PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN PERÍODO

UNIVERSIDAD DE LA MARÍTIMA Y PORTUARIA 2018

GUAJIRA

FACULTAD DE CIENCIAS
ASIGNATURA: CÓDIGO
ECONÓMICAS Y
PROCESOS LOGÍSTICOS 541242
ADMINISTRATIVAS

TEMA 06. PROCESOS PARA EL CONTROL Y MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS

Tal como se mencionó en temáticas anteriores, el

inventario lo constituye el conjunto materiales,
bienes o artículos tangibles con que cuenta la
empresa y que son necesarios en su cadena de
suministro para ser consumidos, usados o
vendidos en el ciclo normal del negocio, bien sea
extractivo, productivo, comercio o servicios. De acuerdo a Mora (2010, p. 4), los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios, que se tienen almacenados para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques,
envases y los inventarios en tránsito. Añade, además, que el inventario incluye la
información documentada, las políticas de inventarios y el control del estado,
condición y disposición de los ítems almacenados con el fin de dar respuestas a
las diferentes unidades de negocios o procesos y a los clientes.

Lo anterior es totalmente aplicable cuando se trata de empresas industriales y

comerciales, así como en numerosos sectores económicos y productivos, sin
embargo, para el caso de los terminales de carga –ya sea marítimo, ferroviario,
fluvial, aéreo o terrestre- los inventarios están totalmente ligados a la gestión
del almacenamiento transitorio de las mercancías en sus bodegas, listas para ser
cargadas al buque o para su evacuación del puerto. En las terminales de carga
internacional que cuentan con zona franca, almacenes de depósito y otras
modalidades legales para mantener carga en tránsito, el almacenamiento puede
ser hasta de un año. Es decir, que para lo que compete a operaciones logísticas
de almacenamiento portuario, el inventario
está relacionado con las operaciones que
involucran el movimiento, preparación,
colocación y embalaje, de las existencias que
ingresan o salen del almacén cualquiera sea
su tipo y las actividades relacionadas con el
transporte (cargue, traslado y descargue).

Por todo lo anterior, la clave para una adecuada gestión de inventarios (o stock,
término en inglés) es el control que se debe tener del mismo en todo momento,
tanto en su ubicación como en su estado. La actividad más relevante en lo que
respecta al manejo del inventario en terminales de carga lo constituye el
monitoreo de las entradas y salidas y, cuando el almacenamiento es prolongado,
el conteo físico.

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El monitoreo hoy en día está sustentado en sistemas integrados que incluyen

software WMS, TIC`s, vigilancia con cámaras y sensores, uso de códigos de barra
y RFID, escáner, entre otros. No obstante, el conteo físico sigue siendo una
actividad meramente manual y necesaria para la auditoría de los inventarios.
Esta actividad tiene que ver con la verificación de la información en el sistema
informático (bien sea WMS, TIC’s, etc.) con las existencias físicas en la bodega.

Conteo físico del inventario (o inventario físico).

Es la verificación y/o confirmación periódica que desarrollan las organizaciones

sobre la existencia, integridad y valuación de los productos, materiales o bienes
patrimoniales por medio de los conteos físicos uno a uno de cada elemento,
verificando su estado de conservación y condiciones de seguridad para su
comparación con los registros en el sistema informático y los estados financieros.
No se excluye la posibilidad de efectuar conteos físicos en fechas intermedias o
recuentos selectivos por muestra. En las terminales de carga, esta actividad se
realiza sobre mercadería en tránsito que estará almacenada por tiempo
prolongado hasta por un año, según disposiciones legales vigentes.

Para el desarrollo de esta actividad se manejan los siguientes tipos de inventario:

 Inventario general: denominado también inventario masivo, incluye a todos

los bienes almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la
empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este
inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una
vez en cada ejercicio.El inventario general normalmente se efectúa cerrando
las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse
también en movimiento tomando las precauciones que se señalan en la
presente norma.
 Inventario selectivo: comprende a un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario
comprobar que los registros de stock se mantienen al día así como para
verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control
visible de almacén y los registros físico - valorados correspondientes. Se
realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear
temporalmente la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto
del inventario por el plazo que dure el mismo.
 Inventario al barrer: modalidad que consiste en que el equipo de
verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto
determinado del almacén efectuando el conteo de todos los bienes
encontrados sin excepción.

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Las metodologías para hacer inventario físico pueden ser variadas pero siempre
debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas.

1) Fase de actividades Preliminares:

 Ordenamiento previo del stock.

