MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. “ POLIGIA NACIONAL ‘SECRETARIA GENERAL resvconnimero 36.2.2 ne 11h 208 “Por medio de la cual se deroga la Resolucién No. 00208 del 25 de enero de 2016 “Por la cual se ‘actualiza e/ Manual Unico de Gestién Documental para la Policla Nacional” EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA En uso de las facultades legales y, CONSIDERANDO: Que la Ley 527 del 18 de agosto de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrénico y de las firmas digitales, y se establecen Jas entidades de certiticacién y se dictan otras disposiciones”, establece en su articulo 28 “Atributos Jjuridicos de una firma digital”, que el uso de una firma digital tendré la misma fuerza y efectos que 1 uso de una firma manuscrta, si aquella incorpora los siguientes atributos: es Unica a la persona Que la usa, es susceptible de ser verificada, esta bajo el control exclusivo de la persona que la usa, est ligada a la informacién o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada, esté conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional. Que fa Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y ‘80 diotan otras disposiciones” en su Titulo IV “Administracién de Archivos", dispone la ereacién, ‘organizacién, preservacién y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el cic vital de los documentos y la normatividad archivistica, Que el Decreto 1080 de! 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide e! Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura” establece 2n el capitulo IX "Transferencias Secundarias’, las ‘eglas y principios generales que regulan las transferencias secundarias de documentos de valor histérico, de conservacién permariente o declarados coma Bienes de Interés Cultural (BIC) Que la Resolucién 031 del 06 de febrero de 2017 “Protocolo de gestion documental de los archivos referidos a las graves y menifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones del Derecho Intemacional Humanitario, ocurridas con ocasién del conflicto armado interno" dispone las medidas para la proteccién, preservacién, acceso y difusién de los archivos de derechos humanos, memoria Fistérica y conficto armado, tal coro lo dispone la Ley 1448 de 2011, con la finalidad de que éstos contribuyan a la garantia de los derechos de las victimas de graves violaciones a los derechos humanos e infracciones al DIH. Que la Circular Externa 001 del 03 de abril de 2017 “Suspensién temporal de Ia eliminacion de documentos identificados como de Derecitos Humanos y Derecho Interacional Humanitaro, planeacién de la Gestion Documental y actualizacién de los instrumentos archivisticos” del Archivo General de la Nacién, dispone identificar proteger, custodiar, preservar la informacién que se refiera a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Que teniendo en cuenta lo dispuesto en algunos parémetros legales definidos para el proceso de Gestion Documental, resulta imperioso actualizar y defini los lineamientos para la Policia Nacional, or medio de instrumentos archivisticos denominados “Gufas" y derogar el contenido de la Resolucién No. 00208 del 25 de enero de 2016 “Por la cual se actualiza el Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional’, en lai cual se establecen las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planticacién, manejo y organizacién de la documentacién recibida y producida por la Institucién, con el fin de faciltar su utlizacién y conservacién, teniendo en cuenta las isposiciones legales vigentes en materia archivistica y la optimizacién de los recursos asignados. Que de acuerdo con la misionalidad de la Secretaria General y su responsabilidad sobre el proceso de Gestién Documental, se considera pertinents doptar los lineamientos necesarios en materia de gestion documental, mediante el tipo documental “Guias”, las cuales permitiran interpretar de manera especifica conceptos técnicos y aplicar adeou-damente las actividades de planeacion, produccién, gestion y trémite, organizacion, transferencias, disposicién final, preservacin a largo plazo y valoracién documental. 