuella sidan i den
valda filen släppa dem

Ikonen anger att

sidan har ett
textlager.

För sidor utan

textlager visas
den här ikonen:

Förhandsgranska alla sidor i Ange sidintervall här. Enligt

PDF- och/eller XPS-filen med standardinställningen konverteras
de här navigeringsknapparna alla sidor

34
Starta programmet från andra platser
För att underlätta för användaren kan PDF Converter öppnas från en rad
olika platser enligt nedan:
Start-menyn i Microsoft Windows
Välj Program, öppna gruppen Nuance PDF Professional 6 och välj
PDF Converter-assistenten. Vid alla konverteringar som inleds från
Start-menyn ska du använda PDF Converter-assistenten. Här kan du
namnge indatafiler i PDF- eller XPS-format på datorn eller i ett
dokumenthanteringssystem och välja hur utdatafiler ska hanteras. Du
kan även välja att visa den skapade filen.

Knappen Öppna PDF/XPS i verktygsfältet i Microsoft Word

1. Klicka på Öppna. PDF/XPS ( ) i verktygsfältet i Microsoft

Word eller välj Öppna PDF/XPS på Arkiv-menyn i Word för att
öppna dialogrutan Öppna med PDF som filformat. I Microsoft
Word 2007 går du till Nuance PDF-fliken eller öppnar Arkiv-menyn
genom att klicka på Office.
2. Välj en PDF- eller XPS-fil (klicka på Bläddra vid behov). Klicka på
Öppna
3. Filens förstasida visas på panelen Förhandsgranska i
PDF Converter-assistenten. Visa övriga sidor och ange sidintervall
om så önskas.
4. Välj bearbetningsläge med verktyget Läge eller från menyn
Alternativ. Då öppnas panelen Inställningar för valt läge. Ändra
inställningarna efter behov.
5. Klicka på verktyget Resultat eller välj Word-dokument (det enda
möjliga målformatet) på Alternativ-menyn för att välja sparaalter-
nativ, t.ex. om du vill spara i Microsoft Office 2007-format eller
tidigare.

35
6. Klicka på för att starta konverteringen (en förloppsindi-
kator visas). Filen som skapas öppnas i Word och är klar att
redigeras.
Obs! Om knappen Öppna PDF/XPS inte visas i verktygsfältet i tidigare Office-
versioner än 2007 går du till Visa-menyn > Verktygsfält och väljer Nuance PDF.
Du kan också öppna dialogrutan Inställningar i PDF Converter-assistenten för
att aktivera integrering med Microsoft Word och sedan starta om Word.
Dialogrutan Öppna i Microsoft Word

1. Klicka på Öppna i Microsoft Word ( ) eller öppna Arkiv-

menyn i Word och välj Öppna.
2. Klicka på formatet PDF (Portable Document Format) (*.pdf) eller
XPS i rutan Filformat.
3. Välj den PDF- eller XPS-fil som du vill konvertera. Du kan välja flera
filer, de konverteras i tur och ordning.
4. Klicka på Öppna (på bilden visas steg 2, 3 och 4).

5. Konverteringen startar med eller utan PDF Converter-assistenten

enligt inställningarna i dialogrutan Inställningar för PDF

36
 Converter 7.0 som finns på menyn Verktyg i Microsoft Word. I
Word 2007 och 2010 öppnar du dialogrutan genom att klicka på
PDF-inställningar på Nuance PDF-fliken.
6. Om PDF Converter-assistenten är aktiverad visas PDF- eller XPS-
filen i ett förhandsgranskningsfönster och du kan ändra läges-
inställningarna innan du påbörjar konverteringen. Om
PDF Converter-assistenten är inaktiverad påbörjas konverteringen
direkt med befintliga inställningar för det fördefinierade läget.
7. Konverterade, redigerbara dokument visas i Microsoft Word.

8. De konverterade dokumenten ser ut precis som om de fortfarande

var en PDF- eller XPS-fil. Du måste spara dem som Word-dokument
genom att välja Spara som på Arkiv-menyn. Om du använder Spara
eller Stäng utan att spara förlorar du antingen det konverterade
dokumentet eller den ursprungliga filen. Ett varningsmeddelande
visas om detta:

WordPerfect
Använd alternativet Öppna PDF/XPS på Arkiv-menyn i Corel
WordPerfect. Välj en PDF-fil och klicka på Öppna. Visa sidorna i
PDF Converter-assistenten i den vänstra vyn. Ange sidintervall om så
önskas. Välj läge (Standardokument eller Juridiskt dokument) och
inställningar för detta. Ange inställningar för utdata. Klicka på
Konvertera alla. Filen som skapas öppnas i WordPerfect, klar för
redigering.

