DÀNH CHO DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU

12 Chiến Lược Thực Tiễn

Giúp Cắt Giảm 10 – 40% Chi
Phí Logistics Ngay Lập Tức
Biên soạn bởi Protrans Corp.
 Cắt Giảm Chi Phí Logistics Liệu Có Khả Thi?
Chi phí logistics tại Việt Nam quá cao so với thế giới, lên đến 20-25% GDP.
Đây là gánh nặng không nhỏ đối với doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu.
Chúng ta cũng đều hiểu rằng, phần lớn lý do xuất phát từ các yếu tố khách quan như hạ
tầng Logistics của chúng ta còn hạn chế, các thủ tục còn rườm rà,…nằm ngoài tầm tay của
doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có chiến lược hiệu quả, doanh nghiệp vẫn có thể cắt giảm
được chi phí Logistics của mình xuống đáng kể.

Trong hơn 6 năm làm việc với hàng trăm doanh nghiệp xuất nhập khẩu, chúng tôi đã tư vấn
và giúp rất nhiều doanh nghiệp tiết kiệm được hàng nghìn đô la chỉ bằng những chiến lược
rất đơn giản.

Bên dưới là 12 chiến lược thực tiễn bạn có thể áp dụng ngay để cắt giảm chi phí
Logistics cho doanh nghiệp của mình. Đôi khi chỉ cần áp dụng một chiến lược, bạn
đã có thể cắt giảm được đến 20–30% chi phí Logisitcs so với hiện tại.

Chúng tôi là ai?

Protrans là một công ty Forwarder có trụ sở tại TP.HCM. Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ Vận tải đường
biển, Vận tải hàng không, Vận tải nội địa và Dịch vụ hải quan. Đặc biệt, chúng tôi là một trong những công ty
Forwarder tiên phong tại Việt Nam trong việc áp dụng công nghệ vào hoạt động vận hành, giúp khách hàng tiết
kiệm thời gian và chi phí.

Click vào đây để trải nghiệm Hệ thống Tra Cước Tàu của Protrans.
HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ!
Kiểm Tra Các Phụ Phí Đi Kèm Cho
Vận Chuyển Quốc Tế
Khi nhận được một báo giá từ các nhà vận chuyển. Bạn thường chỉ được thông báo cước vận
tải, điều này sẽ là một sơ suất rất lớn của chúng ta. Chỉ khi hàng hoá vận chuyển thực tế thì
mới nhận ra phát sinh các chi phí đó từ thông báo công ty vận chuyển.

Hoặc trường hợp bạn nhận được báo giá với hàng loạt các phụ phí đi kèm. Điều khó khăn là
nhà xuất nhập khẩu không biết là các phụ phí nào đang áp dụng, phụ phí nào đã ngừng áp
dụng, phụ phí nào đã bao gồm, hay chưa bao gồm.

Nên lúc này, chúng ta sẽ rất bị động trong việc trả những chi phí này.

Giả sử có một vài phụ phí nhiều công ty giao nhận vận tải có thể báo khi chào giá cước quốc
tê, đó là phụ phí biến động nhiên liệu BAF, phí rủi ro chiến tranh WRS,...tất cả phí này đã bao
gồm trong cước OF (Ocean Freight) nhưng vẫn có thể bị tính thêm.

Hoặc trường hợp nữa là hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, thường xuyên có phí mất cân bằng
container CIC. Tuy nhiên nó chỉ áp dụng khi nhập khẩu từ một số cảng của Trung Quốc hoặc
mức phí cũng khác nhau. Tuy nhiên nhiều công ty xuất nhập khẩu cùng chung cảnh bị tính phí
này theo mức chung do thiếu cập nhật thông tin thị trường.

Nếu bạn chỉ cần kiểm tra kỹ chi phí này có thể cũng đã tiết kiệm khá nhiều tiền cho mỗi đơn
hàng vận chuyển của bạn.

Khả năng tiết kiệm: 5 – 10%

Kiểm Tra Chi Phí Và Thủ Tục
Trong Nước Và Đầu Nước Ngoài
Cho Vận Chuyển Quốc Tế
Khi vận chuyển quốc tế, có rất nhiều trường hợp phát sinh khi làm thủ tục thông quan,
chứng từ, khai báo trọng lượng,... vì vậy bạn cần một người thật sự am hiểu để tư vấn cũng
như giúp bạn giải quyết các trường hợp này.

Điều đầu tiên bạn cần là báo giá phải thật sự rõ ràng và đầy đủ, bao gồm tất cả các chi phí
có thể bị phát sinh. Bạn đừng vì giá rẻ mà chọn dịch vụ đó, hãy kiểm tra kỹ lưỡng xem có
phát sinh gì không.