 Codificación del stock por ubicación.
 Verificación física de la ubicación del
stock de acuerdo con su codificación.
 Emisión y colocación de tarjetas de stock.
 Verificación de tarjetas de stock.
 Corte y disposición documental.
 Ordenamiento del stock de difícil conteo.
 Verificar que el ordenamiento del stock sea de una forma que mejores los
tiempos de picking y packing.

2) Fase de conteo:

Es aconsejable que se practiquen dos conteos y las verificaciones pertinentes en

caso de que surjan diferencias. Realizar un primer conteo físico al barrer seguido
por un segundo conteo por personal diferente al primer conteo, finalmente se
llenan tarjetas del inventario número 2.

Debe haber una adecuada y directa supervisión a los encargados de efectuar el

conteo para garantizar su efectividad y el estricto cumplimiento de las
instrucciones impartidas. Se recomienda que en el proceso de toma física de
inventario en terminal de carga participe personal involucrado en inspecciones
de carga, con el fin de dar mayor confiabilidad al mismo, por cuanto no es
prudente que lo practiquen los mismos funcionarios responsables de su manejo y
custodia.

A cada grupo de conteo se le indicará el área por la cual debe iniciar y en cual
termina. Se procede a entregar a cada grupo la papelería (planillas, rótulos,
stickers, etc.), listados y demás implementos de trabajo necesarios. La persona a
cargo del conteo verifica y dicta al anotador el número de rótulo seguido de toda
la información del bien (descripción genérica del bien, código que lo identifica,
estado del bien, etc.). Luego se le adhiere el sticker con la fecha de la toma de
inventario. Para los bienes que no poseen etiqueta se le asigna de inmediato.

El anotador por su parte, verifica que aparezca registrado el bien y traslada a la

planilla el número de etiqueta o rótulo, anota en esta misma la información que

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no aparezca en los listados o que sea errada (marca, modelo, número de serie,
descripción, etc.) y toma nota del estado del bien haciendo las observaciones
que estime convenientes. Si el bien no figura, procede a relacionarlo en la
planilla diligenciando todas y cada una de las casillas plasmando toda la
información inherente, según aplique al tipo de bien.

Los registros deben ser claros, concisos, legibles y no presentar tachones ni

enmendaduras. Todos los registros deben estar en esfero. Si debe hacerse
correcciones en las planillas, el coordinador es la única persona autorizada para
anular el registro y convalidarlo correctamente en la línea siguiente o al final de
la misma o en planilla separada destinada para tal fin.

Una vez finalizada la toma, el contador y anotador plasman su firma con nombre
completo en las planillas respectivamente y las entregan al coordinador. El
coordinador verifica el correcto diligenciamiento de las planillas y plasma en
ellas también su firma y nombre.

El coordinador procede a cotejar el resultado de los dos conteos y en caso de

presentarse diferencias, hace las verificaciones del caso personalmente en
compañía de alguno de los participantes. A criterio del coordinador, puede
efectuar las pruebas que estime convenientes para garantizar la veracidad del
proceso. Finalmente, los coordinadores consolidan la información y entregan las
planillas al Jefe de Inventario.

3) Fase de Verificación de conteo físico:

Comparación de las tarjetas de inventario.

Comparación con el sistema de kardex, tarjetas de
conteo físico VS. Kardex.
Actualización del sistema de Kardex al conteo físico.

Como parte del procedimiento de la toma física de inventario, debemos tener en

cuenta el “Post-inventario”, fase durante la cual se procede a hacer las
conciliaciones entre el conteo físico y el kárdex y/o controles por documentos
que se posea de los mismos, y entre éstos y los saldos en libros y sistema
informático, dejando evidencia de las correspondientes conciliaciones.

Una vez realizado el inventario, el Jefe de Inventario procederá a realizar las

siguientes actividades junto con el funcionario a cargo del control, custodia y
salvaguarda de los bienes (esta actividad debe hacerse el mismo día):