37
Microsoft Excel
Klicka på Öppna PDF/XPS ( ) i verktygsfältet i Microsoft Excel
eller välj Öppna PDF/XPS på Arkiv-menyn. För Excel 2007 och 2010
gäller samma information som för Word 2007 ovan. Välj en PDF- eller
XPS-fil och klicka på Öppna. Visa PDF-filen i den vänstra vyn i
PDF Converter-assistenten. Ange sidintervall om så önskas. Klicka på
Kalkylblad (det enda läge som kan väljas) för att ange konverterings-
alternativ (inklusive ett kalkylblad per tabell eller sida). Ange
inställningar för utdata. Klicka på Konvertera alla. Filen som skapas
öppnas i Excel och är klar att redigeras.

Microsoft PowerPoint 2007 och 2010

Använd knappen (Öppna PDF/XPS) i menyfliksområdet Nuance.
Markera en PDF- eller XPS-fil vars innehåll passar som PowerPoint-sida
och klicka på Öppna. Ange inställningar och sidintervall om så önskas.
Klicka på knappen Konvertera alla. Den konverterade filen öppnas i
PowerPoint 2007 eller 2010. Om du vill visa den i en tidigare
PowerPoint-version behöver du Microsofts kompatibilitetspaket.

Utforskaren i Microsoft Windows

1. Högerklicka på en PDF- eller XPS-fil i Utforskaren eller en PDF-
eller XPS-ikon på skrivbordet.
2. Välj konverteringssätt och mål på snabbmenyn. Om du väljer att
använda assistenten gör du de här inställningarna på panelen
Förhandsgranska i assistenten.

38
Microsoft Outlook
1. Klicka på knappen (Inställningar) i verktygsfältet Nuance PDF
för Outlook eller motsvarande alternativ på Nuance PDF-menyn.
Välj om du vill använda PDF Converter-assistenten eller utföra
direktkonvertering till valfritt mål. Ange om alla bifogade filer i
PDF/XPS-format ska konverteras eller om du vill se en fillista där du
kan välja filer. Inställningarna gäller all konvertering tills de ändras.
2. Markera ett meddelande med en eller flera bifogade filer i PDF/XPS-
format.
3. Klicka på PDF Converter ( ) i verktygsfältet i
Microsoft Outlook eller verktygsfältet i meddelandet. I Outlook
2007 använder du Nuance PDF-fliken i meddelandefönstret.
4. Om du har angett att du vill se en fillista väljer du ut de bifogade filer
som ska konverteras i dialogrutan Lista över bifogade filer. Klicka
på OK.
5. PDF Converter-assistenten öppnas om du har valt att den ska
användas. Förhandsgranska sidor, ange sidintervall om så önskas,
ändra inställningarna inklusive anvisningar för att spara och klicka
sedan på Konvertera alla. Om du har valt direktkonvertering öppnas
en förloppsindikator och filen sparas på angiven plats med samma
namn som källfilen.
Processen ser likadan ut i Lotus Notes (v. 7.0 eller 8.5).

Microsoft Internet Explorer och Mozilla Firefox

1. Högerklicka på en hyperlänk som leder till en PDF- eller XPS-fil.
2. Välj Öppna med Nuance PDF Converter 7.0.
3. Assistenten hämtar och konverterar filen.

39
Bearbetningslägen och resultat
Du kan välja bland fyra bearbetningslägen beroende på innehållet i PDF-
eller XPS-filen som ska konverteras och vilken sorts resultat du vill ha.
Det finns följande alternativ:

Läge Utdata

Word
Standarddokument PowerPoint 2007 WordPerfect RTF
Word 2007

Word
Juridiskt dokument WordPerfect RTF
Word 2007

Excel
Kalkylblad
Excel 2007

Word
Formulär RTF
Word 2007

Inställningarna för respektive läge visas på den vänstra panelen i

assistenten när du väljer läge. Värdena lagras separat för respektive läge
– här ingår bearbetning av endast bild och alternativ för hantering av
bilder som är gemensamma för alla lägen.
Inställningarna för utdata visas på den vänstra panelen när du väljer
resultat. Inställningarna är desamma för alla mål och endast en
uppsättning värden lagras för att användas varje gång du sparar en målfil.

40
Skapa filer i Microsoft Word 2007- eller Microsoft Excel 2007-format
genom att kryssa för Skapa utdata i Microsoft Office 2007-format på
aktuell panel. Office 2007 är det enda tillgängliga Microsoft PowerPoint-
formatet. Ett nedladdningsbart insticksprogram från Microsoft ger stöd
för Office 2003. Se hjälpen.
Nedan följer en sammanfattning av alternativen som är unika för
respektive läge.

Konvertering av standarddokument
Ange hur layouten ska hanteras:
• True Page® – Alla element placeras i textrutor eller ramar.
• Flytande kolumn – Textrutor och ramar används endast om det är
nödvändigt, brödtexten tillåts flyta från en kolumn till nästa.