Ví dụ, bạn có đơn hàng 1 container 40’HC đi Alexandria, Ai Cập. Bạn nhận được một báo
giá là 2000 USD cho đơn hàng của bạn và không phát sinh khi làm thủ tục. Tuy nhiện đến
lúc đi hàng vì hàng của bạn quá nặng, hơn 25 tấn chẳng hạn, hãng tàu quy định bạn phải
trả thêm, hoặc nhà vận chuyển nội địa đầu nước ngoài bắt bạn phải trả thêm. Chi phí phát
sinh này thường khá lớn.

Vì vậy bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng và nên có bên dịch vụ hỗ trợ bạn trong những trường hợp
này.

Khả năng tiết kiệm: 10% - 20%

Cẩn Thận Trường Hợp Trả Giá
Tổng (All In) Chi Phí, Bị Đội Giá
Do VAT
Trường hợp bạn được đề xuất tính phí vận chuyển theo cách tính tổng các chi phí cộng lại (All
in), nhà vận chuyển sẽ báo với bạn rằng họ sẽ trả hộ cho bạn các phụ phí đi kèm bao gồm các
chi phí cảng, hãng tàu, kho bãi, nâng hạ, xếp dỡ,... Bạn chỉ cần trả cước cộng các chi phí chi
hộ đó cho họ một con số tổng.

Nhưng điều cực kỳ lưu ý ở đây là, các phụ phí đó họ đã trả bao gồm VAT. Đến lúc họ ra hoá
đơn tổng cho bạn thì con số tổng này lại là trước VAT. Vì bạn không để ý nên sẽ bị trả VAT 2 lần
và đây là tiền bạn bị lãng phí chỉ vì một sơ suất rất nhỏ.

Khả năng tiết kiệm: 10%

Hợp Đồng Với Sản Lượng
Đảm Bảo
Trong vận tải và logistics, các công ty logistics và các hãng tàu, bay và xe đều có 2 chiến
lược giá. Giá từng chuyến và giá trên hợp đồng. Nếu nhà vận chuyển biết sẽ làm việc với
bạn mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng với lượng hàng đều đặn, thường xuyên, đặc biệt hơn
nữa là nếu cùng một tuyến đường, nhà vận chuyển đó có thể hợp tác với bạn với giá hợp
đồng ưu đãi.

Vì sao họ có thể làm vậy? Vì khi đó bạn sẽ là khách hàng lâu năm của họ, công việc kinh
doanh của họ cũng được đảm bảo. Nên bạn hoàn toàn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí vận
tải và logistics khi có được giá hợp đồng này.

Khả năng tiết kiệm: 15% - 25%

Thông Báo Trước Kế Hoạch Làm
Hàng
Điều này giúp cho các công ty vận tải và logistics có thể dự phóng được kế hoạch khai thác, dự
phóng doanh thu, có kế hoạch mở rộng cùng một tuyến đường đó. Họ có thể tối đa hoá nguồn
lực, tài sản, chỗ trên tàu và máy bay, xe kéo, và không gian lưu kho. Những kế hoạch thông
báo trước giúp cho nhà vận chuyển sắp xếp được tài nguyên và nguồn lực một cách đơn giản
và tối ưu.

Một trong những chi phí lớn nhất đối với nhà khai thác vận tải đó là chi phí chạy rỗng và thời
gian chờ đợi xếp hàng lên xe, tàu. Khi bạn có một kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết hơn cho toàn bộ
các công đoạn trong chuỗi từ xếp hàng, chèn lót, dỡ hàng. Thời gian sẽ được tiết kiệm. Từ đó
sẽ giúp cho nhà vận tải cắt giảm mạnh các chi phí và họ có thể giảm giá cho bạn dựa trên
những điều này

Thông báo trước kế hoạch càng sớm, nhà vận chuyển càng dễ dàng lên kế hoạch công việc
vận chuyển và logistics, từ đó công việc sẽ hiệu quả và bạn hoàn toàn được giá cả ưu đãi.

Khả năng tiết kiệm: 10% - 20%

Vận Chuyển Chung
(Consolidation) Với Nhà Xuất
Khẩu/Nhập Khẩu Khác Khi
Lượng Hàng Nhỏ
Một điều quan trọng khi vận chuyển đường biển là bạn cần lựa chọn phương án tối ưu cho
đơn hàng của bạn. Trong vận tải biển có 2 hình thức là FCL (Full Container Load) và LCL,
bạn cần phải đo lường kỹ lưỡng xem lượng hàng của mình nên đi với hình thức nào. Chi
phí cho mỗi loại cũng khác nhau.

Giả sử bạn có một đơn hàng có trọng tải 10 tấn và thể tích 10 cbm cần xuất đi cảng Los
Angeles, Mỹ. Lúc này bạn phải tính chi phí cho việc đi FCL hay LCL. Ngoài việc cước vận
chuyển thì còn các phụ phí ở hai đầu cảng. Thông thường nếu bạn chọn phương thức cả
container FCL chi phí có thể lên đến 3000 USD cho cả cước và phụ phí. Nhưng nếu bạn đi
ghép consol với các chủ hàng khác thông qua hình thức LCL thì chi phí có thể chỉ là 1500
USD.

