Diplomado en Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del Project Management Institute

Universidad de Piura - PMB Consulting Group

9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Actividad Forma Responsable Frecuencia Audiencia

Presencial, Comité de
Informe de Desempeño Gerente de Proyecto Mensual
correos Proyecto, Sponsor
Gerente de
Seguimiento avances Presencial,
Gerente de Proyecto Semanal Proyecto, Líderes
equipo del Proyecto correos
de especialidad
Líder de Ingeniería
Seguimiento de avance Presencial,
Líder de Ingeniería Semanal y su equipo de
de Ingeniería correos
Ingeniería
Líder de
Seguimiento de avance Presencial, Construcción y su
Líder de Construcción Semanal
de Construcción correos equipo de
Construcción
Líder de Licencias y
Seguimiento de avance Presencial, Líder de Licencias y permisos y su
Semanal
de Licencias y permisos correos permisos equipo de Licencias
y permisos
Gerente de
Seguimiento de Riesgos Presencial,
Gerente de Proyecto A Solicitud Proyecto , Equipo
y Problemas correos
de Proyecto
Documentación de Coordinador de
Intranet Semanal Equipo de Proyecto
proyecto Planeamiento y Control

9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones
Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y
los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles. El beneficio clave de este proceso es
que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente.

Entradas Salidas

Plan para la Dirección del

Proyecto
Planificar la Gestión Plan de gestión de las
Registro de interesados comunicaciones
de las
Factores ambientales de Comunicaciones Actualizaciones a los
la empresa documentos del proyecto

Activos de los procesos

de la organización Herramientas y
Técnicas
Análisis de requisitos de
comunicación

Tecnología de la comunicación Plan de gestión de las

comunicaciones
Modelos de comunicación
Registro de interesados
Métodos de comunicación

Reuniones
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 10-2 Page 288.

Universidad de Piura – Campus Piura 168

 Diplomado en Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del Project Management Institute
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9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Tecnología de las comunicaciones

Herramientas Communication technology
y Técnicas
Los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:
• Análisis de • La urgencia de la necesidad de información. Es preciso tener en cuenta la urgencia, la
requisitos de frecuencia y el formato de la información a comunicar, ya que pueden variar de un proyecto a
comunicaciones otro y también entre las etapas de un mismo proyecto.
• La disponibilidad de la tecnología. Es necesario asegurar que la tecnología requerida para
• Tecnología de las facilitar la comunicación es compatible, está disponible y es accesible para todos los
comunicaciones interesados a lo largo de la vida del proyecto.
• Modelos de • Facilidad de uso. Es necesario asegurar que la selección de las tecnologías de
comunicación es adecuada para los participantes del proyecto y que se planifican los eventos
comunicación
de capacitación adecuados, cuando sea pertinente.
• Métodos de • Entorno del proyecto. Es necesario determinar si el equipo se va a reunir y operar cara a
comunicación cara o en un entorno virtual, si van a estar ubicados en una o varias zonas horarias, si van a
• Reuniones utilizar varios idiomas para la comunicación, y finalmente, si existe cualquier otro factor
ambiental del proyecto, como la cultura, que pueda afectar a las comunicaciones.
• Sensibilidad y confidencialidad de la información. Es preciso determinar si la información
a comunicar es sensible o confidencial y si se necesita adoptar medidas adicionales de
seguridad.

9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Modelos de Comunicación
Communication Models
Herramientas
y Técnicas Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el
• Análisis de
intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las
requisitos de
comunicaciones diferentes etapas de un mismo proyecto.
• Tecnología de las
comunicaciones
• Modelos de
comunicación
• Métodos de
comunicación
• Reuniones

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9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Herramientas Métodos de Comunicación

y Técnicas Communication Methods

• Análisis de Los principales son:

requisitos de a) Comunicación interactiva (Ida y vuelta), incluye reuniones, llamadas por teléfono,
comunicaciones video conferencias, etc.,
• Tecnología de las b) Empujar (Push) Comunicación de Ida, ejemplos, Cartas, memos, reportes,
comunicaciones
correos electrónicos, faxes, mensajes de voz, etc.,
• Modelos de
c) Tirar (Pull) Comunicación de Información abundante, ejemplos, website,
comunicación
e_learning, Base de datos de conocimiento
• Métodos de
comunicación
• Reuniones

9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones
Reuniones
Meetings

Herramientas
• El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del
y Técnicas
diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de
• Análisis de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de
requisitos de
dicha información por parte de los interesados.
comunicaciones
• Dichos debates y dicho diálogo normalmente se facilitan a través de reuniones, que se
• Tecnología de las
pueden llevar a cabo de manera presencial o en línea desde diferentes ubicaciones,
comunicaciones
como por ejemplo las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones
• Modelos de
del cliente.
comunicación
• Métodos de
comunicación
• Reuniones

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9.12 Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Plan de Gestión de las Comunicaciones

Communications management plan
Salidas
El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:
• Plan de gestión • Los requisitos de comunicación de los interesados;
de las • La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel
comunicaciones de detalle;
• Actualizaciones a • El motivo de la distribución de dicha información;
los documentos • El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción de la
del proyecto confirmación o respuesta, si corresponde;
• La persona responsable de comunicar la información;
• La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial;
• La persona o los grupos que recibirán la información;
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información;
• Los recursos asignados para las actividades de comunicación;
• El proceso de escalamiento;
• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones;
• Un glosario de la terminología común;
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto;
• Restricciones en materia de comunicación.

Preguntas
1. Durante una reunión de proyecto empezó un desacuerdo entre dos de los miembros del equipo. El
desacuerdo era sobre un detalle técnico del proyecto. El Gerente General estaba presente y muy atento en
la reunión. Es importante resolver el conflicto de ideas de los dos miembros del equipo lo más pronto
posible. Y es aun más importante resolver esta diferencia de opiniones correctamente. ¿Qué es lo que el
Gerente de Proyecto debe hacer?
a) El gerente de proyecto debe ahorrar tiempo haciendo a un lado la decisión correcta y no permitir que los dos
miembros estén en desacuerdo por más tiempo
b) Terminar con esa reunión, y dar a cada uno días de descanso para calmarse
c) Asignar a alguien la función de encontrar mas información objetiva acerca del problema
d) El Gerente de proyecto debe sugerir un compromiso entre los dos miembros en desacuerdo

2. En el modelo de comunicaciones, la comunicación entre el emisor y el receptor frecuentemente se ven

afectadas por las barreras de la comunicación. Todo esto se encuentra incluido en las siguientes opciones
excepto en:
a) Diferencias Culturales
b) Diferencias en la Motivación
C) Diferencias en la Educación
d) Carencia de un dispositivo de comunicación

3. Declaraciones como " Nunca se hizo antes" o " Eso va a costar una fortuna" son ejemplos de:
a) Retroalimentación
b) Barreras de comunicación
c) Generadores de Conflictos
d) Forzar decisiones

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Dinámica 7:
Elaboración del Plan de Gestión de las
Comunicaciones
Según los grupos formados, elabore el Plan de Gestión de las
Comunicaciones de su proyecto

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