Konvertering av juridiska dokument

Välj om du vill bibehålla eller ta bort juridiska inslag i dokumentet:
• Diarienummer – Brukar visas i vänstermarginalen för att markera
radnummer.
• Bilder – Vanligtvis stämplar, sigill, signaturer eller
företagslogotyper.

Konvertering av kalkylblad
Konverteringen kan användas till PDF-filer som delvis eller
huvudsakligen består av tabeller. Välj vad som ska läggas till i varje
Microsoft Excel-kalkylblad:
• Per sida: Varje sida i PDF-filen blir ett separat kalkylblad. Detta
händer även om sidinnehållet inte står i tabellform. Du kan ange
sidintervall för att exkludera sidor som inte behövs.

41
 • Per tabell: Alla identifierade tabeller konverteras och placeras i
separata kalkylblad. Innehåll som inte definieras som tabell läggs i
ett eget kalkylblad i slutet. De identifierade tabellerna visas inte
här, utan ersätts av hyperlänkar som leder till respektive
kalkylbladstabell.
• Per dokument: Allt innehåll som är avsett för ett enskilt utdatado-
kument överförs till ett kalkylblad. Det här är användbart för
tabeller som sträcker sig över flera sidor.
När du konverterar standarddokument blir tabeller i PDF-filen tabeller i
målfilen.

Konvertera formulär
Till detta används LFR-teknik (Logical Form Recognition™) för att
identifiera formulärelement och konvertera dem på rätt sätt. Du kan
välja mellan:
• Utan formulärkontroller – Resultatet är ett ifyllbart formulär
med statiska formulärelement. Du kan använda formulärhante-
ringsverktyget i målprogrammet för att ändra formulärets design.
• Skapa formulärkontroller – Resultatet är ett ifyllbart och
redigerbart formulär. Du kan ändra fältetiketterna och formulärets
design.

Så här hanterar du indatafiler med blandat

innehåll
Filer har ofta blandat innehåll, d.v.s. flytande text, tabeller och formulär.
Du kan ofta bearbeta filerna med inställningen Standarddokument och få
bra resultat. För mer noggrann kontroll kan du använda sidintervall för
att skilja formulär från tabeller och konvertera dem var för sig. Om du till
exempel vill låsa upp en PDF-fil med två sidor illustrerad text, följda av
en ensidig tabell som du vill göra beräkningar i och slutligen ett formulär
på tre sidor gör du så här: Konvertera sidorna 1 och 2 som standarddo-
kument, sidan 3 som kalkylblad och sidorna 4 till 6 som formulär.

42
Hur fungerar PDF-filer?
I PDF-filer visas texten korrekt oavsett var den visas eftersom den för
med sig egen typografisk information. Teckensnitt i dokumentet bäddas
in i PDF-filen och används för att rekonstruera dokumentet efter
distribution. Visningen är inte beroende av att de teckensnittsfiler som
krävs finns i datorn och det spelar ingen roll vilket språk det är i
operativsystemet.
I PDF-dokument visas sidorna som bilder. De kan innehålla markeringar
och kommentarer, men det finns bara begränsade möjligheter att ändra
grundtexten. De flesta PDF-filer kan sökas genom, eftersom filen har två
lager: Det finns ett bildlager som visas på skärmen. Bakom det finns
vanligtvis ett textlager som kan matchas med tecknen som visas på
skärmen.

Visningslager

Textlager

Om utgångspunkten för en PDF-fil är en uppsättning bilder eller en

inläsningsprocess, finns textlagret inte med och resultatet är en PDF-fil
med endast bilder. När utgångspunkten är ett redigerbart dokument kan
du skapa ett textlager och PDF-filen blir normal eller sökbar. Den som
skapar en PDF-fil kan kräva att man måste ange ett lösenord för att
komma åt textlagret.

43
Hur fungerar PDF Converter?
Med PDF Converter kan du utföra optisk teckenigenkänning (OCR).
Så kallas den process då du extraherar text från en bild. Du behöver inte
använda OCR för att låsa upp PDF- eller XPS-filer med tillgängligt
textlager. Sidlayouten överförs och texten och övriga element läggs in
korrekt på respektive sida i det nya dokumentet.
Optisk teckenigenkänning (OCR) används vanligtvis endast till sidor
utan tillgängligt textlager eller när programmet upptäcker tecken-
kodning som inte är standard. Du kan dock välja OCR vid all konver-
tering under Bearbetningsalternativ i PDF Converter-assistenten.