Khả năng tiết kiệm: 30% - 50%

Vận Chuyển FCL Cho Cả Đơn
Hàng Cho Tuyến Ngắn Thay Vì Đi
Ghép LCL Với Chủ Hàng Khác
Ngược lại với tình huống trên, cũng là một đơn hàng 10 tấn và thể tích 10 cbm. Nhưng lần này
bạn cần xuất đi Bangkok, Thái Lan. Thế bạn nên chọn FCL hay LCL?

Thông thường các chủ hàng sẽ nghĩ lượng hàng nhỏ nên đi LCL cho tiết kiệm như trường hợp
trên. Tuy nhiên vì đây là tuyến đường ngắn, nên chi phí vận tải cho cả container FCL thường
chi phí rất thấp nhờ việc khai thác tốt của hãng tàu, ngược lại LCL lại phát sinh các phụ phí đội
lên khá cao. Nên chọn FCL sẽ tối ưu hơn rất nhiều so với LCL.

Giả sử trong trường hợp này, thì giá FCL chỉ là 300-400 USD bao gồm cước và chi phí hai đầu.
Nhưng khi bạn đi hàng LCL chi phí có thể đội lên 500-700 USD cho cước và chi phí hai đầu.

Khả năng tiết kiệm: 20% - 25%

Vận Chuyển Một Lần Cho Một
Đơn Hàng Thay Vì Chia Ra
Nhiều Lần
Nếu trong trường hợp bạn có một hợp đồng xuất nhập khẩu một đơn hàng 100 tấn. Để tiết
kiệm chi phí cho vận tải và logistics bạn cần nên sắp xếp để vận chuyển cùng một lần để
tiết kiệm các chi phí chứng từ liên quan. Ngoài ra bạn cũng có thể tiết kiệm được chi phí
nhân công bốc xếp. Thêm nữa với lượng hàng lớn bạn cũng sẽ có được chính sách giá tốt
cho chuyến hàng của mình.

Ví dụ bạn có đơn hàng gạo 100 tấn đi Tema, Ghana. Nếu bạn đi mỗi lần 1 container 20 tấn,
chi phí mỗi lần có thể là 2000 USD, 5 lần sẽ là 10.000 USD. Nhưng nếu bạn đi một lần 5
container chi phí có thể là 1800/ container, tổng là 9.000 USD.

Khả năng tiết kiệm: 10% - 15%

Đừng Hỏi Giá Như Một Shopper
Giá, Hãy Phát Triển Mối Quan Hệ
Với Nhà Vận Chuyển
Hỏi giá nhiều nhà vận chuyển cùng một lúc cho từng đơn hàng, đảm bảo không bị giá cao,
không bị các công ty vận chuyển đội giá. Các nhà xuất nhập khẩu vẫn đang đặt niềm tin đó. Và
chúng ta như những nhà shopper giá cước vận tải chuyên nghiệp. Nhưng không ngờ những
giá cước chúng ta shop được hoàn toàn là giá cước không cạnh tranh, vì đối với các nhà vận
chuyển, chúng ta đang là người đi shop giá hơn là hợp tác kinh doanh lâu dài.

Khi bạn có một nhu cầu vận chuyển các đơn hàng của bạn, thay vì bạn phải đi kiểm tra giá của
tất cả công ty vận chuyển cho mỗi đơn hàng, bạn nên xây dựng mối quan hệ làm việc sâu sắc
với các nhà vận chuyển. Điều này giúp cho bạn có được nhà cung cấp lâu dài, uy tín.

Họ sẵn sàng đề ra mức giá ưu đãi cho bạn. Và hơn nữa, họ sẵn sàng hỗ trợ bạn trong bất kỳ
tình huống nào. Chi phí để xử lý các tình huống bất cập đó thường rất lớn. Bạn có thể an tâm,
tập trung vào công việc chính của mình. Đó mới là điều bạn thật sự cần. Giá cả ưu đãi và thời
gian tiết kiệm được và không bị phân tâm đều được tính đến.

Khả năng tiết kiệm: 20% - 30%

Cắt Giảm Chi Phí Giao Dịch,
Thời Gian Kiểm Soát, Thời Gian
Chờ Đợi Thông Qua Công Nghệ
Công nghệ đã thay đổi mọi ngành nghề lĩnh vực từ du lịch, ăn uống, y tế, nhà hàng, thương
mại điện tử. Mọi thứ giờ đã được online hoá. Ngành vận tải và logistics cũng vậy, mặc dù
việc phát triển công nghệ có thể chậm hơn các ngành khác, nhưng bây giờ nó cũng đã
được áp dụng rộng rãi tất cả các nước. Điều này giúp cho nhà xuất nhập khẩu tiện lợi hơn
trong thương mại quốc tế, tiết kiệm chi phí nhiều hơn, tốc độ giao dịch nhanh hơn và điều
đặc biệt là có hệ thống kiểm soát giúp yên tâm hơn.