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 El jefe de inventario estará a cargo de recopilar, organizar y clasificar la

información resultante del inventario físico.
 Junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y
salvaguarda de los bienes, procederán a cotejar la información obtenida en
el inventario con la registrada en los controles que tengan sobre los bienes el
área administrativa (Bases de Datos, Aplicativos, Hojas de Cálculo, Kárdex,
etc.), teniendo en cuenta que se debe verificar y complementar el historial
de cada bien para su plena identificación, según aplique en cada caso
(Código del bien, proveedor, número de factura de compra, fecha de
adquisición, valor de compra, etc.).
 Una vez cotejado el inventario con el área administrativa y obtenido el
inventario valorizado, se procederá a conciliar dichos resultados con los
registros en libros de contabilidad y el sistema informático.
 El Jefe de Inventario hace retroalimentación de todo el proceso de toma
física de inventario desde el inicio hasta este punto, con el fin de evaluar que
se hayan aplicado de manera correcta los procedimientos en aras del
cumplimiento de los objetivos propuestos en este proceso, para plasmar en
el informe final dicha evaluación.
 Culminado el proceso descrito anteriormente, el Jefe de Inventario debe
elaborar el informe final con destino a la Gerencia y personal de inspección
involucrado en el conteo, el cual debe contener los resultados obtenidos,
observaciones, sugerencias y conclusiones que obtuvo de todo el proceso. Sin
olvidar que las diferencias importantes, deben ser adecuadamente
soportadas por el personal que custodia el inventario.
 Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta
rotación, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la
provisión de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre.
 Finalmente, el Jefe de Inventario en coordinación con el Departamento de
Contabilidad y el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y
salvaguarda de los bienes, determinan los ajustes a que haya lugar en libros
de contabilidad, para concluir con la emisión del listado definitivo de
inventario de bienes del ente económico.

El procedimiento descrito ha sido adaptado del realizado en bodegas industriales

y comerciales, el cual, de manera general, se presenta en la figura 1.

En el ámbito industrial los inventarios buscan abastecimiento para resguardarse

contra incertidumbres, así como facilitar la producción y compra de artículos con
condiciones económicamente ventajosas, prevenir cambios anticipados en la
demanda y la oferta y conservar el tránsito entre los puntos de producción o
almacenamiento.

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Figura 1. Flujo del conteo de inventario.

Los inventarios en sectores industriales y comerciales los representan las

materias primas, el producto en proceso, productos terminados y consumibles
(empaque, embalaje, material de fijación, etc.), también puede incluir los
activos de las empresas. La gestión de todos estos inventarios va ligada a la
planeación de los mismos a través de los pronósticos de demanda y de compras,
que se realizan a través de metodologías forecasting, las cuales se sustentan en
bases estadísticas y de investigación de operaciones que no son objeto de la
presente guía temática, sin embargo se mencionarán algunos aspectos relevantes
en la determinación de los niveles de inventarios.

Las metodologías forecasting van ligadas a las filosofías de manejo de inventarios

que adopten las empresas, bien sea push (de incremento) o pull (de demanda).

 Método Push: busca minimizar los tiempos de entrega, disminuir las

mercancías en almacén y los costos generados por los mismos, al tiempo que
satisface las necesidades de los clientes. Para lograrlo, se basa en demandas
reales que permiten conocer quién será el cliente final que va a adquirir el
producto que está por ser fabricado, pasando de una producción a escala a
una producción más exacta que reduce el inventario y disminuye sus costos

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operativos. Las existencias empujan a las ventas y éstas dependerán

fundamentalmente de la existencia o no de los productos, sin que la demanda
real afecte a la planificación de la producción, ya que ésta se planifica por
adelantado atendiendo los siguientes modelos:
 Modelo del punto de reorden con demanda incierta. Cuando la demanda es
perpetua y actúa continuamente en el inventario para reducir su nivel
hasta una cantidad específica llamada punto de reorden.
 Método del punto de reorden con costos conocidos de faltas de
existencias. Cuando se conocen los costos de falta de existencias no es
necesario asignar un nivel de servicio al cliente. Para esto se calcula
equilibrio óptimo entre el servicio y el costo.
Figura 2. Modelo de Punto de reorden y Lote económico.

Figura 3. Supuestos
del modelo EOQ

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 Método Pull: por medio del cual se realizan los pronósticos de demanda y de
acuerdo con los resultados que arrojen se colocan los productos. cada uno de
sus procesos está dirigido por el anterior (tirar, pull). De este modo, por
ejemplo, la demanda real tira de las existencias y éstas, a su vez, actúan
sobre la planificación de la producción. Este método atiende los siguientes
modelos:

 Pedido único: cuando los productos son perecederos o su demanda es de

una sola vez, por lo cual surgen problemas de inventario. Estos productos
no están disponibles para ventas posteriores y tienen una vida corta, por
ejemplo: flores, frutas, verduras, algunos medicamentos, ropa de moda,
entre otros.
 Pedido repetitivo: cuando los productos son de demanda perpetua y los
pedidos se repiten en el tiempo.
 Reabastecimiento instantáneo: cuando la demanda es continua y el tiempo
de hacer y recibir el pedido es constante.