Hantera sidor med endast bilder

Sidor utan textlager konverteras på ett speciellt sätt. Du kan välja hur
sådana sidor ska bearbetas i programmet. Du kan antingen konvertera
dem med den inbyggda OCR-funktionen, överföra dem som bilder till
måldokumentet eller hoppa över dem. Du kan även välja att granska de
första sidorna (högst t.o.m. sid. 10) i de filer som öppnas. Det går också
att ange att konverteringen ska avbrytas om det inte finns några sidor
med textlager.
Om du har Nuance® OmniPage® kan du använda det programmet för att
få ökad kontroll över tolkningsprocessen.

Språkstöd
PDF Converter har stöd för över 100 språk, bland annat danska,
engelska, finska, franska, holländska, italienska, norska, polska,
portugisiska, spanska, svenska och tyska. Man kan till och med
konvertera dokument som innehåller flera språk. Hjälpen innehåller en
fullständig språkförteckning. Det är viktigt att du väljer rätt språk vid
konvertering av sidor med endast bild och hantering av kodning som inte
är standard. Automatisk identifiering är ett nytt alternativ som har tagits
fram för automatisk bearbetning av PDF-bildfiler som kan ha olika
språk. I funktionen granskas varje PDF och tilldelas ett språk. Urvalet
sker från 22 språk med tillgängliga ordlistor.

44
Stöd för SharePoint och andra
dokumenthanteringssystem
Tillgängligt i programmet när det levereras som en del av PDF Converter
Enterprise 7. Du kan öppna PDF/XPS-filer från Microsoft SharePoint via
en uppsättning dialogrutor som ingår i PDF Converter och öppnas via
menyalternativet Öppna från SharePoint på Arkiv-menyn. Det finns
menyalternativ även för andra identifierade dokumenthanteringssystem
(Hummingbird, Worksite, LiveLink) och de kan öppnas
direkt via sina egna gränssnitt. Hjälpen innehåller mer information. Du
kan spara konverterade filer i SharePoint eller andra system med hjälp av
avsnittet Lagra i dokumenthanteringssystem på panelen Alternativ för
utdata.
I SharePoint, Hummingbird Enterprise och Interwoven Worksite kan
du välja en PDF/XPS-fil, öppna PDF Converter-assistenten för att
konvertera den och sedan spara den på önskad plats på datorn eller
skicka tillbaka den till dokumenthanteringssystemet.

Stöd för XPS-filer

Stödet för XPS-filer bland produkterna i PDF-familjen är som följer:

Professional Create Converter

XPS till PDF Ja Ja Nej

PDF till XPS Ja Nej Nej

Lås upp XPS

Ja Nej Ja
(XPS till Word o.s.v.)

De två sista styckena rör PDF Converter Professional.

45
Webbuppgraderingar
Välj Automatiska webbuppdateringar i Hjälp-menyn om du vill få
besked om om eventuella programuppgraderingar för någon av de tre
komponenterna. Du kan också hämta uppdateringar direkt från Hjälp-
menyn. Observera att det kräveren Internetuppkoppling.

Avinstallation
1. Välj Lägg till eller ta bort program på Kontrollpanelen. I Windows
Vista väljer du Program och funktioner i Kontrollpanelen.
2. Välj Nuance PDF Professional 7.0.
3. Klicka på Ta bort för att avinstallera programmet eller Ändra för att
reparera programmet automatiskt.
Alla tre komponenterna i PDF Converter Professional tas bort.
Produkten deaktiveras innan själva avinstallationen inleds. På så sätt
slipper du problem med återaktiveringen om du installerar om
programmet. Du måste ha tillgång till Internet för att kunna deaktivera
programmet.

www.nuance.com

Copyright © 2011 Nuance Communications, Inc. Med ensamrätt. Kan ändras utan föregående
meddelande. Nuance, Nuance-logotypen, Logical Form Recognition, OmniPage och True Page
är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Nuance Communications, Inc. eller dess
närstående bolag i USA och/eller andra länder. Övriga varumärken tillhör respektive ägare.
Programmet skyddas av amerikanska och internationella patent och upphovsrättigheter.

46
Produktdelar som avser ordkontroll, stavning och avstavning är delvis baserade på Proximity
Linguistic Technology. Proximity Hyphenation System © Copyright 1988. Med ensamrätt. Franklin
Electronic Publishers, Inc. Hjälpen innehåller mer utförliga hänvisningar till andra produkter och
företag. Ordlistor från INSO/Vantage Research: Det internationella rättstavningsprogrammet
CorrectSpell™, © 1993 av Lernout & Hauspie. Programvaran som medföljer detta dokument
baseras delvis på arbete som har utförts av Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc.
och FreeType Team. Programvaran har utvecklats med hjälp av programvaran Kakadu och
komprimeringsbiblioteket Zlib. AES-kryptering/dekryptering © 2001, Dr Brian Gladman, Worcester,
Storbritannien. Produkten innehåller komponenter som har utvecklats inom OpenSSL-projektet 
(http://www.openssl.org), bland annat programvara skriven av Eric Young och Tim Hudson.

47