Thời gian giao dịch của việc thủ công bằng email, fax, điện thoại cho việc tương tác và trao
đổi để hoàn tất một đơn hàng vận chuyển mất trung bình khoảng 3-5 ngày, tương đương 74
-120 giờ, bao gồm việc kiểm tra giá, lịch tàu, chờ đợi báo giá, thời gian đặt chỗ, thời gian
làm chứng từ, thời gian theo dõi đơn hàng, thời gian chờ đợi thông tin.

Trong khi với công nghệ, bạn không cần chờ, không mất thời gian trao đổi, không mất thời
gian tìm kiếm thông tin, tổng thời gian trung bình cho một giao dịch chỉ mất tối đa 2 ngày,
tương đương 48 giờ. Nếu tính chi phí làm việc theo giờ chia cho tổng chi phí cho việc vận
chuyển bạn đã tiết kiệm rất nhiều tiền. Điều quan trọng là bạn không mất đi chi phí cơ hội
cho các hợp đồng xuất nhập khẩu của mình. Điều này còn ý nghĩa lớn hơn rất nhiều.

Điều đặc biệt là nó hoàn toàn có thể là miễn phí với bạn trong trường hợp bạn là khách
hàng của công ty giao nhận vận tải đang áp dụng công nghệ này cho các khách hàng.

Khả năng tiết kiệm: 15% - 20%

Thiết kế đóng gói và lựa chọn
bao bì nhẹ, mỏng, bền
Khi vận chuyển hàng hoá quốc tế bằng đường hàng không, bạn nên cực kỳ lưu ý cho việc
đóng gói hàng hoá, vì nó ảnh hưởng rất lớn đến tính giá vận chuyển đơn hàng của mình.

Tất cả trọng lượng hàng hoá phải được quy về trọng lượng quy đổi cho việc tính tiền. Nhiều
trường hợp, hàng hoá của bạn chỉ 1000kg, nhưng do bao bì và pallet lên đến 200kg. Trọng
lượng tính tiền vận chuyển lên đến 1200kg.

Điiều này sẽ gây bất lợi cho các nhà xuất nhập khẩu.

Khả năng tiết kiệm: 15% - 20%

Đo Lường Chi Phí Vận Tải Và
Logistics Hàng Tuần, Hàng
Tháng, Hàng Năm
Peter Drucker từng nói: “Bạn không thể cải thiện những thứ bạn không đo lường". Điều này
đúng cho mọi lĩnh vực.

Nếu muốn cải thiện sức khoẻ, bạn cần kiểm tra sức khoẻ định kỳ. Nếu muốn giảm cân, bạn cần
theo dõi trọng lượng. Nếu muốn gia tăng thu nhập, bạn cần kiểm soát các hạn mục chi tiêu,...

Trong lĩnh vực Logistics, nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí, bạn cần phải có hệ thống đo lường chi
phí logistics hàng tháng, hàng năm là bao nhiêu. Từ đây bạn hoàn toàn có đánh giá chính xác
cho việc chi phí của mình trong vận tải và logistics. Nó giúp bạn có cái nhìn chính xác mình đã
lãng phí ở đâu quá nhiều, có thể tiết kiệm ở khía cạnh nào.

Hãy đầu tư một hệ thống đơn giản để đo lường việc này. Bạn sẽ bất ngờ với chi phí tiết kiệm
của mình chỉ bằng việc kiểm soát chi phí này.

Khả năng tiết kiệm: 5% - 10%

 Liên hệ Protrans để
được tư vấn miễn phí
Nếu bạn là một nhà Xuất/Nhập Khẩu và đang cần một đơn vị dịch vụ Logistics uy tín,
giàu kinh nghiệm, hãy để chúng tôi giúp bạn. Với hơn 6 năm kinh nghiệm làm việc với
hàng trăm doanh nghiệp XNK ở đủ mọi lĩnh vực, chúng tôi tự tin có thể giúp bạn.

Click vào đây để trải nghiệm Hệ thống Tra Cước Tàu của Protrans.
HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ!

Nếu bạn cần tư vấn về lô hàng của mình, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên
dưới. Đội ngũ Protrans sẽ tư vấn cho bạn hoàn toàn miễn phí.

CÔNG TY CỔ PHẦN PROTRANS

66C Phó Đức Chính, P. Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Phone: 028 363 61 054
Hotline: 091 268 4144
Email: support@protrans.com.vn
Website: protrans.com.vn