1D5-AS-0001 ‘Aprobacion: 09-03-2017 VER: 2RESOLUCION NUMERO 03622— ce TUL 2018-por medio de a cual se deroga la Resolucién 00208 del 25 de enero de 2016 “Por la cual se actualiza el Manual Unico de Gestién Documental para la Policia Nacional’, HOJA NO. 2, CONTINUACION. RESUELVE: ARTICULO 1° Deréguese el contenido de la Resolucién No. 00208 del 25 de enero de 2016 “Por fa cual se actualiza e! Manual Unico de Gestién Documental para la Policia Nacional’, quedando documentado mediante las guias asociadas al proceso de gestion documental, las cuales se ‘encuentran publicadas en la Suite Vision Empresarial asi 1GD-GU-0002 “Gu/a para la Gestion de Documentos Electrénicos y Uso de la Firma Digital’. Objetivo:fjar los parémetros de utiizaci6n y manejo del Gestor de Contenidos Polciales “GECOP", en cuanto a la produccién de documentos electrénicos y uso de la firma digital, coadyuvando con la reduocién sistematica en ol consumo de papel, el uso dptimo de los recursos, la agilidad de los {rémites institucionales, la seguridad en el manejo de la informacion y la efciencia administrativa en desarrollo del proceso de Gestién Documental 1GD-GU-0003 "Gufa para la Produccién de Comunicaciones Oficiales en la Policfa Nacional’. Objetivo: aplicar adecuadamente los lineamientos que permitan a los productores documentales de las unidades policiales, cumplir con el Programa de @estién Documental en relacion a la producci6n, recepcién, distribucién, seguimiento, conservacién y consulta de los documentos producides en la Institucién. 1GD-GU-0004 *Gufa para la Organizaci6n de Archivos”. Objetivo: organizar adecuadamente la informacién producida y recibida por las dependencias productoras de la Institucién. 1GD-GU-0005 “Guia para la Organizacién de Fondos Acumulados’ Objetivo: identificar y organizar los. fondos, subfondos, secciones, subsecciones y asuntos de la informacién que reposa y es custodiada por cada una de les unidades policiales a nivel p fin de restablecer el contexto histérico y reconducir los ‘documentos al origen de su creacién, recurriendo a fuentes primarias (documentales y orales) y secundarias (bibliograficas); dentiicando los valores primarios y secundarios de los documentos e iniciar la transferencia secundaria, ppropendiendo por la preservacién de aquellos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, cientifico, histérico, tecnolégico, de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, 1GD-GU-0006 “Sistema Integrado de Conservacién - SIC" Objetivo: asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de informacién independiente del ‘medio 0 tecnologia con la que se haya elaborado, desde el momento de su produccién yio recepcién, durante su gestion y hasta su disposicién final, es decir, durante cualquier etapa del ciclo vital de 10s documentos producidos por la Institucién, conservando atributos especificos tales como: accesibilidad o disponiblidad, autenticidad,fiabilidad, Inalterablidad, integridad y originalidad. 1GD-GU-0007 “Gu/a para la Disposicion Final de Documentos’. Objetivo: disponer de la informacion de cada serie y subserie documental que ya cumplié con su tiempo de retencién, con miras a la conservacién permanente ola eliminaciGn. 1GD-GU-0008 "Guta para la Elaboracién de Tablas de Retencién Documental y Tables de Valoracién Documental’. Objetivo: identiticar las actividades y funciones de las oficinas 0 dependencias productoras, de acuerdo con la estructura orgénico - funcional de la unidad, que permita conformar las series, ‘Subseries, tipos y asuntos documentales para ser registradas en las Tablas de Reten Documental (TRD) y Tablas de Valoracion Documental (TVD), faciitando la administracién, organizacion y disposicién final de la informacién institucional 1GD-GU.0009 “Guia para la Digitalizacién de Documentos’. Objetivo: realizar las actividades que permitan la digitaizacién de los documentos, coadyuvando a Ja consulta y acceso a los acervos documentales producidos por la Policia Nacional 1D8-AS-0001 ‘Aprobacién: 09-05-2017 VER:2RESOLUGION NUMERO 03622— Det TT JUL 2018 “Por medio de la cual se deroga la Resolucién 00208 del 25 de enero de 2016 “Por la cual se actualiza el Manual Unico de Gestién Documental, para la Policia Nacional’, HOJA NO. 3, CONTINUACION. 1GD-GU-0010 "Guia para las Transferencias Documentales” Objetivo: transferir los acervos documentales en cada una de las fases de archivo, de conformidad con los tiempos de:permanencia definidos en las Tablas de Retencién Documental o Tablas de Valoracién Documental de la Policia Nacional de Colombia, ARTIGULO 2°. La presente resolucién ige a partir dela fecha de su expedicion y deroga el contenido de la Resolucién No. 00208 del 25 de enero de 2016 “Por la.cual se actualiza el Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional" el Instructvo No.014 SUDIR-SEGEN del 1 do abril de 2014 “Pautas generales para la prodliccién, recepci6n, distibucion y trémite. de las ‘omunicaciones oficiales en la Policia Nacional: PUBLIQUESE Y CUMPLASE: Dada en Bogoté D.C, als 44 jy) 2018 Carrera 58.Niq, 26-21 CAN, Bogotd Teléfono(s) 518800 ext. 21390 ‘Ssegengacod@noiicia.gov.co www policia.gov.co 1D5-AS-0001 ‘Aprobacion: 09-09-2017 VER: 2