Figura 3. Filosofías de inventarios Push y Pull

Para la conservación y custodia de los inventarios, que corresponden a las

existencias físicas, se utilizan los equipos y herramientas expuestos en la guía
temática Equipos de manipulación de carga en bodegas industriales y
comerciales, así como en la guía Equipos de manipulación de carga en
almacenamiento portuario que se tratarán con posterioridad.

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La política de inventario es otro factor a considerar en la gestión adecuada del

mismo, esto influye en el diseño y zonificación de los almacenes o bodegas (ver
figura 5). Las empresas industriales y comerciales deben decidir entre aceptar un
nivel alto de inventario y no correr riesgo de agotamiento, o aceptar cierto nivel
de agotados para reducir costos de inventario. Los agotados pueden aceptarse
para ciertos artículos o referencias (SKU), o para la totalidad del inventario
cuando éste es homogéneo. El término inglés SKU (stock-keeping unit) es el más
conocido para referirse al identificador que permite el seguimiento sistémico de
los productos y servicios ofrecidos a los clientes, cada SKU se asocia con un
artículo, producto, marca, servicio, cargos, etc., este identificador es codificado
y es la manera más sencilla de administrar inventarios con sistemas informáticos,
en última cada unidad del inventario está representada en SKU’s.

Algunas empresas han afrontado la disyuntiva del nivel de inventario mediante la

clasificación ABC (que ha demostrado alta eficiencia) de sus productos de
acuerdo con la demanda, el costo, la rentabilidad o, simplemente, según el
significado estratégico de cada producto para la empresa.

De esta forma, existen productos o SKU’s tipo A que nunca deberían agotarse,
son aquellos en los que el nivel de servicio requerido sea igual o superior al 99%.
Son productos de alta rotación, el capital comprometido en estos artículos se
recupera rápidamente y generan gran parte de la utilidad del negocio. La política
de inventario, en estos casos, es la de mantener un stock de seguridad,
proveedores muy confiables, un conocimiento perfecto del tiempo de reposición
y un sistema de pedidos ágil y seguro. Entonces los SKU tipo A serían de alta
rotación, tipo B de media rotación y los tipo C los de menor rotación.

Lo anterior tiene gran relación con la regla de Pareto (regla 80/20) que, en este
caso, refiere a que máximo el 20% de los artículos en inventario genera el 80% de
las utilidades, lo que comprobaría su alta rotación. Esto se observa en la figura 4.

Figura 4. Pareto para inventario ABC

Cuadro 1. Rangos porcentuales de inventario ABC

Rangos de inventario ABC generalmente usados:
ITEMS VALOR
Clase A 10-20% 75- 80%
Clase B 15-25% 10-25%
Clase C 55-70% 5%
En todo caso primará el criterio y experiencia
del analista.

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Figura 5. Zonificación de bodega con esquema ABC

Cerca de la zona de descarga

Lejos de la zona de descarga

Como se ha resaltado, las políticas y clasificación de inventarios condicionan el

diseño y zonificación de las bodegas, sumando a ello que las características de
las mercancías determinan el comportamiento de las entradas y salidas de
inventarios del almacén (movimiento de carga), que pueden darse como sigue:

 LIFO (Last In – First Out): la última mercancía que entra al almacén es la

primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada
en productos frescos.
 FIFO (First In – First Out): la primera mercancía en entrar al almacén es la
primera en salir. Es la modalidad más utilizada para evitar obsolescencias.
 FEFO (First Expired – First Out): la mercancía de fecha más próxima a expirar
es la primera en salir. Modalidad utilizada para manejo de mercancías con
fecha de vencimiento.
 NIFO (Next In – First Out): La próxima mercancía en entrar será la primera en
salir. Mediante esta modalidad se pueden manejar productos con terminados
especiales, productos de ocasión o aquellos cuyo valor está sometido a
fluctuaciones económicas.

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INDICADORES DE LA GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS

El flujo de materiales y productos a lo largo dela cadena de suministros de una

empresa es de vital importancia y de allí la relevancia de los inventarios y su
adecuada gestión. En tal sentido, los indicadores de la gestión de inventarios
tienen como objetivo principal evaluar y mejorar continuamente la eficiencia en
el control y trazabilidad de materiales y productos dedicados al logro del objeto
social empresarial, de ello depende el óptimo abastecimiento para mantener los
niveles de servicio y minimizar costos. La tabla 1 relaciona algunos de los
indicadores de gestión de los inventarios más conocidos.

Tabla 1. Indicadores de la gestión de inventarios

Fuente: Mora (2003, p. 133)

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